5 ขั้นตอนในการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในองค์กรของคุณให้สำเร็จ
เผยแพร่แล้ว: 2021-06-1740% ของธุรกิจขนาดใหญ่มีระบบอัตโนมัติอย่างน้อยหนึ่งกระบวนการทางธุรกิจ และคุณก็ควรทำเช่นกัน ธุรกิจสมัยใหม่กำลังมองหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันอย่างต่อเนื่อง พวกเขาต้องการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ระบบอัตโนมัติสร้างความแตกต่าง
ช่วยให้บริษัทต่างๆ ใช้ประโยชน์จากพลังของเทคโนโลยี นั่นเป็นสาเหตุที่องค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติช่วยลดต้นทุน ลดช่องว่างสำหรับความผิดพลาดของมนุษย์ ทำให้ธุรกิจมีประสิทธิผลมากขึ้น ช่วยให้พนักงานมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
โลกธุรกิจมาไกลมาก ขณะนี้มีวิธีการทำธุรกิจที่ดีขึ้น—และดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้กลายเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ทำให้ธุรกิจมีความคล่องตัว ประสิทธิผล ผลกำไร และการควบคุม หากคุณกำลังคิดที่จะใช้ระบบอัตโนมัติ ให้ทำตามขั้นตอน 5 ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ระบุงานและกระบวนการที่ต้องทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจมีความสำคัญในธุรกิจสมัยใหม่ เนื่องจากจะนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล นอกจากนี้ยังช่วยให้องค์กรสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและเป็นระเบียบ ลูกค้าชอบบริการที่เป็นเลิศ เป็นสิ่งที่กำหนดว่าพวกเขาทำธุรกิจกับบริษัทหรือไม่
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจช่วยให้องค์กรลดต้นทุนกระบวนการงานอัตโนมัติได้ 30-40% และปรับปรุงประสิทธิภาพ แต่ถ้าคุณต้องการนำระบบอัตโนมัติมาใช้และทำให้มันใช้งานได้ คุณจะต้องทำให้งานและกระบวนการที่เหมาะสมเป็นอัตโนมัติ
กระบวนการทางธุรกิจบางอย่างที่สามารถดำเนินการอัตโนมัติได้ ได้แก่:
- กระบวนการจ้างงาน
- การเตรียมความพร้อมของพนักงาน
- การวิเคราะห์และการรักษาพนักงาน
- สอบบัญชี
- ตั๋วสนับสนุนไอที
- คำขอถอดเสียงและการประมวลผล (ในวิทยาลัยและมหาวิทยาลัย)
- การประมวลผลการเรียกร้อง
- ลูกหนี้การค้า
- ใบสั่งซื้อ
- สนับสนุนลูกค้า
- การจัดการโลจิสติกส์และซัพพลายเชน
- การจัดการการดำเนินงาน
Pebble มีระบบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติเพราะต้องการประหยัดเงิน ปัจจุบันบริษัทประหยัดเงินได้มากกว่า $8,000 บนกระดาษในแต่ละปี เนื่องจากใบแจ้งหนี้เกือบทั้งหมดของบริษัทได้รับการจัดการทางอิเล็กทรอนิกส์ รู้ว่าคุณกำลังทำอะไรโดยอัตโนมัติและทำไมคุณถึงทำให้ระบบอัตโนมัติ
- กำหนดเป้าหมายธุรกิจของคุณ
การกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ เป็นแนวทางในการวัดความสำเร็จและช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน ธุรกิจส่วนใหญ่มีเป้าหมายร่วมกันเหล่านี้
- เพื่อให้บริการลูกค้าที่เป็นเลิศ
- เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานและทรัพยากรมีประสิทธิผล
- จ้างคนเก่งและรักษาไว้
- ให้มีค่านิยมหลักที่ขับเคลื่อนด้วยพันธกิจ
- เพื่อการเติบโตอย่างยั่งยืน
เป้าหมายกำหนดสิ่งที่บริษัทของคุณต้องการบรรลุอย่างแท้จริง คุณมั่นใจได้ว่าบริษัทอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องและมุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ด้วยการสรุปโครงร่าง
ดูเป้าหมายของบริษัทในปัจจุบันและค้นหาว่าระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้อย่างไร พวกเขาต้องสอดคล้องกับปัญหาคอขวดที่องค์กรต้องการกำจัด คุณต้องคิดวิธีการวัดความสำเร็จด้วยเพื่อดูว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่
- ค้นหาซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติที่เหมาะสม
แต่ละบริษัทมีเวิร์กโฟลว์การดำเนินงานจำนวนมากที่ใช้เวลามากเกินไปหรือเกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก: การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การส่งอีเมลการตลาด การอัปเดตบัญชีลูกค้า และการเปิดตัวการดำเนินการภายในในแผนก งานที่ซ้ำซากเหล่านี้ทำให้พนักงานต้องเหนื่อย และไม่จำเป็นต้องมีทักษะด้านเทคนิคขั้นสูง
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติทางธุรกิจช่วยลดความซับซ้อนของความก้าวหน้าของงานที่ซับซ้อน ทำให้การถ่ายโอนข้อมูลราบรื่นขึ้น ทำให้กระบวนการต่างๆ คล่องตัว และตรวจสอบความคืบหน้าของงานในแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนด้วยการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดจะถูกกำจัดหรือลดลงเหลือน้อยที่สุด ระบบอัตโนมัติช่วยให้พนักงานมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นและกลั่นกรองธุรกิจวิเคราะห์เพื่อเพิ่มรายได้ทางธุรกิจ
เครื่องจักรสามารถทำงานได้เร็วกว่าและนานกว่ามนุษย์ ซึ่งจะทำให้อัตราการผลิตเพิ่มขึ้น ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์และความน่าเชื่อถือในการทำงาน ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดผลิตขึ้นด้วยข้อกำหนดเดียวกัน และการซ่อมมีน้อยมาก
เมื่อองค์กรใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ผลลัพธ์ที่ได้คือผลผลิตที่สูงขึ้น – คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น, ความปลอดภัยของพนักงานที่ดีขึ้น, การใช้วัสดุอย่างมีประสิทธิภาพ, เวลาในการผลิตที่ลดลงของโรงงาน และสัปดาห์การทำงานที่สั้นลงสำหรับแรงงาน การดำเนินการทางอุตสาหกรรมแบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับคนงาน ความปลอดภัยของคนงานเป็นสิ่งที่ดีสำหรับธุรกิจเพราะพนักงานที่มีความสุขทำงานได้ดีขึ้น
- เตรียมพนักงานและวัฒนธรรมองค์กรของคุณ
มีสิ่งหนึ่งที่ธุรกิจมักไม่เข้าใจเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติ: การเปลี่ยนแปลงธุรกิจเป็นเรื่องง่าย แต่การทำให้พนักงานยอมรับการเปลี่ยนแปลงและดำเนินการตามนั้นเป็นเรื่องยาก จำไว้ว่า พนักงานของคุณเป็นผู้กำหนดว่าระบบอัตโนมัติทำงานหรือไม่ทำงาน
องค์กรไม่สามารถนำระบบอัตโนมัติมาใช้ได้โดยไม่ต้องมีทีมเข้าร่วม หลังจากได้รับระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจแล้ว ให้ทดสอบและใช้งาน จากนั้นฝึกอบรมพนักงานของคุณ เพื่อให้ระบบอัตโนมัติประสบความสำเร็จ ทุกคนต้องยอมรับกระบวนการ และองค์กรต้องมีวัฒนธรรมการสื่อสาร
นอกจากนี้ ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าบางครั้งระบบอัตโนมัติล้มเหลวเนื่องจากขาดการควบคุมดูแล ธุรกิจบางแห่งสูญเสียการควบคุมกระบวนการอัตโนมัติเนื่องจากเชื่อว่าซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติจะทำงานทั้งหมด แต่ความผิดพลาดนี้สามารถสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับความล้มเหลวทางธุรกิจที่ใหญ่ที่สุดของคุณ
หลังจากใช้ระบบอัตโนมัติแล้ว ห้ามไล่พนักงานออก ฝึกอบรมให้ดูแลและควบคุมเครื่องมืออัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะซ่อมเครื่องมือได้เมื่อทำงานผิดพลาด
- ระวังสะอึก
สิ่งหนึ่งที่บางธุรกิจทำผิดคือทำให้งานและกระบวนการอิสระขนาดใหญ่เป็นอัตโนมัติ เมื่อกระบวนการอิสระจำนวนมากเป็นแบบอัตโนมัติ กระบวนการเหล่านั้นก็ยากเกินกว่าจะรวมเข้าด้วยกันในภายหลัง ใช่ Amazon และ Domino's สามารถให้บริการจัดส่งทั้งหมดได้โดยอัตโนมัติ แต่ธุรกิจขนาดใหญ่มีทรัพยากรมากมายในการกำจัด อย่าพยายามคัดลอกพวกเขา
สิ่งที่คุณควรทำคือทำให้งานเล็กๆ ที่ทำซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติก่อน งานที่ไม่สำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ เช่น การตลาดผ่านอีเมล คุณสามารถทำการตลาดผ่านอีเมลโดยอัตโนมัติและยังคงควบคุมกลยุทธ์ทางการตลาดของคุณ
คุณยังสามารถตัดสินใจที่จะทำให้กระบวนการอัตโนมัติในแต่ละครั้งเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการตลาดผ่านอีเมล จากนั้นย้ายไปที่การออกใบแจ้งหนี้ จากนั้นจึงเริ่มกระบวนการจ้างงาน และอื่นๆ แก้ปัญหาเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่งก่อนที่จะย้ายไปที่ปัญหาถัดไป นอกจากนี้ อาการสะอึกอาจเกิดขึ้นเมื่อคุณเริ่มใช้งานระบบอัตโนมัติ ระวังพวกเขาและเตรียมพร้อมที่จะจัดการกับพวกเขา
เริ่มทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
จากการวิจัยพบว่า 74% ขององค์กรกำลังมองหากรณีการใช้งานใหม่สำหรับระบบอัตโนมัติ พวกเขาต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และปรับปรุงกระบวนการของพวกเขา ระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการทางธุรกิจและเวิร์กโฟลว์ที่ซ้ำซากและซับซ้อน มีผลกระทบอย่างมากต่อการดำเนินธุรกิจและความเร็วในการจัดส่ง งานระดับต่ำที่ซ้ำซากจำเจกินเวลาและความพยายามเกินควร รับซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติและทำให้บริษัทของคุณมีกำไรมากขึ้น
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา