เคล็ดลับ 5 ข้อเพื่อให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อพวกเขากลับมาที่สำนักงาน

เนื่องจากขณะนี้ชาวอเมริกันเกือบครึ่งได้รับการฉีดวัคซีนครบถ้วนแล้ว บริษัทต่างๆ จึงผลักดันให้กลับมาดำเนินธุรกิจตามปกติ สำนักงานต่างๆ ทยอยเปิดใหม่ และทางด่วนทั่วประเทศก็แออัดไปด้วยผู้สัญจรไปมาอีกครั้ง ในขณะที่บางธุรกิจเลือกที่จะอยู่ห่างไกลอย่างไม่มีกำหนด หลายคนกำลังโทรกลับพนักงาน

หากทีมของคุณจะกลับมาที่สำนักงานเร็วๆ นี้ คุณต้องวางแผน สมาชิกในทีมของคุณบางคนไม่ตื่นเต้นกับการละทิ้งความยืดหยุ่นของชีวิต WFH และแม้แต่คนงานที่กระตือรือร้นที่จะกลับไปทำงานก็อาจประสบปัญหาในการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว ต่อไปนี้คือห้าขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้ได้ผลตอบแทนที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น:

1.กำหนดวาระการประชุมทั้งหมด

ขณะที่พนักงานกลับมาที่สำนักงาน คุณควรคาดหวังความตื่นเต้นและความวุ่นวายเป็นพิเศษ ทีมงานทั้งหมดของคุณไม่ได้อยู่ห้องเดียวกันมาสักระยะแล้ว และพวกเขาจะกระตือรือร้นที่จะเข้าสังคม สิ่งนี้นำไปสู่การพูดคุยและการประชุมที่ไม่ค่อยมีสมาธิ การสร้างวาระการประชุมเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ทีมของคุณมีภารกิจ

อย่างน้อย วาระการประชุมของคุณควรมีรายการประเด็นพูดคุยและรายการดำเนินการ คุณสามารถสังเกตได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเป็นผู้นำในแต่ละหัวข้อของการอภิปราย สำหรับการประชุมที่ใหญ่ขึ้น การสังเกตว่าแต่ละส่วนของการอภิปรายมีเวลาเท่าไรจะช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง ส่งวาระการประชุมของคุณล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเตรียมตัวได้

2. ให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในช่วงเวลาทำการแบบซิงโครนัส

การทำงานระยะไกลไม่ได้ผลสำหรับทุกคน แต่พนักงานยังคงชื่นชมอิสระและความยืดหยุ่นในการตั้งเวลาทำงานของตนเอง การวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานมีความสุขมากขึ้นเมื่อมีความยืดหยุ่นในการทำงาน และความสุขทำให้พนักงานมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น 12 เปอร์เซ็นต์

ในช่วงล็อกดาวน์ หลายคนเริ่มชินกับการทำงานให้เสร็จในขณะที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด พวกเขาสามารถเริ่มทำงานได้เร็วเมื่อรู้สึกสดชื่นหรือออกกำลังกายเมื่อโฟกัสเริ่มลดลง เสรีภาพนี้ยังช่วยให้เกิดความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น ซึ่งช่วยป้องกันภาวะหมดไฟในการทำงานระหว่างคนงาน

แน่นอนว่ามันอาจเป็นเรื่องยากที่จะทำสิ่งใดให้เสร็จในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบอะซิงโครนัสโดยสิ้นเชิง นี่คือเหตุผลที่นายจ้างบางคนกำหนดหน้าต่างเฉพาะเมื่อคาดว่าพนักงานจะอยู่ในสำนักงาน ตลอดเวลาที่เหลือของวันทำงาน พนักงานสามารถมาและไปได้ตามต้องการ ในขณะที่ทีมของคุณเปลี่ยนจากการทำงานทางไกล คุณอาจพิจารณาเสนอกำหนดการที่ยืดหยุ่นมากขึ้น

3. กดปุ่มรีเซ็ตในอีเมลและข้อความโต้ตอบแบบทันที

ก่อนล็อกดาวน์ คนงานยังใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานกับกล่องจดหมายของตน เมื่อทีมต่างออกไป การรับมือกับกระแสอีเมลและข้อความอย่างต่อเนื่องก็ยิ่งเป็นภาระมากขึ้น พนักงาน 30 เปอร์เซ็นต์อ้างถึงอีเมลและข้อความ Slack จากเพื่อนร่วมงานว่าเป็นสิ่งรบกวนสมาธิอันดับ 1 (มากกว่าหนึ่งในห้ากล่าวว่าปริมาณอีเมลที่ได้รับทำให้พวกเขาต้องการลาออกจากงาน)

เมื่อพนักงานกลับมาที่สำนักงาน ให้พิจารณาใช้การเปลี่ยนแปลงนี้เพื่อรีเซ็ตวัฒนธรรมสำนักงานเกี่ยวกับอีเมลและการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การทำงานแบบเห็นหน้ากันมักจะเร็วกว่าการเขียนมาก ฮัดเดิลแชทรายวัน 10 นาทีช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและไม่ต้องเสียเวลาในกล่องจดหมาย

อีกวิธีในการเปลี่ยนวัฒนธรรมจากการใช้อีเมลคือการแบ่งเวลาสำหรับการทำงานที่ลึกซึ้ง คุณสามารถทำได้โดยกำหนดชั่วโมงในแต่ละวันเพื่อให้ทีมของคุณ "มืดครึ้ม" หรือคุณสามารถสนับสนุนให้พนักงานเปิดคุณลักษณะ "ห้ามรบกวน" ของ Slack เมื่อพวกเขาต้องการสมาธิ

4. จัดห้องพักพร้อมเครื่องดื่มเพื่อสุขภาพ

ทุกคนรู้ดีว่าการมีสมาธิจดจ่อเมื่อคุณหิวอาจเป็นเรื่องยาก — ยิ่งยากขึ้นเมื่อท้องของคุณเริ่มคำรามในที่ประชุม ข้อดีที่ไม่คาดคิดอย่างหนึ่งของชีวิต WFH คือการเข้าถึงห้องครัวได้ง่าย คนงานไม่ต้องทนกับกาแฟในห้องพักแย่ๆ และโดนัทที่ค้างอยู่ หรือออกจากสำนักงานไปคว้าอาหารจานด่วน พวกเขาสามารถหาของว่างเพื่อสุขภาพหรือทำอาหารได้ทุกเมื่อที่รู้สึกหิว

การรักษาให้คนงานได้รับอาหารเพียงพอและดื่มน้ำเพียงพออาจไม่ใช่สิ่งที่คุณเคยนึกถึง แต่มีบทบาทสำคัญในการผลิต น้ำตาลและคาเฟอีนอาจรู้สึกเหมือนเป็นยาครอบจักรวาลสำหรับช่วงเวลาตีสามโมง แต่ให้ผลดีในระยะเวลาอันสั้นเท่านั้น การดื่มน้ำปริมาณมากและการหยิบของว่างเพื่อสุขภาพจะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ในขณะที่คุณวางแผนจะกลับไปทำงาน ให้พิจารณาจัดของว่างเพื่อสุขภาพไว้ในห้องพัก หรือถ้างบประมาณเอื้ออำนวย ให้ลองจัดเลี้ยงอาหารกลางวันสัปดาห์ละครั้งหรือสองครั้ง เมื่อเลือกของว่าง ให้มองหาแหล่งโปรตีนที่มีคุณภาพ เช่น ถั่ว เมล็ดพืช โยเกิร์ต และสตริงชีส ผลไม้ ผัก และของว่างที่มีคาร์โบไฮเดรตเชิงซ้อนก็เป็นทางเลือกที่ดีเช่นกัน สุดท้าย งดน้ำอัดลมและเครื่องดื่มชูกำลัง และเก็บตู้เย็นด้วยน้ำดื่มบรรจุขวด ชา และเครื่องดื่มที่มีอิเล็กโทรไลต์

5. ส่งเสริมการออกกำลังกายและการเคลื่อนไหว

เราทุกคนรู้ดีว่าการใช้ชีวิตอยู่ประจำไม่ดีต่อสุขภาพของเรา การประกาศเช่น "การนั่งคือการสูบบุหรี่ใหม่" ก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้เราทุกคนต้องการที่จะเคลื่อนไหวมากขึ้นตลอดทั้งวัน แต่การเคลื่อนไหวไม่ได้ดีต่อสุขภาพของเราเท่านั้น จากการศึกษาภายหลังการศึกษาพบว่าคนงานที่ออกกำลังกายมีประสิทธิผลมากขึ้น การเดินเพียง 30 นาทีเพื่อรับประทานอาหารกลางวันทำให้ผู้คนตื่นตัวมากขึ้น

น่าเสียดาย การออกกำลังกายประจำวันของสมาชิกในทีมอาจเป็นสิ่งแรกที่ควรทำเมื่อพวกเขากลับมาที่สำนักงาน เวลาที่ใช้ออกกำลังกายตามปกติอาจถูกกินหมดโดยการเดินทางในแต่ละวันของพนักงาน ความกดดันในการกลับมาที่สำนักงานยังทำให้พวกเขาผลักดันกิจวัตรการออกกำลังกายไปที่ส่วนหลัง พวกเขาอาจพบว่ามันไม่ง่ายเลยที่จะหนีออกไปวิ่ง หรือพวกเขาอาจรู้สึกผิดที่ตัดเวลาไปยิมเร็วไปหน่อย

ในฐานะผู้นำ คุณสามารถทำตามขั้นตอนเพื่อควบคุมการย้อนกลับที่ไม่แข็งแรงนี้ได้ สิ่งที่ได้ผลที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือนำตัวอย่าง คุณควรออกไปในเวลาเดียวกันในแต่ละวัน และประกาศว่าคุณกำลังจะไปยิม หรือแบ่งเวลาในปฏิทินของคุณสำหรับการออกกำลังกายช่วงบ่ายสี่ครั้งต่อสัปดาห์

หากงบประมาณเอื้ออำนวย คุณอาจพิจารณาเปลี่ยนห้องประชุมที่ไม่ได้ใช้เป็นพื้นที่ออกกำลังกาย คุณสามารถจัดวิ่งสนุกทั้งสำนักงาน เริ่มกลุ่มเดินหรือเสนอโยคะช่วงกลางวัน คุณยังสามารถชำระค่าสมาชิกโรงยิมของพนักงานเป็นสิทธิพิเศษเพิ่มเติม

การกลับมาที่สำนักงานอาจพบกับความสยดสยองหรือความตื่นเต้น แต่แน่นอนว่าจะทำให้กิจวัตรของพนักงานสั่นคลอน ทุกครั้งที่คนงานต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ผลผลิตของพวกเขาจะต้องทนทุกข์ทรมาน ในฐานะผู้นำ งานของคุณคือดำเนินการเพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ด้วยการจัดระเบียบ ปรับปรุงการสื่อสาร และส่งเสริมนิสัยที่ดีต่อสุขภาพ คุณสามารถทำให้พนักงานมีสมาธิและมีพลัง