7 ข้อดีของการใช้อีเมลเตือนความจำนัดหมาย
เผยแพร่แล้ว: 2021-05-28บางทีอาจมีช่วงหนึ่งในชีวิตของคุณที่คุณลืมเข้าร่วมการนัดหมายของคุณเพียงเพราะคุณลืมไปว่าคุณมีนัดนั้นตั้งแต่แรก ท้ายที่สุดแล้ว บางวันก็ยุ่งมากกว่าวันอื่นๆ และอาจมีบางกรณีที่คุณลืมจดบันทึกการนัดหมายบางรายการที่คุณกำหนดเวลาไว้เอง เมื่อคุณเป็นลูกค้าและพลาดการนัดหมาย ไม่ใช่เรื่องใหญ่อะไร
อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจ และลูกค้าของคุณพลาดการนัดหมายอย่างน้อยหนึ่งรายการ คุณไม่ควรมองในแง่ร้าย การไม่ได้นัดหมายหมายความว่าคุณพลาดโอกาสในการมีลูกค้าใหม่หรือลูกค้าประจำ หรือสร้างพันธมิตรใหม่กับแบรนด์อื่นๆ พึงระลึกไว้เสมอว่าการนัดหมายถูกกำหนดไว้ตั้งแต่แรกเพื่อเป็นการกำหนดเวลาพบปะกับผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้าคนอื่นๆ อย่างเป็นทางการ เวลานี้ใช้เพื่อพูดคุยเพิ่มเติมเกี่ยวกับบางสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการเติบโตของธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ หรือความสัมพันธ์กับลูกค้า
ผลที่ตามมาของลูกค้าที่ไม่ได้รับการนัดหมาย
เมื่อลูกค้าของคุณมักจะพลาดการนัดหมายตามกำหนดการตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป ไม่ว่าจะโดยตั้งใจหรือไม่ก็ตาม ที่อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ ซึ่งอาจหมายถึงการสูญเสียผลกำไรในวันนั้นและทำลายกระแสการดำเนินธุรกิจของคุณ ลูกค้าที่ไม่ได้รับการนัดหมายอาจหมายความว่าพวกเขากำลังเริ่มสูญเสียการมีส่วนร่วมในธุรกิจของคุณ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องคอยดูแลลูกค้าของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มักจะไม่ปรากฏตัวตามกำหนดการที่นัดหมายบ่อยขึ้น
วิธีหนึ่งในการปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณและช่วยให้ลูกค้าของคุณดำเนินการตามการนัดหมายของพวกเขาได้คือการส่งการแจ้งเตือนการนัดหมายทางอีเมล ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเตือนลูกค้าของคุณและให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่พลาดการนัดหมายใดๆ ของพวกเขา และเสริมสร้างการสื่อสารของคุณกับพวกเขาด้วยความหวังว่าจะมีการนัดหมายกับพวกเขามากขึ้นในอนาคต
รับทราบประโยชน์ของการแจ้งเตือนการนัดหมายทางอีเมลและเหตุผลที่คุณต้องเริ่มทำสิ่งนี้ให้กับลูกค้าและธุรกิจของคุณ
- ขีดปิดรายการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณ
เมื่อคุณดำเนินธุรกิจ เป็นที่เข้าใจว่าคุณมีความรับผิดชอบมากมายในมือของคุณ รายการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณเต็มเสมอและบางครั้งอาจรู้สึกไม่สิ้นสุด หากรายการตรวจสอบของคุณรวมถึงการติดต่อลูกค้าทุกรายในรายการนัดหมายของคุณ คุณสามารถคาดหวังได้ว่างานที่เหลือของวันจะตามคุณไม่ทัน
อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้การแจ้งเตือนการนัดหมายทางอีเมลสำหรับลูกค้าแต่ละราย คุณจะประหยัดเวลาได้มาก คุณสามารถติ๊กงานนี้จากรายการตรวจสอบของคุณและให้ซอฟต์แวร์ออนไลน์ทำหน้าที่เตือนลูกค้าของคุณเกี่ยวกับการนัดหมายที่จะมาถึง
- การใช้โทรศัพท์น้อยลง
สมมติว่าคุณจำเป็นต้องติดต่อลูกค้าแต่ละรายด้วยตนเองเพื่อเตือนเรื่องการนัดหมาย แม้ว่าวิธีนี้จะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการตั้งค่าการเตือนความจำและช่วยให้มั่นใจว่าระบบจะแสดงขึ้น แต่ก็อาจหมายความว่าคุณจะต้องใช้เวลากับโทรศัพท์ของคุณเป็นจำนวนมาก และบางครั้ง เวลาของคุณทางโทรศัพท์กับลูกค้าอาจคาดเดาไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบางคนมีการสนทนาที่ยาวนาน ดังนั้นจึงเป็นการผูกมัดเวลาส่วนใหญ่ของคุณกับลูกค้าและใช้เวลาทำงานอื่นๆ น้อยลง
ด้วยการส่งการแจ้งเตือนการนัดหมายทางอีเมล คุณยังสามารถเตือนลูกค้าของคุณเกี่ยวกับการนัดหมายของพวกเขาโดยไม่ต้องเสียเวลามากเกินไป จากนั้น คุณจะมีเวลาเหลือเฟือที่จะจดจ่อกับงานอื่นๆ ของคุณ นอกเหนือจากการใช้โทรศัพท์
- เวลาที่เสียน้อยลงหมายถึงเงินมากขึ้น
เมื่อคุณใช้โทรศัพท์อยู่ตลอดเวลา คุณก็จะใช้เวลาน้อยลงกับงานสำคัญอื่นๆ ซึ่งมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ การดำเนินการนี้อาจส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจ การขาย และผลกำไรของธุรกิจไม่ช้าก็เร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องการให้บริการ เช่น ร้านเสริมสวย สปา หรือร้านขายรถยนต์ การลงทุนเวลากับโทรศัพท์ของคุณมากขึ้นหมายความว่าคุณจะมีเวลาน้อยลงในการมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าที่อยู่กับคุณเพื่อใช้บริการของคุณ
การใช้ตัวเตือนการนัดหมายทางอีเมล คุณยังสามารถแจ้งลูกค้าของคุณเกี่ยวกับการนัดหมายได้โดยไม่กระทบต่อเวลาของคุณกับลูกค้าปัจจุบันของคุณ คุณจะให้ความสำคัญกับลูกค้าและหน้าที่การสร้างรายได้อื่นๆ ได้ง่ายขึ้น
- ลดการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้น
สมมติว่าคุณกำลังให้บริการแก่ลูกค้าของคุณ เช่น ทำผมหรือซ่อมรถของพวกเขา เมื่อจู่ๆ โทรศัพท์บริษัทของคุณก็ดังขึ้น การขัดจังหวะบริการของคุณเพื่อรับสายเป็นรูปแบบเชิงลบของการบริการลูกค้า จำนวนสายที่คุณได้รับจะเพิ่มขึ้นหากคุณมักจะเตือนลูกค้าของคุณเกี่ยวกับการนัดหมายผ่านทางโทรศัพท์ เนื่องจากพวกเขาส่วนใหญ่จะโทรกลับ
หากคุณต้องการให้บริการลูกค้าอย่างดีที่สุดและหลีกเลี่ยงไม่ให้งานหยุดชะงัก ทางที่ดีควรเตือนลูกค้าผ่านอีเมลแทนที่จะส่งข้อความหรือโทร
- ป้องกันไม่ให้ลูกค้าไม่แสดงตัว
เป็นเรื่องปกติสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ที่จะกำหนดจำนวนพนักงานและกำหนดการประจำสัปดาห์ตามจำนวนลูกค้าที่ได้รับการแต่งตั้งในแต่ละสัปดาห์ ยิ่งคุณมีการนัดหมายในสัปดาห์นั้นมากเท่าไร ก็ยิ่งต้องการพนักงานมากขึ้นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม เมื่อลูกค้าลืมเกี่ยวกับการนัดหมาย มีโอกาสที่พวกเขาจะไม่ปรากฏในสำนักงานของคุณตามที่คาดไว้ ดังนั้นพนักงานที่ได้รับมอบหมายบางส่วนของคุณในวันนั้นหรือสัปดาห์นั้นจะไม่สามารถให้บริการใดๆ ได้ ส่งผลให้ไม่มีกำไร
การเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการนัดหมายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณในการสร้างรายได้ต่อไป ไม่ต้องพูดถึงว่าการใช้พนักงานมากเกินไปอาจทำให้เกิดปัญหาทางการเงินได้ เนื่องจากคุณจะต้องจ่ายค่าจ้างให้กับพนักงานของคุณ แม้ว่าจะมีลูกค้าที่ไม่แสดงตัวก็ตาม ดังนั้น ใช้อีเมลเตือนความจำการนัดหมายเพื่อประโยชน์ของคุณและป้องกันการสูญเสียโอกาสเพียงเพราะลูกค้าลืมการนัดหมาย
- ยกเลิกแทนไม่แสดงตัว
การส่งอีเมลเตือนความจำการนัดหมายไม่เพียงแต่จะแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบเท่านั้น แต่ยังเปิดโอกาสให้พวกเขาทำการยกเลิกได้เมื่อจำเป็น การยกเลิกทำได้ง่ายกว่าการไม่ปรากฏตัว เมื่อลูกค้ายกเลิกก่อนวันนัดหมาย คุณยังสามารถมีเวลาหรือวันเพียงพอในการค้นหาลูกค้ารายอื่นเพื่อกรอกข้อมูลในช่วงเวลาที่ว่าง ในขณะเดียวกันเมื่อลูกค้าไม่แสดงตามที่คาดไว้ จะถือว่าขาดทุนในวันทำการนั้น
นอกจากการยกเลิกแล้ว ลูกค้าของคุณจะมีโอกาสในการจัดตารางเวลาใหม่หากจำเป็นต้องทำ ท้ายที่สุด ลูกค้าบางรายมีเหตุผลที่ถูกต้องว่าเหตุใดพวกเขาจึงไม่สามารถไปยังกำหนดการเดิมได้ ดังนั้นเมื่อคุณจัดตารางการนัดหมายใหม่ คุณยังสามารถมีเวลาเพื่อให้ลูกค้ารายอื่นกรอกกำหนดการของพวกเขาได้
- การแจ้งเตือนการนัดหมายทางอีเมลเป็นมิตรกับลูกค้า
หากคุณไม่ต้องการถูกรบกวนจากการโทรของลูกค้าในช่วงเวลาทำการ ลูกค้าของคุณก็จะได้รับผลกระทบเช่นเดียวกัน คุณอาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่าลูกค้าของคุณพร้อมที่จะรับสายธุรกิจหรือไม่ เนื่องจากอาจอยู่ที่ที่ทำงาน โรงเรียน หรือในที่ประชุม การใช้การแจ้งเตือนการนัดหมายทางอีเมลไม่เพียงแต่จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณแต่ลูกค้าของคุณด้วย
บรรทัดล่าง
ปัจจุบันบริษัทจำนวนมากขึ้นใช้การเตือนความจำการนัดหมายทางอีเมลเพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้าและรักษาการสื่อสารที่ดีกับลูกค้า หากคุณต้องการอยู่เหนือการบริการของคุณและอยู่ในระดับที่สามารถแข่งขันกับคู่แข่งทางธุรกิจของคุณ ให้ใช้เครื่องมือนี้เพื่อประโยชน์ของคุณและทำให้ลูกค้าของคุณมีส่วนร่วมและเตือนเกี่ยวกับการนัดหมายของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าการขายของคุณจะมีมาอย่างต่อเนื่อง
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา