7 วิธีจัดการลูกหนี้ให้ดียิ่งขึ้น

เมื่อจัดการกระแสเงินสดสำหรับองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลาง สิ่งสำคัญคือต้องมีระบบการจัดการที่เรียบง่ายแต่ครอบคลุมเพื่อติดตามลูกหนี้ของคุณ ในความเป็นจริง สำหรับแต่ละบริษัท อาจเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ธุรกิจสามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินที่พลาดไป ข้อมูลทางการเงินที่ไม่ค่อยดี และปัญหาอื่นๆ ในอนาคตอีกนับไม่ถ้วน

ตั้งแต่เครดิตการค้า (ธุรกิจให้กู้ยืมเงินแก่กันและกัน) และการตรวจสอบประวัติที่ครอบคลุมไปจนถึงการชำระเงินของลูกค้าที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ การรักษาหนี้ธุรกิจภายนอกและภายในของคุณให้เพียงพอสามารถช่วยลดภาระทางการเงิน เพิ่มบัญชีลูกหนี้ และช่วยให้บริษัทของคุณชำระหนี้ของคุณเอง เจ้าหนี้ได้ทันท่วงที

1 สร้างความชัดเจนท่ามกลางความโกลาหลของใบแจ้งหนี้

ฟังดูง่ายในหลักการ ท้ายที่สุดแล้ว ธุรกิจใดที่ไม่เริ่มต้นด้วยแผนการจัดการธุรกรรมทางการเงินด้วยความระมัดระวัง แต่เมื่อคุณอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก และค่าธรรมเนียม เงินกู้ และใบแจ้งหนี้หลายรายการกำลังเข้าและออกจากแผนกบัญชีของคุณอย่างรวดเร็ว คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณกำลังหลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่จำเป็น

มันเป็นเรื่องของการเตรียมการ การสื่อสาร และการไตร่ตรองตนเองที่สามารถสรุปได้ใน 7 ขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพ ปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่า SME ของคุณก้าวนำหน้าการชำระเงินและรับเงินที่จำเป็นตรงเวลาหนึ่งก้าว

2 ใช้ประโยชน์จากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่ง่ายและยั่งยืนในการสร้างความมั่นใจว่าลูกค้าหรือลูกหนี้จะได้รับใบแจ้งหนี้ทันทีพร้อมความสามารถในการติดตามธุรกิจของคุณมากขึ้นเช่นกัน การออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลได้รับความนิยมในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และด้วยการอัปเดตอัตโนมัติและการเตือนให้ลูกค้าชำระเงินภายในกรอบเวลาที่ตกลงกันไว้ จึงไม่ยากที่จะทราบสาเหตุ

โดยทั่วไป สามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• อีเมลโดยตรงจากแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์บัญชี
• ใบแจ้งหนี้ที่ส่งตรงไปยังพอร์ทัลลูกค้า
• ใบแจ้งหนี้ที่รวมเข้ากับระบบบัญชีของคุณ

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด แพลตฟอร์มการบัญชีจะส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าในนามของธุรกิจของคุณ ซึ่งจะให้ข้อมูลอัปเดตอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับสถานะของใบแจ้งหนี้และรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประวัติการชำระเงินของลูกค้าประจำ

3 คุณมีส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดหรือไม่?

เพื่อเป็นการโน้มน้าวให้ผู้คนใช้บริการของตนอีกครั้งและชำระเงินตรงเวลา ธุรกิจจำนวนมากจะเสนอสิ่งจูงใจบางอย่างเพื่อช่วยให้ได้รับการชำระเงินจากลูกค้าได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ส่วนลดในใบแจ้งหนี้หรือสินค้าเพื่อแลกกับการชำระเงินภายในวันที่กำหนดนั้นได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง

อย่างไรก็ตาม สิ่งจูงใจนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ มากมาย รวมถึงประเภทของอุตสาหกรรมที่คุณดำเนินการ ความต้องการของบริษัทสำหรับการชำระเงินที่รวดเร็ว และความเต็มใจของคุณที่จะลดราคาเพื่อการแก้ปัญหาที่รวดเร็วขึ้น

4 ยืนยันเงื่อนไขการชำระเงินก่อนดำเนินการต่อไป

หากลูกค้าใหม่หรือลูกค้ารายใหม่รู้สึกว่าการใช้เวลานานเกินขีดจำกัดมาตรฐาน 30 วันในการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ เป็นเรื่องปกติที่พวกเขาจะทำได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ การยอมรับเงื่อนไขการชำระเงินก่อนดำเนินการต่อเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดปัญหาที่ไม่จำเป็นในภายหลัง

ธุรกิจของคุณไม่ควรต้องกังวลกับการจัดการเพื่อให้อยู่ได้จนกว่าจะมีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณกำลังจัดหาสินค้าหรือบริการด้วยความเข้าใจในการชำระเงินที่รวดเร็วสำหรับพวกเขา การรับลูกค้าใหม่หรือปริมาณงานและไม่ระบุวันที่ชำระเงินที่แน่นอนจะไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่น่าพอใจร่วมกัน

5 ติดตามและเตือนพวกเขาถึงวันที่ตกลงกันไว้

หลังจากส่งใบแจ้งหนี้ของคุณแล้ว โปรดรอสองสามวันแล้วติดต่อเพื่อสอบถามสถานะอย่างสุภาพ แม้ว่าคุณจะมีการอัปเดตทางดิจิทัล แต่ก็ไม่มีอะไรผิดปกติกับการโทรแบบเก่าที่ดีเพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้รับแล้วและพวกเขาทราบถึงกำหนดเวลาการชำระเงินแล้ว

หากคุณไม่สะดวกใจที่จะพูดตรงไปตรงมา คุณสามารถใช้การอัปเดตเป็นข้ออ้างในการโทรหาลูกค้าที่เป็นปัญหาได้ ที่จริงแล้ว คุณสามารถโทรแจ้งให้พวกเขารู้ว่ามันอยู่ในพอร์ทัลใบแจ้งหนี้เพื่อเป็นการเตือนความจำ แทนที่จะถามว่าคุณจะได้รับเงินเมื่อใด

สำหรับแต่ละสถานการณ์เหล่านี้ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการที่คุณจดบันทึกและบันทึกลักษณะต่อไปนี้ของการโทรของคุณ:

• เวลาที่คุณโทรมา
• คนที่คุณคุยด้วย
• สิ่งที่พูดระหว่างการโทร
• สิ่งที่พวกเขายืนยันกับคุณเกี่ยวกับการชำระเงิน

หวังว่าจะไม่เกิดสถานการณ์ที่คุณต้องติดต่อพวกเขาอีกและบ่น หรือขอข้อมูลอัปเดตอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม หากเป็นกรณีนี้ ข้อมูลข้างต้นจะช่วยสนับสนุนกรณีของคุณเพื่อให้ลูกค้าสามารถยืนยันการสิ้นสุดของข้อตกลง และให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่คุณเพื่อส่งต่อการร้องเรียนของคุณ

คุณมีสิทธิ์ตามกฎหมายที่จะยืนยันการชำระเงินภายใน 60 วันของการทำธุรกรรมทางธุรกิจ ดังนั้นหากก่อนหน้านี้ไม่ได้ตกลงระยะเวลาการชำระคืนที่นานขึ้น ให้พวกเขาตระหนักถึงผลที่ตามมาและดอกเบี้ยเพิ่มเติมสำหรับจำนวนเงินที่อาจเกิดขึ้น

ดำเนินการตรวจสอบเครดิตอย่างละเอียด

ไม่มีใครอยากรู้สึกราวกับว่าพวกเขาไม่สามารถเชื่อถือคำพูดของลูกค้าได้ แต่สำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง บางครั้งความหรูหราก็ใช้ไม่ได้ หากลูกหนี้ประสบกับการล้มละลาย การออกใบลดหนี้สำหรับการทำงานหนักเป็นเวลาหลายเดือนจะไม่สำเร็จ และการเงินของคุณจะก่อให้เกิดความโกรธเคืองจากปัญหาที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ง่ายๆ ด้วยการตรวจสอบประวัติอย่างง่าย

บทเรียนที่นี่? ผู้ดูแลระบบตัวน้อยที่เริ่มต้นความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีศักยภาพสามารถช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากมากมายหลายเดือน คุณกำลังปกป้องผลประโยชน์ของธุรกิจของคุณเท่านั้น ดังนั้นอย่ากลัวที่จะตรวจสอบประวัติสองสามข้อก่อนตัดสินใจขั้นสุดท้ายกับลูกค้า

6 วิเคราะห์ความยืดหยุ่นในการชำระเงินและความเข้ากันได้ของระบบ

การวิเคราะห์ความยืดหยุ่นในการชำระเงินที่คุณนำเสนอนั้นมีอยู่ 2 รูปแบบหลัก ได้แก่ ความยืดหยุ่นทางดิจิทัลและความยืดหยุ่นทางธุรกิจ ทั้งสองช่วยกำหนดสิ่งที่บริษัทของคุณอนุญาตและไม่อนุญาตเมื่อต้องจัดการกับการชำระเงินจากลูกค้า

ด้านหนึ่ง สิ่งสำคัญคือต้องมีระบบที่เข้ากันได้กับระบบอื่นๆ และสามารถผสานรวมได้อย่างราบรื่นเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณจะได้รับเงินเหล่านั้นตรงเวลา ท้ายที่สุด ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะเสนอส่วนลดทางใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับการชำระเงินด่วนสำหรับลูกค้าใหม่เท่านั้นที่จะพบว่าพอร์ทัลการชำระเงินของคุณไม่สามารถรองรับพวกเขาได้!

ในทางกลับกัน คุณควรมีความชัดเจนและเปิดเผยเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินก่อนที่จะตกลงทำสัญญา หากคุณไม่สามารถเสนอแผนการชำระเงินที่ให้โอกาสลูกค้าในการชำระเงินรายเดือนที่น้อยลง หรือบริษัทของคุณอยู่และตายภายในกรอบเวลา 60 วันระหว่างการส่งมอบบริการและการชำระเงิน จำเป็นต้องสื่อสารสิ่งนั้นในตอนเริ่มต้น

7 ทำส่วนของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินที่รวดเร็ว

ความสามารถในการท้าทายกระบวนการภายในของคุณนั้นมีความสำคัญต่อวิธีสุดท้ายในการจัดการลูกหนี้ของคุณให้ดีขึ้น โดยทำหน้าที่ของคุณเพื่อช่วยให้การชำระเงินเร็วขึ้น ความล้มเหลวในการทำเช่นนี้อาจทำให้ลูกค้าได้รับและประมวลผลใบแจ้งหนี้อื่นๆ ที่มาถึงตรงเวลาและนำใบเรียกเก็บเงินของคุณไปไว้ข้างหลัง

การรอจนถึงสิ้นเดือนเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณเป็นสูตรสำหรับภัยพิบัติ ให้ทำให้เป็นกิจวัตรในการออกใบแจ้งหนี้ภายในระยะเวลาที่เข้มงวดของงานที่เสร็จสมบูรณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ถูกต้องและตรวจสอบทุกรายละเอียดอีกครั้งก่อนที่จะส่งออก

หากคุณสามารถแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณเป็นเครื่องจักรทางการเงินที่รวดเร็ว พิถีพิถัน และมีน้ำมันเพียงพอ สิ่งเหล่านี้จะเป็นแรงจูงใจให้พวกเขาตอบสนองด้วยความเมตตาและจ่ายเงินโดยเร็วที่สุด ในฐานะบริษัท คุณกำลังดำเนินการขั้นแรกด้วยการส่งใบแจ้งหนี้ คุณเป็นผู้กำหนดแนวทางว่าความสัมพันธ์ที่เหลือจะขยายออกไปอย่างไร