7 เคล็ดลับสำหรับการจัดการสัญญาที่ดีขึ้น
เผยแพร่แล้ว: 2022-04-20การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการที่สำคัญสำหรับธุรกิจใดๆ มันสามารถช่วยให้คุณติดตามสัญญาของคุณและให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามภาระผูกพันทั้งหมดของคุณ อย่างไรก็ตาม หากกระบวนการไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม การปฏิบัติตามและจัดการความเสี่ยงอาจเป็นเรื่องยาก การจัดการสัญญา Microsoft Dynamics CRM สามารถช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการจัดการสัญญาของคุณได้ การมีระบบติดตามสัญญาอาจมีประโยชน์อย่างมากในเรื่องนี้
ไม่ว่าคุณจะใช้การจัดการสัญญาของ Microsoft Dynamics CRM หรือแพ็คเกจซอฟต์แวร์อื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบสำหรับการติดตามสัญญาของคุณ ระบบนี้ควรมีประวัติสัญญา ข้อมูลสัญญา และเงื่อนไขสัญญา ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณระบุปัญหาต่างๆ ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และรับรองว่าคุณปฏิบัติตามภาระผูกพันของคุณ บล็อกนี้อธิบายเคล็ดลับสำหรับการจัดการสัญญาที่ประสบความสำเร็จ:
ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อช่วยติดตามกำหนดเวลา ความคืบหน้า และค่าใช้จ่าย:
ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาสามารถช่วยติดตามกำหนดเวลา ความคืบหน้า และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสัญญา โดยการติดตามตัวแปรเหล่านี้ ผู้รับเหมาสามารถมั่นใจได้ว่างานของตนเป็นไปตามมาตรฐานที่ตกลงกันไว้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญายังช่วยให้ผู้รับเหมาหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นโดยการติดตามทุกด้านของสัญญา ตั้งแต่การจัดหาไปจนถึงการทำให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้ผู้รับเหมาจัดการงบประมาณของตนได้ดีขึ้นและติดตามความคืบหน้าเทียบกับเหตุการณ์สำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าต้นทุนเป็นไปตามความคาดหวัง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทั้งหมดได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงโครงการ:
เมื่อพูดถึงการจัดการสัญญา สมาชิกในทีมทุกคนต้องได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในโครงการ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจึงรู้บทบาทและความรับผิดชอบของตน และสามารถแก้ไขข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อนการเปิดตัว นอกจากนี้ การทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมจะช่วยหลีกเลี่ยงความประหลาดใจเมื่อโครงการกำลังดำเนินการอยู่ นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทราบไทม์ไลน์และกำหนดเวลาของโครงการ วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความประหลาดใจในภายหลังและจะช่วยให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายต่างมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน คุณต้องมีระบบการจัดการสัญญาที่สมบูรณ์แบบเพื่อบันทึกข้อตกลงและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้น และทำให้แน่ใจว่าทุกคนตระหนักถึงสิ่งที่พวกเขาสมัคร
ตั้งค่าการประชุมรายสัปดาห์หรือรายเดือนเพื่อทบทวนความคืบหน้าและอภิปรายความท้าทาย
วิธีหนึ่งที่สำคัญในการปรับปรุงการจัดการสัญญาคือให้มีการประชุมเป็นประจำเพื่อทบทวนความคืบหน้าและหารือเกี่ยวกับความท้าทาย สามารถทำได้ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ ด้วยรูปแบบการประชุมที่สอดคล้องกัน ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น และจะมีโอกาสเกิดความสับสนหรือเข้าใจผิดน้อยลง นอกจากนี้ยังสามารถช่วยชี้แจงเป้าหมายและความคาดหวัง ซึ่งอาจนำไปสู่สัญญาที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น การประชุมปกติสามารถทำได้ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของกระบวนการจัดการสัญญาของคุณ ด้วยการประชุมเหล่านี้ คุณจะสามารถระบุปัญหาต่างๆ ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และแก้ไขก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่
จัดระเบียบและติดตามค่าใช้จ่ายอย่างใกล้ชิดเพื่อให้อยู่ในงบประมาณ
เมื่อพูดถึงการจัดการสัญญา การจัดระเบียบและติดตามค่าใช้จ่ายอย่างใกล้ชิดเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้อยู่ภายในงบประมาณสำหรับการจัดการสัญญาที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องจัดระเบียบและติดตามค่าใช้จ่ายของคุณอย่างใกล้ชิด อาจดูเหมือนเป็นงานง่ายที่จะทำ แต่ก็ไม่ใช่ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายของคุณถูกต้องตามกฎหมาย และการจัดระเบียบ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ใช้จ่ายเงินโดยไม่จำเป็น การรักษาสัญญาให้เป็นระเบียบไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีสัญญาจำนวนมากที่ต้องจัดการ เป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามว่าสัญญาใดจะหมดอายุและสัญญาใดที่สำคัญที่สุด มันไม่ได้เป็นเพียงเกี่ยวกับการหมดอายุสัญญาอย่างไรก็ตาม นอกจากนี้ยังเกี่ยวกับการจัดการสัญญาที่กำลังดำเนินการอยู่ในขั้นตอนต่างๆ ของความสำเร็จอีกด้วย การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาเฉพาะสามารถช่วยคุณได้ในเรื่องนี้ การมีบันทึกที่ถูกต้องของการใช้จ่ายในแต่ละสัญญาจะช่วยให้คุณอยู่ในงบประมาณที่จัดสรรไว้และตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับสัญญาในอนาคต
ทำเอกสารทางการเงินให้มากที่สุดโดยอัตโนมัติเพื่อให้ชีวิตง่ายขึ้น:
มีสองสามวิธีที่จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นเมื่อต้องจัดการสัญญา ขั้นแรก พยายามทำให้เอกสารทางการเงินเป็นแบบอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและความยุ่งยากในภายหลัง นอกจากนี้ ให้ติดตามข้อผูกมัดในสัญญาและตัวชี้วัดประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามภาระผูกพันทั้งหมดของคุณ สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในข้อตกลงสัญญาเข้าใจภาระหน้าที่และสิทธิ์ของตนอย่างรอบคอบก่อนที่จะลงนามในสิ่งใดๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบสำหรับติดตามการปฏิบัติตามสัญญา ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกฝ่ายปฏิบัติตามข้อกำหนดของสัญญา
จัดการกับความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่:
ความขัดแย้งสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา และมักเกิดขึ้นเมื่อฝ่ายต่าง ๆ มีความคาดหวังหรือความต้องการต่างกัน ในฐานะผู้จัดการสัญญา ให้เตรียมพร้อมที่จะจัดการกับข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นแบบตัวต่อตัว การตั้งค่าโต๊ะจัดการเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำเช่นนี้ เนื่องจากเป็นการเชิญทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อหารือเกี่ยวกับความเสี่ยงและข้อกังวลที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงเฉพาะ
คุณควรมีแผนในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วและเท่าเทียมกัน และต้องแน่ใจว่าได้แจ้งให้ทุกฝ่ายทราบถึงความคืบหน้าของคุณ ในฐานะผู้จัดการสัญญา สิ่งสำคัญคือต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ ความขัดแย้ง และสภาพแวดล้อมรอบโครงการของคุณ หากมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่อาจส่งผลกระทบต่อความเป็นไปได้หรือต้นทุนของโครงการ โปรดแจ้งข้อมูลดังกล่าวให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบโดยเร็วที่สุดเพื่อให้พวกเขาสามารถปรับเปลี่ยนแผนได้
เฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญไปพร้อมกันเพื่อให้ทุกคนมีแรงจูงใจ:
จำเป็นต้องเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญไปพร้อมกันเพื่อให้ทุกคนมีแรงบันดาลใจ ซึ่งสามารถทำได้โดยการมอบโบนัสหรือสิ่งจูงใจอื่น ๆ ตามเหตุการณ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ยังทำให้พนักงานมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นและช่วยให้พวกเขาจดจ่อกับเป้าหมายที่อยู่ในมือ การฉลองเหตุการณ์สำคัญระหว่างทางอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การบรรลุโควตาการขาย การทำโครงการให้เสร็จตรงเวลา หรือแม้แต่การบรรลุเป้าหมายส่วนตัว ด้วยการฉลองชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ ระหว่างทาง ทุกคนจะมีแรงจูงใจมากขึ้นที่จะทำงานหนักต่อไปและบรรลุเป้าหมายสูงสุดของตน
ความคิดสุดท้าย:
สัญญาอาจเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ แต่ก็อาจใช้เวลานานและจัดการได้ยาก การปฏิบัติตามเคล็ดลับเจ็ดข้อนี้จะช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดการสัญญาและตรวจสอบว่าคุณปฏิบัติตามภาระผูกพันทั้งหมดของคุณ เมื่อปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณยังสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการสัญญาของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามภาระผูกพันทั้งหมดของคุณ