8 คุณสมบัติที่ต้องค้นหาในระบบการจัดการพนักงาน

ธุรกิจต่างๆ เคยพึ่งพาสเปรดชีตที่เทอะทะเพื่อจัดการข้อมูลและกระบวนการของพนักงาน แต่นั่นไม่เป็นเช่นนั้นอีกต่อไป ตลาดผู้มีความสามารถมีการแข่งขันสูง และองค์กรต่างๆ ก็ไม่มีทางเลือกนอกจากปรับปรุงทรัพยากรบุคคลหรือขั้นตอนการทำงานของทรัพยากรบุคคล นี่คือจุดที่ระบบการจัดการพนักงาน (EMS) เข้ามาช่วยเหลือและให้ความช่วยเหลือ

เทคโนโลยีทรัพยากรบุคคลมีการพัฒนาไปอย่างมาก และขณะนี้แอปการจัดการพนักงานสามารถทำงานที่น่าเบื่อได้โดยอัตโนมัติและให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า คุณสมบัติเหล่านี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลและเพิ่มประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงานช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและความพึงพอใจของพนักงาน จึงไม่น่าแปลกใจที่ธุรกิจอย่างน้อยสามล้านแห่งในปัจจุบันใช้ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงาน (1)

ข้อดีของการใช้ระบบ HR บนสเปรดชีต

สเปรดชีตมีจุดประสงค์ในการจัดการข้อมูล แต่พวกเขาไม่สามารถแข่งขันกับฟังก์ชันการทำงานที่แข็งแกร่งของระบบการจัดการพนักงานที่มีประสิทธิผลได้ มีหลายประเด็นสำคัญที่ EMS เหนือกว่าสเปรดชีตในการปรับปรุงการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เรามาสำรวจข้อดีเหล่านี้กันดีกว่า

การจัดการและการดึงข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

สเปรดชีตจะกลายเป็นเรื่องเทอะทะอย่างรวดเร็วเมื่อพนักงานของคุณเติบโตขึ้น การค้นหาข้อมูลเฉพาะต้องใช้เวลา จำเป็นต้องมีการเรียงลำดับและการกรองด้วยตนเอง

ซอฟต์แวร์ HRIS นำเสนอฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลพนักงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายผ่านฟังก์ชันการค้นหาที่ใช้งานง่าย

ปรับปรุงความแม่นยำและลดความผิดพลาดของมนุษย์

การป้อนข้อมูลด้วยตนเองในสเปรดชีตยังมีแนวโน้มที่จะพิมพ์ผิดและไม่สอดคล้องกันอีกด้วย อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงานจะทำให้งานป้อนข้อมูลจำนวนมากเป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดและรับรองความถูกต้องของฐานข้อมูลพนักงานของคุณ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาด และการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบก็ไม่ต้องกังวลอีกต่อไป

คุณสมบัติความปลอดภัยขั้นสูงสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

การละเมิดข้อมูลเปิดเผยมากกว่าแปดล้านบันทึกทั่วโลกในไตรมาสที่สี่ของปี 2566 ปัญหาคือสเปรดชีตมักขาดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง มันทำให้ข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อนเสี่ยงต่อการถูกละเมิด ดังนั้น ข้อดีอีกประการหนึ่งของระบบการจัดการบุคลากรคือการจัดลำดับความสำคัญด้านความปลอดภัยของข้อมูลด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึง การเข้ารหัส และเส้นทางการตรวจสอบ มันทำให้คุณสบายใจ นั่นเป็นเพราะคุณรู้ว่าข้อมูลพนักงานของคุณได้รับการคุ้มครอง (2)

ความสามารถในการปรับขนาดที่ง่ายขึ้นและการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์

ยอมรับมัน; สเปรดชีตจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากเมื่อบริษัทของคุณขยายตัว แอปการจัดการพนักงานได้รับการออกแบบให้ปรับขนาดตามธุรกิจของคุณ สามารถรองรับพนักงานที่กำลังเติบโตและความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการบุคลากรยังให้ข้อมูลและการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ ลองจินตนาการว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับพนักงานของคุณเพียงปลายนิ้วสัมผัส มันจะไม่ช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานของคุณได้หรือ? มันจะไม่ทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นใช่ไหม? เนื่องจากองค์กรต่างๆ ลงทุนหลายล้านล้านเพื่อขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากขึ้น คำตอบสำหรับคำถามเหล่านั้นจึงควรชัดเจน (3)

การแทนที่สเปรดชีตด้วยซอฟต์แวร์การจัดการพนักงานที่ดีที่สุดนั้นให้ข้อได้เปรียบมากมายอย่างแน่นอน พิจารณาสิ่งเหล่านี้เมื่อคุณก้าวไปข้างหน้าในการค้นหาโซลูชันการจัดการทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสม

คุณสมบัติหลักของระบบการจัดการพนักงาน

สกรีนเซฟเวอร์ที่มีโปรไฟล์ผู้คนที่หลากหลายอยู่ กลุ่มคนหลายเชื้อชาติและหลายรุ่นที่ใช้แอพสำหรับการประชุมทางวิดีโอออนไลน์ ระดมความคิด พนักงานจำนวนมากมีวิดีโอคอลด้วยกัน

การเลือกแอปการจัดการพนักงานที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับการทำความเข้าใจคุณสมบัติหลักที่มีให้ ควรสอดคล้องกับความต้องการด้านทรัพยากรบุคคลเฉพาะของคุณ ต่อไปนี้คือรายละเอียดของฟังก์ชันการทำงานที่จำเป็นซึ่งจัดหมวดหมู่เพื่อความสะดวกของคุณ:

การใช้งาน

1. อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่เป็นมิตรจะช่วยทั้งผู้ดูแลระบบทรัพยากรบุคคลและพนักงาน มองหาระบบที่มีรูปแบบที่สะอาดตาและการนำทางที่ชัดเจน ควรมีข้อกำหนดการฝึกอบรมขั้นต่ำด้วย ช่วยให้มั่นใจถึงการนำไปใช้อย่างราบรื่นและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ด้านทรัพยากรบุคคล

2. การเข้าถึงผ่านมือถือ

ความสามารถในการเข้าถึงระบบจากระยะไกลช่วยให้พนักงานสามารถจัดการงานต่างๆ ได้ทุกที่ ค้นหา EMS ด้วยแอปมือถือที่มีฟังก์ชันหลัก เช่น การยื่นคำขอลา การดูสลิปเงินเดือน หรือการเข้าถึงนโยบายของบริษัท

ความสามารถในการบูรณาการ

3. การบูรณาการบัญชีเงินเดือนที่ราบรื่น

การรวมระบบ HR ของคุณเข้ากับซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและรับประกันการประมวลผลบัญชีเงินเดือนที่แม่นยำและทันเวลา ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรของ HR ในขณะเดียวกันก็ลดข้อผิดพลาดไปด้วย

4. การรวมแอปของบุคคลที่สาม

คุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือไม่? เครื่องมือการจัดการประสิทธิภาพเป็นอย่างไร พิจารณา EMS ที่ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ ที่คุณใช้ได้ ซึ่งส่งเสริมระบบนิเวศข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวและลดความยุ่งยากในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ

การวิเคราะห์และการรายงาน

5. ข้อมูลและการรายงานแบบเรียลไทม์

คุณลักษณะการรายงานที่มีประสิทธิภาพจะปลดล็อกข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับพนักงานของคุณ มองหาระบบที่จัดทำรายงานที่ปรับแต่งได้เกี่ยวกับตัวชี้วัดหลัก เช่น การลาออกของพนักงาน แนวโน้มการลาหยุด และข้อมูลประสิทธิภาพ ข้อมูลแบบเรียลไทม์ทำให้การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเป็นไปได้ นอกจากนี้ยังนำไปสู่กลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลเชิงรุกที่เป็นประโยชน์ต่อพนักงานของคุณ

การบริการตนเองของพนักงาน

6. พอร์ทัลบริการตนเอง

พอร์ทัลบริการตนเองของพนักงานช่วยให้พนักงานสามารถจัดการข้อมูลทรัพยากรบุคคลของตนเอง ขอเวลาหยุด อัปเดตรายละเอียดส่วนบุคคล และเข้าถึงเอกสารของบริษัท ช่วยลดภาระงานด้านทรัพยากรบุคคลพร้อมทั้งเสริมสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของในหมู่พนักงาน

ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม

7. ความยืดหยุ่นด้านราคา

ระบบทรัพยากรบุคคลมีรูปแบบราคาที่หลากหลาย สำรวจตัวเลือกที่เหมาะกับขนาดและงบประมาณของบริษัทของคุณ มองหาโซลูชันที่สามารถปรับขนาดได้ที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

8. มาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบจัดลำดับความสำคัญความปลอดภัยของข้อมูลด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึง การเข้ารหัส และการสำรองข้อมูลเป็นประจำ การปฏิบัติตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เกี่ยวข้องก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

โปรดจำไว้ว่านี่ไม่ใช่รายการที่ครบถ้วนสมบูรณ์ นอกจากนี้ คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ อย่างไรก็ตาม ให้พิจารณาฟังก์ชันหลักเหล่านี้และวิธีจัดการกับปัญหาของคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจเมื่อเลือก EMS ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

บทสรุป

EMS เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งปรับปรุงกระบวนการทรัพยากรบุคคล ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน และสร้างข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเพื่อช่วยให้คุณสร้างพนักงานที่แข็งแกร่งขึ้น

โปรดทราบว่าการค้นหาเครื่องมือการจัดการพนักงานที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณก็เหมือนกับการค้นหาเครื่องแต่งกายที่เหมาะสม ซึ่งต้องตรงกับความต้องการของคุณ! ใช่ คุณสมบัติมีความสำคัญ แต่อย่าลืมพิจารณาว่าระบบจะเติบโตไปพร้อมกับคุณหรือไม่

บริษัทที่อยู่เบื้องหลังเครื่องมือนี้จะช่วยคุณตั้งค่าระบบหรือไม่? มันสามารถย้ายข้อมูลที่มีอยู่ของคุณได้ง่ายแค่ไหน? ตอบคำถามเหล่านี้ด้วย

ชั่งน้ำหนักแง่มุมทั้งหมดเหล่านี้ควบคู่ไปกับความต้องการเฉพาะของคุณและแผนการเติบโตในอนาคต นั่นคือวิธีที่คุณสามารถเลือก EMS ที่ให้ผลตอบแทนจากการลงทุนที่เป็นบวก

อ้างอิง :

1. “รายงานตลาดระบบการจัดการทรัพยากรบุคคลสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก”, ที่มา: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. “จำนวนบัญชีผู้ใช้ที่ถูกเปิดเผยทั่วโลกตั้งแต่ไตรมาสที่ 1 ปี 2020 ถึงไตรมาสที่ 4 ปี 2023 (เป็นล้าน)” ที่มา: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. “5 วิธีในการเพิ่มมูลค่าทางธุรกิจผ่านการวิเคราะห์” ที่มา: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9