คู่มือการเริ่มต้นใช้งานระยะไกล

การระบาดของไวรัสโควิด-19 และช่วงกักกันโรคในเวลาต่อมา ทำให้บริษัทต่างๆ ที่ทำงานในสำนักงานต้องปรับใช้รูปแบบการทำงานที่ห่างไกล อย่างไรก็ตาม สตาร์ทอัพไม่ได้รู้สึกลำบากใจนัก เนื่องจากพวกเขาส่วนใหญ่เลือกใช้วัฒนธรรมที่ห่างไกลออกไป

การทำงานทางไกลนั้นกว้างกว่าความรู้สึกปกติมาก โดยปล่อยให้สำนักงานทำงานจากความสะดวกสบายใน บ้าน ของคุณ

งานทางไกลยังหมายรวมถึงการย้ายกระบวนการและการดำเนินการทางกายภาพทั้งหมดของคุณไปสู่การทำงานแบบดิจิทัลหรือทางไกล น่าเสียดาย การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่จะทำลายเวิร์กโฟลว์บางส่วนเท่านั้น แต่ยังเปิดโอกาสทางธุรกิจของคุณให้รั่วไหล ขาดการมองเห็นและการสื่อสาร และปัญหาอื่นๆ อีกมาก ดังนั้นเจ้าของสตาร์ทอัพจึงต้องพิจารณาสร้างแผนกันกระสุนเพื่อเข้าถึงงานทางไกลโดยรวม

แต่จะเริ่มต้นที่ไหน? เราได้จัดทำบทความนี้ขึ้นเพื่อช่วยคุณค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการเข้าถึงและทำให้การทำงานระยะไกลประสบความสำเร็จสำหรับการเริ่มต้นของคุณ เริ่มกันเลย!

การเริ่มต้นของคุณจะใช้แนวทางที่ดีกว่าในการทำงานระยะไกลได้อย่างไร

1. ส่งเสริมให้ผู้จัดการและทีมดำเนินการแบบตัวต่อตัวและสแตนด์อัพทุกวัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมอัปเดตความคืบหน้าของงาน กำหนดเวลา และสิ่งกีดขวางที่อาจเผชิญอยู่เป็นประจำ

การสื่อสารมากเกินไปเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานทางไกลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบและวัตถุประสงค์ของตน เป็นการดีกว่าเสมอที่จะเตือนพนักงานมากกว่าหนึ่งครั้งถึงสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้ว แทนที่จะพัฒนาความเข้าใจผิดที่นำไปสู่การเสียเวลา

คำเตือน เมื่อคุณพยายามบังคับใช้สิ่งนี้ ให้แจ้งให้ผู้จัดการทราบว่าพวกเขาต้องไม่ไปรบกวนพนักงานสำหรับการยืนหยัดประจำวันเหล่านี้ ให้พวกเขายึดมั่นในการประชุมประจำวันหรือเซสชั่นการซิงค์เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานอยู่ในเส้นทางและมุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมาย

2. ใช้ประโยชน์จากประโยชน์ของการประชุมทางวิดีโอ

ปฏิเสธไม่ได้ว่าทุกธุรกิจต้อง ใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ เพื่อทำงานวันนี้

ส่งเสริมให้พนักงานเปิดกล้องตลอดเวลาระหว่างการประชุมตามกฎทั่วไป การเปิดวิดีโอจะช่วยให้คุณเข้าใจปัจจัยการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูดทั้งหมด เช่น การเคลื่อนไหวของใบหน้า อารมณ์ และท่าทางอื่นๆ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าพวกเขาอยู่ในแผนของคุณหรือไม่ หากพวกเขามีข้อสงสัยหรือดูเหมือนกระวนกระวายใจหรือไม่ นอกจากนี้ สิ่งนี้จะทำให้ทีมของคุณใกล้ชิดกันมากขึ้น ทำให้พวกเขามีรูปลักษณ์และความรู้สึกของการทำงานจากสำนักงาน

แนะนำเครื่องมือสำหรับการประชุมทางวิดีโอ:

• Google Meet
• ซูม
• โดย
• ClickMeeting

3. ทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไร

การทำงานทางไกลจะมีผลก็ต่อเมื่อทุกคนในทีมตระหนักถึงความรับผิดชอบเฉพาะของตน

เพื่ออำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการของคุณกำหนดเป้าหมายและเหตุการณ์สำคัญกับทีมของพวกเขา หากเป้าหมายดูเหมือนใหญ่เกินไปที่จะเข้าใกล้ ให้แยกย่อยออกเป็นเป้าหมายที่เล็กกว่าและเข้าถึงได้ง่ายกว่า - ก้าวสำคัญที่กลายเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับแผนใหญ่

เครื่องมือการจัดการโครงการมีไว้เพื่อช่วยคุณตั้งค่าเหตุการณ์สำคัญเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ

แนะนำเครื่องมือการจัดการโครงการ:

• Trello
• อาสนะ

4. จดบันทึกงานที่ทำไว้อย่างถี่ถ้วน

แม้ว่าการส่งข้อความหรืออีเมลจะเป็นวิธีหนึ่งในการแจ้งให้สมาชิกในทีมทราบเกี่ยวกับพัฒนาการล่าสุดในการทำงาน การเขียนสิ่งต่างๆ ลงในเอกสารที่แชร์จะช่วยให้ทุกคนในองค์กรทราบความคืบหน้าได้ นอกจากนี้ยังช่วยสร้างวัฒนธรรมการรวมตัวภายในบริษัทของคุณ

เครื่องมือที่แนะนำสำหรับเอกสาร:

• Google Docs
• ความคิด

5. ปกป้องการเงินของคุณด้วยการจัดการค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ

“ระวังค่าใช้จ่ายเล็กน้อย การรั่วไหลเล็กน้อยสามารถจมเรือใหญ่ได้” - เบนจามินแฟรงคลิน

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ทีมการเงินที่มีประสิทธิภาพจะเป็นหัวใจของการเริ่มต้นที่ประสบความสำเร็จทุกครั้ง อย่างไรก็ตาม การทำงานทางไกลทำให้การเงินของสตาร์ทอัพตกอยู่ในภาวะเสี่ยงโดยการเพิ่มระยะห่างทางกายภาพระหว่างพนักงาน ซึ่งนำไปสู่กระบวนการที่เสียหาย สิ่งนี้ทำให้ทีมการเงินทำงานไม่รู้จบเพื่อให้ได้ภาพรวมของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

การทำงานระยะไกลแบ่งการจัดการค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง และทำให้องค์กรของคุณเสี่ยงต่อการรั่วไหลทางการเงินจำนวนมากผ่านบันทึกที่เสียหาย การฉ้อโกงค่าใช้จ่าย และอื่นๆ ด้วยเหตุนี้ บริษัทต่างๆ ทั่วโลกจึงเริ่มใช้ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายอย่างช้าๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการเงินมีความมั่นคง

ซอฟต์แวร์ชดใช้ค่าใช้จ่ายจะช่วยอุดรอยรั่วทางการเงินทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย และเพิ่มเวลาให้กับงานที่ต้องคำนึงถึงเวลามากขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงค่าใช้จ่ายที่เป็นไปตามข้อกำหนดเท่านั้นที่ส่งโดยการตรวจสอบก่อนส่งโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการฉ้อโกงที่อ่าว นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์รายงานค่าใช้จ่ายยังมาพร้อมกับเทคโนโลยี OCR ที่จะดึงข้อมูลจากใบเสร็จโดยอัตโนมัติและเติมคอลัมน์ที่จำเป็นทั้งหมดของรายงานค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีการพึ่งพาแรงงานคนและป้องกันข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลในขณะที่รักษาการเงินของบริษัทของคุณให้ปลอดภัย

6. จ้างคนที่เหมาะสม

ขณะจ้างงาน ให้มองหาสัญญาณที่จะแจ้งให้คุณทราบว่าผู้สมัครจะเข้ากับวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลขององค์กรของคุณหรือไม่ ถามคำถามเช่น “คุณเคยทำงานทางไกลมาก่อนหรือไม่” หรือ “คุณเคยทำงานอิสระมาก่อนหรือเปล่า” ผู้ที่มีประสบการณ์ดังกล่าวมักจะมีวินัยที่ดีขึ้นและมีแรงจูงใจที่จะ "ทำสิ่งต่างๆ" ตามธรรมชาติ

ในเวลาเดียวกัน ให้ใช้เวลาทำความเข้าใจว่าคุณสามารถจัดเตรียมพนักงานที่มีอยู่แล้วของคุณให้เหมาะกับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้อย่างไร จัดหาทรัพยากรและเครื่องมือที่เหมาะสมให้กับพวกเขา เพื่อช่วยพวกเขาเชื่อมช่องว่างและใช้ประโยชน์สูงสุดจากการทำงานจากระยะไกล อย่างชาญฉลาด และอื่นๆ

7. ไว้วางใจพนักงานของคุณ

มักพูดง่ายกว่าทำ ผู้จัดการมักสงสัยว่าสมาชิกในทีมของตนทำงานจริงหรือไม่ กฎง่ายๆข้อหนึ่งที่นี่คือ หากคุณต้องการให้งานทางไกลประสบความสำเร็จ ความไว้วางใจจะต้องเป็นถนนสองทาง เริ่มก่อน!

การจัดการขนาดเล็กและการควบคุมที่มากเกินไปไม่สามารถทำได้ในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล เมื่อให้อิสระกับผู้คนตามที่ต้องการ คุณจะสังเกตเห็นว่าพวกเขาเริ่มเป็นเจ้าของโครงการมากขึ้น กำหนดแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับประเภทการปฏิบัติงานที่คาดหวังและกลไกการรายงาน

PS – สิ่งที่จะถูกมองว่าเป็นเผด็จการแนวเขตคือการขอให้ทีมของคุณบันทึกหน้าจอขณะทำงานหรือถ่ายภาพหน้าจอเพื่อรายงานเป็นประจำ สิ่งนี้ทำลายขวัญกำลังใจของพวกเขาในระยะยาว

8. มีบทสนทนาเกี่ยวกับเครื่องทำน้ำเย็นเสมือนจริง

สร้างช่องทางที่แยกจากกันซึ่งพนักงานของคุณสามารถพบปะสังสรรค์และหยุดพักจากการทำงานที่จำเป็นมาก พนักงานสามารถใช้พื้นที่เหล่านี้เพื่อแบ่งปันความสนใจส่วนตัวและช่วงเวลาตลกๆ เพื่อหัวเราะกับสมาชิกในทีม อย่ามีช่องเหล่านี้มากเกินไป เพราะอาจทำให้พื้นที่ทำงานของคุณรกและกลายเป็นสิ่งรบกวนสมาธิ

นอกจากนี้ คุณสามารถปิดเสียงช่องเหล่านี้และอุทิศเวลาในแต่ละวันเพื่อตรวจสอบช่องเหล่านี้เมื่อคุณต้องการสิ่งรบกวนสมาธิ วิธีนี้จะไม่รบกวนพนักงานของคุณในขณะที่พยายามจดจ่อกับงาน

ความคิดที่พรากจากกัน

เครื่องมือและกลยุทธ์ที่กล่าวถึงในที่นี้จะช่วยให้คุณสลับไปใช้โหมดการทำงานระยะไกลแบบ 100% ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยทำให้กระบวนการง่ายขึ้น เมื่อเรากลับมายังพื้นที่สำนักงานที่อยู่ไกลออกไป ก็เป็นเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าการเริ่มต้นของคุณพร้อมสำหรับการเดินทางระยะไกล