ข้อได้เปรียบที่ได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลของระบบโทรศัพท์ VoIP

คุณเคยได้ยินข่าวลือเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์เสมือนมาก่อนแล้ว แต่ก่อนที่คุณจะเลิกใช้โทรศัพท์สำนักงานแบบเดิมๆ ของคุณ คุณต้องการดูข้อมูลที่อยู่เบื้องหลังว่าเหตุใดการเปลี่ยนไปใช้ VoIP จึงเป็นแนวคิดที่ถูกต้อง

VoIP (Voice Over Internet Protocol) อาจเป็นที่รู้จักมากที่สุดในการลดต้นทุนการสื่อสารทางธุรกิจได้อย่างมาก แต่ก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เพิ่มความยืดหยุ่นให้กับทีมที่อยู่ห่างไกล ให้คุณภาพการโทรที่สูงขึ้น และอื่นๆ อีกมากมาย

ด้านล่างนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นตัวเลขที่เป็นกรณีที่น่าสนใจสำหรับประโยชน์ของ VoIP และกรอกข้อมูลคุณเกี่ยวกับคุณสมบัติที่ลดการสื่อสารที่ผิดพลาดและปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของลูกค้า

ลดต้นทุนการดำเนินงาน

การเปลี่ยนไปใช้ระบบโทรศัพท์แบบ VoIP จากโทรศัพท์พื้นฐานแบบธุรกิจช่วยให้บริษัทต่างๆ ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสารรายเดือนได้เฉลี่ย 49-69% (แหล่งที่มา)

เนื่องจากตารางด้านบนแสดงให้เห็นว่า VoIP ช่วยลดต้นทุนในการสื่อสาร การบำรุงรักษา และฮาร์ดแวร์ได้อย่างไร จึงไม่ยากที่จะเชื่อจากการศึกษาเมื่อเร็วๆ นี้จาก Microsoft ที่พิสูจน์ว่า 82% ของบริษัทต่างๆ ประสบปัญหาการประหยัดต้นทุนอย่างมากเมื่อเปลี่ยนไปใช้ตัวเลือกต้นทุนต่ำของ VoIP .

การสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตเมื่อเทียบกับระบบโทรศัพท์แบบเดิม PSTN สามารถช่วยคุณประหยัด:

• มากถึง 40% ของค่าโทรศัพท์ในพื้นที่รายเดือนและค่าโทรทางไกลที่ลดลง
• มากถึง 90% ของค่าโทรระหว่างประเทศต่อเดือน
• มากถึง 90% ของค่าใช้จ่ายในการสื่อสารเริ่มต้นสำหรับธุรกิจใหม่
• มากถึง 30% ของค่าใช้จ่ายในการประชุมทางไกล (เมื่อใช้ทั้งความสามารถด้านเสียงและวิดีโอ)

แม้ว่าคุณอาจต้องการซื้ออุปกรณ์ VoIP พื้นฐาน เช่น โทรศัพท์ IP และชุดหูฟัง แต่สิ่งเดียวที่คุณจำเป็นต้องใช้งานระบบโทรศัพท์เสมือนให้ประสบความสำเร็จก็คือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 50-75 ดอลลาร์ต่อเดือน

นอกจากนี้ แม้ว่าคุณจะเลือกซื้อโทรศัพท์และอุปกรณ์ VoIP ที่ใช้งานร่วมกันได้ ธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่เกิน 30 คนจะยังสามารถประหยัดเงินได้ถึง $1200/เดือน โดยเปลี่ยนไปใช้ VoIP และถ้าคุณใช้ความสามารถของซอฟต์โฟน VoIP กับอุปกรณ์ปัจจุบันของคุณ? คุณสามารถดูการออมได้ถึง $1727/เดือน

(ที่มา: Virtual PBX Whitepaper, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbor Networks)

คุณสมบัติและแผนที่หลากหลาย

คุณสมบัติ VoIP ขั้นสูงสามารถประหยัดเวลาการโทรของผู้ใช้โดยเฉลี่ยได้ 29 นาทีทุกวัน (แหล่งที่มา)

(ที่มาของภาพ)

โทรศัพท์แอนะล็อกและสายโทรศัพท์แบบเดิมมีคุณสมบัติพื้นฐาน เช่น ข้อความเสียง หมายเลขผู้โทร และตัวเลือกการโอนสายแบบจำกัด

แต่ฟีเจอร์ VoIP นั้นล้ำหน้ากว่ามาก ทำให้ผู้ใช้สามารถยกระดับการสื่อสารทางธุรกิจไปอีกระดับ

คุณสมบัติที่จะมองหา ได้แก่ :

• บันทึกการโทร
• ระบบกระจายสายอัตโนมัติและ IVR
• ผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ
• การกำหนดเส้นทางการโทร การโอนสาย การจอดรถ และการรอสาย
• ค้นหาฉัน/ติดตามฉัน
• การรวมระบบ CRM บุคคลที่สาม
• การประชุมทางวิดีโอ
• โทรเข้าคิว
• ข้อความเสียงเป็นข้อความ
• กลุ่มแหวน
• การตรวจสอบการโทร, การต่อรองการโทร, การกระซิบการโทร
• การวิเคราะห์การโทรและข้อมูลขั้นสูง

คุณสมบัติเหล่านี้สามารถ:

• เพิ่มอัตราการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก ซึ่งสามารถลดการเลิกราของลูกค้าได้ 80% และเพิ่มการยอมรับข้ามการขายได้ถึง 20%
• ลดความจำเป็นที่ผู้โทรต้องพูดคุยกับตัวแทนสดโดยอาศัย IVR แบบบริการตนเอง (ซึ่งมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการโทรตัวแทนสด 100 เท่า) แทน
• ลดเวลาพักสายของลูกค้า ซึ่งลดอัตราการละทิ้งการโทร ประหยัดได้ถึง 40% ในการสูญเสียรายได้
• ลดโอกาสในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจที่ผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้บริษัทเสียค่าใช้จ่ายระหว่าง $4000-$6000/พนักงานต่อปี
• เพิ่มอัตราการรักษาสายได้มากถึง 98% ต้องขอบคุณการถือเพลงและข้อความ

ตามที่เราจะพูดถึงในโพสต์นี้ ฟังก์ชัน VoIP ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและมอบความยืดหยุ่นในระดับที่สูงขึ้นสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคุณสมบัติการประชุมทางวิดีโอซึ่ง

บริการ VoIP ยังเสนอแผนที่แตกต่างกันหลายแบบต่อผลิตภัณฑ์ ไม่เพียงแต่ทำให้คุณสามารถเพลิดเพลินกับความสามารถในการปรับขนาดด้วยบริการโทรศัพท์ของคุณในอนาคตได้ง่ายขึ้นมาก แต่ยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการจ่ายสำหรับคุณสมบัติขั้นสูงที่คุณอาจไม่ต้องการ

นอกจากฟีเจอร์ที่รวมอยู่ในแพ็กเกจแล้ว ผู้ให้บริการจำนวนมากยังมีฟีเจอร์เสริม เช่น การถอดเสียงบันทึกการโทร พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพิ่มเติม และข้อความเสียงไปยังอีเมล เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณสามารถเพิ่มช่องทางการสื่อสารเพิ่มเติมและคุณลักษณะใหม่เพื่อให้ทันกับความต้องการที่เพิ่มขึ้นของคุณ

(ที่มา: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

ปรับปรุงคุณภาพการโทร

บริษัทคุณภาพการโทรแย่มีค่าใช้จ่ายประมาณ 550 เหรียญสหรัฐฯ/พนักงานต่อปี (แหล่งที่มา)

(ที่มาของภาพ)

ปัญหาต่างๆ เช่น เสียงพื้นหลังของโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ สายหลุด การแจ้งเตือนข้อความเสียงที่ไม่ได้รับ และไฟฟ้าสถิตไม่เพียงแต่สร้างความรำคาญ แต่ยังทำให้บริษัทต้องเสียรายได้ในแง่ของการโทรที่ถูกละทิ้งและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง

อันที่จริง พนักงานโดยเฉลี่ยสูญเสียเวลาประมาณครึ่งชั่วโมงทุกสัปดาห์เนื่องจากปัญหาเกี่ยวกับคุณภาพเสียงในการโทร

นอกจากนี้ คุณภาพเสียงที่ไม่ดียังเป็นฝันร้ายเมื่อต้องการประชุมทางเสียงหรือวิดีโอคอลแบบกลุ่มที่ประสบความสำเร็จ กว่า 80% ของทีมกล่าวว่าเสียงคุณภาพสูงเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการที่การประชุมกลุ่มจะประสบความสำเร็จหรือไม่

ผู้ให้บริการ VoIP สามารถเสนอการโทรแบบ HD คุณภาพสูงโดยใช้คุณสมบัติต่างๆ เช่น การลดเสียงรบกวนพื้นหลัง ตัวแปลงสัญญาณเสียงแบบไวด์แบนด์ และการอัปเกรดคุณภาพการโทรอัตโนมัติโดยการปรับการใช้แบนด์วิดท์ให้เหมาะสม

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการกับปัญหาคุณภาพการโทรทั่วไป เช่น เวลาแฝงและการสูญเสียแพ็กเก็ตข้อมูล โปรดดูโพสต์เกี่ยวกับปัญหาและวิธีแก้ไข VoIP

(ที่มา: EPOS, UCToday)

เพิ่มผลผลิตของทีม

โทรศัพท์ VoIP สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้ถึง 20% (แหล่งที่มา)

(ที่มาของภาพ)

เทคโนโลยี VoIP ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมด้วยการประหยัดเวลาที่สูญเสียไปก่อนหน้านี้สำหรับคุณภาพเสียงที่ไม่ดีและคุณสมบัติขั้นสูง

คุณลักษณะเช่นโปรแกรมโทรอัตโนมัติทำให้การเจาะรายการการโทรมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากพวกเขากดหมายเลขสำหรับตัวแทน ข้ามหมายเลขที่ไม่ว่างหรือถูกตัดการเชื่อมต่อ และขัดรายการการโทรโดยอัตโนมัติ พวกเขายังโอนตัวแทนไปยังการโทรเมื่อผู้โทรอยู่ในโทรศัพท์และพร้อมที่จะพูดคุยเท่านั้น

ตัวแทนที่หมุนหมายเลขด้วยตนเองจะมีเวลาสนทนาประมาณ 10-15 นาทีต่อชั่วโมง ในขณะที่ข้อเสนอ VoIP ที่ช่วยประหยัดเวลาสามารถเพิ่มเวลาสนทนาได้ 200-300%

นอกจากนี้ ความสามารถ IVR (Interactive Voice Response) ยังช่วยให้บริการลูกค้าด้วยตนเองในระดับสูงโดยไม่จำเป็นต้องพูดคุยกับตัวแทนสด การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่ทำให้เจ้าหน้าที่ของคุณว่างเพื่อจัดการกับปัญหาที่มีความละเอียดอ่อนด้านเวลามากขึ้น แต่ยังหมายความว่าบริษัทของคุณพร้อมให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด

อีกทั้งไม่มีพนักงานคนใดอยากตอบคำถามเดิมๆ ซ้ำๆ ทุกวัน ด้วยการให้ระบบ IVR จัดการกับส่วนต่าง ๆ ของงาน สมาชิกในทีมของคุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาชอบ — และพนักงานที่มีความสุขมากขึ้นจะมีประสิทธิผลมากกว่าคนที่ไม่มีความสุขอย่างน้อย 13%

สุดท้าย ดังที่เราเห็นด้านล่าง VoIP เพิ่มความสามารถให้สมาชิกในทีมทำงานจากระยะไกล ซึ่งจำเป็นต่อประสิทธิภาพการทำงาน กว่า 75% ของผู้ปฏิบัติงานระยะไกลรายงานว่ามีประสิทธิผลในระดับที่สูงกว่าในพื้นที่สำนักงานแบบเดิม ในขณะที่เกือบ 1/4 ของคนทำงานระยะไกลกล่าวว่าพวกเขาทำงานได้นานขึ้นด้วยความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นและขาดการเดินทาง

(ที่มา: Call Center Helper, Harbor Networks, บุคลากรวันนี้, CoSo Cloud)

ระยะไกล-การทำงานที่เป็นมิตร

พนักงานเกือบ 60% กล่าวว่า VoIP ได้เพิ่มความสามารถในการทำงานจากระยะไกลโดยไม่สูญเสียคุณภาพ (แหล่งที่มา)

(ที่มาของภาพ)

พูดได้เลยว่าการทำงานระยะไกลเป็นเรื่องปกติใหม่

รายงานของ Nextiva ล่าสุดแสดงให้เห็นว่า แม้กระทั่งก่อนเกิดโควิด-19 บริษัท 1 ใน 3 แห่งมีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลเป็นอย่างน้อย ในขณะที่ผลสำรวจของ Gartner ระบุว่า 74% ของธุรกิจจะมีการทำงานระยะไกลแบบถาวรบางรูปแบบภายในสิ้นปี 2564

แอปพลิเคชันมือถือ VoIP หมายความว่าสมาชิกในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ อันที่จริง ผลสำรวจความคิดเห็นล่าสุดของ Gallup พบว่าแอปเหล่านี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้ถึง 20%

ไม่น่าแปลกใจที่กว่า 75% ของเจ้าของธุรกิจกล่าวว่าการเคลื่อนย้าย VoIP ที่เพิ่มขึ้นทำให้สมาชิกในทีมเป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดในการเปลี่ยน

การโอนสายและการเข้าถึงข้อความเสียงจากระยะไกลเป็นคุณลักษณะที่ใหญ่ที่สุดสองประการที่ช่วยผู้ปฏิบัติงานระยะไกล พนักงานเกือบ 30% กล่าวว่าความต้องการทำงานทางไกลที่ใหญ่ที่สุดคือต้องสามารถโอนสายไปยังอุปกรณ์ส่วนตัวได้ ในขณะที่ 25% ส่วนใหญ่ต้องการระบบข้อความเสียงที่ยืดหยุ่น

คุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การซิงค์หลายอุปกรณ์ การส่งข้อความแชทในทีม การกำหนดเส้นทางการโทรขั้นสูง การแจ้งเตือนสายที่ไม่ได้รับและข้อความเสียง ซอฟต์โฟน และการรวม CRM ยังช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานได้ทุกที่ด้วยระบบโทรศัพท์ VoIP ที่พกพาสะดวก

(ที่มา: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

ค้นพบข้อดีของ VoIP ด้วยตัวคุณเอง

ตอนนี้คุณสามารถดูว่า VoIP ทำอะไรให้กับบริษัทอื่นๆ บ้าง ถึงเวลาที่ธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์แบบเดียวกัน

แน่นอน ความสำเร็จที่แท้จริงของระบบโทรศัพท์เสมือนของคุณนั้นขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการที่คุณเลือก

คุณจะต้องพิจารณาคุณลักษณะต่างๆ ที่แต่ละแผนมีให้ หากบริการนี้เข้ากันได้กับซอฟต์แวร์ธุรกิจของบริษัทอื่นหรือฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่ และค่าใช้จ่ายโดยรวมของระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจใหม่

ตารางเชิงโต้ตอบของเราจะเปรียบเทียบคุณลักษณะ ราคา แผนบริการที่มี และบทวิจารณ์ของผู้ใช้ของผู้ให้บริการ VoIP ระดับธุรกิจชั้นนำ เช่น Nextiva, Vonage, RingCentral และ GoToConnect

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบริการโทรศัพท์ VoIP

ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมรายการคำถามที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับบริการโทรศัพท์ VoIP