สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการออนบอร์ดจากระยะไกล

การเริ่มต้นใช้งานทางไกลไม่ใช่คำศัพท์ใหม่ และไม่ใช่แนวคิดที่แปลกใหม่แต่อย่างใด แต่มันกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นที่จะได้ยินในยุคใหม่ของการทำงานทางไกล แนวคิดเรื่องการทำงานทางไกลเคยเป็นความฝันของคนออฟฟิศและผู้จัดการหลายคน อะไรจะดีไปกว่าการนั่งใน PJ ที่บ้านในขณะที่คุณทำงานให้เสร็จ ไม่ต้องเดินทาง ไม่ต้องวิ่งหากาแฟ ไม่ต้องใส่ชุดทำงานที่อึดอัดอีกต่อไป ยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้คนจะต้องเข้าใจว่าการทำงานทางไกลเป็นอย่างไร

แนวคิดในการเริ่มต้นใช้งานทางไกลไม่เหมือนกับการทำงานจากระยะไกลทุกประการ การทำงานจากระยะไกลเกี่ยวข้องกับมูลค่าแรงงานที่แท้จริงของปัจเจก ในขณะที่การปฐมนิเทศทางไกลเป็นแรงงานที่นำไปใช้ในการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้จากระยะไกล นี่เป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้สถานที่ทำงานเปลี่ยนไป ไม่จำเป็นต้องมีคนอยู่ในห้องเดียวกันอีกต่อไป เมื่อเทคโนโลยีพัฒนาขึ้น ความต้องการสถานที่ทำงานก็สอดคล้องกับความสามารถในการปรับตัวและความสามารถในการปรับขนาดด้วยเช่นกัน นี่คือทั้งหมดที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการออนบอร์ดจากระยะไกล

การเริ่มต้นใช้งานระยะไกลคืออะไร

คุณมีข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับแนวคิดของการออนบอร์ดจากระยะไกล แต่ต่อไปนี้คือคำอธิบายเชิงลึกเพิ่มเติมบางส่วนซึ่งจะช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้า:

วัตถุประสงค์คืออะไร?

พูดตรงไปตรงมา: ช่วยให้ทีมหรือพนักงานเปลี่ยนบทบาทใหม่ในการทำงานจากระยะไกล ไม่ว่าจะเป็นงานเดิมหรืองานใหม่ ความจำเป็นในการช่วยเหลือผู้คนให้ปรับให้เข้ากับสถานการณ์การทำงานทางไกลของพวกเขาเป็นเหตุผลใหญ่ว่าทำไมการเริ่มต้นใช้งานทางไกลจึงมีความสำคัญ นี่คือประเด็นหลักที่ทำให้ผู้คนก้าวทัน การมีใครสักคนอยู่ในสำนักงานนั้นมีประโยชน์มากที่สุดเพราะคุณสามารถพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน ถามคำถามและแสดงให้พวกเขาเห็นว่าสิ่งต่างๆ ทำงานอย่างไร ด้วยอุปสรรคของเทคโนโลยี ไม่ว่าจะถูกย่อให้สั้นเพียงใดโดยไม่มีเทคโนโลยี เช่น วิดีโอแชทและสายการสื่อสารตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ก็ยังยากพอที่จะแสดงให้ใครเห็นได้ทันที โดยพื้นฐานแล้ว การเริ่มต้นใช้งานทางไกลเป็นเรื่องเกี่ยวกับการช่วยเหลือพนักงานให้ทัน

ใครใช้มัน?

งานระยะไกลทุกคนสามารถทำได้ แต่งานระยะไกลอาจไม่เหมือนกันทั้งหมด ในกรณีนี้ แทนที่จะทำโครงการบางอย่าง หน้าที่ดังกล่าวคือรับพนักงานใหม่หรือพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ใหม่เข้ามามีบทบาท และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาเปลี่ยนไปได้ดี นี่คืองานที่ทำโดยการว่าจ้างผู้จัดการ ผู้จัดการทีม และที่สำคัญที่สุดคือ บุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทรัพยากรบุคคลได้รับมอบหมายให้ดำเนินการกับทุกคนที่มาใหม่ในที่ทำงาน แต่ยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถประเมินและจัดการพนักงานที่มีอยู่ทั้งหมดได้อย่างถูกต้องเช่นกัน ไอทีค่อนข้างยาก แต่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและบุคลากรค่อนข้างเชี่ยวชาญ แม้จะใช้เทคโนโลยีเป็นตัวกลางในบทบาทของตนก็ตาม

การออนบอร์ดจากระยะไกลส่งผลต่อเวิร์กโฟลว์อย่างไร

ภาพ: StackSocial

วัตถุประสงค์ในการรักษาขั้นตอนการทำงานให้อยู่ในระดับปกติเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการแนะนำพนักงานใหม่จะไม่ขัดจังหวะการทำงานปกติของแรงงาน ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการที่การออนบอร์ดจากระยะไกลส่งผลต่อเวิร์กโฟลว์:

บูรณาการไทม์ไลน์

ถึงตอนนี้ คุณอาจเข้าใจแล้วว่าการรวมพนักงานผ่านการปฐมนิเทศทางไกลนั้นมีค่าเพียงใด นี่คือประเด็นทั้งหมด แต่ประสิทธิภาพจะขึ้นอยู่กับความสามารถในการรวมเข้าด้วยกันได้ดีเพียงใด ไทม์ไลน์การผสานรวมช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการการจ้างงานจัดทำแผนเกมที่ช่วยให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนพนักงานได้อย่างราบรื่นด้วยกรอบเวลาที่กำหนดไว้ ตามความจำเป็น แหล่งข้อมูลที่ https://workbright.com/remote-onboarding-checklist/ แสดงให้เห็นว่าควรเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการปฐมนิเทศอย่างไร พนักงานจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำความคุ้นเคย (มักเรียกว่าการเตรียมความพร้อมล่วงหน้า) ขั้นตอนการปฐมนิเทศในการแนะนำวัสดุ การเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับงานแรก และการเน้นย้ำถึงสถานการณ์ที่กำลังดำเนินอยู่ต่อไป ซึ่งจะ กล่าวถึงในภายหลังเมื่อคุณอ่าน

ความรับผิดชอบของพนักงาน

ความรับผิดชอบของพนักงานใหม่นี้สอดคล้องกับความสำคัญของการทำให้คุ้นเคยกับสถานที่ทำงานใหม่ นี่อาจเป็นเรื่องยากเพราะการมอบหมายโครงการผ่านเทคโนโลยีดิจิทัลอาจยากกว่าการไปหาพวกเขาและมอบหมายงานให้พวกเขา นี่คือเหตุผลที่การออนบอร์ดจากระยะไกลมีความสำคัญ เนื่องจากเป็นเกตเวย์ระหว่างผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จและผู้ที่ทำงานทางไกลที่ประสบความสำเร็จน้อยกว่า

การรับความรับผิดชอบเหล่านี้เป็นเรื่องของการทำให้มั่นใจว่าระบบของคุณสามารถจัดการได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมอบงานเหล่านี้ให้กับทุกคน ไม่ใช่แค่เฉพาะพนักงานใหม่เท่านั้น เมื่อพูดถึงความรับผิดชอบในการเริ่มต้นใช้งาน ผู้จัดการการว่าจ้างและ HR ทำให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้นมากโดยให้งานเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละครั้ง โดยปกติแล้วจะมีแผนระยะสั้น สิ่งนี้ทำให้พนักงานเข้าใจบทบาทของตนได้ง่ายขึ้น และทำให้พวกเขาเข้าใจดีถึงวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์ของงานใหม่ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาปรับตัวได้

ฟังก์ชันที่สำคัญสำหรับการออนบอร์ดระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ

จัดหาเครื่องมือที่เหมาะสม

เมื่อกล่าวถึงเวิร์กโฟลว์ พนักงานต้องการวิธีที่ดีในการทำความคุ้นเคยกับหน้าที่ในที่ทำงาน ซึ่งทำได้โดยการจัดหาเครื่องมือที่เหมาะสมให้กับพนักงานที่ปฏิบัติงาน มีซอฟต์แวร์การสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงาน Slack เป็นเครื่องมือทั่วไป เช่นเดียวกับการสื่อสารผ่านวิดีโอ Zoom เป็นซอฟต์แวร์ที่โดดเด่นที่สุดในปีนี้ เครื่องมือเหล่านี้จำเป็นสำหรับผู้ปฏิบัติงานในการทำความเข้าใจว่าบริษัทใช้เทคโนโลยีประเภทใดเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง ชุดผลิตภัณฑ์ของ Google และ Adobe เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้พนักงานเหล่านี้บรรลุเป้าหมายในแต่ละวัน การทำความเข้าใจเครื่องมือที่พวกเขาต้องการมีความสำคัญต่อความสำเร็จในการก้าวไปข้างหน้าในฐานะพนักงานใหม่

ความพยายามในการจัดการอย่างต่อเนื่อง

ย้อนกลับไปที่แนวคิดของการมุ่งเน้นที่ความก้าวหน้าของพนักงานอย่างต่อเนื่อง ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการจ้างงานจำเป็นต้องรักษาสายงานการสื่อสารและสายสัมพันธ์โดยตรงกับพนักงานเหล่านี้ ความสามารถในการเข้าใจคำถามและข้อกังวลของพวกเขาอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้รวมพวกเขาเข้ากับสถานที่ทำงานได้อย่างราบรื่น แม้ว่าจะเสร็จสิ้นด้วยวิธีที่ไม่ธรรมดาเช่นงานทางไกล เมื่อพนักงานเหล่านี้สามารถเข้าสู่พื้นที่ทำงานใหม่ของตนได้อย่างสบายใจโดยใช้คำแนะนำในช่วง 2-3 สัปดาห์แรก หรือการปฐมนิเทศและการรวมเข้ากับระบบ พวกเขาจะรู้สึกมีคุณค่ามากขึ้น ผลกระทบทางอารมณ์เป็นผลดีหลักต่อความรู้สึกสบายโดยรวม ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตโดยรวม

การแนะนำทีมและการขัดเกลาทางสังคม

มันง่ายกว่ามากที่จะแนะนำทีมให้กับพนักงานใหม่และในทางกลับกัน ควบคู่ไปกับการเข้าสังคม เมื่อทุกคนสามารถอยู่ในห้องเดียวกันได้ น่าเสียดายที่การทำงานจากระยะไกลไม่สามารถซื้อของฟุ่มเฟือยแบบเดียวกันได้ ในขณะที่เทคโนโลยีการสนทนาทางวิดีโอและไคลเอนต์เพียร์ทูเพียร์ (P2P) จำนวนมากช่วยให้พนักงานสามารถมีส่วนร่วมกับคนอื่นเกี่ยวกับโครงการและการล้อเลียนที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน แต่ก็ยังมีปัญหาในการไม่มีตัวตน

เทคนิคหนึ่งที่การปฐมนิเทศทางไกลใช้เพื่อช่วยบรรเทาข้อกังวลของการปฏิสัมพันธ์ทางสังคมที่จำกัด คือการปฐมนิเทศพนักงานใหม่พร้อมๆ กัน เพื่อให้พวกเขารู้สึกเชื่อมโยงกับพนักงานใหม่คนอื่นๆ การทำเช่นนี้ทำให้พวกเขารู้สึกผูกพันเหมือนที่พนักงานทำครั้งแรกกับเพื่อนร่วมงาน นอกจากนี้ยังให้โอกาสในการว่าจ้างผู้จัดการ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และทีมที่รับผิดชอบการเริ่มต้นใช้งานทางไกลเพื่อลดความซ้ำซ้อนของการฝึกอบรมพนักงานใหม่ทีละคน การจำกัดเวลาและความพยายามในการใช้ทรัพยากรอย่างเห็นได้ชัด

เหตุใดจึงสำคัญสำหรับสถานที่ทำงานสมัยใหม่

ภาพ: Unsplash

สถานที่ทำงานแห่งใหม่กำลังก้าวไปไกลกว่าที่ทำการหน้าร้านจริง และเปิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนทัศน์ใหม่สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ทั้งหมดนี้เป็นเพียงการพูดถึงข้อเท็จจริงที่ว่าสถานที่ทำงานกำลังมีบทบาทใหม่ ทั้งทางร่างกายและทางดิจิทัล ซึ่งเห็นได้ชัดที่นี่:

การปรับตัวสำหรับเทคโนโลยีใหม่

มีการกล่าวถึงเทคโนโลยีในที่ทำงานหลายครั้งแล้วว่ามีความสำคัญต่อการเตรียมความพร้อมทางไกล และเป็นสิ่งสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงนี้ในสถานที่ทำงานสมัยใหม่ การเริ่มต้นใช้งานทางไกลเป็นสิ่งที่ยากกว่ามากที่จะทำสำเร็จเมื่อ 20 ปีที่แล้วผ่านทางโทรศัพท์ เนื่องจากขาดฟังก์ชันอินเทอร์เน็ตและความต้องการวัสดุทางกายภาพ ขณะนี้เทคโนโลยีดิจิทัลช่วยให้สิ่งต่างๆ เช่น การประมวลผลแบบคลาวด์สามารถโฮสต์ข้อมูลข้อมูลได้ ข้อจำกัดต่างๆ ก็ไม่มีที่สิ้นสุด การเริ่มต้นใช้งานทางไกลเป็นเพียงหนึ่งในหลายๆ วิธีที่ธุรกิจสามารถค้นพบความสามารถในการปรับตัวเข้ากับความท้าทายของโลก รวมถึงความต้องการที่เพิ่มขึ้นในการทำงานจากที่บ้านด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย อยู่ที่นี่เพื่ออยู่และไม่มีเหตุผลที่จะคิดอย่างอื่น

ความสามารถในการปรับขนาดของธุรกิจ

การปรับให้เข้ากับเทคโนโลยีใหม่เป็นเพียงขั้นตอนแรก ขั้นต่อไปคือการนำไปใช้เพื่อช่วยให้พนักงานใช้เครื่องมือที่เป็นไปได้มากขึ้น และช่วยให้บริษัทสามารถปรับขนาดได้ตามความต้องการ บริษัทที่ดีสามารถติดตามแนวโน้มและนำไปใช้ได้ บริษัทที่ดีสามารถใช้แนวโน้มเหล่านี้เพื่อเปลี่ยนทิศทางเพียงเล็กน้อยได้ การเริ่มต้นใช้งานทางไกลเป็นตัวอย่างของการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารเพื่อจ้างพนักงานใหม่ด้วยวิธีที่ไม่เหมือนใครซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถรวมเข้ากับธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความสามารถในการขยายขนาดธุรกิจให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง ทำให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขันในระยะยาว และการเริ่มต้นใช้งานทางไกลเป็นส่วนสำคัญของปริศนา หากธุรกิจกำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมครั้งใหญ่ เช่น การนำฐานพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านมาใช้เป็นจำนวนมาก ผู้คนก็จะต้องสามารถดูแลการเปลี่ยนแปลงนี้ได้ คิวทีมออนบอร์ดระยะไกล

การเปลี่ยนข้อมูลประชากรในที่ทำงาน

สถานที่ทำงานไม่ใช่แค่การเปลี่ยนแปลงในแง่ของเทคโนโลยีที่กำลังดำเนินการ ไอทีกำลังเปลี่ยนแปลงในกลุ่มประชากรของพนักงานเช่นกัน นี่ไม่ใช่ข่าว แต่กำลังส่งผลกระทบต่อวิธีการเริ่มต้นใช้งานทางไกลที่ส่งผลต่อสถานที่ทำงานสมัยใหม่ การจ้างพนักงานใหม่หมายถึงการจ้างพนักงานที่อายุน้อยกว่าที่มีความรู้ด้านซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีดิจิทัลที่แข็งแกร่งกว่ามาก พนักงานที่มีอายุมากกว่าจะเรียนรู้ได้ยากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับพนักงานที่อายุน้อยกว่า ในทำนองเดียวกัน ทีมงานกำลังเติบโตไปทั่วโลก ดังนั้นการว่าจ้างพนักงานจากฝรั่งเศสให้กับบริษัทที่ตั้งอยู่ในสหรัฐอเมริกาจึงเป็นไปได้ในเชิงลอจิสติกส์มากกว่าที่เคยเป็นมา อีกวิธีหนึ่งที่การเริ่มต้นใช้งานทางไกลคือการช่วยให้บริษัทต่างๆ พัฒนาทีมที่มีความหลากหลาย

ปัญหาเกี่ยวกับการทำงานระยะไกลและการเริ่มต้นใช้งาน

ไม่ใช่ทุกอย่างที่เป็นแสงแดดและสายรุ้งด้วยการเริ่มต้นจากระยะไกล จะต้องมีอาการสะอึกในกระบวนการเช่นนี้:

ความน่าเชื่อถือของความพยายามในการทำงาน

การไม่สามารถจัดการงานและโครงการของพนักงานภายในเป็นอุปสรรคสำหรับผู้จัดการและทีมจำนวนมาก อาจรู้สึกเหมือนเป็นการขัดใจที่จะให้พวกเขาทำงานได้ดีและดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น ดังนั้นงานทางไกลยังคงมีข้อบกพร่องในด้านนี้ แม้ว่าชั่วโมงที่ยืดหยุ่นได้ดีกว่าและมีแรงจูงใจมากขึ้นสำหรับคนที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จโดยไม่หย่อนยาน แต่ก็ยากกว่าที่จะวัดผลสิ่งที่พวกเขาทำอย่างแม่นยำ และแม้ในกระบวนการรับพนักงานใหม่ พวกเขาอาจไม่ค่อยกระตือรือร้นที่จะทำงานให้เสร็จ งานที่จำเป็น

แนวทางการลงมือ

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการการจ้างงานบางคนไม่ชอบแนวคิดของวิธีการแบบแฮนด์ออฟ การเชื่อมต่ออาจยากขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่รายนี้รู้ทุกอย่างที่พวกเขาต้องการยากขึ้น และทำให้แน่ใจว่าไม่มีการสูญเสียในช่วงเวลาการแปล แนวทางการลงมือปฏิบัติมีประโยชน์เมื่อคุณพิจารณาว่าจะจัดสรรเวลาและทรัพยากรในที่อื่นๆ แต่แน่นอนว่ากลายเป็นข้อกังวลที่ชัดเจนสำหรับการขนส่งพนักงานใหม่เพื่อให้คุ้นเคยกับความรับผิดชอบของตนเป็นอย่างดีโดยไม่ต้องมองข้ามไหล่ไป

พนักงานที่ไว้วางใจ

ในลักษณะที่คล้ายคลึงกันกับความน่าเชื่อถือของความพยายามในการทำงานและจริยธรรม การไว้วางใจพนักงานกลายเป็นงานที่ยากสำหรับ HR และผู้จัดการคนอื่น ๆ เมื่อพวกเขาเชื่อมั่นในพนักงานว่าจะสามารถพึ่งพาตนเองได้อย่างยั่งยืนผ่านเส้นเวลาการบูรณาการ เห็นได้ชัดว่าสิ่งสำคัญคือต้องทำให้พวกเขาทันความเร็ว ทำให้พวกเขาทำงานได้ง่ายขึ้น และส่งเสริมความสัมพันธ์กับพวกเขาเพื่อให้พวกเขารู้สึกเป็นที่ต้อนรับ แต่การไว้วางใจพวกเขาให้มีแรงจูงใจในตนเองนั้นเป็นเรื่องที่น่ากังวลอยู่เสมอ นี่เป็นข้อกังวลในทุกกรณี แต่จะรุนแรงขึ้นโดยหุบเขาดิจิทัลที่สร้างขึ้นโดยการทำงานระยะไกลเท่านั้น

การเริ่มต้นใช้งานทางไกลไม่ใช่ปรากฏการณ์ใหม่ แต่อาจเป็นแนวคิดที่น่าสนใจและแปลกใหม่สำหรับคุณ ตอนนี้คุณทันตามทันกับแนวคิดที่น่าสนใจของวิธีการบูรณาการในที่ทำงานแล้ว คุณจะเห็นได้ว่าเหตุใดการรู้และให้ความรู้กับตัวเองจึงมีประโยชน์ หรือแม้แต่เพื่อนร่วมงานหรือพนักงาน

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• เคล็ดลับการจัดการพนักงานทางไกล
• เครื่องมือที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณสร้างและจัดการทีมแบบกระจาย
• หกเหตุผลที่จะเปลี่ยนทีวีที่มีแท่ง USB เป็นป้ายดิจิตอลที่มีการจัดการจากระยะไกล
• การเอาท์ซอร์สการสนับสนุนด้านไอทีระยะไกล