10 วิธีที่ยอดเยี่ยมในการใช้ Amazon Alexa สำหรับธุรกิจ [คู่มือ]

ผู้ช่วยส่วนตัวเสมือนกำลังเป็นที่นิยมอย่างรวดเร็วภายใน Unified Communications เราได้เห็น Cisco เปิดตัวผู้ช่วย Spark (ปัจจุบันคือ WebEx) และเมื่อเร็วๆ นี้ Vonage ได้เปิดตัว Vee ซึ่งเป็นผู้ช่วยส่วนตัวที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากบริการของคุณ แต่ผู้ช่วยเสมือนไม่ได้เกิดขึ้นแค่ในธุรกิจเท่านั้น แต่มีตลาดผู้บริโภคขนาดใหญ่สำหรับพวกเขาด้วย หากคุณไม่เคยได้ยินเกี่ยวกับอุปกรณ์ Alexa และ Echo ของ Amazon, หน้าแรกของ Google หรือ Apple HomePod มาก่อน คุณจะต้องอยู่ใต้ก้อนหิน

พวกเราหลายคนที่มีอุปกรณ์เหล่านี้อยู่ที่บ้านคงทราบดีอยู่แล้วว่าอุปกรณ์เหล่านี้มีประโยชน์อย่างไรในสำนักงาน กลายเป็นว่า Amazon ตระหนักถึงสิ่งนี้เช่นกัน โดยเปิดตัวแพลตฟอร์ม Alexa for Business ทั้งหมด ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ประโยชน์จาก Alexa ในที่ทำงานของตนได้ อาจเป็นหนึ่งในผู้ช่วยเสมือนที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เราต้องการเจาะลึกว่า Alexa สำหรับธุรกิจคืออะไร และวิธีที่คุณสามารถใช้อุปกรณ์ Amazon Echo ได้ดีที่สุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในสำนักงาน และโซลูชันการประชุมทางเว็บของคุณ

Alexa สำหรับธุรกิจ

Alexa for Business เปิดตัวครั้งแรกในเดือนพฤศจิกายน 2017 นำเสนอวิธีใหม่ในการใช้ประโยชน์จากพลังของอุปกรณ์ Echo ของ Amazon ไม่ว่าคุณจะมี Echo Dot ธรรมดาหรือ Echo Show ที่เปิดใช้งานวิดีโอที่ซับซ้อนกว่า คุณก็สามารถใช้ Alexa ในวันทำงานประจำวันได้เช่นกัน

ลองนึกภาพว่าถ้าคุณสามารถเดินเข้าไปในสำนักงานของคุณได้ แทนที่จะส่งอีเมล์หรือข้อความ Slack คุณเพียงแค่ขอให้ Alexa ทำการสรุปสั้นๆ หรือการบรรยายสรุปสั้นๆ ของวันข้างหน้า Alexa for Business นำฟังก์ชันการทำงานชุดใหม่มาสู่ผู้ช่วยเสมือน ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ค่อนข้างมาก

ที่สำคัญกว่านั้น Alexa for Business ยังมอบเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับองค์กรในการตั้งค่าและจัดการอุปกรณ์ Alexa หลายเครื่อง แม้กระทั่งในวงกว้าง ใช้ทักษะ Alexa ของภาครัฐและเอกชน และแน่นอนว่าผู้ใช้ที่อยู่บนแพลตฟอร์มในแพลตฟอร์ม

พูดง่ายๆ ว่า “Alexa for Business นำ Alexa ที่คุณรู้จักและชื่นชอบมาสู่สถานที่ทำงาน เพื่อช่วยให้พนักงานทุกประเภทมีประสิทธิผลมากขึ้นและจัดระเบียบบนอุปกรณ์ Echo ส่วนตัวและอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันได้” ด้วยคำสั่งเสียง Alexa ช่วยให้พนักงานมีผลงานเพิ่มขึ้นอย่างมาก ทำให้สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ในระดับใหม่

เพียงขอข้อมูลจาก Alexa โดยไม่ต้องเปลี่ยนแอปพลิเคชัน หรือใช้เวลาค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ อีกทางหนึ่ง ผู้ใช้ยังสามารถขอให้ Alexa จดบันทึกอย่างรวดเร็วหรืออัปเดตรายการสิ่งที่ต้องทำ โดยไม่ต้องเปลี่ยนโฟกัสไปจากงาน

อุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันและส่วนบุคคล

รายละเอียดที่น่าสนใจเล็กน้อยที่ฉันคิดว่าควรค่าแก่การดูอย่างรวดเร็วคือวิธีที่ Alexa สามารถนำไปใช้ในสำนักงานของคุณ Amazon อธิบายว่าผู้ใช้สามารถใช้อุปกรณ์ Echo เป็น "อุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันหรืออุปกรณ์ส่วนตัว" อุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันสามารถวางไว้ในพื้นที่สำนักงานส่วนกลาง เช่น ห้องประชุมหรือห้องประชุมขนาดเล็ก ทำให้ทุกคนสามารถใช้ Alexa ได้

ในทางกลับกัน ผู้ปฏิบัติงานสามารถใช้อุปกรณ์ของตนได้ ทำให้สามารถเชื่อมต่อได้ทั้งที่บ้านและที่ทำงาน มีความแตกต่างที่น่าสนใจเล็กน้อยระหว่างสองสิ่งนี้ที่ Amazon ชี้ให้เห็น

อุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันสามารถใช้เพื่อ:

• เข้าร่วมการประชุมในห้องประชุม เพียงพูดว่า "Alexa เริ่มการประชุม" แล้ว Alexa จะเปิดอุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอทั้งหมด โทรเข้าสาย และช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปในห้องประชุมเสมือนจริงของคุณ
• ให้ความช่วยเหลือรอบสำนักงาน ผู้ใช้สามารถเข้าถึงทักษะที่กำหนดเองเพื่อช่วยในการนำทางรอบๆ สำนักงาน หรืออาจหาห้องประชุมที่เปิดอยู่ รายงานปัญหาอุปกรณ์ภายในสำนักงาน หรือแม้แต่สั่งซื้ออุปกรณ์ใหม่
• เปลี่ยนอุปกรณ์ Amazon Echo ของคุณให้เป็นเครื่องมือจัดตารางเวลาห้องประชุม

อุปกรณ์ส่วนตัวสามารถใช้เพื่อ:

• การโทรและส่งข้อความ — Alexa สามารถช่วยโทรออกและส่งข้อความผ่านคำสั่งเสียงง่ายๆ ได้
• โทรเข้าสู่การประชุมทางโทรศัพท์โดยอัตโนมัติ Alexa สามารถเข้าร่วมการประชุมด้วยหมายเลขการประชุมทางโทรศัพท์ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงาน ที่บ้าน หรือกำลังเดินทาง
• Alexa สามารถทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยอัจฉริยะ และตรวจสอบปฏิทิน ช่วยจัดกำหนดการประชุม จัดการรายการสิ่งที่ต้องทำ และตั้งการเตือนได้อย่างรวดเร็ว
• นอกจากนี้ยังสามารถใช้ Alexa เพื่อช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำงานร่วมกับแอปยอดนิยมอย่าง Salesforce, Concur และ Splunk ได้โดยเฉพาะ

ทักษะ Alexa ส่วนตัวกับสาธารณะ

เพื่อให้ Alexa มีประโยชน์มากที่สุด เธอต้องเรียนรู้ชุดทักษะ ทักษะเหล่านี้ขยายขอบเขตการทำงานของ Alexa ให้กว้างกว่ามาตรฐาน และทำให้ Alexa สามารถมอบประสบการณ์ผู้ช่วยเสมือนได้อย่างแท้จริง จากข้อมูลของ Amazon ทักษะก็เหมือนแอปสำหรับ Alexa ซึ่งช่วยให้ผู้ช่วยจัดเตรียมฟังก์ชันใหม่ทั้งหมดและโต้ตอบกับแพลตฟอร์มต่างๆ และแอปอื่นๆ ได้

ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดจากรายการทักษะที่มีอยู่แล้วใน Skills Store หรือแม้แต่สร้างทักษะต่อไป ทักษะที่สามารถพบได้ในร้านค้าถือเป็นทักษะสาธารณะซึ่งทุกคนสามารถเข้าถึงได้ แต่ด้วย Alexa for Business ผู้ใช้สามารถสร้างทักษะส่วนตัวที่ไม่เหมือนใคร และเผยแพร่ทักษะเหล่านี้เป็นแบบส่วนตัวในธุรกิจของคุณเท่านั้น

ทักษะเหล่านี้สามารถโฮสต์ผ่าน Amazon Web Services เพื่อให้ทั้งระบบรวมเข้าด้วยกัน การเชื่อมต่อ Amazon Alexa ของคุณกับ AWS ทำให้การถ่ายโอนข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น คุณจะพบ Alexa Skills Kit ทั้งหมดของคุณบนคอนโซล Alexa for Business

ทักษะส่วนตัวจะดีมากหากธุรกิจของคุณต้องการพัฒนาทักษะที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ Alexa เช่น อาจเป็นการโต้ตอบโดยตรงกับเครื่องมือจัดกำหนดการห้องประชุมที่มีอยู่ของคุณ หรือโซลูชันการทำงานร่วมกันในทีมในปัจจุบันของคุณ

ทักษะสาธารณะของ Alexa ที่ต้องพิจารณา

แม้ว่า Amazon จะมีทั้งเว็บไซต์ที่ทุ่มเทให้กับการพัฒนาทักษะส่วนตัวของคุณ แต่กระบวนการนี้อาจใช้เวลานานเกินไปสำหรับหลายๆ คน โชคดีที่มี Skills Store ขนาดใหญ่พร้อมรายการการผสานรวมและทักษะที่น่าประทับใจมากมายให้คุณเลือก เราต้องการรวบรวมรายชื่อทักษะสาธารณะที่ดีที่สุดบางส่วนเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งาน Alexa for Business ในห้องประชุมของคุณ

1. RingByName

แม้ว่านี่จะเป็นเพียงทักษะพิเศษเล็กน้อย แต่ก็ยังเป็นตัวอย่างที่ดีของสิ่งที่ Alexa สามารถทำได้เมื่อต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ หากธุรกิจของคุณใช้บริการของ RingByName ทักษะของ Alexa นี้เป็นสิ่งที่ต้องมีอย่างแน่นอน การรวมบริการ VoIP ของคุณเข้ากับอุปกรณ์ Echo ทำให้ผู้ใช้สามารถโทรแบบแฮนด์ฟรีด้วยคำสั่งเสียงของ Alexa ทักษะนี้ให้ผู้ใช้โทรไปยังหมายเลขโทรศัพท์หรือหมายเลขต่อ หรือแม้แต่โทรหาผู้ติดต่อที่จัดเก็บไว้ในไดเร็กทอรีตามชื่อ

2. แอสโตรบอท

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการจัดเรียงอีเมลนับพันๆ ฉบับ Astrobot พร้อมให้ความช่วยเหลือ ผู้ช่วยอีเมลอัจฉริยะ Astrobot ช่วยให้ผู้ใช้จัดการอีเมล Gmail หรือ Office 365 ด้วยคำสั่งเสียงจากอุปกรณ์ที่เปิดใช้งาน Alexa ผู้ใช้สามารถติดตามอีเมลที่สำคัญที่สุดได้ด้วยการจัดเรียงลำดับความสำคัญของ Astrobot โดยใช้ AI เพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลลงในกล่องจดหมายสำคัญ Astrobot ยังช่วยจัดเรียงอีเมลด้วยการลบและเก็บถาวร หรือแม้แต่ส่งการตอบกลับอย่างรวดเร็ว เช่น "มาช้า" หรือ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน"

3. กิจกรรมด่วน

ให้ Alexa จัดระเบียบปฏิทินให้คุณด้วยทักษะกิจกรรมด่วน ทักษะนี้ทำให้ Alexa สามารถค้นหาข้อขัดแย้งด้านกำหนดการในปฏิทินของคุณ และช่วยให้ผู้ใช้มั่นใจได้ว่าจะมีที่ว่างว่างเมื่อพยายามจัดกำหนดการกิจกรรมใหม่ นี่เป็นทักษะง่ายๆ ที่ไม่ได้ให้ฟังก์ชันการทำงานมากเกินไป แต่สิ่งที่ให้มานั้นมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ เพียงบอก Alexa ให้เพิ่มกิจกรรมใหม่ในปฏิทินของคุณ ระบุเวลาและวันที่ — หากมีข้อขัดแย้ง Alexa จะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบทันที เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดตารางเวลาใหม่ได้

4. ผู้จัดการประชุม Vonage

ผู้จัดการการประชุมของ Vonage เป็นตัวอย่างที่ดีอีกครั้งที่แสดงให้เห็นว่าทักษะของ Alexa มีประสิทธิภาพเพียงใด ผู้จัดการการประชุมจะลิงก์กับปฏิทิน Google ของตนได้โดยตรงเพื่อระบุการประชุมทางโทรศัพท์ตามกำหนดการครั้งถัดไปและโทรเข้าโดยอัตโนมัติ เข้ากันได้กับ Cisco WebEx, Goto Meeting, BlueJeans และแน่นอนว่าโซลูชันการประชุม Vonage Business มีให้สำหรับผู้ใช้ที่หลากหลาย ช่วยตัวเองให้ไม่ต้องยุ่งยากกับการโทรเข้าร่วมการประชุม แล้วให้ Alexa จัดการกระบวนการให้คุณ Alexa จะดึงข้อมูลการประชุมที่จำเป็นทั้งหมด กดหมายเลขบริดจ์ หมายเลขการประชุม รหัสผู้เข้าร่วม จากนั้นโทรไปที่หมายเลขของคุณเพื่อเชื่อมต่อคุณกับการประชุม

5. Phone.com

คล้ายกับ RingByName Skill สำหรับ Alexa ทักษะนี้มีให้สำหรับผู้ใช้ Phone.com เท่านั้น ทักษะนี้ทำให้ Alexa สามารถโทรออกโดยใช้บริการ Phone.com ของคุณได้โดยตรงจากอุปกรณ์ Echo ของคุณด้วยคำสั่งเสียงง่ายๆ ทักษะนี้ยังสามารถโทรออกจากซอฟต์โฟนของคุณได้ ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้แป้นกดหรือแป้นพิมพ์ – ให้บอก Alexa ว่าจะโทรหาใคร

6. ตัวชี้วัดเสียง

การวัดด้วยเสียงทำให้ผู้ใช้สามารถขอให้ Alexa อัปเดตอย่างรวดเร็วว่าธุรกิจของพวกเขาเป็นอย่างไร ทักษะนี้รวมเข้ากับ Microsoft Excel, Google ชีต หรือ Slack Board หรือโซลูชันอื่นๆ ของตนเองโดยตรงด้วย REST API เพื่อให้ผู้ใช้ได้รับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับเมตริกและข้อมูลทางธุรกิจต่างๆ ตั้งแต่การขาย คำสั่งซื้อ ลูกค้า สถานะสินค้าคงคลังไปจนถึง การปรับปรุงแผนก ทักษะนี้ช่วยให้ Alexa สามารถให้การอัปเดตต่างๆ แก่คุณได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณอัปโหลดลงใน Voice Metrics ตัวอย่างเช่น เพียงแค่ขอให้ Alexa "ขอ Voice Metrics สำหรับการขาย" และรับการอัปเดตอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับการขายล่าสุด

7. อะไรก็ได้ทำ

หากคุณต้องการแทนที่ฟังก์ชันรายการสิ่งที่ต้องทำพื้นฐานของ Alexa Any.do เป็นทางเลือกที่ดี รวมรายการสิ่งที่ต้องทำ ปฏิทิน และฟังก์ชันเตือนความจำไว้ในทักษะเดียวที่ปรับปรุงวันของพวกเขา ใช้ Alexa เพื่อติดตามงานปัจจุบัน งานที่กำลังจะเกิดขึ้น กิจกรรมในปฏิทิน และตั้งการเตือนตลอดทั้งวันเพื่อให้มีสมาธิ

8. แก้ไขเอกสาร

เคยมีความคิดด่วนที่ผุดขึ้นมาในหัว ดังนั้นคุณจึงจดไว้อย่างรวดเร็ว แต่แล้วคุณก็เสียสมาธิกับงานปัจจุบันของคุณไปโดยสมบูรณ์ใช่หรือไม่ การสลับไปมาระหว่างแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่งหรือคิดว่าสามารถทำให้เราเสียสมาธิและเสียเวลาอันมีค่าไป ด้วย Edit Docs แทนที่จะต้องข้ามไปที่ Google Doc เพื่อจดบันทึกย่อ เพียงแค่บอกให้ Alexa ทำเพื่อคุณ เพียงบอก Alexa ให้เพิ่มบันทึกย่อหรือทำการแก้ไขใน Google doc คุณจึงไม่ต้องสลับแอปและเสียสมาธิ ทักษะนี้ยังช่วยให้ Alexa สามารถแสดงรายการไฟล์ที่ใช้งานสิบไฟล์ล่าสุด หรือแม้แต่สร้างเอกสาร แผ่นงาน หรืองานนำเสนอใหม่

9. ตัวติดตามเวลาทำงาน

ต้องการติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับงานหรือไม่? ต้องการตัวจับเวลาเพื่อช่วยให้จดจ่อหรือไม่? Work Time Tracker เป็นทักษะที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้ Alexa ทำได้ทั้งสองอย่าง เพียงบอก Alexa ให้ติดตามเวลาและบอกให้เธอหยุดเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ทักษะง่ายๆ นี้สามารถช่วยให้ผู้ใช้สามารถควบคุมประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก และเหมาะสำหรับทุกคนที่ต้องการทำความเข้าใจให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสิ้นภารกิจเพื่อให้สามารถวางแผนได้ดีขึ้น

10. Chatbot สำหรับ Slack

Slack น่าจะเป็นแอปพลิเคชันการทำงานร่วมกันเป็นทีมและการรับส่งข้อความที่ได้รับความนิยมมากที่สุด และด้วยเหตุผลที่ดี แอปที่เรียบง่ายนี้ช่วยให้สื่อสารได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ทีมสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและทำงานร่วมกันในเวลาที่บันทึกไว้ และตอนนี้คุณสามารถสื่อสารบน Slack ได้โดยไม่ต้องยกนิ้วให้เลย Chatbot for Slack Skill สำหรับ Alexa ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งข้อความบน Slack ได้โดยตรงผ่านคำสั่งเสียงของ Alexa เพียงระบุช่องและข้อความที่คุณต้องการส่ง จากนั้นให้ Alexa ทำงานให้คุณ

Alexa For Business ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานสำหรับ SMB

ผู้ช่วยเสมือนกำลังเข้ามาในบ้านของเราอย่างรวดเร็ว ดังนั้นทำไมพวกเขาไม่ควรเข้าไปในสำนักงานของเราด้วย? กรณีการใช้งานสำหรับผู้ช่วยเสียงกำลังพิสูจน์ให้เห็นว่าอุปกรณ์ IoT มีความสำคัญมากกว่าอุปกรณ์สำนักงานอัจฉริยะมากกว่าอุปกรณ์สมาร์ทโฮม

สามารถช่วยให้เราจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญในขณะที่เปิดใช้งานระดับใหม่ทั้งด้านประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ด้วยความคิดริเริ่มของ Alexa for Business ของ Amazon และความสามารถในการสร้างทักษะของเรา เราสามารถเปลี่ยน Alexa ให้เป็นผู้ช่วยธุรกิจของเราเองได้

แทนที่จะเสียเวลาเปลี่ยนไปใช้แอปอื่นหรือหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา ให้ Alexa ทำงานแทนคุณ ด้วยทักษะที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังเหล่านี้ เราสามารถนำ Alexa มาที่สำนักงานและเปลี่ยนอุปกรณ์ขนาดเล็กเหล่านี้เป็นผู้ช่วยส่วนตัวของเราเอง ดูคำแนะนำในการค้นหาโซลูชันการทำงานร่วมกันในทีมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเลือกทักษะที่เหมาะสมกับทีมของคุณ