วิธีจัดเรียงตัวอักษรอัตโนมัติใน Google ชีต

Google ชีตและ Microsoft Excel มีคุณลักษณะที่คล้ายคลึงกันหลายประการ คนที่คุ้นเคยกับ Excel มากกว่าจะพบว่าแม้ว่าฟีเจอร์ส่วนใหญ่จะเหมือนกัน แต่การค้นหาใน Google ชีตอาจกลายเป็นอุปสรรคในขณะที่ทำความคุ้นเคยกับโปรแกรม

ความสามารถในการจัดเรียงและกรองข้อมูลของคุณ ตามลำดับตัวอักษรหรือตัวเลข เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ใช้กันทั่วไปใน Microsoft Excel เช่นเดียวกันอาจกล่าวได้สำหรับ Google ชีต อย่างไรก็ตาม วิธีปฏิบัติงานอาจแตกต่างกันเล็กน้อย

“ฉันคุ้นเคยกับ Excel มากขึ้น แต่เจ้านายของฉันต้องการให้เราใช้ Google ชีตตอนนี้การจัดระเบียบสเปรดชีตเป็นส่วนหนึ่งของงานคุณช่วยได้ไหม”

ส่วนที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับชีต เช่นเดียวกับ Excel คุณจะไม่ต้องกังวลกับการแก้ไขด้วยตนเองเมื่อคุณต้องการจัดเรียงหรือกรองข้อมูลของคุณ มีวิธีให้จัดเรียงอัตโนมัติตามคอลัมน์โดยใช้ฟังก์ชันที่มีให้ในแท็บหรือผ่านสูตรที่คุณสามารถวางลงในเซลล์ได้โดยตรง

การจัดระเบียบ Google ชีตตามตัวอักษรโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนด้านล่างจะแสดงรายละเอียดวิธีการจัดระเบียบข้อมูล Google ชีตของคุณโดยอัตโนมัติ ฉันจะเน้นไปที่วิธีการจัดเรียงตามตัวอักษร แต่ข้อมูลเดียวกันนี้ยังสามารถใช้ได้หากคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลเป็นตัวเลข

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่เราจะดำเนินการตามเป้าหมายสุดท้าย ฉันอยากจะทำความคุ้นเคยกับความแตกต่างระหว่างการเรียงลำดับและการกรอง วิธีใช้ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งสำหรับสถานการณ์ใดๆ ที่คุณอาจต้องการ และอธิบายเพิ่มเติม มุมมองตัวกรอง

หากคุณมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับการเรียงลำดับและการกรองแล้ว และต้องการไปที่การเรียงตามตัวอักษรอัตโนมัติ คุณสามารถข้ามบทความนี้ไปด้านล่างได้ สำหรับคนอื่นๆ ที่ต้องการเรียนรู้บางสิ่งบางอย่าง เรามีเรื่องมากมายที่จะกล่าวถึง เรามาเริ่มกันเลย

การเรียงลำดับข้อมูลและการใช้ตัวกรอง

เมื่อคุณวิเคราะห์และทำงานภายใน Google ชีต เนื้อหาต่างๆ จะเริ่มสะสมมากขึ้นเรื่อยๆ นี่คือช่วงเวลาที่ความสามารถในการจัดระเบียบข้อมูลมีความสำคัญมากขึ้น Google ชีตช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลนั้นใหม่ได้โดยการจัดเรียงและใช้ตัวกรอง คุณสามารถทำได้ทั้งตัวอักษรและตัวเลข ทางเลือกขึ้นอยู่กับคุณ คุณยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อจำกัดข้อมูลให้แคบลงและซ่อนส่วนที่เลือกจากมุมมองได้อีกด้วย

การเรียงลำดับข้อมูล

หากต้องการจัดเรียงข้อมูล:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (ควรใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชี ต
   
2. ไฮไลต์เซลล์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ
   • คุณสามารถคลิกซ้ายที่เซลล์เดียวเพื่อไฮไลต์ได้ สำหรับหลายเซลล์ ให้คลิกซ้ายที่เซลล์เริ่มต้น กด Shift ค้างไว้ แล้วคลิกซ้ายในเซลล์สุดท้าย
   • สามารถเลือกหลายเซลล์ได้ด้วยการคลิกซ้ายที่เซลล์ จากนั้นกด Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิกซ้ายที่เซลล์อื่นซึ่งจะช่วยได้หากเซลล์ที่คุณต้องการเรียงลำดับไม่เรียงลำดับกัน
   • หากต้องการเลือกทั้งแผ่นงาน ให้คลิกมุมซ้ายบนของแผ่นงานหรือกดCtrl+A พร้อมกัน
     
3. จากนั้นคลิกแท็บ "ข้อมูล" และเลือกจัดเรียงช่วง... จากตัวเลือก
   
4. ในหน้าต่างป๊อปอัป หากคอลัมน์ของคุณมี ชื่อ ให้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจากข้อมูลมีแถวส่วนหัว
   
5. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงก่อนโดยเปลี่ยน "จัดเรียงตาม" เป็นคอลัมน์นั้น จากนั้นเลือกลำดับการจัดเรียงโดยคลิก รัศมีAZ สำหรับจากมากไปน้อยหรือ ZAสำหรับจากน้อยไปหามาก
   
   • หากคุณมีกฎการจัดเรียง เพิ่มเติม ที่คุณต้องการใช้ ให้คลิกเพิ่มคอลัมน์การจัดเรียงอื่นลำดับกฎของคุณจะเป็นตัวกำหนดวิธีการเรียงลำดับ
   • คุณสามารถคลิกที่ ไอคอนถังขยะ ทางด้านขวาของกฎเพื่อลบออก
     
6. เสร็จสิ้นโดยคลิกที่ ปุ่มเรียงลำดับ และช่วงของคุณจะถูกจัดเรียงตามกฎของคุณ
   

การกรองข้อมูล

การเพิ่มตัวกรองลงในข้อมูลจะช่วยให้คุณสามารถซ่อนข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้มองเห็นได้ คุณจะยังคงดูข้อมูลทั้งหมดได้เมื่อปิดตัวกรองแล้ว ตัวกรองและมุมมองตัวกรองช่วยวิเคราะห์ชุดข้อมูลภายในสเปรดชีต

แนะนำให้ใช้ตัวกรอง เมื่อ:

• ให้ทุกคนที่เข้าถึงสเปรดชีตของคุณดูตัวกรองเฉพาะเมื่อเปิด
• คุณต้องการให้ข้อมูลที่มองเห็นยังคงเรียงลำดับหลังจากใช้ตัวกรองแล้ว

ในขณะที่ มุมมองตัวกรอง จะมีประโยชน์มากกว่าหาก:

• คุณต้องการตั้งชื่อและบันทึกหลายมุมมอง
• ผู้อื่นที่ใช้สเปรดชีตจำเป็นต้องมีหลายมุมมอง บุคคลจะเปิดตัวกรองเพื่อให้สามารถดูตัวกรองต่างๆ ได้ในเวลาเดียวกันกับที่คนอื่นอาจใช้สเปรดชีตอยู่
• การแบ่งปันตัวกรองต่างๆ กับผู้คนเป็นสิ่งสำคัญ ลิงก์มุมมองตัวกรองที่แตกต่างกันสามารถส่งไปยังบุคคลต่างๆ เพื่อให้ทุกคนที่ทำงานในสเปรดชีตได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละบุคคลมากที่สุด

เพียงจำไว้ว่าสามารถนำเข้าและส่งออกตัวกรองได้ตามต้องการ ในขณะที่มุมมองตัวกรองไม่สามารถทำได้

การใช้ตัวกรองภายในสเปรดชีตของ Google

เมื่อเพิ่มตัวกรองลงในสเปรดชีตแล้ว ใครก็ตามที่ดูสเปรดชีตนั้นจะสามารถดูตัวกรองได้เช่นกัน นอกจากนี้ยังหมายความว่าใครก็ตามที่มีสิทธิ์แก้ไขสามารถเปลี่ยนตัวกรองได้ ตัวกรองเป็นวิธีที่ดีในการซ่อนข้อมูลในสเปรดชีตชั่วคราว

หากต้องการกรองข้อมูลของคุณ:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (ควรใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชี ต
   
2. เลือกช่วงเซลล์ที่คุณต้องการกรองโดยใช้วิธีการเดียวกับรายละเอียดใน ส่วน การเรียงลำดับข้อมูล ของบทความ
   
3. คลิกแท็บ "ข้อมูล" จากนั้นเลือกสร้างตัว กรองซึ่งจะวาง ไอคอนตัวกรอง ไว้ในเซลล์แรกของช่วงที่คุณเลือกเซลล์ทั้งหมดในช่วงตัวกรองจะถูกห่อหุ้มด้วยเส้นขอบสีเขียว
   
4. คลิก ไอคอนตัวกรอง เพื่อให้ตัวเลือกตัวกรองต่อไปนี้ปรากฏขึ้น:
   
   • กรองตามเงื่อนไข – เลือกจากรายการเงื่อนไขหรือเขียนของคุณเองตัวอย่างเช่น หากเซลล์ว่างเปล่า หากข้อมูลน้อยกว่าตัวเลขที่กำหนด หรือหากข้อความมีตัวอักษรหรือวลีที่กำหนด
     
   • กรองตามค่า – ยกเลิกการเลือกจุดข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการซ่อน แล้วคลิกตกลงหากคุณต้องการเลือกจุดข้อมูลทั้งหมด ให้คลิก เลือกทั้งหมด คุณยังสามารถยกเลิกการเลือกจุดข้อมูลทั้งหมดได้ด้วยการคลิกล้าง
     
   • ค้นหา – ค้นหาจุดข้อมูลโดยพิมพ์ในช่องค้นหาตัวอย่างเช่น การพิมพ์ "K" จะทำให้รายการของคุณสั้นลงเหลือเพียงชื่อที่ขึ้นต้นด้วย K
     
5. หากต้องการปิดใช้งานตัวกรอง เพียงคลิกแท็ บ "ข้อมูล" อีกครั้ง จากนั้นเลือกปิดตัวกรอง
   • สามารถจัดเรียงข้อมูลในขณะที่มีตัวกรองและเปิดใช้งานได้
   • เฉพาะข้อมูลในช่วงที่กรองเท่านั้นที่จะถูกจัดเรียงเมื่อเลือกจัดเรียง
     

การสร้างมุมมองตัวกรอง

หากต้องการสร้าง บันทึก หรือลบมุมมองตัวกรอง:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (ควรใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชีต
   
2. คลิกแท็บ "ข้อมูล" จากนั้นเลือก มุมมองตัวกรอง... ตามด้วย สร้างมุมมองตัวกรองใหม่
   
3. มุมมองตัวกรองจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ ตอนนี้คุณสามารถจัดเรียงและกรองข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องการได้
   
4. ปิดมุมมองตัวกรองของคุณโดยคลิก 'X' ที่มุมขวาบนของสเปรดชีต
   
5. คลิก ไอคอนล้อเฟือง ที่มุมขวาบนของสเปรดชีตสำหรับตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:
   
   • เปลี่ยนชื่อ – เปลี่ยนชื่อของมุมมองตัวกรอง
   • ช่วงการอัปเดต – สิ่งนี้ไม่สำคัญเท่ากับที่คุณสามารถทำได้โดยตรงในมุมมองตัวกรองช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนช่วงของเซลล์ที่เลือกสำหรับมุมมองตัวกรองได้
   • ทำซ้ำ – สร้างสำเนาที่เหมือนกันในมุมมองตัวกรองปัจจุบัน
   • ลบ – ลบมุมมองตัวกรอง

Google ชีต: การเรียงลำดับตามตัวอักษรบนเดสก์ท็อป

หากต้องการจัดเรียงช่วงเซลล์ตามตัวอักษรบนเดสก์ท็อปของคุณ:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (ควรใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชี ต
   
2. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียงทีละคอลัมน์ นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อไม่ให้จัดเรียงส่วนอื่นๆ ของสเปรดชีตที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับช่วงที่ต้องการใหม่
   • ไฮไลต์เซลล์บนสุดในคอลัมน์ข้อมูลไปจนถึงเซลล์สุดท้าย
     
3. คลิกแท็บ "ข้อมูล" จากนั้นเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
   
   • จัดเรียงช่วงตามคอลัมน์ [ตัวอักษร] A → Z – วิธีนี้จะจัดเรียงข้อมูลที่เลือกทั้งหมดภายในช่วงตามลำดับตัวอักษรโดยไม่รบกวนพื้นที่อื่นๆ ของสเปรดชีต
   • จัดเรียงแผ่นงานตามคอลัมน์ [ตัวอักษร] A → Z – ซึ่งจะปรับข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีตตามตัวอักษรโดยสัมพันธ์กับช่วงข้อมูลที่ไฮไลต์
4. ทั้งสองตัวเลือกควรจัดเรียงข้อมูลของคุณใหม่ตามลำดับตัวอักษร
   • ถ้ารู้สึกว่าทำผิด ก็แก้ไขได้ง่ายๆ โดยกด Ctrl+Z (Windows) หรือ ⌘ Command+Z(Mac) เพื่อเลิกทำการจัดเรียงข้อมูลล่าสุด
     

จัดเรียงข้อมูลของคุณตามตัวอักษรโดยอัตโนมัติโดยใช้สูตร

แม้ว่าขั้นตอนก่อนหน้านี้ถือได้ว่าเป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่ก็ยังต้องมีการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเล็กน้อยที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นที่ยอมรับโดยสมบูรณ์สำหรับผู้ใช้สเปรดชีตส่วนใหญ่ที่ไม่ต้องการใช้สูตรและฟังก์ชันทางเทคนิคมากเกินไป

อย่างไรก็ตาม มีบางคนที่ต้องการใช้แนวทาง "อัตโนมัติเต็มรูปแบบ" มากกว่าในการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษร คุณอาจต้องการให้ข้อมูลเรียงลำดับโดยอัตโนมัติในคอลัมน์ ซึ่งหมายความว่าเมื่อใดก็ตามที่ใส่ข้อมูลใหม่ลงในคอลัมน์ ข้อมูลจะได้รับการอัปเดตตามตัวอักษรโดยอัตโนมัติ โดยไม่รบกวนส่วนที่เหลือของสเปรดชีต

หากต้องการจัดเรียงข้อมูลคอลัมน์ตามตัวอักษรโดยอัตโนมัติ:

1. จากเบราว์เซอร์ของคุณ (ควรใช้ Google Chrome) ให้เปิดสเปรดชีตใน Google ชี ต
   
2. ไฮไลต์เซลล์ที่จะแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลที่คุณต้องการเรียงตามตัวอักษรโดยอัตโนมัติ
   
3. ภายในเซลล์ ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้=sort(A2:B, 1, TRUE) แล้ว กด Enter
   
   • A2:B คือช่วงข้อมูลที่ต้องการซึ่งจำเป็นต้องจัดเรียงปรับตามความต้องการสเปรดชีตของคุณเอง
   • 1 หมายถึงหมายเลขคอลัมน์ที่จะยึดตามข้อมูลที่จัดเรียงปรับอีกครั้งตามความต้องการของสเปรดชีต
   • ข้อมูลในสูตรจะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติจากน้อยไปหามาก หากต้องการเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปน้อย ให้ เปลี่ยนTRUE เป็น FALSE

ข้อมูลใหม่หรือข้อมูลที่แก้ไขที่ป้อนลงในคอลัมน์จะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติ

Google ชีต: การเรียงลำดับตามตัวอักษรบนอุปกรณ์มือถือ

หากต้องการจัดเรียงช่วงเซลล์ตามตัวอักษรบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ:

1. เปิดแอป Google ชีต (Android / iOS) และเข้าสู่ระบบโดยใช้ข้อมูลรับรองของคุณ
   
2. เลือก Google ชีตที่จะแก้ไขโดยแตะที่สเปรดชีต คุณอาจต้องเลื่อนเพื่อดูว่าคุณบันทึกชีตไว้หลายแผ่นหรือไม่
   
3. ค้นหาคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียงตามตัวอักษร แล้วแตะตัวอักษรของคอลัมน์นั้น สามารถพบได้ที่ด้านบนของคอลัมน์ เพื่อเน้นข้อมูลทั้งหมดของคอลัมน์
   
4. แตะตัวอักษรอีกครั้งเพื่อเรียกเมนูเล็กๆ ขึ้นมา
   
5. ในเมนู ให้แตะที่ ตัวเลือก เรียงลำดับ A – Z
   
   • ถ้าใช้มือถือ Android ต้องแตะไอคอนที่เป็นรูปจุดเรียงกัน 3 จุดในแนวตั้ง (หรือแนวนอน ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน) เลื่อนลงไปจนกว่าคุณจะพบ ตัวเลือกเรียงลำดับ A - Z

เมื่อคุณแตะที่ เรียงลำดับ A – Z ข้อมูลภายในคอลัมน์จะถูกจัดเรียงใหม่ตามตัวอักษร