ประโยชน์ของการใช้ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์
เผยแพร่แล้ว: 2021-07-09แทบทุกธุรกิจพยายามที่จะมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมเสมอ เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและเพิ่มผลกำไรสูงสุด ในโลกธุรกิจที่อิ่มตัวและมีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
มิฉะนั้น พวกเขาจะนำหน้าคู่แข่งไม่ได้
หนึ่งในตัวเลือกที่เป็นไปได้มากที่สุดในการปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจคือ ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติโดยการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมได้กลายเป็นวิธีสำหรับธุรกิจในการกำจัดการมีส่วนร่วมของมนุษย์และการกำกับดูแลจากการดำเนินงานที่ใช้เวลานานและซ้ำซาก ส่งผลให้บริษัทต่างๆ สามารถลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเพื่อดำเนินงานเหล่านี้ไปพร้อมกับขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์
ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่หลากหลายในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีกระบวนการทางธุรกิจและองค์ประกอบมากมายในการปรับใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคืออะไร?
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติหมายถึงวิธีที่เราใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีเพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์หรือกระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อ:
- ลดหรือขจัดค่าแรงที่เกี่ยวข้องกับการจ้างพนักงานภายในองค์กร
- ให้เวลาพนักงานอันมีค่าว่างจากงานธุรการที่ซ้ำซากจำเจ
- การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร
- ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
ไม่ใช่เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดที่ สามารถ และ ควร จะเป็นแบบอัตโนมัติได้ บางเวิร์กโฟลว์ไม่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้เนื่องจากขาดเทคโนโลยี และบางเวิร์กโฟลว์อาจมีราคาแพงเกินไปสำหรับการทำงานอัตโนมัติ
โดยทั่วไป เราควรทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ ได้แก่:
- การดำเนินการซ้ำๆ และ/หรือใช้เวลานาน
- ไม่ต้องการการตัดสินใจขั้นสูงเพื่อให้เสร็จสิ้น
- มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด และความแม่นยำและความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้
หลักการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์
แม้ว่าการนำเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติไปใช้จริงอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับกระบวนการเอง ต่อไปนี้เป็นหลักการสำคัญบางประการที่ต้องปฏิบัติตาม:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจขั้นตอนการทำงานอย่างถูกต้อง
ก่อนนำระบบอัตโนมัติไปใช้ คุณต้องเข้าใจเวิร์กโฟลว์และระบบที่มีอยู่โดยรอบอย่างละเอียด
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติก็คุ้มค่า ก็ต่อเมื่อเวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพอยู่แล้ว เวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพโดยอัตโนมัติจะขยายความไร้ประสิทธิภาพซึ่งอาจเป็นผลเสียในระยะยาว
จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแมปเวิร์กโฟลว์ด้วยซอฟต์แวร์การทำแผนที่เวิร์กโฟลว์ก่อน เพื่อให้คุณมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดได้ ด้วยการสร้างภาพข้อมูลที่เหมาะสมผ่านการแมปเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถระบุปัญหาคอขวดและความซ้ำซ้อนได้อย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ให้ได้มากที่สุด
- ตรวจสอบความสม่ำเสมอ
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะสอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจโดยรอบ
โปรดจำไว้ว่าเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดในธุรกิจของคุณนั้นไม่ซ้ำกัน ดังนั้นเมื่อทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ คุณต้องแน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์จะไม่รบกวนกระบวนการอื่นๆ รวมถึงอินพุตและเอาต์พุตที่เกี่ยวข้อง
- โฟกัสที่ก้าวที่เล็กที่สุด ทีละก้าว
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณ ไม่ จำเป็นต้องทำให้ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติในคราวเดียว การทำเช่นนี้อาจทำให้กระบวนการอัตโนมัติมีราคาแพงเกินไป คุณสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติได้บางส่วน และถ้าจำเป็น คุณสามารถแบ่งโปรเจ็กต์การทำงานอัตโนมัติออกเป็นหลายเฟสได้
- เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ=เวิร์กโฟลว์ที่ง่ายขึ้น
เน้นความเรียบง่าย: เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีเป้าหมายเพื่อทำให้ง่ายขึ้น ไม่ซับซ้อนกว่าเดิม ประเมินเวิร์กโฟลว์หลังจากที่เป็นไปโดยอัตโนมัติ ถ้ามันต้องการการดูแลของมนุษย์มากกว่าการแทรกแซง แสดงว่ามีบางอย่างผิดปกติ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถปรับขนาดได้และคล่องตัว
เวิร์กโฟลว์และกระบวนการทางธุรกิจของคุณ จะ พัฒนาขึ้น ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติมีความอเนกประสงค์เพียงพอที่จะปรับและ ปฏิบัติตาม วิวัฒนาการของธุรกิจของคุณ
- การเริ่มต้นใช้งาน
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะถึงมูลค่าสูงสุดก็ต่อเมื่อทีมของคุณเข้าใจวิธีใช้งานอย่างถูกต้องแล้วเท่านั้น ยิ่งทีมของคุณเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจดีขึ้น ระบบอัตโนมัติจะทำงานและรวมเข้ากับกระบวนการอื่นๆ ได้ดียิ่งขึ้น อีกครั้ง การทำแผนที่เวิร์กโฟลว์เป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นทุกคนในทีมของคุณสามารถเข้าใจได้อย่างเพียงพอว่าเวิร์กโฟลว์นั้นเกี่ยวกับอะไร
ประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์
ธุรกิจของคุณต้องการระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์หรือไม่? เราจะพูดถึงประโยชน์หลักบางประการที่ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถนำมาสู่ธุรกิจของคุณได้:
ปรับปรุงประสิทธิภาพต้นทุน
ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของการนำเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติไปใช้คือการลดต้นทุน เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของคุณ (โดยเฉพาะค่าแรงคน) และปรับปรุงผลกำไรได้อย่างมาก
ตัวอย่างเช่น การใช้งานซอฟต์แวร์อัตโนมัติทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงอาจถูกกว่าการจ้างพนักงานสามคนเพื่อทำงานให้ครบสามกะที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ ไม่เป็นความลับที่พนักงานที่เป็นมนุษย์จะต้องทำผิดพลาด ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงในระยะยาว การขจัดข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจทำให้ธุรกิจของคุณประหยัดเงินได้มาก
ปรับปรุงประสิทธิภาพ
ระบบอัตโนมัติช่วยให้พนักงานคนสำคัญของคุณว่างจากงานการดูแลระบบที่ซ้ำซ้อน เช่น การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน หากเราสามารถทำให้งานเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ เราสามารถช่วยให้พนักงานเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่ความสามารถของพวกเขาและมีส่วนร่วมมากขึ้นในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรของคุณ
ควบคุมเวิร์กโฟลว์ของคุณได้มากขึ้น
ระบบอัตโนมัติเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างการควบคุมตลอดกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ทำไม? เวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่เป็นแบบอัตโนมัติจะอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณและจัดทำเป็นเอกสารเสมอ คุณจะได้รับบันทึกที่ชัดเจนซึ่งสามารถบอกคุณได้ว่ามีการแสดงอะไรบ้าง
ปรับปรุงขวัญและกำลังใจของพนักงาน
ปัญหาทั่วไปในการใช้ระบบอัตโนมัติคือพนักงานและผู้จัดการกลัวว่าระบบอัตโนมัติจะเข้ามาแทนที่บทบาทของพนักงาน อย่างไรก็ตาม แม้ว่าระบบอัตโนมัติอาจลดกะงานของพนักงานและขจัดบทบาทบางอย่างออกไป แต่ก็สามารถช่วยปรับปรุงขวัญกำลังใจของพนักงานที่มีอยู่ได้ด้วยการให้โอกาสพวกเขามากขึ้นในการใช้ความสามารถหลักและพัฒนาความรู้สึกถึงจุดมุ่งหมาย
จบคำ
ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถมีส่วนอย่างมากต่อความสำเร็จขององค์กรในระดับต่างๆ นอกจากนี้ ในขณะที่กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติในอดีตเคยมีราคาแพงมากเมื่อธุรกิจจำเป็นต้องลงทุนในการติดตั้งโซลูชันระบบอัตโนมัติในสถานที่ซึ่งมีราคาแพง แต่ในปัจจุบัน โซลูชันระบบคลาวด์ต่างๆ มีราคาไม่แพงและเข้าถึงได้
อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณ มีประสิทธิภาพอยู่แล้ว ก่อนที่คุณจะดำเนินการให้เป็นแบบอัตโนมัติ การมีโซลูชันการจัดการเวิร์กโฟลว์ขั้นสูงสามารถช่วยให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพและความโปร่งใสของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณ
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา