10 ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติที่ดีที่สุดในปี 2020

สถิติการบริการลูกค้าที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งจาก Bain and Company ระบุว่าบริษัทที่มอบประสบการณ์การบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมจะทำให้รายรับเพิ่มขึ้น 4 – 8% ธุรกิจ VoIP มอบโอกาสพิเศษในการกำหนดเส้นทางการโทรและสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นโดยรับผู้โทรมาถูกที่ จำไว้ว่าคุณมีเวลาเพียงเจ็ดวินาทีในการสร้างความประทับใจ ดังนั้นจงทำให้มีค่า

ระบบโทรศัพท์ที่มีการต่อสายตรงอัตโนมัติที่ดีที่สุดคือวิธีที่มีประโยชน์ในการนำเสนอแบรนด์ของคุณแก่ผู้โทรได้อย่างรวดเร็ว ในขณะเดียวกันก็ทำให้การโต้ตอบกับลูกค้าในเบื้องต้นมีความคล่องตัวมากขึ้น

ผู้ดูแลอัตโนมัติคืออะไร?

การต่อสายตรงอัตโนมัติเป็นเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจใช้เพื่อรับสายเรียกเข้า บางครั้งสิ่งเหล่านี้เรียกว่าพนักงานต้อนรับเสมือนหรือพนักงานต้อนรับอัตโนมัติ ระบบเหล่านี้ป้องกันไม่ให้ลูกค้าวางสายโดยกำหนดเส้นทางผู้โทรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากการโอนสายแล้ว การต่อสายตรงอัตโนมัติยังให้ข้อมูลผู้โทร เช่น เวลาทำการและที่ตั้งของธุรกิจ

การต่อสายตรงอัตโนมัติแบบหลายระดับคือเมื่อข้อความที่บันทึกไว้ล่วงหน้าให้ตัวเลือกเพิ่มเติมแก่ผู้โทรหลังจากที่พวกเขาเลือกแผนก นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการส่งลูกค้าไปยังธุรกิจหรือข้อความเสียงของตัวแทน

วิธีการตั้งค่าการต่อสายตรงอัตโนมัติ

ขั้นตอนการตั้งค่าระบบโทรศัพท์สำหรับการต่อสายตรงอัตโนมัติที่ดีที่สุดจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการของคุณ – บางระบบมีตัวเลือกข้อความเป็นเสียงสำเร็จรูป และบางประเภทต้องการให้คุณสร้างสคริปต์และไฟล์เสียง ตัวอย่างเช่น การเรียนรู้วิธีตั้งค่าการต่อสายตรงอัตโนมัติของแป้นหมายเลขโดยใช้บทช่วยสอนนั้นเป็นกระบวนการที่แตกต่างจากอินเทอร์เฟซแบบลากและวางของ Jive อย่างสิ้นเชิงในการออกแบบการเดินทางของลูกค้า

ต่อไปนี้คือบทแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีตั้งค่าซอฟต์แวร์ดูแลระบบอัตโนมัติผ่านแผงควบคุม:

1. ตัดสินใจเลือกวิธีการจัดการการโทรสำหรับการต่อสายตรงอัตโนมัติของคุณ - ควรกำหนดเส้นทางการโทรไปยังการต่อสายตรงอัตโนมัติที่พนักงานต้อนรับไม่ตอบสนองหรือไม่ หรือควรจะเป็นการโทรทั้งหมด?
2. กำหนดหมายเลขโทรศัพท์ให้กับผู้ดูแลและเพิ่มหมายเลขเพิ่มเติมที่ผู้ดูแลจะใช้
3. สร้างตัวเลือกคำทักทายและเมนูโดยพิมพ์ข้อความสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมข้อความเป็นคำพูด หรือบันทึกเพื่ออัปโหลดไปยังระบบในอนาคต
4. บันทึกสคริปต์ตอบกลับข้อความเสียงของผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ
5. เพิ่มกลุ่มพนักงานต้อนรับหากจำเป็น สิ่งเหล่านี้จะส่งต่อสายเรียกเข้าไปยังผู้ใช้เฉพาะก่อนที่จะเชื่อมโยงไปถึงการต่อสายตรงอัตโนมัติ
6. ตัดสินใจว่าจะมีตัวเลือกโอเปอเรเตอร์หรือไม่ การดำเนินการนี้จะกำหนดค่าระบบให้ยอมรับ "0" หรือหมายเลขอื่นบนปุ่มกดเป็นวิธีเริ่มต้นในการเข้าถึงพนักงานต้อนรับหรือบริการตอบรับ
7. ตั้งค่าเวลาทำการ
8. ตั้งค่ากำหนดการสำหรับโหมดกลางวันและกลางคืน
9. ตั้งค่าคำทักทายและกำหนดการสำหรับวันหยุด
10. กำหนดการตั้งค่าการหมดเวลา การดำเนินการนี้จะเป็นการทักทายซ้ำหรือกำหนดเส้นทางการโทรไปยังพนักงานต้อนรับหากผู้โทรไม่ตอบสนองต่อข้อความแจ้ง
11. บันทึกการตั้งค่าของคุณ

โดยรวมแล้ว ระบบมักจะรวมถึงการตั้งค่าโฟลว์การโทรผ่านพอร์ทัลหรือหมายเลขโทรเข้าโดยใช้ปลายทางที่อยู่บนระบบการโทร ระบบส่วนใหญ่จะขอให้คุณป้อนหรือบันทึกคำทักทายเบื้องต้น รวมทั้งคำทักทายสำหรับเวลาทำการ วันหยุด และแต่ละแผนก คุณจะถูกขอให้ป้อนหมายเลขโทรศัพท์หรือส่วนขยายเฉพาะสำหรับแต่ละแผนก ระบบบางระบบรวมการเรียกเลขหมายส่วนต่อขยายระดับแรก ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถหมุนหมายเลขต่อได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านเมนูทั้งหมด

นี่คือลักษณะการตั้งค่าของ Dialpad:

นี่คือลักษณะการตั้งค่าการลากและวางของ Jive:

ความแตกต่างระหว่างการต่อสายตรงอัตโนมัติกับ IVR

เมื่อพยายามทำความเข้าใจความแตกต่าง วิธีที่ดีที่สุดคือพิจารณาว่าการต่อสายตรงอัตโนมัติเป็นระบบอัตโนมัติที่ใช้งานง่ายและระบบตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR) เป็นวิธีที่ตอบสนองและกำหนดค่าได้สำหรับการกำหนดเส้นทางการโทร นี่ไม่ใช่การเบี่ยงเบนจากการเข้าร่วมอัตโนมัติ แต่จะเป็นประโยชน์สำหรับการกำหนดเส้นทางการโทรไปยังแผนกที่ถูกต้อง การต่อสายตรงอัตโนมัติเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมามากขึ้นในการกำหนดเส้นทางการโทรอัตโนมัติ แม้แต่ระบบโทรศัพท์ที่มีการต่อสายตรงอัตโนมัติที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถให้บริการตนเองหรือตัวเลือกการดูแลระบบแบบสำรวจ เช่น ระบบ IVR

ระบบตอบรับอัตโนมัติด้วยเสียงเป็นพื้นฐานสำหรับผู้ให้บริการ VoIP หลายราย ใช้งานได้ดีสำหรับธุรกิจที่ไม่ต้องการการจดจำเสียงและตัวเลือกการจ่ายบิล แม้ว่าการต่อสายตรงอัตโนมัติจะมีความซับซ้อนน้อยกว่า แต่การต่อสายตรงอัตโนมัติก็มีคุณสมบัติเช่นโหมดกลางวันและกลางคืน เมื่อกำหนดค่าโหมดกลางวันและกลางคืน ธุรกิจของคุณอาจมีสายเรียกเข้าทั้งหมด 4 ครั้ง จากนั้นจึงส่งสายไปยังการต่อสายตรงอัตโนมัติ เมื่อใช้งานโหมดกลางคืนเกินเวลาที่กำหนด สายจะถูกส่งไปยังการต่อสายตรงอัตโนมัติเนื่องจากไม่มีตัวแทน

เช่นเดียวกับ IVR สคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติเป็นวิธีสื่อสารกับลูกค้า สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการมีขั้นตอนการต่อสายตรงอัตโนมัติที่ไม่ดี ซึ่งทำให้ลูกค้าหงุดหงิดขณะกำลังส่ง

ระบบโทรศัพท์ผู้ดูแลอัตโนมัติที่ดีที่สุด

การต่อสายตรงอัตโนมัติใดดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ ผู้ให้บริการ VoIP แทบทุกรายนำเสนอการต่อสายตรงอัตโนมัติบางรูปแบบที่รวมอยู่ในบริการโทรศัพท์ของพวกเขา แต่นี่คือรายการระบบของเราที่ติดตั้งง่ายหรือโดดเด่นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

RingCentral

RingCentral มีการต่อสายตรงอัตโนมัติหลายระดับที่ธุรกิจที่มีสายเรียกเข้าจำนวนมากอาจพบว่ามีคุณค่า คุณลักษณะการต่อสายตรงอัตโนมัตินี้ใช้ได้กับทุกแผน และสามารถทดลองใช้ได้ในระหว่างการทดลองใช้ฟรี 15 วันของ RingCentral แผนมีราคาตั้งแต่ $24.99 ถึง $44.99 ต่อเดือน และมีตัวเลือก RingCentral หลายแบบให้พิจารณาหากแผนเหล่านี้ขาดคุณสมบัติที่ธุรกิจของคุณต้องการ

คุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ของ RingCentral:

• การสนับสนุนลูกค้า 24/7
• บันทึกการโทรอัตโนมัติที่ Office Premium ขึ้นไป
• การรวม Salesforce ที่ Office Premium ขึ้นไป

Nextiva

Nextiva เป็นผู้ให้บริการโซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจที่ออกแบบมาสำหรับผู้ที่ทำงานคนเดียวและทีมขนาดเล็ก แผนบริการที่พวกเขาเสนอคือต่อผู้ใช้ต่อเดือน และมีราคาตั้งแต่ $35 ถึง $55 แต่ละแผนมีตัวเลือกการต่อสายตรงอัตโนมัติ แต่คำทักทายที่บันทึกไว้อย่างมืออาชีพจะเริ่มต้นที่แผน Pro นี่เป็นคุณค่าในอุดมคติสำหรับธุรกิจที่เปลี่ยนไปใช้การสื่อสารบนคลาวด์ แต่ถ้าขาดคุณสมบัติเฉพาะ ให้มองหาทางเลือก Nextiva

คุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ของ Nextiva:

• SMS ไม่ จำกัด ที่ Pro ขึ้นไป
• แอพมือถือที่ Pro ขึ้นไป
• การบูรณาการ CRM กับ Salesforce และ Zendesk

ตั๊กแตน

Grasshopper เป็นผู้ให้บริการรายอื่นที่ให้บริการโซลูชั่น VoIP แก่ผู้ทำธุรกิจคนเดียวและธุรกิจขนาดเล็ก .Grasshopper มีการต่อสายตรงอัตโนมัติที่ให้สคริปต์ที่บันทึกไว้เพื่อรับสายเรียกเข้าของคุณ บริษัทยังมีสตูดิโอเสียงระดับมืออาชีพโดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม หากคุณต้องการรับสายโดยบุคคลจริง Grasshopper ยังมีตัวเลือกพนักงานต้อนรับเสมือนจริงแบบสดอีกด้วย แผนการกำหนดราคาตั๊กแตนมีตั้งแต่ 29 ถึง 89 ดอลลาร์ต่อเดือน

คุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ของ Grasshopper:

• แอพเดสก์ท็อปและมือถือพร้อมแผนทั้งหมด
• มีการรวม Gmail
• การถอดข้อความเสียงรวมอยู่ในแผนทั้งหมด

โวเนจ

Vonage เสนอแผนการแข่งขันสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กร บริษัทสามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้ดีโดยเสนอแผนสามระดับรวมถึงคุณสมบัติตามสั่งเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากขึ้น ราคาของ Vonage Business Cloud อยู่ระหว่าง $19.99 ถึง $39.99 และแผนทั้งหมดมาพร้อมกับการต่อสายตรงอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังมองหาการต่อสายตรงอัตโนมัติหลายระดับ คุณจะต้องมีแผนพรีเมียมหรือสูงกว่านั้น

คุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ของ Vonage:

• การผสานรวมกับ Salesforce และ Microsoft Dynamics
• ป้องกันสแปมสำหรับสายเรียกเข้าทั้งหมด
• มีการบันทึกการโทรทั่วทั้งบริษัท

8×8

8×8 สำหรับบริษัทที่มีการโทรเข้าระหว่างประเทศเป็นจำนวนมาก ราคาสำหรับแผน 8 × 8 มีตั้งแต่ $ 25 ถึง $ 55 ต่อผู้ใช้ในแต่ละเดือน แต่ละแผนมาพร้อมกับการต่อสายตรงอัตโนมัติเช่นเดียวกับแอพมือถือและเดสก์ท็อป อย่างไรก็ตาม การต่อสายตรงอัตโนมัติจะไม่แจ้งให้ผู้โทรทราบถึงเวลารอปัจจุบัน ซึ่งจะทำให้ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณการโทรต่ำ เราได้สร้างวิดีโอเมื่อสองสามปีก่อนซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการตั้งค่าการแมปคีย์การต่อสายตรงอัตโนมัติสำหรับ 8×8

คุณสมบัติที่สำคัญอื่นๆ ของ 8×8:

• พื้นที่เก็บข้อมูลสื่อสูงสุด 10 GB (บันทึกการโทรหรือการประชุม)
• โทรไม่อั้นใน 47 ประเทศ
• เข้าถึงการโทรตามไดเร็กทอรีชื่อ

3CX

ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจของ 3CX มีพนักงานต้อนรับแบบดิจิทัลและมีความโดดเด่นเพราะอนุญาตให้บันทึกในรูปแบบไฟล์เสียงได้หลายรูปแบบ เช่น WAV, PCM, 8 kHz, 16 บิต และโมโน ตัวเลือกเมนูและเมนูย่อยสำหรับการตั้งค่าผู้ดูแลนั้นค่อนข้างกว้างขวางด้วยการเลือกเช่น "เชื่อมต่อกับคิว" "โอนไปยังวอยซ์เมล" และ "ส่งการโทรไปยังแอปโฟลว์การโทร" โดยรวมแล้ว เมื่อตั้งค่าการกำหนดเส้นทางในส่วนนี้ คุณจะมีตัวเลือก 10 วิธีในการกำหนดเส้นทางผู้โทร

คุณสมบัติที่สำคัญอื่นๆ ของ 3CX:

• รองรับการประชุมทางวิดีโอแบบ HD
• รองรับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะหลายรุ่น
• ID ผู้โทร การโอนสายระยะไกล และการชาร์จตามจำนวนการโทรพร้อมกัน

อูม่า

Ooma จัดให้มีการต่อสายตรงอัตโนมัติเมื่อตั้งค่าบัญชี โดยค่าเริ่มต้น การต่อสายตรงอัตโนมัติสำหรับ Ooma ซึ่งพวกเขาเรียกว่าพนักงานต้อนรับเสมือน ได้รับการกำหนดค่าโดยเปิดใช้งานการอ่านออกเสียงข้อความ ซึ่งหมายความว่าคุณเลือกคำทักทายและเสียงที่สร้างจากคอมพิวเตอร์จะอ่านให้ผู้โทรฟัง แผงควบคุมยังช่วยให้คุณบันทึกไฟล์เสียงได้ ดังนั้นหากคุณมีพนักงานต้อนรับที่เป็นจุดติดต่อแรกตามปกติของคุณ นี่เป็นตัวเลือกที่ดี

การต่อสายตรงอัตโนมัติของ Ooma ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถตรวจสอบข้อความเสียงจากระยะไกลบนโทรศัพท์มือถือได้ ดูคำแนะนำเกี่ยวกับการกำหนดราคา Ooma Office เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

คุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ของ Ooma:

• Multi-ring เพื่อส่งเสียงกริ่งอุปกรณ์ต่าง ๆ พร้อมกัน
• ปรับปรุงการบล็อกการโทร
• Ooma Office Base Station เชื่อมต่อโทรศัพท์แอนะล็อกที่มีอยู่กับเครือข่าย VoIP

Phone.com

Phone.com มีความโดดเด่นในอุตสาหกรรม VoIP เนื่องจากมีหมายเลขท้องถิ่นหรือหมายเลขโทรฟรีหนึ่งหมายเลขพร้อมแผนธุรกิจที่หลากหลาย การต่อสายตรงอัตโนมัติรวมอยู่ในแผน Base, Plus และ Pro และแผนต่ำสุดคือเพียง $ 12.99 ต่อเดือน Phone.com ได้โฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บโดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ต้องการตั้งค่าการต่อสายตรงอัตโนมัติ ราคาของมันอยู่ในช่องที่คล้ายกับ Grasshopper ซึ่งเป็นเหตุว่าทำไมมันถึงถูกนำเสนอในความขัดแย้ง Grasshopper กับ Phone.com

คุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ของ Phone.com:

• หมายเลขโทรศัพท์โต๊ะเครื่องแป้ง
• รวมข้อความ SMS
• ส่วนขยายผู้ใช้ไม่ จำกัด

จิฟ

เมื่อเร็วๆ นี้เราได้กล่าวถึง Jive PBX และระบบโทรศัพท์ของธุรกิจ และเราได้พูดคุยเกี่ยวกับ Dial Plan Editor เพื่อกำหนดเส้นทางผู้โทร ตัวแก้ไข Jive ใช้ระบบลากแล้วปล่อยที่ขยายไปยังคุณสมบัติของการต่อสายตรงอัตโนมัติ ด้วยระบบโทรศัพท์ VoIP คุณตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อผู้โทรมาถึงการต่อสายตรงอัตโนมัติของคุณ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการจัดการและลดโอกาสที่สายจะผิดโดยไม่ตั้งใจ

คุณสมบัติที่สำคัญอื่นๆ ของ Jive:

• คุณสมบัติการกำหนดเส้นทางการโทรตามกำหนดการและศูนย์ติดต่อ
• ค้นหาฉัน/ติดตามฉัน
• รองรับสมาร์ทโฟนสำหรับ Android, iOS และ Windows Mobile

แป้นหมายเลข

เมื่อเร็วๆ นี้ มีการพัฒนาใหม่ๆ มากมายที่ Dialpad ที่ช่วยแสดงให้เห็นความทุ่มเทของพวกเขาในการมอบคุณสมบัติที่แข็งแกร่งให้กับลูกค้า การต่อสายตรงอัตโนมัติของแป้นหมายเลขสามารถกำหนดค่าได้ผ่านทางเบราว์เซอร์ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงในนาทีต่อนาทีจึงทำได้ในอุปกรณ์ส่วนใหญ่ การต่อสายตรงอัตโนมัติมีอยู่ในทุกระดับของแป้นหมายเลข

คุณสมบัติที่สำคัญอื่น ๆ ของ Dialpad:

• คุณสมบัติคอลเซ็นเตอร์
• บันทึกการโทรที่ระดับ Pro ขึ้นไป
• หมายเลขโทรศัพท์เสมือนใน 50 ประเทศ

ระบบโทรศัพท์ที่เข้าร่วมอัตโนมัติเป็นทางเลือก IVR หรือไม่?

ก่อนที่คุณจะเลือกผู้ให้บริการการต่อสายตรงอัตโนมัติจากรายการของเรา โปรดเข้าใจว่าพวกเขาไม่ได้ทำทุกอย่าง โซลูชัน IVR จะดีกว่าสำหรับองค์กรของคุณ หากคุณต้องการ:

• ทางเลือกบริการตนเองสำหรับลูกค้า
• CSAT (แบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า)
• เมนูที่สามารถเข้าถึงได้โดยการตอบกลับด้วยเสียง

การต่อสายตรงอัตโนมัติมีความโดดเด่นเพราะติดตั้งได้ง่ายในสภาพแวดล้อมสำนักงานใดๆ ซึ่งช่วยลดเวลารอและช่วยให้ลูกค้าไปยังแผนกที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่ควรพิจารณาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ต้องการเมนูที่ซับซ้อนเกินไปสำหรับลูกค้า

หากคุณต้องการรูปแบบการกำหนดเส้นทางการโทรที่ละเอียดยิ่งขึ้น เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบ IVR – เรามีรายการโดยละเอียดและคำถามที่พบบ่อยสำหรับผู้ให้บริการชั้นนำ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติที่สำคัญ