แนวทางปฏิบัติด้านการจัดการที่ดีที่สุดสำหรับการกำกับดูแลทีมระยะไกล

การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากมายในช่วงสองปีที่ผ่านมา ซึ่งหลายๆ อย่างส่งผลกระทบโดยตรงต่อการดำเนินธุรกิจ หลายบริษัทกำลังให้โอกาสพนักงานทำงานจากที่บ้านหรือทำงานในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด แม้ว่านี่จะเป็นการเคลื่อนไหวครั้งใหญ่สำหรับพนักงาน แต่การเปลี่ยนแปลงนี้มักจะนำไปสู่ความท้าทายใหม่ๆ สำหรับผู้จัดการ

การดูแลทีมระยะไกลจำเป็นต้องดำเนินการในลักษณะเฉพาะ และเราพร้อมให้ความช่วยเหลือ หลังจากพูดคุยกับผู้นำธุรกิจชั้นนำแล้ว เราได้รวบรวมรายการแนวทางปฏิบัติด้านการจัดการที่ดีที่สุดสำหรับการกำกับดูแลทีมทางไกล อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีจัดการทีมระยะไกลของคุณให้ดีที่สุดในปีนี้

สื่อสารอย่างสม่ำเสมอกับทีมของคุณ

Omid Semino ซีอีโอและผู้ก่อตั้ง Diamond Mansion

ในฐานะผู้จัดการของทีมระยะไกล วิธีที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งในการเป็นผู้นำทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพคือการสื่อสารกับสมาชิกในทีมของคุณเป็นประจำ และจัดสรรเวลาเพื่อตรวจสอบกับทุกคนเป็นรายบุคคลเช่นกัน แม้ว่าการทำงานจากที่บ้านจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน แต่บางครั้งอาจรู้สึกสับสนหรือโดดเดี่ยว ด้วยเหตุนี้การใช้เวลาสื่อสารกับพนักงานจึงเป็นสิ่งสำคัญในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล ไม่ว่าจะเป็นการเช็คอินทางอีเมลรายวันหรือการโทรวิดีโอรายสัปดาห์ การทำเช่นนี้จะทำให้คุณมีเวลาติดต่อกับทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณ ในขณะเดียวกันก็ให้พื้นที่พวกเขาทำงานด้วย อย่าลืมใช้เวลานี้อย่างชาญฉลาดโดยเข้าถึงความคืบหน้า ให้ข้อเสนอแนะ และที่สำคัญที่สุดคือการรับฟังทีมของคุณ เพื่อที่คุณจะได้สามารถแก้ไขปัญหาที่พวกเขาอาจประสบได้

เชื่อใจสมาชิกในทีมของคุณ

Ryan Rottman ผู้ร่วมก่อตั้งและ CEO OSDB Sports

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการเป็นผู้นำพนักงานของคุณและเห็นผลในเชิงบวกจากทีมที่อยู่ห่างไกลคือการสร้างความไว้วางใจ เนื่องจากไม่มีใครอยู่ที่สำนักงานนี้และทุกคนทำงานจากระยะไกล จึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะไม่เห็นสมาชิกในทีมของคุณทำงานในโครงการอย่างจริงจัง อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้จัดการ งานของคุณส่วนหนึ่งคือการไว้วางใจคนที่คุณเลือกให้อยู่ในทีมของคุณ คุณสามารถทำได้โดยการวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโดยพิจารณาจากผลลัพธ์ แทนที่จะใช้สถานะเสมือน ด้วยวิธีนี้ พนักงานของคุณสามารถทำงานให้เสร็จในเวลาที่เหมาะสมซึ่งทำงานได้ดีที่สุดสำหรับตารางเวลาของพวกเขา และสามารถตัดสินได้จากผลงานที่ผลิตเท่านั้น พนักงานจะรู้สึกขอบคุณสำหรับรากฐานของความไว้วางใจที่คุณมีต่อพวกเขา และโดยทั่วไปแล้วจะส่งมอบงานได้เร็วกว่าและได้ผลดีกว่า

มีความยืดหยุ่น

Dr. Payel Gupta, CMO และผู้ร่วมก่อตั้ง Cleared

ในฐานะผู้นำในพื้นที่ห่างไกล ความยืดหยุ่นคือกุญแจสู่ความสำเร็จ เมื่อพนักงานของคุณทำงานจากที่บ้าน คุณต้องเข้าใจว่าสิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้น และครอบครัวของพวกเขาก็มีความสำคัญเช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากพนักงานมาหาคุณและแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาต้องพาลูกไปโรงเรียนในตอนเช้า แต่จะทำงานในชั่วโมงต่อมาในช่วงบ่ายเพื่อชดเชยเวลา สิ่งนี้จะเรียกคุณ ผู้จัดการ เพื่อให้เกิดความเข้าใจและคล่องตัวตราบเท่าที่งานทั้งหมดเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าสิ่งนี้ไม่ได้ขัดขวางสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ซึ่งในกรณีนี้คุณสามารถประนีประนอมกับบุคคลเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายพอใจ

แบ่งปันชัยชนะของพนักงานและรับรู้ความสามารถสูงสุด

Umer Usman หัวหน้าฝ่ายการเติบโต AvantStayเมื่อพนักงานทำงานในสำนักงาน มักจะมีการตีพิมพ์รายเดือนหรืองานรายไตรมาสที่ยกย่องเกียรติและความสำเร็จของพนักงาน ช่วงเวลาที่คุ้มค่าเหล่านี้สามารถสร้างความมหัศจรรย์ให้กับพนักงานได้ เนื่องจากเป็นการช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและทำให้พวกเขารู้ว่าการทำงานหนักของพวกเขาเป็นที่สังเกตได้ หากคุณเป็นผู้จัดการที่ดูแลทีมที่อยู่ห่างไกล พยายามสร้างสรรค์และคิดหาวิธีแบ่งปันชัยชนะของพนักงานและรับรู้ถึงความเป็นเลิศในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล คุณสามารถจดจำผู้มีความสามารถระดับสูงได้เมื่อสิ้นสุดการประชุมทีม ในการสนทนาทางวิดีโอแบบตัวต่อตัวกับบุคคลนั้น หรือแม้กระทั่งโดยการส่งข้อความอีเมลพิเศษไปยังทั้งทีมของคุณ เพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับความสำเร็จของบุคคลนั้น สิ่งนี้จะช่วยกำหนดมาตรฐานสำหรับพนักงานคนอื่นๆ ในทีมของคุณ และจะสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีให้กับทุกคน

ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนขึ้นก่อน

Matt Woods ผู้ร่วมก่อตั้งและ CEO SOLD.com

ในช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนแปลงและการปรับตัว พนักงานต้องการความเป็นผู้นำที่ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องทำงานทางไกล ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในฐานะผู้จัดการ คุณตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนในทีมของคุณรู้ว่างานใดที่พวกเขาควรจะทำ แจ้งให้ทีมของคุณทราบเมื่อจะเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริง เมื่อใดที่พวกเขามีกำหนดสิ้นสุดของโครงการ และเมื่อใดที่คาดว่าจะพร้อมให้บริการตลอดทั้งวัน หลังจากที่คุณตั้งความคาดหวังเหล่านี้แล้ว อย่าลืมให้เวลาพนักงานของคุณในการแสดงความโดดเด่น และไม่จัดการทีมของคุณแบบจุลภาค เพียงสื่อสารกับพวกเขา เชื่อใจพวกเขา และให้พวกเขาแสดงให้คุณเห็นว่าพวกเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใดเมื่อมีการกำหนดความคาดหวังไว้อย่างชัดเจน

ใช้ซอฟต์แวร์และเครื่องมือออนไลน์เพื่อช่วยในการจัดการโครงการ

Tyler Read ผู้ก่อตั้งและบรรณาธิการอาวุโส ผู้ ฝึกสอนส่วนบุคคล Pioneer

แม้ว่าการจัดการงานจากทีมระยะไกลอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่การใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมและเครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันและเห็นความคืบหน้าของกันและกันได้ โปรแกรมอย่าง Notion, Slack และ Productboard สามารถช่วยเหลือการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัสระหว่างทีมระยะไกลของคุณ และเป็นระบบที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยคุณติดตามความคืบหน้าในแต่ละวัน ระบบเหล่านี้ยังช่วยให้สมาชิกในทีมสื่อสารผ่านแพลตฟอร์มได้ ทำให้ง่ายต่อการแสดงความคิดเห็นในเอกสารและดำเนินการตามคำขอ

เช็คอินแบบตัวต่อตัวกับทีมของคุณ

Woody Sears ผู้ก่อตั้ง HearHere

ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ห่างไกล บางครั้งบุคคลอาจรู้สึกว่าทำงานหนักเกินไปหรือไม่เคยได้ยิน นี่คือเหตุผลที่ผู้จัดการควรเช็คอินแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมทุกเดือน การประชุมเสมือนจริงเหล่านี้ช่วยให้พนักงานของคุณสามารถแจ้งปัญหาหรือข้อกังวลที่อาจมี และเป็นเวลาที่ดีสำหรับคุณในการให้คำแนะนำ และเชื่อมต่อกับทีมของคุณเป็นรายบุคคล คุณยังสามารถใช้เวลานี้เพื่อให้คำปรึกษาพนักงานของคุณ และทำให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกว่าพวกเขากำลังบรรลุเป้าหมายทางอาชีพในบทบาทปัจจุบัน คุณจะประหลาดใจที่ได้เห็นว่าคุณเรียนรู้เกี่ยวกับพนักงานของคุณมากแค่ไหน และทีมของคุณจะแข็งแกร่งขึ้นเพียงใด

ส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม

แซค โกลด์สตีน CEO Public Rec

ในขณะที่ช่วงเวลาของเครื่องทำน้ำเย็นอาจมาและหมดไป ในฐานะผู้จัดการ ยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกล ในที่ทำงาน พนักงานสามารถพูดคุยผ่าน ขณะกระโดดขึ้นลิฟต์ หรือแม้แต่ในงานเลี้ยงอาหารกลางวัน อย่างไรก็ตาม ในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล การส่งเสริมช่วงเวลาของการสนทนาเหล่านี้อาจทำได้ยากกว่า พยายามสนับสนุนให้ทีมของคุณใช้ Slack หรือระบบ Messenger ของสำนักงานในการแชท คุณยังสามารถจัดมีตติ้งเสมือนหรือกิจกรรมที่สมาชิกในทีมสามารถเข้าร่วมได้

ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกยินดี

Max Schwartzapfel, CMO Fighting For You

หากมีคนทำงานนอกสถานที่คนใหม่ในทีมของคุณ การสละเวลาเพื่อช่วยให้พนักงานใหม่ของคุณได้รับตำแหน่งใหม่จากระยะไกลนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของพวกเขาและการรักษาพนักงาน พยายามให้คำแนะนำและทำให้พนักงานใหม่ของคุณรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของทีมโดยจัดการประชุมพิเศษเพื่อให้พวกเขารู้สึกเป็นที่ต้อนรับ นี่เป็นกุญแจสำคัญในการส่งเสริมทีมที่แข็งแกร่งและช่วยรักษาความสามารถระดับสูงไว้

เตรียมพร้อมที่จะช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาด้านเทคโนโลยีและการฝึกอบรม

ฟิลลิป อัคซาร์ CEO Arka

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทของคุณ ธุรกิจจำนวนมากมีเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคโดยเฉพาะเพื่อช่วยเหลือพนักงานที่กำลังรับมือกับปัญหาด้านเทคโนโลยีหรือคอมพิวเตอร์ อย่างไรก็ตาม หากบริษัทของคุณไม่มีทีมที่ทุ่มเทให้กับเรื่องนี้ หรือแม้กระทั่งในฐานะผู้จัดการ คุณก็ควรพร้อมที่จะช่วยเหลือพนักงานของคุณเกี่ยวกับปัญหาทางเทคโนโลยีที่พวกเขาอาจพบเจอ นอกจากนี้ เมื่อเปลี่ยนจากการตั้งค่าในสำนักงานเป็นการตั้งค่าระยะไกล สมาชิกในทีมบางคนอาจต้องการความช่วยเหลือในการนำทางคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมใหม่ เตรียมพร้อมที่จะเสนอการฝึกอบรมด้านเทคโนโลยีเบา หรือมีทรัพยากรที่พร้อมช่วยเหลือทีมของคุณ

มอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับพนักงานของคุณให้ประสบความสำเร็จ

Meghan Biro ซีอีโอและผู้ก่อตั้ง Talent Culture

ในฐานะผู้ประกอบการที่ทำงานกับทีมเสมือนจริง ฉันต้องการชุดทักษะที่แตกต่างกันบ้างเพื่อจัดการผู้เล่นระยะไกล ฉันต้องรักษาวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุน – และด้วยระบบเทคนิคและการสื่อสาร – เพื่อให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลประสบความสำเร็จ ในที่นี้ ฉันจะต้องรู้จักตัวเองให้สอดคล้องกับทักษะ ความสามารถ จุดแข็ง และจุดอ่อนของฉัน นอกจากนี้ยังต้องการให้ฉันต้องมีความเห็นอกเห็นใจ ฉลาดทางอารมณ์ อ่อนไหวต่อสิ่งที่คนอื่นต้องการ และเต็มใจที่จะจัดหาเครื่องมือที่จำเป็นต่อความสำเร็จ ไม่ใช่แค่คำแถลงภารกิจและเป้าหมาย แต่รวมถึงการสื่อสารและโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคเพื่อเสริมพลังให้กับทีมเสมือนจริง ในฐานะผู้สนับสนุนความยืดหยุ่นในชีวิตการทำงานในการสรรหาและรักษาผู้มีความสามารถและผู้สังเกตการณ์ของ World of Work ฉันสนับสนุนแนวคิดของสถานที่ทำงานเสมือนจริงและความเป็นจริงของการมีพนักงานเสมือนหรืออยู่ห่างไกล ไม่ใช่ทุกคนที่ต้องการหรือสามารถอาศัยอยู่ในซิลิคอนแวลลีย์ ออสติน บอสตัน/เคมบริดจ์ ชิคาโก ราลีห์-เดอรัม หรือนิวยอร์ค และทั่วโลกต่างก็มีเรื่องราวเหมือนกัน

เรียนรู้ที่จะไว้วางใจทีมของคุณ

Richard Branson ซีอีโอและผู้ก่อตั้ง Virgin

การจะทำงานร่วมกับคนอื่นได้สำเร็จ คุณต้องเชื่อใจซึ่งกันและกัน ส่วนใหญ่ของสิ่งนี้คือการไว้วางใจให้ผู้คนทำงานให้เสร็จไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดโดยไม่มีการควบคุมดูแล เป็นศิลปะแห่งการมอบอำนาจ ซึ่งให้บริการแก่ Virgin และบริษัทอื่นๆ มากมายตลอดหลายปีที่ผ่านมา เราชอบที่จะให้อิสระแก่ผู้คนในการทำงานในที่ที่พวกเขาต้องการ ปลอดภัยในความรู้ที่พวกเขามีแรงผลักดันและความเชี่ยวชาญในการทำงานที่ยอดเยี่ยม ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่โต๊ะทำงานหรือในห้องครัว ขอแสดงความนับถือไม่เคยทำงานนอกสำนักงานและจะไม่มีวันทำ หากคุณจัดหาเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการติดต่อสื่อสาร รักษาการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ และรับความสมดุลระหว่างการทำงานระยะไกลและการทำงานในสำนักงาน ผู้คนจะได้รับแรงจูงใจให้ทำงานด้วยความรับผิดชอบ รวดเร็ว และมีคุณภาพสูง

โดยรวมแล้ว หลังจากปฏิบัติตามแนวทางการจัดการเหล่านี้ และใช้เวลากับบทบาทใหม่ของคุณแล้ว คุณจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในการดูแลทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณ อย่าลืมสื่อสารกับสมาชิกในทีมของคุณอย่างสม่ำเสมอ และค้นหาวิธีที่ทีมของคุณสามารถสานสัมพันธ์ ทีมของคุณจะสามารถเห็นความทุ่มเทและความพยายามทั้งหมดที่คุณทุ่มเทลงไป และจะซาบซึ้งกับความเป็นผู้นำที่คุณมอบให้