เคล็ดลับและคำแนะนำทีม Microsoft ที่ดีที่สุด

เผยแพร่แล้ว: 2022-12-30

เป็นเวลาหนึ่งปีแล้วสำหรับคนทำงานแบบผสมผสาน ตั้งแต่การ เลิกจ้างพนักงานด้านเทคนิค ไปจนถึง งานระยะไกลใหม่ ๆ ทั่วประเทศ ในปี 2022 มีการเปลี่ยนแปลงมากมาย และนั่นคงไม่มีอะไรจริงไปกว่านี้แล้วสำหรับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ทุกคนชื่นชอบ: Microsoft Teams

ในปีที่แล้ว Microsoft Teams ได้เพิ่มคุณลักษณะและฟังก์ชันใหม่ๆ มากมายให้กับแพลตฟอร์ม ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน อำนวยความสะดวกในการสื่อสารในทีม และแม้กระทั่งเพิ่มความสนุกเล็กๆ น้อยๆ ให้กับที่ทำงาน ในความเป็นจริง มีการเพิ่มใหม่มากมายในแพลตฟอร์มที่เราต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านของเราได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วย Microsoft Teams

ในคู่มือนี้ เราจะกล่าวถึงเคล็ดลับและคำแนะนำบางประการที่ทำให้ Microsoft Teams เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ได้รับความนิยมในโลกธุรกิจ

  • ค้นหาเธรดข้อความ
  • คำอธิบายภาพที่แปลสด
  • ข้อความวิดีโอสั้น
  • ฟังก์ชั่นภาพซ้อนภาพ
  • สรุปอัจฉริยะ
  • การรวม eSign
  • เกมสำหรับการทำงาน
  • ดนตรีแจ๊ซซี่
  • แป้นพิมพ์ลัด
  • กรองข้อความ
  • ห้ามรบกวน

อำนวยความสะดวกในการสื่อสารของทีม

เป้าหมายของ ซอฟต์แวร์การประชุมทางเว็บ อย่าง Microsoft Teams คือการติดต่อกับทีมของคุณ ซึ่งอาจอธิบายชื่อได้ ต่อจากนั้น มีฟีเจอร์มากมายที่มุ่งอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในการประชุมทางวิดีโอหรือในเธรดข้อความ

นี่คือเคล็ดลับและกลเม็ดในการทำเช่นนั้น:

ค้นหาเธรดข้อความ

เนื่องจากพนักงานคนใดก็ตามที่ใช้แพลตฟอร์มการส่งข้อความอย่าง Slack สามารถยืนยันได้ ความสำคัญของความสามารถในการค้นหาข้อความที่ส่งไปก่อนหน้านี้นั้นไม่มีใครเทียบได้ ไม่ว่าคุณกำลังพยายามติดตามลิงก์ที่คุณใส่ผิดที่หรือเพียงแค่ต้องการทราบว่าแคมเปญนั้นเรียกว่าอะไร การติดตามข้อความที่เก็บถาวรก็ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป

Microsoft Teams เข้าใจดีว่า เนื่องจากแพลตฟอร์ม เปิดตัวการอัปเดตในเดือนกันยายน ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ก้าวไปอีกขั้นและค้นหาเธรดข้อความแบบเต็ม คุณจึงสามารถเห็นทุกสิ่งที่กล่าวถึงแทนที่จะเป็นข้อความเดียว สิ่งนี้ให้บริบทมากขึ้นในการค้นหาข้อความและช่วยให้สมาชิกในทีมติดต่อกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คำอธิบายภาพที่แปลสด

การทำงานแบบผสมผสานทำให้การทำงานจากทุกที่เป็นไปได้ทั่วโลกธุรกิจ ต่อจากนั้น ผู้จัดการหลายคนใช้สิ่งนั้นเพื่อประโยชน์ของตน โดยว่าจ้างพนักงานจากประเทศต่างๆ ที่ไม่ใช่ของตนเอง ซึ่งอาจนำเสนออุปสรรคด้านภาษา ซึ่งอาจขัดขวางความสามารถของคุณในการเปิดสายสื่อสารในทีมของคุณ

โชคดีที่เทคโนโลยีก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็วจนปัญหานี้ไม่จำเป็นต้องกังวลกับผู้ใช้ Microsoft Teams เนื่องจากขณะนี้แพลตฟอร์มมี คำบรรยายที่แปลสด ในระหว่างการประชุม ระบบที่ทำงานด้วยซอฟต์แวร์อย่างสมบูรณ์ทำให้การแปลรวดเร็วและแม่นยำเป็นส่วนใหญ่ ดังนั้นการถ่ายภาพกับเพื่อนร่วมงานทั่วโลกจะง่ายกว่าที่เคย[/vc_column_text]

คำบรรยายที่แปลสดของ Microsoft Teams

ข้อความวิดีโอสั้น

แทบทุกการศึกษาเกี่ยวกับธุรกิจบอกว่าวิดีโอคืออนาคต ตั้งแต่ TikTok ไปจนถึง Zoom สื่อดังกล่าวได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ สำหรับทุกสิ่งตั้งแต่ความบันเทิงไปจนถึงการสื่อสาร แม้ว่า Microsoft Teams จะนำเสนอการประชุมทางวิดีโอมาระยะหนึ่งแล้ว แต่บางครั้งก็ต้องการวิธีที่ทันสมัยและสร้างสรรค์มากขึ้นในการติดต่อสื่อสาร

นั่นเป็นเหตุผลที่แพลตฟอร์มเพิ่มความสามารถในการ ส่ง และ รับ ข้อความ วิดีโอ บนแพลตฟอร์มโดยตรง คุณสมบัติ Dubbed Video Clips ช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกคลิปวิดีโอสั้น ๆ เพื่ออธิบายกระบวนการหรือให้ข้อมูลที่สำคัญสำหรับโครงการ ส่วนใหญ่มุ่งเป้าไปที่ทีมงานแบบผสมผสานซึ่งอาจไม่มีกำหนดการในการจัดการการประชุมสั้นๆ สำหรับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ

[/vc_column][/vc_row]

ปรับปรุงผลผลิต

แม้ว่าการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะมีความสำคัญอย่างเห็นได้ชัดสำหรับแพลตฟอร์มอย่าง Microsoft Teams แต่ก็คงไม่เสียหายหากประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นเช่นกัน ท้ายที่สุดแล้ว Microsoft Teams ทำการตลาดให้ตัวเองเป็นมากกว่าเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ ดังนั้นมีอะไรอีกบ้างที่จะช่วยให้ทีมของคุณมีความพิเศษเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน

ปรากฎว่าค่อนข้างน้อย! อันที่จริงแล้ว เหตุผลที่ธุรกิจใช้ Teams อย่างแพร่หลายก็เพราะมีฟีเจอร์ที่นอกเหนือไปจากการสื่อสารและทำให้การทำงานจริงง่ายขึ้นสำหรับพนักงาน ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้ Microsoft Teams เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

ฟังก์ชั่นภาพซ้อนภาพ

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงานหรือทำงานจากที่บ้าน แฮงเอาท์วิดีโอได้กลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของคุณ พนักงานหลายคนน่าจะเห็นด้วย ไม่ใช่ว่าทุกการประชุมทางวิดีโอจะต้องการความสนใจอย่างเต็มที่จากคุณ ซึ่งหมายความว่าการทำงานเพียงเล็กน้อยให้เสร็จระหว่างการผ่อนคลายจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ ขออภัย แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอบางแพลตฟอร์มทำให้เข้าถึงแอปหรือไซต์อื่นได้ยากในขณะที่คุณอยู่ในการประชุม

แต่ไม่ใช่ Microsoft Teams! ด้วยการอัปเดตล่าสุด แอป Microsoft Teams บน iPhone และ iPad ช่วยให้สามารถ ใช้ฟังก์ชันภาพซ้อนภาพ ได้ คุณจึงสามารถเข้าถึงแอปอื่นๆ ขณะอยู่ในการประชุมได้ มันยังมีหน้าต่างที่ปรับได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถเลือกได้ว่าจะใช้พื้นที่หน้าจอเท่าใดสำหรับการประชุมทางวิดีโอของคุณ

สรุปอัจฉริยะ

พลังของปัญญาประดิษฐ์ถูกนำมาใช้หลายครั้งเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในธุรกิจ Microsoft Teams นั้นไม่แตกต่างกัน ด้วยฟีเจอร์อัจฉริยะอัตโนมัติมากมายที่มุ่งช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หนึ่งในนั้นคือบทสรุปอัจฉริยะเกี่ยวกับการประชุม ซึ่งนำเสนอข้อมูลสรุปหลังการประชุมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ให้แก่ผู้เข้าร่วมทุกคน

เปิดตัวใน การอัปเดตเดือนตุลาคม ซึ่งเห็นการปรับปรุง Teams ที่หลากหลาย สรุปอัจฉริยะยังคงเป็นพื้นฐานเล็กน้อย สรุปทุกอย่างในการประชุมทั้งหมดแทนที่จะเลือกประเด็นสำคัญที่เฉพาะเจาะจง ถึงกระนั้น เมื่อมีการอัปเดต Microsoft Teams เราคาดว่าฟีเจอร์นี้จะมีประโยชน์มากในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า

การรวม eSign

เราทุกคนทราบดีว่าการลงชื่อเข้าและออกจากบัญชีต่างๆ นั้นเป็นการเสียเวลาอย่างมากเมื่อพูดถึงเรื่องธุรกิจประจำวัน ในความเป็นจริง Microsoft Teams เคยมีการออกแบบการผสานรวมที่อนุญาตให้ผู้ใช้ลงนามในเอกสารออนไลน์ที่กำหนดให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้บัญชีทุกครั้งที่ใช้งาน

โชคดีที่ไม่เป็นเช่นนั้นอีกต่อไป เนื่องจาก การอัปเดตล่าสุด ได้แก้ปัญหาด้วยการอนุญาตให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้ทุกๆ 30 วัน แทนที่จะเป็นทุกๆ วัน แน่นอน มันอาจจะดูเล็กน้อย แต่การปรับปรุงเล็ก ๆ น้อย ๆ บนไซต์นั้นสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากเมื่อพูดถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ขอให้สนุก

งานไม่จำเป็นต้องเกี่ยวกับงานเสมอไป ด้วยความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานมีความสำคัญมากขึ้นสำหรับพนักงานและนายจ้างในปี 2565 การหาวิธีให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมนอกเวลางานจะช่วยรักษาบุคลากรที่มีความสามารถระดับสูงและส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานได้

Microsoft Teams ได้รับการออกแบบมาให้เป็นมากกว่าแค่จัดการประชุมและทำงานให้เสร็จ แพลตฟอร์มนี้สร้างขึ้นเพื่อนำผู้ร่วมงานมารวมกันนอกเหนือจากขอบเขตของโครงการงาน เพื่อสร้างวัฒนธรรมที่ผู้คนต้องการทำงานจริงๆ นี่คือวิธีที่ Microsoft Teams นำความสนุกมาสู่ที่ทำงาน

เกมสำหรับการทำงาน

หากคุณเคยเล่น icebreaker ในช่วงเริ่มต้นของการประชุม คุณจะทราบดีว่าจำเป็นต้องมีมาตรฐานความสนุกที่ปรับปรุงใหม่อย่างมาก แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอสามารถให้ฟังก์ชันวิดีโอแชทแก่คุณเพื่อพูดคุยกับทีมของคุณ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะทำให้เกมของคุณสนุกได้

จริงๆ แล้ว Microsoft Teams สามารถทำให้เกมของคุณสนุกได้ เนื่องจากมีสี่เกมในแพลตฟอร์มโดยตรง ใช่แล้ว Microsoft Teams เพิ่งเปิดตัวคุณลักษณะใหม่ที่เรียกว่า Games for Work ซึ่งให้บริการ Minesweeper, Solitaire, Wordament และ IceBreakers ทั้งหมดนี้ใช้งานได้โดยตรงบนแพลตฟอร์มและสามารถเล่นกับเพื่อนร่วมงานได้

เกม Microsoft Teams สำหรับการทำงาน

ดนตรีแจ๊ซซี่

สิ่งเดียวที่แย่กว่าการถูกระงับคือการต้องทำอย่างเงียบๆ การโทรศัพท์มีเสียงเพลงรอสาย ลิฟต์มีเสียงเพลงในลิฟต์ และโชคดีสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams ก็มีเสียงเพลงรอสายเช่นกัน!

ถูกต้อง การอัปเดตจากเดือนพฤศจิกายน ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มเพลงที่รอสายไปยัง Microsoft Teams ซึ่งจะเปิดใช้งานเมื่อมีการโอนสายระหว่างพนักงาน อาจถือว่าไม่สนุก แต่พยายามอย่าเต้นเมื่อบีตแจ๊สเพื่อชีวิตเหล่านั้นเริ่มสูบฉีดผ่านลำโพงแล็ปท็อปของคุณในระหว่างการประชุม

ฟังก์ชันพื้นฐาน

Microsoft Teams มีมากมายจนสามารถลืมคุณลักษณะพื้นฐานส่วนใหญ่ที่มีอยู่ในแพลตฟอร์มได้อย่างง่ายดาย ด้วยความพยายามที่จะให้ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ Microsoft Teams สามารถให้คุณได้ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับฟังก์ชันพื้นฐานบางประการที่สามารถช่วยให้คุณใช้แพลตฟอร์มได้อย่างเต็มศักยภาพ

แป้นพิมพ์ลัด

ในปี 2022 แป้นพิมพ์ลัดถูกสร้างขึ้นในแทบทุกแพลตฟอร์มที่คุณสามารถจินตนาการได้ คุณเพียงแค่ต้องหาว่าอันไหนเหมาะกับคุณ ต่อไปนี้เป็นแป้นพิมพ์ลัดที่เป็นประโยชน์มากที่สุดสำหรับ Microsoft Teams:

  • ค้นหา : Ctrl + E
  • เริ่มแชทใหม่ : Ctrl + N
  • ปิดกล้อง : Ctrl + Shift + O
  • ปิดเสียงการประชุม : Ctrl + Shift + M
  • เปิด ตัวกรอง : Ctrl + Shift + F
  • เปิดพื้นหลังเบลอ : Ctrl + Shift + P

มีอีกมากมาย แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Microsoft Teams โปรดดูเว็บไซต์เพื่อดูรายการทั้งหมด

กรองข้อความ

แพลตฟอร์มการส่งข้อความของทีมนั้นยอดเยี่ยม แต่ด้วยทีมที่ใหญ่กว่า พวกเขาอาจยุ่งยากเล็กน้อย ท้ายที่สุด ไม่ใช่ว่าสมาชิกในทีมทุกคนจะต้องถูกวนซ้ำในการสื่อสารทุกครั้ง ซึ่งการกรองข้อความจะมีประโยชน์มาก

เช่นเดียวกับ Slack, Twitter และแพลตฟอร์มอื่นๆ Teams ใช้สัญลักษณ์ “@” เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแท็กและกรองข้อความเฉพาะเจาะจงได้ เพียงพิมพ์สัญลักษณ์และเริ่มเขียนชื่อบุคคลหรือกลุ่ม จากนั้นคุณจะได้รับรายการตัวเลือกแบบหล่นลงสำหรับข้อความของคุณ

ห้ามรบกวน

ไม่มีใครต้องการข้อความตลอดเวลา ในบางครั้ง อาจต้องใช้เวลาพักเล็กน้อยเพื่อเริ่มทำงานและทำงานให้เสร็จ ซึ่งเป็นจุดที่การเปลี่ยนการตั้งค่าในการแจ้งเตือนของคุณมีประโยชน์

Microsoft Teams ไม่มีโหมดห้ามรบกวนโดยเฉพาะ ซึ่งแตกต่างจากโทรศัพท์ของคุณ ดังนั้นหากคุณต้องการความเป็นส่วนตัวเล็กน้อย คุณจะต้องไปที่หน้าการตั้งค่าและปิดใช้งานการแจ้งเตือนในขณะนี้ แต่อย่าลืมกำหนดเวลา เพราะคุณจะไม่อยากพลาดสิ่งสำคัญที่จะตามมาในสัปดาห์หน้า