แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
เผยแพร่แล้ว: 2021-05-19ข้อมูลมีความสำคัญมากกว่าที่เคยสำหรับธุรกิจทุกขนาด ขออภัย ธุรกิจจำนวนมากเกินไปไม่สามารถจัดการข้อมูลของตนอย่างเหมาะสมหรือใช้ข้อมูลได้ดีเท่าที่ควร ตามข้อมูลของ Rivery “ข้อมูลเพียง 3% ในธุรกิจองค์กรตรงตามมาตรฐานคุณภาพ และข้อมูล 60-73% ไม่เคยถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ใดๆ” และ “เพียง 20% ขององค์กรที่ลงทุนในการกำกับดูแลข้อมูลจะประสบความสำเร็จภายในปี 2565”
หากคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณเติบโตและเติบโต คุณต้องเริ่มต้นด้วยการจัดการข้อมูลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้กลยุทธ์การจัดการข้อมูลพื้นฐานบางอย่างจะไม่เพียงช่วยธุรกิจของคุณในระยะสั้น แต่ยังช่วยสำหรับปีต่อ ๆ ไป ด้านล่างนี้ คุณจะพบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อเพื่อนำไปใช้ในธุรกิจของคุณเพื่อการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
รู้ขีดจำกัดของคุณ
สิ่งแรกที่ต้องประเมินคือความรู้และความสามารถของคุณเอง ยิ่งธุรกิจของคุณใช้ข้อมูลมากเท่าใด คุณก็ยิ่งต้องการความรู้มากขึ้นเกี่ยวกับวิธีจัดการข้อมูลเท่านั้น หากนี่ไม่ใช่จุดที่คุณเชี่ยวชาญ คุณควรจ้างความช่วยเหลือจากภายนอกเพื่อช่วยเหลือคุณดีกว่า
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าธุรกิจของคุณติดตามสินค้าคงคลังผ่านสเปรดชีต Excel หลังจากนั้นไม่นาน สเปรดชีตนี้อาจมีขนาดใหญ่จนยากที่จะรวบรวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากสเปรดชีต โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นมือใหม่ ในกรณีนั้น คุณอาจต้องการทำงานกับธุรกิจที่ให้บริการคำปรึกษาเกี่ยวกับ Microsoft Excel หากธุรกิจของคุณมีสเปรดชีต Excel ขนาดใหญ่ และคุณรู้สึกว่าคุณสามารถใช้ประโยชน์จากพวกเขาได้มากขึ้น การจ้างบริการเพื่อช่วยเหลือคุณอาจเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า
ใช้เวลาในการวิเคราะห์จุดแข็งของคุณร่วมกับคนอื่นๆ ในทีมของคุณ หากไม่มีผู้ที่มีประสบการณ์ด้านการจัดการข้อมูลที่กว้างขวาง อาจถึงเวลาที่จะจ้างผู้ที่มีหรือให้ใครสักคนเริ่มเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ การมีคนในทีมของคุณที่สามารถปรับปรุงระบบการจัดการข้อมูลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพจะทำให้หลายๆ อย่างง่ายขึ้นในอนาคต
ตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณก่อน
แนวทางปฏิบัติที่สำคัญต่อไปสำหรับการจัดการข้อมูลคือการตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ คุณควรพิจารณาทุกสิ่งที่คุณกำลังพยายามบรรลุโดยการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลนี้ คุณกำลังพยายามปรับปรุงความพยายามทางการตลาดของคุณหรือไม่? ประสิทธิภาพของพนักงาน? ความพึงพอใจของลูกค้า? คุณสามารถมีเป้าหมายได้มากเท่าที่ต้องการ แต่พยายามทำให้เฉพาะเจาะจงและลงรายละเอียด การตัดสินใจเลือกเป้าหมายจะช่วยให้คุณมุ่งความสนใจไปที่การจัดการข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดไปในทิศทางร่วมกัน
มองหาเครื่องมือที่เหมาะสม
วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงแนวทางการจัดการข้อมูลของคุณคือการใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ด้วยเครื่องมือการจัดการข้อมูลที่เหมาะสม คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพ รักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย และรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น มีเครื่องมือการจัดการข้อมูลมากมายในตลาด ดังนั้นคุณควรใช้เวลาในการสำรวจตัวเลือกต่างๆ หากทำได้ ให้ทดลองใช้งานฟรีเพื่อทำความเข้าใจว่าเครื่องมือใดจะได้ผลดีที่สุดสำหรับคุณ
เมื่อสำรวจตัวเลือกของคุณ คุณจำเป็นต้องได้รับบางสิ่งที่ปลอดภัย สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการบุกรุกที่ไม่ต้องการในระบบข้อมูลของคุณ หรือเพื่อให้เกิดบางสิ่งขึ้นกับข้อมูลสำคัญของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดเก็บข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับลูกค้าหรือพนักงานของคุณ เนื่องจากการรั่วไหลอาจเป็นหายนะสำหรับบริษัทของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลเป็นหัวข้อของตนเอง ดังนั้นให้ใช้เวลาเรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ให้มากที่สุด
เน้นที่คุณภาพข้อมูล
ธุรกิจจำนวนมากเกินไปมีข้อมูลคุณภาพต่ำจำนวนมาก ผลลัพธ์คือระบบที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งใช้เวลานานเกินไปในการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการหรือการวิเคราะห์ผลลัพธ์ไม่น่าเชื่อถือ ดังนั้น คุณควรให้ความสำคัญกับคุณภาพของข้อมูลเป็นสำคัญ นี่หมายถึงการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสมบูรณ์ และลบข้อมูลที่ล้าสมัยเป็นประจำ
ในการทำเช่นนี้ คุณต้องสร้างมาตรฐานบางอย่างสำหรับสิ่งที่คุณพิจารณาว่าเป็นข้อมูลคุณภาพสูง จากนั้นคุณต้องแนะนำมาตรฐานเหล่านี้ให้กับทีมของคุณ และให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้เมื่อป้อนข้อมูล นอกจากนี้ยังอาจช่วยจ้างทีมคุณภาพข้อมูลที่จะตรวจสอบข้อมูลของคุณเป็นประจำหรือใช้ซอฟต์แวร์คุณภาพข้อมูลบางอย่าง ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจทำอะไร การทุ่มเทให้กับคุณภาพข้อมูลมากขึ้นอาจต้องใช้เวลามากขึ้น แต่จะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าในระยะยาว
ทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับคนที่เหมาะสม
เพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ คนที่เหมาะสมจะต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ในเวลาที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น หากพนักงานขายเดินทางของคุณไม่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลลูกค้าในขณะเดินทางได้ พวกเขาจะลำบากในการดำเนินการให้ดีที่สุด ใช้ระบบที่ทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลจากระยะไกลได้อย่างปลอดภัย โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการให้ทุกคนสร้างชื่อผู้ใช้และตั้งค่าการอนุญาตสำหรับผู้ใช้แต่ละราย นอกจากนี้ อย่าลืมจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่ต้องการ เนื่องจากการเข้าถึงผู้คนจำนวนมากเกินไปถือเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
มีระบบการกู้คืนในสถานที่
ไม่ว่าคุณจะระมัดระวังกับข้อมูลของคุณแค่ไหน ก็ยังมีความเป็นไปได้ที่สิ่งเลวร้ายจะเกิดขึ้น บางทีฮาร์ดไดรฟ์อาจประสบปัญหาหรือไวรัสเริ่มลบสิ่งต่าง ๆ บนคลาวด์ ไม่ว่าจะเกิดจากสาเหตุใด การพลาดข้อมูลของคุณแม้เพียงช่วงเวลาสั้นๆ ก็เป็นปัญหาได้ ตามข้อมูลของ Datto การหยุดทำงานหนึ่งชั่วโมงอาจทำให้บริษัทขนาดเล็กเสียค่าใช้จ่ายสูงถึง 8,000 ดอลลาร์ หรือ 74,000 ดอลลาร์สำหรับบริษัทขนาดกลาง และรวม 700,000 ดอลลาร์สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ นี่คือเหตุผลว่าทำไมการมีระบบการกู้คืนจึงเป็นเรื่องสำคัญ
ระบบการกู้คืนที่ดีจะสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอในตำแหน่งที่ปลอดภัย นอกจากนี้ยังแสดงวิธีกู้คืนข้อมูลโดยใช้ข้อมูลสำรองนี้ และวิธีทำให้ธุรกิจของคุณกลับมาทำงานได้อีกครั้งในเวลาอันสั้นที่สุด สร้างระบบการกู้คืนตอนนี้ ซึ่งรวมถึงขั้นตอนทั้งหมดที่คุณจะปฏิบัติตามเพื่อกู้คืนข้อมูลของคุณ และหวังว่าคุณจะไม่จำเป็นต้องใช้มันอีก
ทบทวนแนวทางปฏิบัติและอุปกรณ์การจัดการข้อมูลเป็นประจำ
สุดท้าย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดข้อสุดท้ายคือทบทวนแนวทางปฏิบัติในปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอและมองหาการปรับปรุง เมื่อเวลาผ่านไป ความต้องการข้อมูลและสภาพแวดล้อมรอบข้างของคุณก็จะเปลี่ยนไปเช่นกัน ตัวอย่างเช่น อาจมีบางครั้งที่ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่คุณใช้ไม่น่าเชื่อถือหรือปลอดภัยอีกต่อไป การทบทวนแนวทางปฏิบัติในปัจจุบันของคุณเป็นประจำ ทำให้คุณมองเห็นความไร้ประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็วและทำการปรับปรุงก่อนที่จะส่งผลกระทบในทางลบต่อธุรกิจของคุณนานเกินไป
เนื่องจากข้อมูลมีบทบาทสำคัญในธุรกิจส่วนใหญ่ การจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดข้างต้นเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี และควรช่วยคุณตั้งค่าสภาพแวดล้อมที่ข้อมูลของคุณมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และปลอดภัย จากที่นั่น คุณสามารถใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพิ่มเติมตามความต้องการเฉพาะของคุณ และค้นหากลยุทธ์ที่จะช่วยให้คุณเติบโตในอนาคตต่อไป
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา