แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการประชุมออนไลน์

ธุรกิจจำนวนมากยอมรับการประชุมออนไลน์เป็นโซลูชันที่คุ้มค่าสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บ ดำเนินการฝึกอบรม และจัดการประชุม บริษัทต่างๆ เลือกใช้การประชุมประเภทนี้ ส่วนหนึ่งเป็นเพราะความง่ายในการนำไปใช้และความสะดวก นอกจากนี้ ตลาดยังเต็มไปด้วยเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่

การประชุมเสมือนจริงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานและปฏิบัติตามกฎการเว้นระยะห่างทางสังคมที่เกี่ยวข้องกับการระบาดใหญ่ของ COVID-19 คุณต้องเลือกเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ในอุดมคติเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารไม่มีข้อผิดพลาด การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมนั้นพิจารณาจากประเภทของข้อมูลที่แบ่งปันและผู้ชมที่เข้าร่วม

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ออกแบบการนำเสนอ รวมถึงข้อมูลตามสภาพแวดล้อมในสำนักงาน การนำเสนอข้อมูลหรือข้อมูลแก่ผู้ชมแบบสดแตกต่างจากการนำเสนอต่อผู้ชมเสมือนจริง ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรหลีกเลี่ยงการใช้สื่อจากการประชุมสดบนจอภาพวิดีโอสำหรับการประชุมออนไลน์

การประชุมเสมือนจริงจำกัดขอบเขตของการโต้ตอบกับผู้ชม การประชุมที่ดำเนินการในสถานที่จริงช่วยให้คุณสามารถใช้แนวทางที่เป็นกันเองมากขึ้นเกี่ยวกับระเบียบวาระการประชุมและการใช้สื่อการเรียนการสอน ในทางกลับกัน การประชุมเสมือนจริงจำเป็นต้องมีการเตรียมตัวอย่างเหมาะสม จึงต้องวางแผนการจัดงานล่วงหน้าให้ดี

คุณควรส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมล่วงหน้า นอกจากนี้ ให้พิจารณาสร้างสื่อภาพที่ทรงพลังเพื่อทำให้ข้อความของคุณมีส่วนร่วมมากขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพและวัสดุเข้าถึงผู้เข้าร่วมก่อนงาน ผู้รับต้องมีข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบ URL และหมายเลขโทรเข้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนการประชุม

การทำเช่นนี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมตรวจสอบว่าทุกอย่างทำงานตามที่วางแผนไว้หรือดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ที่จำเป็น เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมเข้าสู่ระบบระหว่าง 10 ถึง 15 นาทีก่อนเริ่มการประชุม ซึ่งจะทำให้คุณสามารถทดสอบการเชื่อมต่อได้

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ทำการโรลคอลเพื่อตรวจสอบระบบและทบทวนไทม์ไลน์ สิ่งสำคัญคือต้องให้รายละเอียดการติดต่อแบบออฟไลน์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถติดต่อคุณได้ในกรณีที่เกิดปัญหาทางเทคนิค

เมื่อการประชุมออกอากาศโดยผู้นำเสนอคนหนึ่งไปยังผู้ชมจำนวนมาก คุณควรมอบหมายบทบาทวิทยากรให้กับเพื่อนร่วมงาน วิทยากรให้ความช่วยเหลือที่จำเป็นอย่างมากแก่ผู้นำเสนอ

ประชุมออนไลน์ช่วงโควิด-19

ในขณะที่โคโรนาไวรัสแพร่กระจายไปยังประเทศต่างๆ ทั่วโลก การประชุมออนไลน์ได้กลายเป็นทางออกที่สำคัญสำหรับธุรกิจและรัฐบาล การประชุมเสมือนจริงช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถดำเนินธุรกิจได้ในขณะที่ปฏิบัติตามกฎการเว้นระยะห่างทางสังคมที่เกิดจากการระบาดใหญ่

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนทำงานจากที่บ้าน จึงจำเป็นต้องจัดประชุมแบบเสมือนจริง ความเป็นจริงใหม่นี้กระตุ้นให้องค์กรต่างๆ หาวิธีใช้เครื่องมือการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องมือการประชุมออนไลน์ช่วยให้จัดการประชุมได้ง่ายขึ้นโดยไม่หยุดชะงัก

การว่าจ้าง

เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมระหว่างการประชุมออนไลน์ คุณควรต่อต้านการล่อลวงที่จะเริ่มงานโดยตรง การทำเช่นนี้เป็นการประนีประนอมการสร้างความสัมพันธ์ คุณต้องทำลายน้ำแข็งโดยขอให้ผู้เข้าร่วมแนะนำตัวเองและแบ่งปันข้อมูลที่น่าสนใจสั้น ๆ

วิธีนี้จะช่วยเพิ่มระดับการมีส่วนร่วมโดยการเพิ่มองค์ประกอบทางสังคมในการประชุม เมื่อเข้าร่วมแบ่งปันเรื่องส่วนตัว กระบวนการเสมือนจะจำลองการโต้ตอบแบบตัวต่อตัว ในทางกลับกัน คุณต้องเชิญคำถามจากคณะผู้อภิปรายก่อนเริ่มการประชุม

มาตรการเหล่านี้เป็นวิธีที่แน่นอนในการทำให้แผงควบคุมมีส่วนร่วม นอกจากนี้ ให้พิจารณาทำแบบสำรวจความคิดเห็นและขอคำตอบผ่านการแชทเพื่อรับคำติชมเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ การถามคำถามบ่อยครั้งทำให้การรักษาความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้เข้าร่วมทำได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม หลีกเลี่ยงการถามคำถามปลายเปิดที่มักนำไปสู่ปรากฏการณ์ที่ตายแล้ว

จดจ่ออยู่กับที่

การประชุมออนไลน์มีข้อดีหลายประการ รวมถึงความสามารถในการเชื่อมต่อจากที่ใดก็ได้ อย่างไรก็ตาม ผู้เข้าร่วมไม่ควรเข้าร่วมพื้นที่สาธารณะเพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวน สถานที่ เช่น ห้องรับรองในสนามบินและคาเฟ่อาจทำให้ผู้เข้าร่วมมีสมาธิได้ยาก เสียงรบกวนรอบข้างอาจเป็นปัญหาได้แม้ในสำนักงานที่บ้าน

ในอีกระดับหนึ่ง ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าอย่ายัดเยียดหัวข้อหรือวาระการประชุมมากเกินไปในการประชุมเสมือนจริงครั้งเดียว พยายามเน้นหัวข้อหนึ่งหรือสองหัวข้อและให้ผู้อภิปรายพักก่อนที่จะแนะนำหัวข้อใหม่ แต่ละส่วนควรสั้น (สูงสุด 30 นาที) เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมยังคงให้ความสนใจในระหว่างการอภิปราย

สงวนเวลาสำหรับเรือตัดน้ำแข็งเพื่อทำลายอุปสรรคทางสังคมและสร้างบรรยากาศกลุ่มที่เหมาะสมที่สุด การทำลายน้ำแข็งยังช่วยให้ผู้คนคุ้นเคยซึ่งกันและกันซึ่งส่งเสริมความไว้วางใจ

เรือตัดน้ำแข็งแบบต่อหน้าส่วนใหญ่นั้นแทบจะเป็นไปได้ เป็นไปได้ที่จะทำให้งานหมั้นสนุกขึ้นด้วยการแชร์รูปภาพหรือใช้พื้นหลังเสมือนจริงที่สะดุดตาสำหรับ Zoom

การระดมสมองเสมือนจริง

กิจกรรมต่างๆ เช่น การระดมความคิดและการลงคะแนนเสียงช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วม คุณสามารถเริ่มกิจกรรมเหล่านี้ได้โดยใช้เครื่องมือเฉพาะทางที่หลากหลาย ดำเนินเรื่องให้น่าสนใจอยู่เสมอเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเหนื่อยหรือเบื่อ คุณสามารถขอให้พวกเขาหยุดพักและฟื้นฟูจิตใจก่อนดำเนินการประชุม

การสร้างวิธีที่มีประสิทธิภาพในการโทรในแผงควบคุมเป็นส่วนสำคัญของการจัดการการประชุมออนไลน์ วิธีการที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มการประชุมที่คุณใช้ ถ้าการประชุมของคุณใช้แพลตฟอร์มเสียงเท่านั้น ให้ลองใช้เทคนิคนาฬิกา วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดหมายเลขผู้เข้าร่วมบนนาฬิกา ซึ่งคุณจะใช้ในการแนะนำตัว

เมื่อทำงานกับแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ คุณสามารถโทรหาผู้เข้าร่วมตามคำสั่งบนหน้าจอได้ หรือคุณอาจเลือกแนะนำแผงโดยเรียงตามตัวอักษร

สิ่งสำคัญคือต้องติดตามความเคลื่อนไหวของสายตาของผู้ร่วมอภิปรายในระหว่างการประชุมทางวิดีโอ การเคลื่อนไหวของดวงตาอย่างรวดเร็วอาจเป็นสัญญาณว่าผู้เข้าร่วมกำลังอ่านและการเคลื่อนไหวของแขนอาจเกิดจากการพิมพ์ นอกจากนี้ ให้ระวังการแสดงออกที่เบื่อหน่ายและสัญญาณของความเหนื่อยล้าทางจิตใจ

เมื่อคุณสังเกตว่าแต่ละคนฟุ้งซ่าน คุณต้องเรียกร้องความสนใจจากทั้งแผง เมื่อสิ้นสุดการประชุม ให้จัดสรรเวลาเพื่อประเมินประสิทธิภาพของการประชุม เน้นประเด็นที่น่ากังวลและหาวิธีแก้ไขข้อบกพร่อง

การประชุมแบบไฮบริด

หากคุณกำลังวางแผนที่จะจัดการประชุมแบบไฮบริดที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมทั้งแบบเสมือนจริงและแบบสด ให้พิจารณาจ้างผู้ดูแลแบบสะพาน บทบาทนี้สามารถจัดการได้โดยเพื่อนร่วมงานที่กำลังเข้าร่วมการประชุมทางกายภาพ โมเดอเรเตอร์จะตรวจสอบการเชื่อมต่อระหว่างแผงถ่ายทอดสดและแผงเสมือน

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ร่วมอภิปรายออนไลน์สามารถเห็น ได้ยิน และมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ ในทางกลับกัน ผู้กลั่นกรองควรแจ้งให้ผู้ร่วมประชุมทราบเกี่ยวกับกลุ่มเสมือน วิธีที่ง่ายที่สุดในการบรรลุวัตถุประสงค์นี้คือการแสดงใบหน้าของผู้เข้าร่วมระยะไกลบนหน้าจอขนาดใหญ่

ผู้ร่วมอภิปรายหลายคนไม่อ่านรายงานการประชุม คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนอ่านเอกสารนาทีโดยทำให้สั้นและกระชับ ผู้ร่วมอภิปรายหลายคนไม่อ่านรายงานการประชุม คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนอ่านเอกสารนาทีโดยทำให้สั้นและกระชับด้วยตัวอย่างนี้ ซึ่งจะช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่พวกเขาอาจพลาดไปในระหว่างการประชุมออนไลน์

ในบางกรณี ผู้เชี่ยวชาญจะไม่อาศัยข้อมูลที่ได้รับด้วยวาจา เนื่องจากอาจส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ ด้วยเหตุผลนี้ ให้ลองส่งอีเมลติดตามผลสั้นๆ ที่กระชับซึ่งระบุรายละเอียดสำคัญของการประชุม

ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม

ถ้าผู้เข้าร่วมไม่คุ้นเคยกัน คุณควรทำลายน้ำแข็งโดยให้ทุกคนแนะนำตัวเอง การทำเช่นนี้ทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกสบายใจซึ่งกันและกันได้ง่ายขึ้น ในทางกลับกัน บรรยากาศที่เป็นกันเองช่วยเพิ่มระดับผลิตภาพของการประชุม

ส่งเสริมให้หัวหน้าทีมทำลายน้ำแข็งด้วยการแบ่งปันช่วงเวลาที่เบากว่ากับกลุ่ม รวมทั้งส่งเสริมการแก้ปัญหาการทำงานร่วมกันระหว่างการประชุมออนไลน์ เซสชันประเภทนี้สามารถให้วิธีที่ง่ายกว่าในการแทนที่รายงานมาตรฐานที่กระทบต่อความคืบหน้าที่ราบรื่นของการดำเนินการ

การแก้ปัญหาร่วมกันเกี่ยวข้องกับผู้นำในการเลือกหัวข้อเพื่อให้ผู้ร่วมอภิปรายอภิปราย กลุ่มทำงานร่วมกันเพื่อค้นหามุมมองและข้อมูลที่สำคัญ ผลลัพธ์ที่ได้คือการกำหนดโซลูชันที่เป็นนวัตกรรมใหม่เพื่อจัดการกับความท้าทายทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้น

ผู้เข้าร่วมทุกคนควรได้รับเวลาในการให้ความสนใจกับวาระการประชุม ในการทำเช่นนั้น คุณช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในระหว่างเซสชันการแก้ปัญหา

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• หากคุณเคยแชร์ภาพเปลือยบน Zoom ให้รู้ว่ามันใช้ AI ในการดูคุณ
• Google Meet เพิ่งได้รับการอัปเกรดที่เหมือนการซูม มีอะไรใหม่บ้าง
• แฮกเกอร์ขายรหัสผ่าน Zoom กว่า 500,000 รหัสผ่าน เปลี่ยนไปใช้ Discord แล้ว
• ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับ Zoom คืออย่าเข้าสู่ระบบเลย ไอ้พวกขี้ขลาด