เหนือกว่าการประชุมทางโทรศัพท์: 4 พบกับเทคโนโลยีที่ทุกทีมต้องการ

แขกโพสต์ โดย Elise Keith ผู้ร่วมก่อตั้ง Lucid Meetings

ทุกทีมมาเจอกัน ส่วนใหญ่จัดการประชุมแบบเดียวกับปู่ย่าตายายและปู่ย่าตายายของปู่ย่าตายาย บันทึกการประชุมก่อนชาวโรมันกล่าวถึงผู้นำที่สังเวชนียสถาน การสนทนาสั้นๆ กลับไปกลับมา แล้วปิดท้ายด้วยข้อตกลงที่ไม่ชัดเจนเล็กน้อย การประชุมไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากนักในหลายพันปี

จากนั้นการประดิษฐ์โทรศัพท์ได้ปลดปล่อยการประชุมออกจากขอบเขตของห้องประชุม PowerPoint และเครื่องฉายภาพทำให้เราเป็นอิสระจากกองรายงานที่พิมพ์ออกมา

ผู้นำสมัยใหม่ทำอะไรกับความก้าวหน้านี้? สิ่งที่บรรพบุรุษของพวกเขาทำนั้นถูกต้องแล้ว ตอนนี้สุนทรพจน์ของพวกเขาถูกอ่านไม่ออกผ่านโทรศัพท์ในห้องประชุม

ถึงเวลาที่จะนำวิธีการที่เราพบกันในยุคสมัยใหม่

นอกเหนือจากการเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยี ศตวรรษที่ผ่านมาได้เห็นความก้าวหน้าที่น่าทึ่งในความเข้าใจของเราว่าเราจะทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มได้ดีที่สุดได้อย่างไร ขณะนี้กลุ่มความรู้สามารถทำงานร่วมกัน สร้างสรรค์ จูงใจ และตัดสินใจร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ (เคล็ดลับ: การฟังคนอ่านหัวข้อย่อยไม่ใช่)

เทคโนโลยีการประชุมเสริมทั้งสี่ประเภทนี้สร้างขึ้นจากการเปิดเผยเหล่านั้น และทำให้ทีมของคุณสามารถดำเนินการประชุมที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น

1. การประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอเอาชนะการประชุมทางเสียงทุกครั้ง ทีมองค์กรส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอและการบันทึกวิดีโอ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่นำไปใช้

เรารู้สึกสบายใจเกินกว่าจะซ่อนตัวโดยปิดเสียง ในที่ที่เรามองไม่เห็น ไม่ได้ยิน และไม่ต้องสนใจในที่อื่น อันที่จริง การวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้คนมักชอบการประชุมแบบโทรเข้า เพราะมันหมายความว่าพวกเขาไม่ต้องแสร้งทำเป็นไม่สนใจอีกต่อไป เราได้นำประสิทธิภาพที่ต่ำกว่ามาตรฐานของการประชุมบรรพบุรุษของเราและทำให้แย่ลง

เพื่อการประชุมทางไกลที่ดียิ่งขึ้น ให้ตั้งค่าและใช้งานการประชุมทางวิดีโอที่ดี

Elsie Keith

เคล็ดลับพิเศษ: เปิดการบันทึกการประชุมทางวิดีโอสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวที่สำคัญด้วย

ในที่สุด คุณก็หาเวลาที่ผู้บริหารระดับสูงทั้งหมดจะมาพบกันเกี่ยวกับโครงการใหญ่ของคุณได้หรือไม่? ตั้งค่าซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอของคุณเพื่อบันทึกการประชุมนั้น จากนั้นให้แปลงเสียงเป็นข้อความ คุณจะไม่ได้รวมคนเหล่านั้นทั้งหมดเข้าด้วยกันง่ายๆ อีกต่อไป และด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้จากเวลาที่คุณมี คุณจะสามารถมุ่งความสนใจไปที่การอภิปรายได้ดีขึ้น และไม่ต้องทำงานหนักเพื่อจดบันทึกโดยละเอียด

ตัวอย่างเช่น เราจับคู่ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ ของ Zoom กับกล้อง Meeting Owl เพื่อให้แน่ใจว่าเราจะได้วิดีโอ 360° ที่ดีของผู้พูดปัจจุบัน

ไม่ได้หมายความว่าโน้ตไม่มีค่า อันที่จริง การจดบันทึกที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทีมต้องการ:

2. ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม

ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันในวาระการประชุมและบันทึกบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย ทีมที่ทำงานร่วมกันในการบันทึกการตัดสินใจและขั้นตอนถัดไปร่วมกันในระหว่างการประชุมจะมีส่วนร่วมมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และมุ่งมั่นกับผลลัพธ์เหล่านั้นมากขึ้น

ที่สำคัญกว่านั้น ระบบการจัดการการประชุมจะแสดงให้ทุกคนเห็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับทีมในองค์กรของคุณในการจัดการประชุม

ในอดีต ทุกคนได้เรียนรู้วิธีจัดการประชุมโดยเข้าร่วมการประชุม จากนั้นคัดลอกสิ่งที่พวกเขาเคยเห็นคนอื่นทำ ดังนั้น ในขณะที่การวิจัยได้เปิดเผยเทคนิคที่ยอดเยี่ยมหลายร้อยวิธีในการรวมกลุ่มเข้าด้วยกัน คนส่วนใหญ่ไม่เคยเห็นเทคนิคเหล่านี้ในทางปฏิบัติ พวกเขาไม่รู้ว่าจะเป็นไปได้อย่างไร

ระบบการจัดการการประชุมทำให้ทุกคนสามารถใช้คำแนะนำในการประชุมได้ ไม่มีใครต้องเดาว่าควรมีวาระอะไร การประชุมควรใช้เวลานานเท่าใด จะเป็นผู้นำในการอภิปรายแต่ละส่วนอย่างไร หรือต้องจดบันทึกอะไร ระบบจะสะกดทุกอย่างออกมา ทำให้องค์กรสามารถนำกระบวนการประชุมที่ยอดเยี่ยมเข้ามา จากนั้นจึงเผยแพร่ไปยังสมาชิกในทีมทุกคนอย่างรวดเร็ว

Teeming , BoardVantage และ Lucid Meetings ล้วนเป็นตัวอย่างของเทคโนโลยีในหมวดหมู่นี้

3. การสนับสนุนด้านภาพและการตัดสินใจ

การกระทำอยู่ที่ไหน

เทคนิคการประชุมที่มีประสิทธิภาพ มีส่วนร่วม และมีประสิทธิภาพมากที่สุดหลายอย่างใช้ประโยชน์จากความสามารถตามธรรมชาติของเราในการประมวลผลข้อมูลด้วยภาพ ทีมสามารถดูรูปแบบได้ง่ายขึ้นเมื่อสามารถย้ายข้อมูลไปรอบๆ วาดการเชื่อมต่อ และใส่รูปภาพได้

ทีมที่พัฒนาเทคนิคเหล่านี้ใช้กระดาษโน้ตจำนวนมาก หลังการประชุม พวกเขาใช้เวลาในการพิมพ์ลายเส้นและทำความสะอาดห้อง ซึ่งหมายความว่าทีมส่วนใหญ่บันทึกเทคนิคการทำงานร่วมกันอันทรงพลังเหล่านี้ไว้สำหรับโอกาสพิเศษ

ซอฟต์แวร์สนับสนุนการทำงานร่วมกันด้วยภาพและสนับสนุนการตัดสินใจทำให้บันทึกย่อช่วยเตือนเป็นแบบดิจิทัล ทีมทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์จากทุกที่ และไม่มีใครต้องพิมพ์อะไรในภายหลัง เครื่องมือที่ดีที่สุดยังให้ประโยชน์ที่คุณไม่สามารถหาได้จากกระดาษ ตัวอย่างเช่น เมื่อรวบรวมความคิดเห็นในเครื่องมือสนับสนุนการตัดสินใจ คุณสามารถให้ข้อมูลทุกอย่างโดยไม่เปิดเผยตัวเพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์และตรงไปตรงมา

ตัวอย่างเทคโนโลยี ได้แก่ MURAL , Stormz , GroupMap และ iObeya

4. ผลตอบรับจากการประชุมและการติดตามผลการปฏิบัติงาน

เราคาดว่ามี การประชุมมากกว่า 55 ล้านครั้งต่อวัน ในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้บริหารใช้เวลา 72% ของเวลา ในการประชุมในแต่ละสัปดาห์

มีองค์กรเพียงไม่กี่แห่งที่ติดตามประสิทธิภาพของเวลานี้ คุณนึกถึงกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ที่ใช้ทรัพยากรจำนวนมากแต่ไม่ได้ติดตามหรือวัดผลในทางใดทางหนึ่งหรือไม่

ผลตอบรับจากการประชุมและเทคโนโลยีการติดตามประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการลงทุนจำนวนมหาศาลนี้ เทคโนโลยีบางอย่างจะคำนวณต้นทุนการประชุมโดยอัตโนมัติโดยอิงจากข้อมูลปฏิทิน ทำให้ผู้นำต้องใช้ตัวเลขหลักในการตัดสินใจว่าจะประชุมอย่างไร เทคโนโลยีอื่นๆ ใช้ AI เพื่อวิเคราะห์ผลตอบรับจากการประชุม จากนั้นจึงคาดการณ์ว่าโครงการจะประสบความสำเร็จหรือปิดการขายโดยอิงตามอารมณ์ของผู้เข้าร่วมและรูปแบบในอดีต

เทคโนโลยีในหมวดหมู่นี้ ได้แก่ MeetingQuality , Gong.io และ Inspirometer

การประชุมที่ดีขึ้นเป็นไปได้ การประชุมที่ยอดเยี่ยมจำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีที่เราจัดระเบียบและดำเนินการประชุม ซึ่งในอดีตหมายความว่าคุณต้องการการฝึกอบรมด้านการอำนวยความสะดวกจำนวนมากและพื้นที่ว่างบนผนัง

ไม่อีกแล้ว. ด้วยเทคโนโลยีทั้งสี่นี้ การประชุมที่ยอดเยี่ยมจึงเกิดขึ้นได้สำหรับทุกคนที่ทำงานจากทุกที่

***

Elise Keith

Elise Keith เป็นผู้ร่วมก่อตั้ง Lucid Meetings และผู้เขียน Where the Action Is: การประชุมที่สร้างหรือทำลายองค์กรของ คุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดไปที่ www.jelisekeith.com หรือ www.lucidmeetings.com และติดต่อกับ Elise ทาง Twitter @EliseID8