5 ปัญหาการสื่อสารทางธุรกิจทั่วไป (+โซลูชัน)

ภูมิทัศน์ทางธุรกิจเป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลายอย่างในชีวิตประจำวันที่ถูกพลิกกลับด้านอย่างสิ้นเชิงในปี 2020 จากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ไวรัสโคโรน่าบังคับให้ พนักงานเกือบทุกคนต้องห่างไกล ในอนาคตอันใกล้ สิ่งนี้ทำให้เกิดปัญหาการสื่อสารทางธุรกิจจำนวนหนึ่งโดยไม่รู้ตัว

สถานที่ทำงานหลายแห่งที่ก่อนหน้านี้มีนโยบายที่เข้มงวดเกี่ยวกับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านต้องละเลยกฎก่อนหน้านี้ สิ่งนี้ทำให้พวกเขาอยู่ในอาณาเขตที่ไม่รู้จักโดยสิ้นเชิง ซึ่งหมายความว่าบริษัทต่างๆ ต้องเรียนรู้ที่จะสื่อสารในแบบที่พวกเขาไม่เคยคุ้นเคยมาก่อน ในบทความนี้ เราจะพูดถึงปัญหาทางธุรกิจทั่วไปที่เกิดจากการระบาดใหญ่ของ coronavirus และวิธีแก้ปัญหา:

• ขาดมาตรฐาน
• ความเข้าใจผิดและความคลุมเครือ
• ขาดการชี้นำอวัจนภาษาในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
• การเชื่อมต่อมากเกินไป
• ขาดคำติชม

ขาดมาตรฐาน

สำหรับอนาคตอันใกล้นี้ การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นเรื่องของอดีต เทคโนโลยีทำให้เรามีตัวเลือกมากมายสำหรับสถานที่ที่การสื่อสารเหล่านั้นสามารถไปได้ แต่ตอนนี้ปัญหาคือการสื่อสารประเภทใดควรไปที่ใด คุณต้องตัดสินใจว่าจะสื่อสารเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ เมื่อใดและที่ไหน การขาดมาตรฐานสามารถนำไปสู่การสื่อสารแบบไซโลและความสับสนระหว่างพนักงานของคุณ โดยรวมแล้วจะส่งผลเสียต่อการดำเนินธุรกิจในแต่ละวันของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหานี้คือการสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการสื่อสารในสถานที่ทำงานสำหรับทุกช่องทาง สร้างแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารประเภทใดควรไปในช่องทางใด ตัวอย่างเช่น งานที่สำคัญควรจัดทำเป็นเอกสารในอีเมลถึงสมาชิกในทีมที่เหมาะสม

ระบบการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีในสำนักงานของคุณ เช่น Slack ควรสงวนไว้สำหรับการสนทนาเฉพาะโครงการและการพูดคุยของเครื่องทำน้ำเย็น ความคิดเห็นเกี่ยวกับการโต้ตอบกับลูกค้าควรสงวนไว้สำหรับโซลูชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ของทีมของคุณ

การกำหนดมาตรฐานการสื่อสารภายในอย่างแน่นหนาจะนำมาซึ่งข้อได้เปรียบมากมายให้กับองค์กรของคุณ ประการแรก คุณจะมีเอกสารทางการเกี่ยวกับการโต้ตอบทั้งหมด ต้องการตรวจสอบความคิดเห็นของผู้รายงานโดยตรงเกี่ยวกับโครงการล่าสุดหรือไม่ ตรวจสอบหย่อน ต้องการทบทวนข้อมูลที่จำเป็นก่อนการประชุมกับลูกค้าหรือไม่? ดู CRM ของคุณ

การใช้มาตรฐานของการสื่อสารภายในสำนักงานของคุณโดยทั่วไปจะทำให้สิ่งต่าง ๆ เป็นระเบียบเช่นกัน หากทีมของคุณส่งสแปมหรือส่งอีเมลพร้อมข้อมูลใดๆ ตั้งแต่ข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องไปจนถึงเทรนด์มีมล่าสุดบน Twitter ผู้คนมักจะเพิกเฉยต่อข้อความที่ส่งผ่านเข้ามา การระบุประเภทข้อความควรไปที่ใด พนักงานของคุณจะรู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากการแจ้งเตือนทุกรายการที่ส่งเข้ามา

ความเข้าใจผิดและความคลุมเครือ

บางทีประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของการประชุมแบบตัวต่อตัวก็คือบริบทและแรงจูงใจเบื้องหลังคำพูดที่แลกเปลี่ยนกันในการสนทนามักจะค่อนข้างชัดเจน นั่นเป็นเพราะว่าผู้คนสามารถถามคำถามเพื่อความกระจ่างในภายหลังได้หากต้องการ ด้วยบทสนทนาที่เป็นลายลักษณ์อักษร โอกาสนั้นจะหายไปและการสื่อสารที่ผิดพลาดและความล้มเหลวในการสื่อสารก็เกิดขึ้น

แต่เนื่องจากการสื่อสารแบบตัวต่อตัวถูกจำกัดอย่างรุนแรงเนื่องจากการระบาดของโคโรนาไวรัส ผู้คนจำนวนมากขึ้นจึงเลือกใช้ช่องทางการสื่อสารอินทราเน็ต เช่น Slack และอีเมลเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน เร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าการประสานงานผ่านวิดีโอหรือโทรศัพท์ แต่ผู้ที่อยู่ในจุดสิ้นสุดการรับของหย่อนหรืออีเมลอาจไม่ได้รับในแบบเรียลไทม์ ที่อาจนำไปสู่ปัญหาในการสื่อสารการสนทนาอย่างชัดเจนและอาจเป็นเรื่องยาก

ความสะดวกของช่องทางเหล่านี้เหมาะสำหรับพนักงานที่มีงานยุ่ง แต่มีข้อเสียอยู่หลายประการ ง่ายต่อการตีความความคิดของใครบางคนผ่านการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ผู้คนอาจวิตกกังวลเกินไปหรือไม่มีเวลาส่งข้อความติดตามผลและรอการตอบกลับ นี่หมายความว่าบางครั้งพนักงานทำงานภายใต้แนวคิดที่คลุมเครือหรือเข้าใจผิดว่างานของพวกเขาควรเป็นอย่างไร

วิธีแก้ปัญหานั้นง่ายมาก นั่งกับข้อความสำคัญสักครู่ก่อนที่จะส่งให้เพื่อนร่วมงาน เป็นประโยชน์ร่วมกันกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารในองค์กรทั้งหมดมีความชัดเจน นั่นเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการระบาดของโคโรนาไวรัส เนื่องจากผู้คนกำลังทำงานกับตารางเวลาที่แตกต่างกันในเขตเวลาที่แตกต่างกัน

การส่งข้อความที่คลุมเครือและไม่ชัดเจนไปยังเพื่อนร่วมงานสามารถทำให้คุณกลับมาทำโครงการที่สำคัญได้ เนื่องจากอาจจำเป็นต้องติดตามผลเพิ่มเติม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจทานข้อความแล้ว และอาจมีบุคคลที่สามตรวจทานด้วยหากเหมาะสม

ขาดการชี้นำอวัจนภาษาในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

เช่นเดียวกับการส่งข้อความที่คลุมเครือโดยไม่ได้ตั้งใจ การใช้ช่องทางการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพียงอย่างเดียวเท่านั้นที่จะทำให้เกิดปัญหาในการสื่อสาร หากไม่มีความสามารถในการใช้ตัวชี้นำทางร่างกาย การแสดงออกทางสีหน้า หรือน้ำเสียง มันง่ายอย่างเหลือเชื่อสำหรับผู้สื่อสารที่จะตีความความตั้งใจของใครบางคนผิด การพูดไม่คล่องอาจทำให้เกิดความสับสนในการสนทนาซึ่งความแตกต่างทางวัฒนธรรมเป็นปัจจัยหนึ่ง คนที่เป็นมิตรที่สุดอาจดูแตกต่างออกไปในบทสนทนาที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งอาจสร้างความสะเทือนใจให้กับบางคนได้อย่างไม่น่าเชื่อ

คุณสามารถใช้วิธีการสื่อสารที่หลากหลายเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณถูกส่งด้วยโทนเสียงเดียวกับที่คุณต้องการสื่อ หากคุณต้องการส่งข้อความแบบสบายๆ มากขึ้น ให้ใส่อิโมจิหรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเริ่มใช้ประโยชน์จากอีโมจิเป็น เครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นนวัตกรรม ใหม่ สิ่งนี้จะเปลี่ยนข้อความที่ฟังดูเคร่งขรึมเป็นข้อความเชิงบวกและให้กำลังใจ จะช่วยให้คุณไม่ต้องบังคับเพื่อนร่วมงานให้สงสัยว่าคุณไม่พอใจพวกเขาหรือไม่

แน่นอน คุณสามารถใส่สิ่งที่คุณพยายามจะสื่อในข้อความด้วยคำพูดธรรมดาๆ ได้เสมอ เป็นวิธีตรงไปตรงมาที่สุดวิธีหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าคนที่คุณส่งข้อความรู้ว่าคุณกำลังพยายามจะพูดอะไร

แต่วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้คือการเข้าร่วมแฮงเอาท์วิดีโอ เนื่องจากการระบาดใหญ่ของโคโรนาไวรัสยังคงทำลายล้างโลก การประชุมแบบตัวต่อตัวจึงไม่ใช่ทางเลือกในขณะนี้ การประชุมทางวิดีโอเป็นสิ่งที่ดีที่สุดถัดไป เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานอย่างมีประสิทธิภาพ การแสดงออกทางสีหน้าและน้ำเสียงจะแสดงอย่างชัดเจนในแฮงเอาท์วิดีโอ

ตามที่เรา รายงานไปก่อนหน้านี้ “87% ของพนักงานทางไกลกล่าวว่าพวกเขารู้สึกเชื่อมโยงและมีส่วนร่วมกับทีมและโครงการมากขึ้นเมื่อใช้การประชุมทางวิดีโอ” แฮงเอาท์วิดีโอช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารทางธุรกิจอย่างไม่ต้องสงสัย

การเชื่อมต่อมากเกินไป

ที่มา: Gineris

เนื่องจากพนักงานเกือบทุกคนทำงานจากที่บ้านในอนาคตอันใกล้ เส้นแบ่งระหว่างเวลาทำการกับชีวิตส่วนตัวของพนักงานจึงไม่ชัดเจน มีรายงานเป็นประจำตลอดช่วงการระบาดใหญ่ว่า คนส่วนใหญ่ใช้เวลาอยู่ในสำนักงานมากขึ้น เนื่องจากตอนนี้สำนักงานนี้ตั้งอยู่ภายในบ้านของพวกเขา นั่นหมายถึงพนักงานมีความเสี่ยงที่จะถูกเชื่อมโยงมากเกินไป

ความสามารถในการเชื่อมต่อมากเกินไปทำให้ผู้คนทำงานหนักเกินไป ด้วยความยืดหยุ่นของตารางการทำงานจากที่บ้าน หลายคนจึงรู้สึกกดดันที่ต้อง “เปิด” อยู่ตลอดเวลา นั่นหมายความว่าพวกเขาอาจส่งข้อความนอกเวลาทำการ

ที่อาจส่งผลให้คนที่เคยกำหนดขอบเขตรู้สึกกดดันให้ทำแบบเดียวกัน การทำงานเกินเวลาทำการปกติอาจนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย ทำให้พนักงานทำงานได้ไม่ดี ในที่สุดสิ่งนี้อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณและการมีส่วนร่วมของพนักงานของคุณก็จะได้รับผลกระทบเช่นกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ไม่ให้เกิดขึ้นกับพนักงานของคุณคือการตั้งกฎพื้นฐาน ทำให้ชัดเจนว่าไม่มีใครต้องทำงานเกินเวลาปกติ ส่งเสริมให้พนักงานออกจากระบบอุปกรณ์ทำงานเมื่อทำงานเสร็จในตอนกลางคืน ข้อความส่วนใหญ่สามารถรอจนถึงวันถัดไป

วิธีที่ดีในการบังคับใช้ข้อความนี้คือให้ผู้บริหารระดับสูงปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ พนักงานจะมีโอกาสน้อยที่จะทำงานหลังเลิกงานหากพวกเขาไม่เห็นผู้บังคับบัญชาของตนทำแบบเดียวกัน การทำให้องค์กรของคุณมีความสดชื่นอยู่เสมอจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรจะทำงานอย่างเต็มความสามารถ โดยรวมจะส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่ดีต่อสุขภาพ

ขาดคำติชม

ที่มา: Great Place to Work

ธุรกิจที่ดีและเจริญรุ่งเรืองต้องตรวจสอบตัวเองจากทุกด้าน หากผู้บริหารไม่เรียกร้องความคิดเห็นจากพนักงาน การสื่อสารระหว่างพนักงานในสำนักงานจะไม่ได้ผล มันต้องไหลทั้งสองทางเพื่อที่จะทำงานเพื่อประโยชน์ของบริษัทของคุณ การรวบรวมคำติชมจากพนักงานผ่านวิธีการต่างๆ เช่น การส่งแบบสำรวจ แสดงให้เห็นว่าพนักงานของคุณมีความคืบหน้าอย่างไรในขณะนั้น

คำติชมจากพนักงานของคุณมีความสำคัญมากกว่าที่เคย ในขณะที่การระบาดใหญ่ของ coronavirus ได้ฉีกขาดไปทั่วโลกในช่วงปีที่ดีกว่านี้ ผู้คนต่างมีปฏิกิริยาตอบสนองที่แตกต่างกันไป บางคนอาจแค่รู้สึกเครียดและวิตกกังวลกับสถานการณ์ในตอนนี้ ปฏิกิริยาของพนักงานของคุณต่อการระบาดใหญ่จะพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

คำติชมเป็นประจำเป็นวิธีเดียวที่จะทำความเข้าใจว่าพนักงานของคุณเป็นอย่างไรในสถานการณ์และสิ่งที่คุณทำได้เพื่อสนับสนุนพวกเขา ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณนำหน้าพนักงานที่สูญเสียแรงจูงใจในการทำงานหนัก

คำติชมยังช่วยให้คุณเข้าใจถึงวิธีการดำเนินการของฝ่ายบริหารด้วยเช่นกัน คุณอาจไม่ทราบว่าสิ่งที่คุณทำอยู่ไม่ได้ผลเว้นแต่พนักงานของคุณจะแจ้งให้คุณทราบ การดำเนินการตามผลตอบรับและกระบวนการปรับแต่งที่ก้าวไปข้างหน้าเป็นวิธีเดียวที่จะปรับปรุงการดำเนินงานของคุณ

สรุป: การสื่อสารที่ดีจะทำให้พนักงานมีความสุขมากขึ้น

การระบาดใหญ่ของ coronavirus ได้เปลี่ยนโฉมหน้าของสำนักงานในอนาคตอันใกล้ การทำงานในสำนักงานอาจไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป สถานการณ์ที่ลื่นไหลในมือหมายความว่าบริษัทของคุณจะต้องหมุนตลอดเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงความท้าทายด้านการสื่อสารที่สำคัญ ระหว่างทางจะมีปัญหากันเล็กน้อย แต่ให้ใช้เวลาในการแก้ปัญหาการสื่อสารทั่วไปที่อาจเกิดขึ้น

เพียงเพราะหน้าตาในสำนักงานของคุณดูแตกต่างไปจากเดิมไม่ได้หมายความว่า พนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณจะไม่สามารถมีความสุข ได้ ตามที่เรารายงานไปก่อนหน้านี้ 90% ของพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ต้องการทำงานตามกำหนดเวลาที่ยืดหยุ่นสำหรับอาชีพที่เหลือ เมื่อตอบสนองความต้องการของพนักงาน คุณจะมั่นใจได้ว่าพวกเขามีความสุข ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจของคุณในระยะยาว