บิลค่าโทรศัพท์ของธุรกิจ: การนำทางค่าธรรมเนียมที่ซ่อนอยู่ & เหตุผลที่ควรพิจารณา VoIP

ธุรกิจมักจะมองหาการประหยัดเงินในที่ที่สามารถทำได้ จุดเริ่มต้นที่ดีคือการตรวจสอบค่าใช้จ่ายในใบเรียกเก็บเงินของคุณ อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามจำนวนเงินที่บริษัทของคุณใช้จ่ายไปกับบริการสำหรับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะและโทรศัพท์มือถือ ด้วยการระบาดใหญ่ของโคโรนาไวรัสทำให้โลกธุรกิจต้องพึ่งพา VoIP ของธุรกิจเพื่อให้อยู่รอด บริการโทรศัพท์ที่คุณเลือกจึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

การโทรศัพท์เป็นวิธีที่พบได้บ่อยที่สุดที่ลูกค้าใหม่มีส่วนร่วมกับบริษัทในตอนแรก และโทรศัพท์ยังคงเป็นช่องทางหลักสำหรับการสนับสนุนลูกค้า เนื่องจากความจำเป็นดังกล่าว ผู้ให้บริการโทรศัพท์มักจะรู้สึกสบายใจที่จะเรียกเก็บค่าบริการต่างๆ ที่อาจเพิ่มค่าใช้จ่ายของการเรียกเก็บเงินรายเดือนของคุณได้อย่างมาก

ค่าบริการบางส่วนอาจเป็นค่าบริการที่คุณแทบ (หรือไม่เคยใช้) เลย ในขณะที่บางรายการมีชื่อที่คลุมเครือว่า "ค่าบำรุงรักษา" และสิ่งที่ทุกคนชื่นชอบ ได้แก่ ภาษี ไม่มีการจำกัดระดับของความคิดสร้างสรรค์ที่ผู้ให้บริการโทรศัพท์ธุรกิจบางรายแสดงเมื่อหาวิธีที่จะทำให้ลูกค้าของตนเสียค่านิกเกิล หากคุณไม่ได้ตรวจสอบใบเรียกเก็บเงินของบริษัทอย่างรอบคอบแล้ว ก็มีโอกาสสูงที่คุณจะจ่ายเงินเกินความจำเป็น

หากคุณไม่ได้ติดต่อกับโทรศัพท์แบบเดิมๆ ที่มีค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจของคุณ เราได้จดคำแนะนำสองสามข้อสำหรับรายการที่คุณอาจต้องการจับตาดูในครั้งต่อไปที่ใบเรียกเก็บเงินของคุณมาถึง ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงส่วนต่างๆ ต่อไปนี้:

• วิธีลดค่าโทรศัพท์ของคุณ
• ดูบิลค่าโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณ
• พิจารณาคุณสมบัติที่คุณต้องการ
• พิจารณาสิ่งอื่นๆ ที่คุณจะได้รับจากโซลูชั่น VoIP ที่ทันสมัย
• ตรวจสอบทางเลือกของคุณ

วิธีลดค่าโทรศัพท์ของคุณ

ใบเรียกเก็บเงินของคุณอาจเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่จำเป็น แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะต้องเสียแขนและขาบริษัทของคุณ ค่าใช้จ่ายนี้อาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งหนึ่งที่ต้องพิจารณาคือต้นทุนการดำเนินงานทั้งหมดสำหรับระบบโทรศัพท์ปัจจุบันของคุณ คุณสามารถค้นหาค่าใช้จ่ายนั้นได้โดยเพิ่มว่าการซื้อระบบโทรศัพท์มีค่าใช้จ่ายเท่าใด และมีค่าใช้จ่ายเท่าใดในการใช้งานระบบ

เมื่อคุณกำหนดต้นทุนได้แล้ว คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าสิ่งที่คุณจ่ายสำหรับระบบโทรศัพท์ของธุรกิจของคุณและสิ่งที่คุณจ่ายเพื่อใช้งานในปัจจุบันนั้นคุ้มค่าหรือไม่ คุณสามารถเปรียบเทียบราคานั้นกับสิ่งที่เรียกเก็บเงินปัจจุบันของคุณในแต่ละเดือน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดูได้ว่าการตั้งค่าของคุณควรจะเปลี่ยนด้านใด

ดูบิลค่าโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการดูว่าคุณควรตัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบริการโทรศัพท์ของคุณเป็นจำนวนเท่าใด โดยการดูจากใบเรียกเก็บเงินที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น ผู้ให้บริการมักจะเสนอส่วนลดสำหรับแพ็คเกจต่างๆ และอาจลดต้นทุนการบริหารของบริษัทของคุณด้วยการรวมใบเรียกเก็บเงินเข้าเป็นการชำระเงินครั้งเดียว

ที่ทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังประหยัดเงิน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ยังนำไปสู่การเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งผู้ให้บริการสามารถยัดเยียดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่อาจเป็นไปไม่ได้ด้วยการเรียกเก็บเงินที่ง่ายกว่า

FCC ได้ทุ่มเทให้กับการสร้างหน้าคำถามที่พบบ่อยซึ่งครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เช่น การยัดเยียดค่าโทรศัพท์ เพื่อช่วยแจ้งให้ผู้คนทราบเกี่ยวกับพฤติกรรมของบริษัทโทรศัพท์ที่ทำการเรียกเก็บเงินโดยไม่ได้รับอนุญาต หน่วยงานตั้งข้อสังเกตว่ายิ่งใบเรียกเก็บเงินของคุณเริ่มดูเหมือนใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิตมากเท่าไร คุณก็ยิ่งควรกังวลมากขึ้นว่าคุณจะจ่ายเงินในจำนวนที่ยุติธรรมหรือไม่

“การหลอกลวงเป็นจุดเด่นของการยัดเยียด แครมเมอร์มักใช้ใบเรียกเก็บเงินที่สับสนเพื่อหลอกให้ผู้บริโภคชำระค่าบริการที่พวกเขาไม่ได้รับอนุญาตหรือรับ หรือค่าใช้จ่ายนั้นสูงกว่าที่ผู้บริโภคเชื่อ… FCC ประมาณการว่าการยัดเยียดสร้างความเสียหายให้กับครัวเรือนอเมริกันหลายสิบล้านครัวเรือน”

คุณอาจเคยรู้สึกตกใจเมื่อได้รับใบเรียกเก็บเงินครั้งแรกจากบริการใหม่ ใบเสนอราคาเริ่มต้นของ บริษัท โทรศัพท์นั้นไม่ได้กล่าวถึงค่าใช้จ่ายจากภาษี ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม หรือที่คุณจะถูกเรียกเก็บเงินล่วงหน้าหนึ่งเดือนในการเรียกเก็บเงินครั้งแรก (บางครั้งผู้ให้บริการจะเรียกเก็บเงินจากวันที่ติดตั้งและเดือนถัดไปในใบเรียกเก็บเงินครั้งแรก)

โดยทั่วไปบริษัทโทรศัพท์ต้องจ่ายภาษีการขายสำหรับบริการนี้ จึงไม่แปลกใจเลยที่พวกเขารวบรวมสิ่งนี้จากลูกค้า อย่างไรก็ตาม คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปอร์เซ็นต์ที่รวบรวมนั้นสอดคล้องกับภาษีการขายในพื้นที่ของคุณจริง ๆ และไม่สูงเกินจริง

ในทางกลับกัน ค่าธรรมเนียมและรายการอื่น ๆ นั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจและอาจให้พื้นที่มากขึ้นสำหรับการเจรจาใบเรียกเก็บเงินของคุณ

ต่อไปนี้คือบางรายการในใบเรียกเก็บเงินของคุณที่คุณควรใส่ใจเป็นพิเศษ:

• สายแบบโรลโอเวอร์ — พบได้ในสายโทรศัพท์ PSTN แบบเดิม และช่วยให้ธุรกิจของคุณรองรับการโทรหลายสายในคราวเดียว เพื่อไม่ให้ลูกค้าของคุณเจอสัญญาณที่วุ่นวาย สิ่งเหล่านี้ไม่ถูกเพราะอาจทำให้ธุรกิจของคุณเสียค่าใช้จ่ายสูงถึง $30 ต่อบรรทัด สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ คุณสามารถรับฟังก์ชันเดียวกันนี้จากระบบ IP ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• การ บำรุงรักษาสายไฟ — อีกครั้ง นี่เป็นรายการเฉพาะสำหรับโทรศัพท์บ้าน นี่เป็นค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในการเดินสายไฟในสำนักงานของคุณ
• ค่าโทรทางไกลและค่าทางด่วน — คุณไม่สามารถช่วยได้หากธุรกิจของคุณต้องโทรทางไกลและโทรฟรีเป็นจำนวนมาก แต่คุณสามารถลดต้นทุนนี้ได้โดยเปลี่ยนการสื่อสารเหล่านั้นเป็นอีเมลหรือระบบโทรศัพท์ IP
• ผู้ใช้และส่วนต่อขยาย — ระบบโทรศัพท์แบบเดิมไม่เพียงแต่เรียกเก็บเงินสำหรับสายแบบโรลโอเวอร์เท่านั้น แต่ยังคิดค่าบริการสำหรับแต่ละสายที่คุณต้องการ โปรดทราบว่าผู้ให้บริการมักจะเรียกเก็บเงินต่อผู้ใช้หนึ่งราย ดังนั้นจึงควรเปรียบเทียบราคาสำหรับผู้ให้บริการต่างๆ ที่นี่

ค่าใช้จ่ายบางอย่างจะถูกตั้งเป็นหิน แต่คุณอาจมีพื้นที่กระดิกเล็กน้อยในบางส่วน หากมีค่าธรรมเนียมบางอย่างที่ดูเหมือนสูงเกินไปสำหรับคุณ คุณควรติดต่อผู้ให้บริการและพยายามเจรจาต่อรอง

พิจารณาคุณสมบัติที่คุณต้องการ

ขั้นตอนต่อไปในการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินของคุณคือการพิจารณาคุณลักษณะทั้งหมดที่คุณต้องการในระบบโทรศัพท์ของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้ PSTN หรือระบบโทรศัพท์ IP หรือไม่ก็ตาม คุณมักจะถูกผูกมัดในสัญญาราคาแพง หากคุณรวมคุณลักษณะต่างๆ ที่คุณไม่ได้ใช้งานไว้ด้วยกัน

การพิจารณาคุณสมบัติที่คุณต้องการในระบบโทรศัพท์เป็นสิ่งสำคัญ เพื่อค้นหาแผนที่กำหนดให้คุณต้องจ่ายเงินเท่าที่จำเป็นเท่านั้น ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติพื้นฐานและสำคัญที่ควรพิจารณาในผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์รายต่อไปของคุณ

การโอนสาย — นี่คือคุณสมบัติพื้นฐานที่ช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณสามารถติดต่อกับคุณได้ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น ดังนั้น หากคุณแบ่งเวลาระหว่างการทำงานในสำนักงานและที่บ้าน คุณสามารถโอนสายจากหมายเลขธุรกิจของคุณไปยังอุปกรณ์มือถือของคุณได้ ผู้ให้บริการ VoIP หลายราย เช่น RingCentral เสนอการโอนสายระยะไกลเป็นคุณสมบัติพื้นฐาน ดังนั้นคุณจึงสามารถโอนสายได้ทันที เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะพร้อมเสมอ

ส่วนขยาย — ในระบบโทรศัพท์ PSTN แบบเดิม ส่วนขยายคือหมายเลขโทรศัพท์อื่นที่เชื่อมต่อกับหมายเลขหลัก ยิ่งเดินสายมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีต้นทุนมากขึ้นเท่านั้น ระบบ IP ทำได้จริง และหลายระบบมีส่วนขยายจำนวนหนึ่งที่สร้างขึ้นในแผนพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น Grasshopper เสนอแผนเดี่ยวในราคา $26 ซึ่งรวมส่วนขยายได้สูงสุดสามรายการ

การสนับสนุนระยะไกล — จะต้องมีเวลาที่คุณต้องนำระบบโทรศัพท์ของคุณเข้ารับบริการอย่างไม่ต้องสงสัย แต่เนื่องจากการระบาดใหญ่ของโคโรนาไวรัสยังคงทำให้พนักงานส่วนใหญ่อยู่ห่างไกลกัน จึงอาจเป็นไปไม่ได้อีกต่อไปที่จะมีพนักงานภายนอกเข้ามาในสำนักงานของคุณเพื่อตรวจสอบการตั้งค่าของคุณ

การมองหาผู้ให้บริการโทรศัพท์ที่ให้การสนับสนุนระยะไกลเป็นทางเลือกที่เป็นไปได้มากกว่าในปัจจุบัน Nextiva มีระบบสนับสนุนระยะไกลเพื่อมอบข้อเสนอนี้ให้กับผู้ใช้ของตน

การโทรไม่อั้น — ต้องขอบคุณการแพร่ระบาด การโทรศัพท์จึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย เนื่องจากการประชุมแบบตัวต่อตัวได้หยุดชะงักลง ธุรกิจของคุณจึงมีแนวโน้มที่จะใช้เวลากับโทรศัพท์มากขึ้น ดังนั้นระบบโทรศัพท์ที่ให้คุณโทรได้ไม่จำกัดนาทีจึงควรมีความสำคัญสูงสุด ผู้ให้บริการโทรศัพท์ IP หลายรายเสนอการโทรแบบไม่จำกัด รวมถึง Vonage Business

บันทึก การโทร — การบันทึกการโทรเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการศึกษาประสิทธิภาพของพนักงาน โดยเฉพาะทีมขายของคุณ และวัดประสบการณ์ที่คุณมอบให้กับลูกค้าของคุณ บันทึกการโทรสามารถให้รายละเอียดที่สำคัญแก่คุณได้ เช่น วันที่และเวลาของการโทร ระยะเวลา หมายเลขผู้โทร และการรับสายนั้นได้รับการยอมรับหรือส่งไปยังวอยซ์เมลหรือไม่

นี่เป็นคุณสมบัติพื้นฐานที่ผู้ให้บริการจำนวนมากสามารถนำเสนอได้ 8×8 ให้การบันทึกประวัติการโทร ความสามารถในการจัดการบันทึกการโทรและตัวชี้วัดบันทึกการโทรภายในแผน

พิจารณาสิ่งอื่นๆ ที่คุณจะได้รับจากโซลูชั่น VoIP ที่ทันสมัย

เนื่องจากบริษัทของคุณมีแนวโน้มว่าจะจ่ายเงินสำหรับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์แล้ว และอาจได้สร้างอินทราเน็ตเต็มรูปแบบ จึงควรมีการเสียดสีน้อยที่สุดและประหยัดได้มากเมื่อเปลี่ยนไปใช้บริการ IP ไม่จำเป็นต้องใช้ฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมใดๆ ยกเว้นโทรศัพท์ IP

บริษัทส่วนใหญ่เรียกเก็บเงินประมาณ 20 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับสาย VoIP ธุรกิจที่มีทุกสิ่งที่คุณคาดหวังจากสายโทรศัพท์มาตรฐานของคุณ (คำทักทายข้อความเสียงของธุรกิจ การรอสาย ฯลฯ) พร้อมด้วยรายการคุณสมบัติยาว ๆ ที่โดยทั่วไปไม่รวมอยู่ใน ข้อเสนอโทรศัพท์แบบดั้งเดิมหรือไม่มีเลย

คุณสามารถคาดหวังคุณสมบัติที่ได้รับการปรับปรุงจากผู้ให้บริการ VoIP ที่คุณเลือก นี่คือสิ่งที่ควรระวัง:

IVR — IVR ที่โฮสต์ (การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ) คือเมนูโทรศัพท์และระบบการกำหนดเส้นทางที่มีเมนูแบบโต้ตอบสำหรับผู้โทรเพื่อนำพวกเขาไปยังแผนกที่ต้องการ เนื่องจากเป็นระบบอัจฉริยะ IVR สามารถทำงานที่เกี่ยวข้องกับคำตอบใช่/ไม่ใช่ หรือคำตอบเกี่ยวกับตัวเลขจากผู้โทร คุณลักษณะนี้ซื้อเวลาคืนและประสิทธิภาพการทำงานให้กับพนักงานของคุณ ควบคู่ไปกับการทำให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณมีเวลารอที่สั้นลง

Auto-Attendant — คุณลักษณะนี้สามารถช่วยในการแทนที่บทบาทของพนักงานต้อนรับในองค์กรของคุณ ดังนั้น แทนที่จะต้องการให้ผู้โทรคุยกับพนักงานต้อนรับก่อนเพื่อโอนไปยังฝ่ายที่ถูกต้อง พวกเขาเพียงแค่กดหมายเลขที่เกี่ยวข้องกับการขยายเวลาของแผนกที่ถูกต้อง เช่นเดียวกับ IVR ฟีเจอร์นี้ยังช่วยประหยัดเวลาและเงินในองค์กรของคุณได้อีกด้วย

การประชุมทางวิดีโอ — ผู้ให้บริการ VoIP ส่วนใหญ่มีวิธีการสื่อสารแบบอื่นในแผนบริการโทรศัพท์ของตน การประชุมทางวิดีโอเป็นหนึ่งในตัวเลือกยอดนิยม นี่เป็นเพียงฟังก์ชันที่ระบบโทรศัพท์ PSTN ไม่สามารถให้คุณได้

คุณลักษณะการประชุมทางวิดีโอสำหรับแผนโทรศัพท์ IP บางแผนยังอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมหลายร้อยคนเข้าร่วมในครั้งเดียว ทำให้คุณใกล้ชิดกับการประชุมในบริษัทแบบตัวต่อตัวมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในช่วงการแพร่ระบาด

แอพมือถือ — ผู้ให้บริการโทรศัพท์ VoIP ส่วนใหญ่มีแอพซอฟต์โฟนของตัวเอง ช่วยให้คุณโทรติดต่อธุรกิจได้ทุกที่ แอพมักจะอนุญาตให้ใช้วิดีโอแชทและส่งข้อความทางธุรกิจทาง SMS นอกเหนือจากการโทรด้วยเสียงแบบเดิม โดยทั่วไป คุณสามารถสลับไปมาระหว่างวิธีการสื่อสาร โดยมีข้อมูลจากการสนทนาก่อนหน้านี้ที่บันทึกไว้ในอุปกรณ์แต่ละเครื่องของคุณ

ด้วยแนวโน้มที่เพิ่มขึ้นสู่การสื่อสารแบบรวมศูนย์ VoIP ยังช่วยให้รวมศูนย์การดำเนินธุรกิจของคุณโดยรวมได้ดียิ่งขึ้น แพลตฟอร์ม VoIP ส่วนใหญ่รองรับการทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มภายนอก เช่น Salesforce ซึ่งทำให้คุณสามารถรวมการสื่อสารและแอปพลิเคชันอื่นๆ ไว้ในที่เดียว ข้อมูลนี้มาพร้อมกับประโยชน์มากมายที่เราได้สรุปไว้เมื่อเร็วๆ นี้ในคู่มือเริ่มต้นของเราเกี่ยวกับการสื่อสารแบบรวมศูนย์

ตรวจสอบทางเลือกของคุณ

หากบริการโทรศัพท์ของคุณไม่ได้ให้มากกว่าเสียงโทร และคุณจ่ายเงินมากกว่า $20 หรือ $30 ต่อเดือนสำหรับบริการนั้น ธุรกิจของคุณน่าจะดีกว่ามากหากใช้แพ็คเกจ VoIP จากผู้ให้บริการหลายราย นี่คือรายละเอียดของผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจชั้นนำห้ารายตามการให้คะแนนจากผู้ใช้ GetVoIP หลายร้อยราย:

สรุป: VoIP เป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อลดค่าโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ

สำหรับวิธีการที่สร้างสรรค์ทั้งหมดที่บริษัทโทรศัพท์ใช้จ่ายเงินและสำหรับวิธีการทั้งหมดที่คุณอาจสามารถต่อรองราคาที่ต่ำกว่า VoIP อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการประหยัดเงินสำหรับความต้องการบริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

นอกจากจะมีราคาถูกกว่าบริการโทรศัพท์ทั่วไปแล้ว แพลตฟอร์มการสื่อสารบนระบบคลาวด์ยังเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่หลากหลายซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานและประสิทธิภาพโดยรวมของความสามารถของบริษัทในการสื่อสารภายในและกับลูกค้า