ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจและการขับเคลื่อนประสิทธิภาพขององค์กร
เผยแพร่แล้ว: 2022-01-13ทุกบริษัทมีงานภายในหลายร้อยงานที่เกิดขึ้นด้วยตนเอง พื้นที่มีโครงสร้างเพื่อให้งานและวัตถุประสงค์บรรลุผลโดยไม่คำนึงถึงเวลาที่ใช้หรือหน้าที่ดำเนินการ เหตุใดจึงไม่เปิดใช้กระบวนการอัตโนมัติและการแปลงดิจิทัล
ต้องเผชิญกับวิวัฒนาการอย่างต่อเนื่องของตลาดและแนวโน้มที่เปลี่ยนแปลงไป บริษัทต่างๆ ต้องละทิ้งงานที่เสียเวลาและทรัพยากรเพื่อทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ
ทุกวันนี้ ดูเหมือนแปลกที่เราพูดถึงบริษัทที่ดำเนินการตามขั้นตอนอย่างละเอียดถี่ถ้วนด้วยตนเอง แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น 69% ขององค์กรทั่วโลกไม่ได้ก้าวข้ามการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล อาจเป็นเพราะความไม่รู้หรือความกลัวต่อนวัตกรรม
ความจริงก็คือบริษัทที่ไม่ได้ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติใช้เวลามากเกินไปกับงานที่พวกเขาสามารถทำได้ด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยี
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?
เมื่อเราพูดถึงระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ เราหมายถึงเทคโนโลยีเพื่อดำเนินงานหรือกระบวนการที่เกิดซ้ำในธุรกิจ การใช้งานนี้ช่วยให้คุณลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และปรับปรุงการดำเนินงานที่ซับซ้อนมากขึ้น
การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลนั้นเกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติเป็นอย่างมาก มันอธิบายการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยีใหม่
กระบวนการอัตโนมัติขับเคลื่อนประสิทธิภาพ สร้างมาตรฐานที่เหมาะสม และท้ายที่สุดช่วยให้องค์กรประหยัดเวลา เงิน และทรัพยากร นอกจากนี้ยังจัดระเบียบงานที่ซ้ำซากและมีปริมาณมาก เนื่องจากสามารถเข้าถึงเครื่องจักรได้มากขึ้น และนำไปสู่ผลกำไรสูงสุดขององค์กร
คุณทราบหรือไม่ว่าทีมใช้เวลาเกือบ 20% กับงานที่เราสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลการปฏิบัติงานและการตรวจสอบรายงานสถานะ ด้วยเหตุผลนี้ ซีอีโอจึงเข้าใจว่ากระบวนการอัตโนมัติได้กลายเป็นกระแสนิยมและกำลังดำเนินการเพื่อรวมเข้าด้วยกัน
ตัวอย่างเช่น ตัวแทนขายที่โทรและติดตามฐานลูกค้าขนาดใหญ่จะได้รับประโยชน์จากการใช้ระบบควบคุมและระบบอัตโนมัติที่ตั้งค่าการโทร สร้างการแจ้งเตือน และอัปเดตปฏิทินหรือฐานข้อมูลลูกค้าโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเดียวกันนี้ยังใช้กับพื้นที่การขายหรือการสนับสนุนทางเทคนิค โดยพิจารณาจากลักษณะเฉพาะ
แต่อย่าคิดว่าระบบอัตโนมัติจะเป็นประโยชน์เฉพาะบางพื้นที่เท่านั้น กระบวนการอัตโนมัติจะมีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับการทำงานข้ามสายงาน ครอบคลุมทั้งธุรกิจและการรวมแอปพลิเคชัน ต่อมาในคู่มือนี้ คุณจะค้นพบประโยชน์ทั้งหมดของระบบอัตโนมัติของกระบวนการ
เครื่องมือกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติกำลังรบกวนสถานที่ทำงานอย่างไร
แต่ละบริษัทต้องทำการวิเคราะห์อย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อทำความเข้าใจความต้องการของตนเอง และใช้ระบบอัตโนมัติในด้านที่รายงานประโยชน์สูงสุด
ในคู่มือนี้ เราได้เลือกประเภทกระบวนการอัตโนมัติที่พบบ่อยที่สุดในตลาด
1. ฐานความรู้
กระบวนการอัตโนมัติประเภทนี้ได้รับความเกี่ยวข้องในตลาด คนรุ่นมิลเลนเนียลใช้เสิร์ชเอ็นจิ้นเพื่อค้นหาคำตอบมากขึ้นเรื่อยๆ ก่อนทำการโทรหาลูกค้า นอกจากนี้ Econsultancy พบว่า 51% ของลูกค้าต้องการการสนับสนุนทางเทคนิคผ่านฐานความรู้ เนื่องจากมีการโต้ตอบและใช้งานง่ายกว่า
ในทำนองเดียวกัน ลูกค้ารุ่นมิลเลนเนียล 67% ได้เพิ่มความคาดหวังในปีที่แล้วเกี่ยวกับการบริการลูกค้า (รวมถึงการใช้เครื่องมือใหม่ เช่น ฐานความรู้) และ 78% ได้ย้ายธุรกิจไปที่อื่นหลังจากประสบการณ์การบริการลูกค้าที่ไม่ดีเพียงครั้งเดียว
ความจริงก็คือลูกค้าได้เปลี่ยนพฤติกรรมการบริโภคและชอบเครื่องมือที่ช่วยให้พวกเขาเป็นอิสระมากขึ้น
2. การดูแลตนเอง
นิตยสาร Forbes เปิดเผยว่าลูกค้า 40% ชอบการบริการตนเองมากกว่าการติดต่อกับมนุษย์ เนื่องจากพวกเขารู้สึกสบายใจที่จะแก้ปัญหาในที่ส่วนตัวและไม่ต้องการที่จะฟังดู "โง่" กับคำถามของพวกเขา
ตนเองคือกลยุทธ์ที่ใช้ช่องทางดิจิทัลสำหรับลูกค้าในการสั่งซื้อ ตอบคำถาม และแสวงหาการดูแลหรือบริการโดยไม่ต้องให้ตัวแทนช่วยเหลือ
เป็นระบบบริการลูกค้าที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์และให้อิสระแก่ผู้บริโภค ความคล่องตัวและประสิทธิภาพ
ณ จุดนี้ คุณอาจคิดว่าเรากำลังหมายถึงฐานความรู้ และไม่มีความแตกต่างระหว่างพวกเขา อย่างไรก็ตาม การบริการตนเองไปไกลกว่านั้นมากเพราะเน้นที่ประสบการณ์ของลูกค้า
3. การบริหารลูกค้าสัมพันธ์
เมื่อเราพูดถึงระบบอัตโนมัติของกระบวนการในบริษัท เราไม่สามารถลืมหนึ่งในดาวเด่นของหมวดหมู่นี้: CRM ในการขาย
ในคำแนะนำเกี่ยวกับ CRM ในการขาย เราให้คำจำกัดความของซอฟต์แวร์ประเภทนี้ว่าเป็น "เครื่องมือทางเทคโนโลยีที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบข้อมูลลูกค้าทั้งหมดไว้ในที่เดียว และช่วยให้ทีมขายของคุณทำงานด้านการดูแลระบบโดยอัตโนมัติ จัดระเบียบกระบวนการ และเพิ่มประสิทธิภาพและจัดการไปป์ไลน์"
คำจำกัดความมีความชัดเจนและแม่นยำ ซึ่งระบุความแตกต่างหลายประการและบ่งชี้ว่า CRM เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการช่วยตัวแทนขายในแต่ละวัน
4. Omnichannel Attention
Omnichannel เป็นกลยุทธ์ที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ลูกค้าของคุณได้รับการดูแลและบริการที่มีคุณภาพ
การพูดเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติทุกช่องทางคือการพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการอัตโนมัติประเภทอื่นๆ มันอยู่ภายใต้ร่มที่ทุกคนปรับเวลาพนักงานให้เหมาะสมและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า
กลยุทธ์ omnichannel ช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการทางธุรกิจโดยอัตโนมัติ และเมื่อทุกช่องทางถูกรวมเข้าด้วยกันอย่างดี ผู้ใช้จะได้รับประโยชน์จากการใช้ที่เหมาะสมกับความต้องการของพวกเขามากที่สุดในขณะนั้น
เมื่อพิจารณาถึงประเภทของกระบวนการอัตโนมัติที่กล่าวถึงข้างต้น เราจะเห็นคุณลักษณะบางอย่างของช่องทาง Omni และความสำคัญต่อการก้าวไปสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล แต่ละคนมีบทบาทพื้นฐานในกลยุทธ์ Omnichannel เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลาและทรัพยากรของธุรกิจ
5 เหตุผลที่ธุรกิจของคุณควรดำเนินการให้เป็นระบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติของกระบวนการนำมาซึ่งข้อดีหลายประการสำหรับบริษัทที่ดำเนินการดังกล่าว เบื้องต้น เราสามารถคิดได้ว่าผู้รับผลประโยชน์ที่ดีจะเป็นผู้ทำงานร่วมกันและทีมงานที่จะหลีกเลี่ยงงานบางอย่างที่ต้องใช้เวลาอย่างมาก
แต่ความจริงก็คือองค์กรและลูกค้าก็จะได้รับประโยชน์เช่นกัน ข้อดีเจ็ดประการของกระบวนการอัตโนมัติมีดังนี้
1. เพิ่มผลผลิต
ความฝันของผู้จัดการทุกคนคือการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยไม่ต้องขยายเวลาทำงานหรือลงทุนในทรัพยากรมากขึ้น งานบางอย่างต้องใช้ความพยายามโดยไม่จำเป็นและสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้โดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น ผู้เชี่ยวชาญมักใช้เวลาเฉลี่ย 18 นาทีในการค้นหาเอกสารด้วยตนเอง ซึ่งคิดเป็นระหว่าง 20% ถึง 40% ของเวลาทั้งหมด และพวกเขาใช้เวลา 50% ของวันในการค้นหาข้อมูล
ลองนึกภาพสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้โดยทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ!
อันที่จริง ทีมงานควรใช้เวลาของตนเพื่ออุทิศตนให้กับกิจกรรมอื่น ๆ ได้ดีขึ้น เช่น การปรับปรุงการบริการลูกค้าและความเอาใจใส่ และการมีพื้นที่ภายในวันสำหรับการฝึกอบรมหรือเพิ่มพูนความรู้
60% ของพื้นที่บริษัทสามารถประหยัดเวลาได้ 30% ด้วยระบบอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงนี้จะสะท้อนให้เห็นในผลผลิตที่เพิ่มขึ้น เนื่องจากพวกเขาจะมีเวลามากขึ้นที่จะมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ที่เสนอ
2. ก้าวกระโดดสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล
การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอาจดูเหมือนเป็นเป้าหมายที่ซับซ้อนและท่วมท้นสำหรับองค์กรที่ไม่ได้อยู่ในเส้นทางนั้น อย่างไรก็ตาม ระบบอัตโนมัติของกระบวนการอาจเป็นขั้นตอนพื้นฐานในการนำวัฒนธรรมของการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องมาใช้ ซึ่งช่วยให้บริษัทของคุณลดเวลาด้วยงานด้านการดูแลระบบเพื่อมุ่งเน้นการปรับปรุงในด้านอื่นๆ
โดยหลักการแล้ว จะทำให้กระบวนการแบบแมนนวลเป็นไปโดยอัตโนมัติซึ่งต้องการทรัพยากรที่พร้อมใช้งานในวงกว้างและการเปลี่ยนแปลงแน่นอนเนื่องจากความต้องการ เมื่อเกิดความแตกต่างบางอย่างขึ้น จะทำให้กระบวนการอัตโนมัติง่ายขึ้นเพื่อใช้เวลาของทีมได้ดียิ่งขึ้น
3. กระบวนการที่ชัดเจนขึ้น
ระบบอัตโนมัติต้องการความชัดเจนและความเข้าใจในแต่ละกระบวนการในบริษัท หากคุณไม่รู้จักบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินกระบวนการและงานที่เกี่ยวข้อง คุณจะไม่สามารถออกแบบและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การทำแผนที่กระบวนการสามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมและชี้แจงพนักงานทุกคน ข้อมูลที่ได้รับจากการวิเคราะห์กระบวนการอัตโนมัติสามารถแสดงช่องว่างระหว่างวิธีการที่เกิดขึ้นในปัจจุบันและเวอร์ชันสุดท้ายได้
4. กระบวนการที่คล่องตัวมากขึ้น
ดูเหมือนความซ้ำซ้อน แต่ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมประการหนึ่งของกระบวนการอัตโนมัติก็คือการทำให้เข้าใจง่าย ความรับผิดชอบที่ชัดเจน การวิเคราะห์ผลลัพธ์ การแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้ ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า และการกลับมาทำงานที่เร็วขึ้น ทำให้ง่ายต่อการขจัดกิจกรรมระดับล่างและมุ่งเน้นที่การปรับปรุงงานเพิ่มมูลค่า
5. บันทึกการปฏิบัติภารกิจ
ด้วยระบบอัตโนมัติของกระบวนการ ยังมีการบันทึกรายละเอียดทั้งหมดของกิจกรรมเฉพาะ เราสามารถนำเสนอข้อมูลนี้เพื่อแสดงการปฏิบัติตามในระหว่างการตรวจสอบภายในหรือการประเมิน
5 โซลูชันระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่ดีที่สุดสำหรับหลายอุตสาหกรรม
ประโยชน์สูงสุดของการดำเนินงานอัตโนมัติคือการลดต้นทุน เพิ่มผลผลิต ความพร้อมใช้งาน ความน่าเชื่อถือ และประสิทธิภาพ
1. การลดต้นทุน
ระบบอัตโนมัติมีประโยชน์มากมาย และนี่เป็นหนึ่งในคุณสมบัติหลัก ทุกธุรกิจต้องเผชิญกับแรงกดดันจากนานาชาติในการเพิ่มผลกำไร วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการลดต้นทุน แต่การลดความสามารถของดาต้าเซ็นเตอร์ส่งผลเสียต่อทั้งบริษัท
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเป็นแนวทางที่เป็นนวัตกรรมและดีกว่าในการควบคุมและลดต้นทุน โอกาสที่สำคัญที่สุดที่นำเสนอคือการเพิ่มบริการลูกค้า (ผู้ใช้ปลายทาง) ในขณะที่ลดต้นทุนอย่างเป็นระบบ
ฝ่ายบริหารมักมองข้ามศักยภาพการออมนี้ เซิร์ฟเวอร์ที่ทันสมัยส่วนใหญ่มีต้นทุนการดำเนินงานต่ำ ซึ่งหมายความว่าต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของจะน้อยกว่า ราคาของบุคลากรฝ่ายปฏิบัติการอาจสูงถึง 71% ของต้นทุนทั้งหมด
2. เพิ่มผลผลิต
ประโยชน์หลักประการที่สองของกระบวนการและงานอัตโนมัติคือการเพิ่มขึ้นอย่างมากในการผลิต เมื่อความต้องการด้านเทคโนโลยีขององค์กรเติบโตขึ้น ผลผลิตจึงกลายเป็นประเด็นสำคัญ โดยปกติ เนื่องจากพื้นที่ธุรกิจบางแห่งมีเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล การดำเนินงานด้านไอทีจึงเข้ามาแทนที่
การเพิ่มจำนวนซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพเดสก์ท็อปได้สร้างความสำเร็จอย่างมากในสภาพแวดล้อมสำนักงานและทรัพยากรบุคคล แต่แทนที่จะลดภาระงานของผู้เชี่ยวชาญด้านไอที การแพร่กระจายของพีซีทำให้พวกเขาต้องทำมากขึ้น
เนื่องจากผู้คนใช้คอมพิวเตอร์มากขึ้น พวกเขาก็ต้องการระบบมากขึ้นด้วย ผู้ใช้จำนวนมากขึ้นสร้างงานได้มากขึ้น และงานพิมพ์ก็เพิ่มขึ้นแม้จะลดรายงานที่พิมพ์ออกมา
แม้จะมีแนวโน้มไปสู่ธุรกรรมออนไลน์และระบบไคลเอนต์/เซิร์ฟเวอร์ แต่ปริมาณงานแบบกลุ่มยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่อง งานแบทช์ยังคงกินเวลาส่วนใหญ่ของ CPU และในธุรกิจขนาดใหญ่ งานต่างๆ ก็เปิดอยู่ตลอดเวลา
3. ความพร้อมใช้งาน
ความพร้อมใช้งานเป็นประโยชน์อย่างยิ่งประการที่สามของกระบวนการอัตโนมัติ ธุรกิจพึ่งพาคอมพิวเตอร์มากขึ้น ผู้คนทำธุรกิจรายวันผ่านระบบออนไลน์: การโหลดใบสั่งซื้อ การจอง คำแนะนำในการประกอบ ใบสั่งจัดส่ง และรายการต่อไป หากคอมพิวเตอร์ไม่พร้อมใช้งาน บริษัทจะประสบปัญหา
หลายปีก่อน เป็นที่ยอมรับได้สำหรับคอมพิวเตอร์ที่จะใช้งานไม่ได้เป็นเวลาสองสามชั่วโมง ในยุคนี้ ด้วยคลาวด์คอมพิวติ้งปริมาณมาก การหยุดชะงักของระบบที่สำคัญอาจทำให้สูญเสียยอดขายนับล้านดอลลาร์และทำลายชื่อเสียงของบริษัท
4. ความน่าเชื่อถือ
ผลผลิตเป็นประโยชน์ที่ชัดเจนของระบบอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ความน่าเชื่อถือเป็นอัญมณีแท้ที่สวมมงกุฎ เป็นรากฐานที่สำคัญของแผนกปฏิบัติการด้านไอทีที่ดี และหากปราศจากแผนกนี้ คุณจะสร้างความสับสน ความโกลาหล และผู้ใช้ที่ไม่พอใจ
การดำเนินงานด้านไอทีต้องการชุดทักษะที่ตรงข้ามกันสองชุด: ด้านหนึ่ง เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการต้องการทักษะด้านเทคนิคขั้นสูง เช่น การทำความเข้าใจความซับซ้อนของระบบปฏิบัติการ และการวิเคราะห์และการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ในทางกลับกัน คนๆ เดียวกันนี้จะต้องพอใจกับการกดปุ่มและโหลดกระดาษ
กระบวนการอัตโนมัติช่วยให้แน่ใจว่างานจะไม่ถูกลืมหรือหมดตามลำดับ คุณป้อนข้อมูลถูกต้อง และการประมวลผลพิเศษใดๆ ที่จำเป็นจะเกิดขึ้น
5. ประสิทธิภาพ
ประโยชน์ประการที่ห้าของกระบวนการอัตโนมัติเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงประสิทธิภาพที่โดดเด่น ทุกบริษัทต้องการให้สภาพแวดล้อมทำงานเหมือนพันธุ์แท้
แม้ว่าความก้าวหน้าในการคำนวณจะทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานเร็วขึ้นและราคาถูกลงทุกปี แต่ความต้องการมักทำให้พวกเขาทำงานได้เต็มประสิทธิภาพและในที่สุดก็เกินระดับความสามารถที่โครงสร้างพื้นฐานด้านการประมวลผลมี นั่นทำให้หลายบริษัทต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบ
สองทางเลือกในการปรับปรุงประสิทธิภาพคือ: อัพเกรดฮาร์ดแวร์ของคุณหรือซื้อระบบที่ใหม่กว่า และทั้งสองตัวเลือกมีราคาแพง คุณยังสามารถปรับแต่งและกำหนดค่าระบบเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้น แต่ต้องใช้ฝีมือของบุคคลที่มีทักษะสูงซึ่งมักจะไม่พร้อมให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง
และเมื่อเรากำหนดค่าระบบสำหรับปริมาณงานที่กำหนด การกำหนดค่าจะไม่เหมาะสมอีกต่อไปหากปริมาณงานเปลี่ยนแปลง ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของระบบได้
บทสรุป
กระบวนการอัตโนมัติได้กลายเป็นเทรนด์ และบริษัทต่างๆ ต้องปรับตัวเพื่อหลีกเลี่ยงการตกชั้นสู่ตลาด แน่นอนว่าแต่ละองค์กรมีลำดับความสำคัญของตัวเอง แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพงานจำนวนมากและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม
ลองนึกถึงวิธีที่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลได้ปฏิวัติงานที่ทำด้วยตนเองและลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด การระบุกระบวนการทำงานอัตโนมัติเป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดเส้นทางของบริษัทสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล พนักงานจะมีเวลามากขึ้นสำหรับงานที่ซับซ้อนและมีความสำคัญ ในขณะที่องค์กรจะได้รับผลประโยชน์
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา