15 เคล็ดลับเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพคำทักทายของวอยซ์เมลสำหรับธุรกิจในปี 2019

เราทุกคนรู้ดีว่าเมื่อเราอยู่ในที่ที่พลุกพล่านที่สุด ไม่ว่าเราจะทำอาชีพอะไรก็ตาม ไม่มีเวลาเพียงพอในแต่ละวันที่จะตอบสนองความต้องการของทุกคน คนส่วนใหญ่เข้าใจสิ่งนี้และยินดีเป็นอย่างยิ่ง หากข้อความเสียงที่พวกเขาได้รับนั้นให้ข้อมูลและนำไปดำเนินการได้ ในปี 2019 ที่ซึ่งประสบการณ์เฉพาะบุคคลมีความสำคัญสูงสุด ธุรกิจจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของประสบการณ์ของลูกค้าและสร้างกลยุทธ์เกี่ยวกับลูกค้า

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณกำลังสร้างคำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจที่สนับสนุนให้ลูกค้าของคุณฝากข้อความไว้หลังเสียงบี๊บ มีหลายวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้น เราอยู่ที่นี่เพื่อแบ่งปันเคล็ดลับ 15 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพคำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจของคุณกับคุณ

1. ระบุจุดปวดของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มร่างและใช้คำทักทายข้อความเสียงของธุรกิจ คุณจำเป็นต้องระบุจุดปวดของคุณเสียก่อน ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่พอใจที่ลูกค้าไม่ได้ทิ้งบริบทไว้เพียงพอในข้อความเสียง คุณต้องระบุอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่จำเป็นต้องมีในข้อความเสียง หากลูกค้าของคุณไม่คุ้นเคยกับวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณและยังคงโทรมาในช่วงนอกเวลาทำการ ให้ระบุเวลาที่ดีที่สุดที่จะโทรหาและบอกว่าคุณจะตอบกลับข้อความเป็นอย่างแรกในตอนเช้า

วิธีหนึ่งในการระบุจุดปวดของคุณอาจทำได้ง่ายเพียงแค่พบปะกับทีมเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้วันของพวกเขาและวันของลูกค้ายากขึ้น การคาดการณ์ว่าลูกค้าของคุณกำลังประสบปัญหาในการค้นหาอะไรอยู่บ้าง คุณสามารถแก้ปัญหาได้ก่อนที่จะออกจากวอยซ์เมล หรืออย่างน้อยก็ช่วยชี้ให้พวกเขาไปในทิศทางที่ถูกต้อง วิธีนี้จะช่วยบรรเทาความเจ็บปวดของคุณด้วยการทำให้ลูกค้านำทางได้ง่ายขึ้น นำไปสู่กระบวนการที่เป็นระเบียบมากขึ้น

2. ระบุจุดปวดของลูกค้า

สิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้ก็คือ มันไม่ได้เกี่ยวกับคุณทั้งหมด ใช่ คุณต้องรู้ว่าอะไรทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น แต่คุณต้องแน่ใจว่าคุณรู้ว่าอะไรทำให้ชีวิตลูกค้าของคุณยากขึ้น เพื่อให้คุณกำหนดได้ว่าคุณต้องการให้พวกเขาได้ยินคำทักทายข้อความเสียงที่ดำเนินการได้ประเภทใด แน่นอนว่าสิ่งนี้จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นเช่นกัน

พวกเขาต้องการนั่งดูเมนู IVR ที่อาจหรือไม่อาจนำทางพวกเขาไปยังคนที่ใช่หรือไม่? พวกเขารู้หรือไม่ว่าคุณเป็นทีมชาย/หญิง และไม่มีเหตุผลที่จะต้องนั่งดูเมนู ข้ามเมนูทั้งหมดและปล่อยให้พวกเขาฝากข้อความโดยเร็วที่สุด ไม่มีเหตุผลที่จะต้องเพิ่มขั้นตอนใดๆ เพิ่มเติมหรือทำให้ลูกค้าของคุณก้าวข้ามอุปสรรคในการฝากข้อความเสียงง่ายๆ เมื่อคุณระบุได้ว่าจุดอ่อนของลูกค้าคืออะไร คุณจะระบุได้ง่ายขึ้นมากว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรเพื่อช่วยทุกคนให้พ้นจากความเครียดที่ไม่จำเป็น

3. ระบุคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณ

เมื่อคุณระบุจุดปวดของคุณแล้ว คุณจะพบว่ามีคำแนะนำที่ต้องมีในการทักทายข้อความเสียงของคุณได้ง่ายขึ้นมาก เราบอกใบ้ถึงสิ่งเหล่านี้มาก่อน ดังนั้นเรามาแยกตัวอย่างอื่นกัน หากคุณต้องการให้ลูกค้าฝากข้อความเสียงไว้ แต่ต้องการให้พวกเขาเยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณเพื่อรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาของพวกเขา ให้เรียกร้องให้ดำเนินการที่ชัดเจน เช่น ที่อยู่เว็บไซต์ที่พวกเขาสามารถจดบันทึกได้อย่างง่ายดายในขณะที่ฟังข้อความของคุณ

คำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณต้องเข้าใจง่ายและดำเนินการได้ง่ายในขณะที่ผู้โทรฟัง เคล็ดลับหนึ่งสำหรับการใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพคือการทดสอบด้วยตัวคุณเอง คุณช่วยเขียน URL ของเว็บไซต์ทั้งหมดขณะฟังทางโทรศัพท์ได้ไหม คุณจะกำหนดได้ว่าคุณกำลังพูดเร็วเกินไปหรือคำแนะนำของคุณซับซ้อนเกินกว่าจะปฏิบัติตาม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่ามันเป็นอย่างไร การปรับคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญในการขจัดจุดบกพร่องและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

4. สั่งให้ผู้โทรเข้าสู่กระบวนการ

เมื่อคุณทราบแล้วว่าต้องดำเนินการประเภทใดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์ของลูกค้า ในขณะเดียวกันก็ทำให้วันของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุด คุณต้องแน่ใจว่าลูกค้าของคุณทราบวิธีดำเนินการสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ คำกระตุ้นการตัดสินใจต้องชัดเจนและตรงไปตรงมา โดยมีขั้นตอนง่าย ๆ ในการปฏิบัติตามเมื่อธุรกิจปรับแต่งคำทักทายข้อความเสียงของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่น ผู้คนต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วเมื่อใกล้ถึงเส้นตาย และทีมหนึ่งสามารถจัดการได้เฉพาะข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบเท่านั้น

หากคุณต้องการให้พวกเขาฝากข้อความเสียงไว้ บอกพวกเขาตั้งแต่เริ่มต้นว่า “โปรดฝากชื่อของคุณ เหตุผลที่โทรมา และวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณ” หากคุณต้องการให้พวกเขาโทรกลับในช่วงเวลาทำการปกติ บอกพวกเขาว่า “โปรดโทรกลับในช่วงเวลาทำการปกติ” หากคุณต้องการให้พวกเขาโทรกลับพร้อมสำหรับการสนทนาที่ยาวนาน คุณสามารถพูดประมาณว่า “โปรดอ้างอิงถึงหน้าคำถามที่พบบ่อยของเว็บไซต์ของเรา” แล้วระบุ URL การบริการตนเองไม่ควรมองข้าม

5. ทำให้คำทักทายของคุณง่ายขึ้น

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณต้องการให้ลูกค้าทำอะไรเมื่อพวกเขาฝากข้อความไว้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความนั้นหลุดออกมาอย่างชัดเจน ดำเนินการโดยเพื่อนร่วมงานสองคนของคุณและถามพวกเขาว่าคำทักทายของคุณเหมาะสมหรือไม่และปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น ถ้าคุณพูดเร็วเกินไป ให้ช้าลง การบัญชีไม่ใช่อาชีพที่น่าดึงดูดที่สุด

มันสำคัญกว่าที่ผู้โทรของคุณรู้สึกว่าพวกเขาสามารถขอความช่วยเหลือจากคุณในเรื่องที่พวกเขาไม่ค่อยรู้ดีนัก วิธีง่ายๆ ในการทำให้คำทักทายของคุณง่ายขึ้นคือการใช้คำที่เล็กกว่า ลองนึกภาพตัวเองกำลังอธิบายสิ่งที่คุณต้องการให้เด็กอายุ 3 ขวบฟัง ลูกค้าของคุณไม่ได้โง่ แต่พวกเขาไม่คุ้นเคยกับศัพท์แสงทางธุรกิจทั่วไปเสมอไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังปรับคำทักทายเพื่อรองรับการขาดความคุ้นเคย รายละเอียดที่ไม่จำเป็น และข้อมูลทางเทคนิค

6. ใส่ใจกับการเลือกคำ (กริยาเฉพาะ)

เราได้กล่าวถึงความสำคัญของการถ่ายทอดข้อความที่เรียบง่ายและเข้าใจง่ายในการทักทายข้อความเสียงของธุรกิจของคุณ แต่เราต้องพูดถึงการเลือกคำในตอนนี้ ใส่ใจกับการเลือกคำของคุณในคำทักทายข้อความเสียงของธุรกิจของคุณ คำพูดบางคำจะกระตุ้นให้เกิดการกระทำบางอย่างก่อนที่คนๆ หนึ่งจะรู้ว่าคุณหมายถึงอะไรจริงๆ ต่อไปนี้คือตัวอย่างเฉพาะของการเลือกใช้คำที่นำไปสู่ความสับสนระหว่างลูกค้าและนักบัญชี:

เลขานุการในสำนักงานแพทย์สร้างข้อความทักทายข้อความเสียงว่า “ถ้าคุณมีกำหนดการประชุมกับเรา เราสามารถใช้สำเนาเอกสารทางการแพทย์ทั้งหมดของคุณจากปีที่แล้ว ดังนั้นเตรียมตัวให้พร้อม” การใช้คำว่า "สามารถ" ทำให้ผู้ป่วยรู้สึกว่าไม่จำเป็นต้อง "ต้องการ" เอกสารของปีที่แล้ว เห็นความแตกต่างระหว่าง "ได้" และ "จำเป็น" หรือไม่? การเลือกคำของคุณอาจส่งผลต่อการประชุมในอนาคตอย่างมาก หากคุณต้องการให้ลูกค้าดำเนินการบางอย่าง คุณ ต้อง ใส่ใจอย่างใกล้ชิดกับวิธีที่คุณแสดงคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณ

7. พูดให้ชัดเจน

หากคุณกำลังบันทึกคำทักทายข้อความเสียงในช่วงเวลาที่วุ่นวายของวันและมีเสียงรบกวนเบื้องหลังเป็นจำนวนมาก อาจเป็นไปได้ว่าสิ่งนี้อาจรบกวนคำกระตุ้นการตัดสินใจที่คุณต้องการให้ลูกค้าของคุณดำเนินการ หากคุณไม่ได้พูดใส่โทรศัพท์โดยตรงและเสียงแตก ให้วางโทรศัพท์ไว้ใกล้ปากคุณ พูดช้าๆ และอ่านจากสคริปต์หากจำเป็น

เมื่อคุณอยู่ในขั้นตอนของการออกจากคำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจที่ดำเนินการได้ คุณจะไม่เสี่ยงกับการสื่อสารที่ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น คุณต้องการออกเสียงแต่ละคำอย่างชัดเจน คำนึงถึงสถานที่ที่คุณอยู่และสิ่งที่คุณทำเมื่อสร้างคำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจ หากคุณทำงานในร้านค้าปลีกและกำลังพยายามหาคำทักทายในวันหยุด คุณอาจต้องการหลีกหนีจากเส้นที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อให้คุณสามารถคิดและพูดได้อย่างชัดเจน

8. สร้างสคริปต์

ฝึกฝนบ่อยๆทำให้เก่ง. อีกอย่างที่ชัดเจนแต่ต้องเน้น หากคุณต้องการให้คำทักทายข้อความเสียงของคุณเป็นจริง คุณต้องฝึกฝน หากคุณเพียงแค่ทักทายกันที่ฟังดูเร่งรีบ ลูกค้าของคุณจะไม่ยอมปล่อยคุณไป คุณจะหลุดออกไปราวกับว่าคุณไม่สนใจจริงๆ และนั่นจะไม่โน้มน้าวใครก็ตามที่คุณกำลังให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของลูกค้า

หากลูกค้าของคุณรู้สึกว่าคุณไม่สนใจ พวกเขาจะย้ายธุรกิจไปที่อื่น ประสบการณ์เป็นปัจจัยสร้างความแตกต่างระหว่างธุรกิจ ความพยายามอย่างมากในการปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมด้วยวิธีเล็กๆ น้อยๆ โดยการสร้างสคริปต์ทักทายข้อความเสียงสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากเมื่อเพื่อนและครอบครัวถามลูกค้าว่าการทำงานร่วมกับคุณเป็นเรื่องง่ายเพียงใด และคำพูดก็แพร่กระจายอย่างรวดเร็วในยุคโซเชียลมีเดีย ยิ่งคุณมอบประสบการณ์เชิงบวกมากเพียงใด แม้ว่าคุณจะไม่ว่าง ผู้คนเหล่านั้นก็จะโทรกลับมากขึ้นเท่านั้น

9. หลีกเลี่ยงข้อกำหนดทางเทคนิค

บางครั้งก็ยากที่จะจำไว้ว่าลูกค้าไม่มีความรู้และความเชี่ยวชาญที่คุณและเพื่อนร่วมงานมีเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ อีกครั้ง แนวคิดหลักเบื้องหลังคำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจคือการนำเสนอข้อความที่ชัดเจนและนำไปดำเนินการได้ หากคุณกำลังใช้คำศัพท์ทางเทคนิคที่เหมาะสมกับคุณและเพื่อนร่วมงานเท่านั้น คุณจะต้องทำให้ลูกค้าแปลกแยกแทนที่จะสนับสนุนให้เขาฝากข้อความ

วิธีหนึ่งที่จะหลีกเลี่ยงสิ่งนี้คือการเขียนสคริปต์ เมื่อคุณกำลังเขียนสคริปต์สำหรับคำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจของคุณ ให้ตรวจดูให้แน่ใจว่ามีคำแสลงหรือศัพท์เฉพาะทางธุรกิจที่อาจหมายถึงสองสิ่งที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับมุมมองของคุณ หากมีความเป็นไปได้ที่จะเกิดความสับสน ให้แก้ไขสคริปต์และทำให้ภาษาง่ายขึ้น คุณสามารถขอให้เพื่อนที่ไม่ได้ทำงานด้วยเพื่อดูว่าข้อความของคุณชัดเจนหรือไม่

10. รับตามฤดูกาล

วันหยุดมักจะเป็นช่วงเวลาที่คึกคักที่สุดของปีสำหรับธุรกิจใดๆ โดยเฉพาะการค้าปลีก ชัดเจนใช่มั้ย? เห็นได้ชัดว่าคุณซึ่งเป็นพนักงานหรือผู้จัดการธุรกิจที่เหนื่อยล้ามีความมั่นใจเพียงใดในความสามารถของผู้โทรที่จะรับรู้ว่าสิ่งนั้นมีความหมายต่อคุณอย่างไร คุณคิดว่าพวกเขาเข้าใจการทรมานของการทำงานเป็นเวลานานหลายชั่วโมงในแต่ละวันหรือไม่ และมีผลกระทบต่อสภาพจิตใจและร่างกายของคุณหรือไม่? พวกเขาอาจจะ แต่มีโอกาสที่พวกเขากังวลมากขึ้นเกี่ยวกับการได้รับประสบการณ์ส่วนบุคคล

โดยไม่คำนึงถึง คุณต้องเตือนผู้โทรว่าช่วงนี้เป็นวันหยุด มีงานยุ่ง และเพื่อให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้นและเข้าถึงลูกค้าได้มากที่สุด คุณต้องให้ลูกค้าฝากข้อความโดยละเอียด และ คุณต้องใช้ข้อความเสียงทักทายเพื่อแสดงว่าเป็นช่วงเทศกาลวันหยุดและสิ่งต่างๆ จะช้าลง การรักษาความโปร่งใสโดยยอมรับว่าเป็นช่วงเวลาที่คึกคักที่สุดของปี จะช่วยให้ลูกค้าสามารถคาดหวังการรอได้ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและทำให้พวกเขารู้สึกยินดีมากขึ้น

11. ตรวจสอบคุณภาพเสียง

บริษัทของคุณใช้บริการโทรศัพท์ธุรกิจประเภทใด หากไม่ได้อัปเดตเมื่อเร็วๆ นี้ หรือคุณไม่ได้เปลี่ยนมาใช้โทรศัพท์ VoIP ระดับไฮเอนด์ที่มักจะให้คุณภาพเสียงที่ดีกว่า ก็ถึงเวลาอัปเกรดแล้ว อุปกรณ์ที่คุณใช้สามารถสร้างความแตกต่างได้ ท้ายที่สุดแล้ว ผู้คนกำลังตัดสินธุรกิจของคุณจากสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เช่นนั้น

คุณสามารถสร้างคำทักทายข้อความเสียงธุรกิจที่สมบูรณ์แบบได้ แต่ถ้าคุณภาพต่ำ หมายความว่ามีเสียงคงที่ ระดับเสียงต่ำหรือสูงเกินไป หรือคำแตกออก คุณกำลังทำให้ลูกค้าของคุณแปลกแยกและปล่อยให้พวกเขาคิด ไม่สนใจตามความประทับใจแรกพบที่สำคัญมาก และวิธีแก้ปัญหานั้นง่ายมาก: โทรไปที่หมายเลขของคุณจากโทรศัพท์มือถือของคุณ คำทักทายข้อความเสียงธุรกิจของคุณเป็นอย่างไร?

12. ตรวจสอบ KPI เฉพาะการโทร

KPI เช่น จำนวนข้อความเสียงที่เหลือสามารถเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีว่าการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยก็สร้างความแตกต่างในจำนวนข้อความเสียงที่ได้รับได้ดีเพียงใด หากคุณตัดสินใจที่จะพูดให้ดังขึ้น ให้ติดตามการเพิ่มขึ้นหรือลดลงเพื่อดูว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณมีผลกระทบหรือไม่

คุณสามารถปรับแต่งสิ่งนี้ได้เหมือนกับวิธีที่บริษัท A/B ทดสอบเว็บไซต์ โฆษณา สคริปต์การโทร และอื่นๆ ที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ยิ่งคุณดูองค์ประกอบต่างๆ ของการโทรมากเท่าไร โอกาสที่คุณจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพคำทักทายของวอยซ์เมลของคุณก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น หากคุณเข้าสู่คำทักทายโดยไม่พูดว่า "สวัสดี" ให้กลับไปและทำให้คำทักทายของคุณเป็นส่วนตัวมากขึ้นในครั้งที่สอง

13. อัปเดต IVR ของคุณ (ถ้าคุณมี)

ธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบันจะมีระบบ IVR บางประเภทเพื่อนำทางผู้โทรไปยังแผนกที่พวกเขาต้องการ ขออภัย ปัญหาทั่วไปที่เราเผชิญคือเมนูไม่สอดคล้องกับสิ่งที่คุณกำลังมองหาหรือไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจในปัจจุบัน กี่ครั้งแล้วที่คุณนั่งผ่านเมนูเพื่อรอหมายเลขที่ถูกต้องกดเพียงเพื่อให้รู้ว่าคุณจำเป็นต้องพูดคุยกับตัวแทนอย่างแน่นอน?

ผู้โทรจะไม่ใช้เวลานั่งดูเมนูที่ไม่ปล่อยให้พวกเขาฝากข้อความเสียงอย่างน้อยที่สุด หากผู้โทรทราบหมายเลขต่อสายของปาร์ตี้ ตัวเลือกสามารถและควรเป็น "กด 1 เพื่อฝากข้อความเสียง" หรืออะไรทำนองนั้น ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าจะรู้สึกราวกับว่าพวกเขากำลังแสดงความกังวลโดยไม่จำเป็นต้องพูดคุยกับตัวแทน และหากปราศจากตัวแทนรู้สึกเสียใจ พวกเขาก็รับไม่ได้ในขณะที่พวกเขากำลังทำอย่างอื่นอยู่

14. ช่วยให้ลูกค้าเตรียมพร้อม

ปัญหาสำคัญประการหนึ่งสำหรับธุรกิจใดๆ ก็คือเมื่อลูกค้าไม่ได้คุยโทรศัพท์หรือเตรียมการประชุม ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นทนายความ คุณต้องให้ลูกค้าของคุณเตรียมเอกสารให้พร้อม คุณทราบด้วยว่ามีเอกสารมากมายที่จำเป็นต้องจัดระเบียบและจัดเก็บ ซึ่งมักจะมีกำหนดส่งที่แน่นหนาเช่นกัน และจำเป็นที่ลูกค้าจะต้องเข้าถึงเอกสารทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

คุณจำเป็นต้องถ่ายทอดข้อความนั้นด้วย ถ้าลูกค้าไม่ได้เตรียมตัวไว้ คุณจะรู้ว่าเวลาของคุณจะสูญเปล่าโดยพยายามแก้ไขเอกสารที่ขาดหายไป เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำทักทายข้อความเสียงของคุณเน้นย้ำถึงความสำคัญของการมาประชุมที่เตรียมข้อมูลใดๆ ที่จะช่วยเร่งกระบวนการและทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น เน้นเอกสารทั่วไปและข้อมูลบางส่วนที่ลูกค้าต้องนำมา เพื่อที่จะเริ่มต้นอย่างถูกต้อง

15. แสดงความสามารถในการเข้าถึงของคุณ

ข้อเท็จจริงที่น่าสนุกคือ คนรุ่นมิลเลนเนียลไม่ขี้เกียจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องยอมรับจิตวิญญาณของผู้ประกอบการในอเมริกา พวกเขาเป็นกลุ่มคนที่ใหญ่ที่สุดในกลุ่มคนทำงาน และพวกเขาพบว่าจำเป็นสำหรับธุรกิจที่จะต้องมอบประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวให้กับพวกเขา หากคุณกำลังพยายามกำหนดเป้าหมายลูกค้าที่อายุน้อยกว่า คำทักทายข้อความเสียงของคุณต้องสะท้อนความต้องการของคุณที่จะทำงานร่วมกับพวกเขา

ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถพูดว่า “ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณและแก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลใดๆ ที่คุณอาจมีโดยเร็วที่สุด” นี่หมายความว่าคุณกำลังจะอ่านข้อความของคุณ คุณจะตอบกลับข้อความเหล่านั้น และคุณจะแก้ไขปัญหาใดๆ ไม่ว่าลูกค้าจะมากหรือน้อยก็ตาม การทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงโดยการทำให้ตัวเองเข้าถึงได้ง่ายขึ้นเป็นวิธีที่ดีในการปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของลูกค้า การให้คำทักทายข้อความเสียงของธุรกิจของคุณสะท้อนถึงสิ่งนี้เป็นวิธีที่ดีในการแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าลำดับความสำคัญของคุณอยู่ที่ใด แม้ว่าคุณจะไม่สามารถรับสายได้ในขณะนี้

คำสุดท้าย

คำทักทายข้อความเสียงของธุรกิจนั้นปรับให้เหมาะสมได้ไม่ยาก สิ่งที่ต้องทำทั้งหมดคือการเตรียมการ การรู้ว่าคุณและลูกค้าต้องการอะไรเพื่อให้การโต้ตอบทุกครั้งดำเนินไปอย่างราบรื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเข้าใจง่ายและแสดงออกถึงความตั้งใจของคุณอย่างชัดเจน และยังคงเปิดกว้างและมองโลกในแง่ดี

เจ้าของธุรกิจและลูกค้าทุกวันรู้ดีว่าอาจมีบางครั้ง เช่น วันหยุด ที่งานยุ่ง เมื่อคุณมีความโปร่งใสว่าเหตุใดคุณจึงไม่สามารถรับสายได้ ผู้คนมักจะเข้าใจและเต็มใจที่จะอดทนกับธุรกิจของคุณมากขึ้น หากเป้าหมายคือการสนับสนุนให้คนอื่นฝากข้อความเสียง คำทักทายของคุณจะต้องนำไปใช้งานได้จริงและกำหนดสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้โทรทำอย่างชัดเจน การมีผู้โทรเข้าสู่วอยซ์เมลไม่ใช่จุดจบของโลก มันจะเกิดขึ้น ดังนั้นคุณต้องทำให้ดีที่สุด

เคล็ดลับสิบห้าข้อนี้เป็นเพียงจุดเริ่มต้น บางส่วนอาจนำไปใช้กับธุรกิจของคุณ บางคนอาจไม่ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ทำให้พวกเขาทั้งหมดสำคัญที่ต้องใส่ใจคือความง่ายในการใช้งาน พวกเขายังทำให้มั่นใจว่าประสบการณ์ของลูกค้ามีความสำคัญเป็นอันดับหนึ่งเสมอ ซึ่งควรจะเป็นอย่างนั้นถ้าไม่เป็นเช่นนั้น ช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวายในวันนั้นไม่ใช่ข้ออ้างที่ดีพอที่จะเพิกเฉยต่อความต้องการของลูกค้าของคุณ เคล็ดลับเหล่านี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจของคุณเมื่อนำไปใช้งานในทันที