ธุรกิจเสียเวลา 89 วันต่อปีกับ “สสารมืด” รายงานเผย

รายงานฉบับใหม่ที่จัดทำโดยผู้ให้บริการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ Wrike ได้สรุปว่า “สสารมืด” ของงาน – กิจกรรมและข้อมูลที่หัวหน้าทีมมองไม่เห็นและติดตามได้ยาก – คิดเป็นมูลค่าเวลาธุรกิจเฉลี่ย 89 วันทุกปี

การเติบโตอย่างรวดเร็วของการทำงานแบบผสมผสานได้สร้างความยุ่งเหยิงให้กับผืนน้ำมากขึ้นเรื่อยๆ ด้วย แอปการประชุมทางวิดีโอ และเทคโนโลยีอื่นๆ ที่ช่วยให้เราสามารถสื่อสารจากสถานที่ต่างๆ ได้ เพิ่มความซับซ้อนและเทคโนโลยีให้กับบทบาทตามความรู้

สิ่งที่น่ากังวลสำหรับธุรกิจคือ การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่จะเสียเวลา แต่ยังต้องเสียเงินหลายล้านเหรียญทุกปี – แต่อาจมีวิธีแก้ปัญหาในศูนย์กลาง

“งานมืด” คืออะไร?

รายงาน ซึ่งสำรวจคนงาน 2,807 คนในสหรัฐอเมริกาและสหราชอาณาจักรในบริษัทที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คน ให้คำจำกัดความว่า “สสารมืดของการทำงาน” เป็น “กิจกรรมและข้อมูลที่เรามองไม่เห็นในทันที แต่นั่นมีอิทธิพลอย่างมากต่อทุกสิ่งรอบตัว มัน."

แรงบันดาลใจจากคำจำกัดความของ CERN เกี่ยวกับสสารมืดที่มีอยู่ในจักรวาล - The Dark Matter of Work มีอยู่ “ในข้อความ แอพ แฮงเอาท์วิดีโอ สเปรดชีต และการสนทนา” และสามารถ “ดึงธุรกิจและโครงการไปในทิศทางที่ผิดได้อย่างง่ายดาย”

สิ่งสำคัญที่สุดคือ เป็นงานที่ไม่สามารถวัดปริมาณได้ ซึ่งมักจะมีลักษณะด้านลอจิสติกส์ องค์กร หรือการบริหาร ซึ่งยากต่อการติดตามและใช้เวลาทำงานอันมีค่า

ผู้นำธุรกิจเป็นองคมนตรีในเรื่องนี้ ตามรายงาน พวกเขาเชื่อว่าพวกเขามองเห็นงานที่เกิดขึ้นเพียง 54% เท่านั้น ซึ่งหมายความว่า 46% เป็น "สสารมืด" ในทางกลับกัน พนักงานคิดว่า 55% ของงานไม่ปรากฏให้เห็น

งานไฮบริดทำให้งานซับซ้อนมากขึ้น

แม้ว่าสสารมืดในที่ทำงานจะมีอยู่นานก่อนการแพร่ระบาด แต่การเปลี่ยนจากจำนวนมากไปเป็นการจัดเตรียมการทำงานระยะไกลและการทำงานแบบผสม ซึ่ง 84% ของผู้นำสายงานทางธุรกิจคิดว่า "ไม่สามารถย้อนกลับได้" ได้เพิ่มความซับซ้อนของชีวิตการทำงานของเรา และลดการมองเห็นการทำงานต่อไป

ประเด็นสำคัญประการหนึ่งที่สามารถมองเห็นได้คือการรับแอปพลิเคชันใหม่

ตั้งแต่เดือนมีนาคม 2020 ทีมการตลาดโดยเฉลี่ยได้เห็นเครื่องมือที่ไม่เกี่ยวกับการสื่อสารใหม่ประมาณ 10 รายการถูกเพิ่มเข้าไปในคลังแสงของแอปพลิเคชันที่มีอยู่ซึ่งพวกเขาใช้สำหรับการทำงาน รวมทั้งเครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันใหม่สามเครื่องมือ

ตามรายงานดังกล่าว เอเจนซีที่สร้างสรรค์ต้องรับมือกับแอปที่ไม่ใช่การสื่อสารใหม่ 12 แอปในช่วงเวลาเดียวกัน ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องมือสื่อสารใหม่ 3 อย่าง เช่น Microsoft Teams และ Slack

การเล่นกลกับเครื่องมือจำนวนมากขึ้นต้องใช้เวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเครื่องมือที่ไม่คุ้นเคย แต่ระยะเวลาในการปรับเปลี่ยนนั้นเป็นไปไม่ได้สำหรับธุรกิจจำนวนมากที่เข้าสู่สถานการณ์แบบไฮบริดและระยะไกลจากการระบาดใหญ่

ทีมที่ทำการเปลี่ยนแปลงใช้เวลาการเปลี่ยนแปลงโดยเฉลี่ยเพียง 10.5 วัน เมื่อเทียบกับกระบวนการที่บริษัทส่วนใหญ่คาดการณ์ว่าจะใช้เวลาประมาณ 15 เดือนก่อนเกิดโรคระบาด เหลือเวลาเพียงเล็กน้อยในการตรวจสอบผลกระทบของแอปพลิเคชันใหม่ที่จำเป็นต่อการอำนวยความสะดวกในการทำงานจากที่บ้าน

จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่ 70% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้กล่าวว่าพวกเขา “เครียดที่ต้องจัดการกับงาน ระบบ และแอพพลิเคชั่นหลายอย่าง” โดย 60% คิดว่ามีมากเกินไปแล้วก่อนที่การแพร่ระบาดจะระบาด

ผู้นำธุรกิจไม่ไร้เดียงสาต่อความเครียดที่เกิดจากการใช้งานที่ล้นหลาม – 79% รู้ว่ามีแอปพลิเคชันมากเกินไป แต่อย่าคาดหวังวิธีอื่นใดที่งานจะสำเร็จลุล่วง

อย่างไรก็ตามพวกเขายังขาดการเชื่อมต่ออยู่บ้าง ตัวอย่างเช่น ผู้นำธุรกิจเชื่อว่า โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานของพวกเขาใช้ 10 แอปพลิเคชันต่อวัน – พนักงานรายงานว่าพวกเขาใช้ประมาณ 14 ครั้ง

กิจกรรมการแพร่กระจายของสสารมืด

การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ไปสู่การทำงานทางไกลได้อำนวยความสะดวกให้กับกิจกรรมสสารมืด โดยได้รับการสนับสนุนจากความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นของงานที่ทำในพื้นที่ดิจิทัล

ข้อพิสูจน์ที่ดีคือข้อเท็จจริงที่ว่าตอนนี้ผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ส่งข้อความเฉลี่ย 295 ข้อความต่อวัน ซึ่งทั้งหมดต้องใช้เวลาในการเขียนและจำเป็นต่อการทำงานร่วมกันในโครงการและงานอื่นๆ แต่ข้อความเหล่านี้ 'มองไม่เห็น' โดยสิ้นเชิง ' ประเมินไม่ได้และยากต่อการติดตามเป้าหมายของทีมหรือธุรกิจ

สิ่งนี้สามารถจัดเป็นงานที่ไม่มีโครงสร้าง ซึ่ง “วัตถุประสงค์และผลประโยชน์ไม่ชัดเจน จัดทำเป็นเอกสาร สื่อสาร หรือจับต้องได้”

อีกเรื่องคือการประชุม ตามรายงาน พนักงานที่มีความรู้ใช้เวลาเฉลี่ย 2.79 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม ในขณะที่ 78% ของธุรกิจที่ตอบแบบสำรวจเห็นด้วยว่า “การเข้าร่วมประชุมมากเกินไป (พวกเขา) อาจถูกแทนที่ด้วยอีเมลได้อย่างง่ายดาย”

น่าเศร้าที่ 69% ของผู้นำสายงานธุรกิจต้องการลดเวลาที่พนักงานใช้ในการประชุมแต่ไม่รู้ว่าจะทำอย่างไร

ผลที่ตามมาของสสารมืด: เวลาที่เสียไป เงินหายไป

จากข้อมูลของ Wrike การระเบิดของสสารมืดในที่ทำงานหมายความว่าธุรกิจที่มีพนักงานที่มีความรู้กำลังเสียเวลาประมาณ 13.7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หรือ 89 วันต่อปี ต่อผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ เวลาที่เสียไปนั้นมีค่าใช้จ่ายประมาณ $16.5k – แต่อัตรากำไรขั้นต้นนั้นน่าทึ่งยิ่งกว่าในระดับธุรกิจ

“เสียเวลาไปกับกิจกรรมต่างๆ เช่น การทำงานซ้ำที่เคยทำไปแล้ว การเข้าร่วมการประชุมที่ไม่ก่อผล หรือการติดตามผลการดำเนินการและสถานะ” รายงานอธิบาย “ทำให้องค์กรต้องเสียเงินโดยเฉลี่ยหลายล้าน”

สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานประมาณ 3,200 คน ค่าใช้จ่ายโดยรวมโดยเฉลี่ยของเวลาที่เสียไป โครงการที่ล่าช้า/ยกเลิกรวมกัน และการเลิกจ้างของพนักงาน (มักเกิดขึ้นควบคู่ไปกับการเพิ่มขึ้นของสสารมืดในที่ทำงาน) อยู่ที่ประมาณ 60.76 ล้านดอลลาร์ต่อปี .

ทางออก: “แหล่งเดียวแห่งความจริง”

Wrike เสนอแนะว่าเพื่อที่จะ "ควบคุม" เรื่องมืดของงาน ผู้นำธุรกิจต้องสร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับองค์กรของตน

รายงานสรุปว่าโซลูชันดังกล่าวต้อง "แข็งแกร่งพอที่จะจัดการและจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนได้ ในขณะเดียวกันก็ต้องเรียบง่ายเพียงพอสำหรับพนักงานประจำ"

แน่นอนว่าแพลตฟอร์มของ Wrike จะเป็นคำแนะนำของพวกเขา แต่ไม่ว่าผู้ให้บริการรายใด ก็มีความจำเป็นที่ธุรกิจจะต้องปรับใช้ “ Work OS ” บางประเภทเพื่อลดเวลาและเงินที่เสียไป

ไม่ว่าการรักษาระยะยาวจะเป็นอย่างไร เป็นที่แน่ชัดว่าสสารมืดที่ไม่ถูกติดตามในที่ทำงานนั้นลุกลามจนควบคุมไม่ได้ และต้องจัดการเพื่อผลประโยชน์ของทั้งธุรกิจและพนักงาน