กฎหมายบันทึกการโทร: รักษาความปลอดภัย ปฏิบัติตามข้อกำหนด และถูกกฎหมาย

กฎหมายบันทึกการโทรภายใต้กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองทางอิเล็กทรอนิกส์แห่งสหพันธรัฐจะร่างข้อบังคับเกี่ยวกับการแจ้งและการขอรับความยินยอมให้บันทึกการสนทนาที่เกิดขึ้นระหว่างสองฝ่ายหรือมากกว่าทางโทรศัพท์

ไม่ว่าคุณจะบันทึกการโทรทางธุรกิจผ่านสาย VoIP ของคุณเพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้า ฝึกอบรมและประเมินพนักงาน หรือเพื่อบันทึกการสนทนาที่สำคัญ การทำความเข้าใจกฎหมายการบันทึกการโทรเป็นสิ่งสำคัญ

กฎระเบียบและบทลงโทษสำหรับการละเมิดแตกต่างกันไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายของรัฐ สหพันธรัฐ และระหว่างประเทศ

สารบัญ:

• กฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับการบันทึกการโทร
• กฎหมายของรัฐ: ความยินยอมของฝ่ายเดียวเทียบกับความยินยอมของทั้งสองฝ่าย
• วิธีแจ้งการบันทึกการโทร
• เคล็ดลับมารยาทในการบันทึกการโทร
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัยในการบันทึกการโทรตามอุตสาหกรรม
• บทลงโทษสำหรับการละเมิดกฎหมายการบันทึกการโทรในสหรัฐอเมริกา
• ทำความเข้าใจกฎหมายบันทึกการโทรระหว่างประเทศ
• กฎหมายเกี่ยวกับการจัดเก็บการโทรที่บันทึกไว้
• คุณสมบัติการบันทึกการโทรเพื่อค้นหา

กฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับการบันทึกการโทร

(ที่มาของภาพ)

Federal Wiretap Act ของปี 1968 กำหนดกฎหมายของสหรัฐอเมริกาเกี่ยวกับการบันทึกไม่เพียงแต่การสนทนาต่อหน้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการโทรศัพท์และการบันทึกการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย

พระราชบัญญัติการดักฟังโทรศัพท์ห้ามมิให้มีการบันทึกการสนทนาแบบลับๆ ที่บุคคลที่ได้รับการสื่อสารด้วยมีความคาดหวังตามสมควรในเรื่องความเป็นส่วนตัว

“ความคาดหวังที่สมเหตุสมผลของความเป็นส่วนตัว” ไม่รวมถึงการสนทนาในที่สาธารณะซึ่งผู้อื่นสามารถคาดหวังให้ผู้อื่นได้ยิน อย่างไรก็ตาม จะรวมถึงการโทรศัพท์ภายในความเป็นส่วนตัวของบ้านคุณหรือในการประชุมแบบปิด

อย่างไรก็ตาม ภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลาง หากบุคคลหนึ่งยินยอมอย่างชัดแจ้งต่อการบันทึก หรือหากบุคคลที่บันทึกการสนทนาได้รับอนุญาตตามกฎหมายให้ทำเช่นนั้น (โดยปกติในระหว่างการสอบสวน) การบันทึกการโทรถือเป็นสิ่งถูกกฎหมาย

ในการเขียนนี้มีข้อยกเว้นสำหรับโทรศัพท์เพื่อธุรกิจ ซึ่งกฎหมายอนุญาตให้นายจ้างทุกคนบันทึกการโทรด้วยโทรศัพท์ที่พวกเขาให้ไว้กับพนักงานของตน

โปรดทราบว่ากฎหมายของรัฐที่เกี่ยวข้องกับบันทึกเหล่านี้อยู่ภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลาง ซึ่งหมายความว่ารัฐไม่สามารถอนุญาตการสื่อสารที่เป็นความลับได้ตามกฎหมายภายในเขตอำนาจศาลของตน

กฎหมายของรัฐ: ความยินยอมของฝ่ายเดียวเทียบกับความยินยอมของทั้งสองฝ่าย

(ที่มาของภาพ)

นอกเหนือจากกฎหมายการบันทึกทางโทรศัพท์ของรัฐบาลกลาง ความยินยอมของฝ่ายเดียวและความยินยอมของทั้งสองฝ่าย (บางครั้งเรียกว่าความยินยอมของทุกฝ่าย) จะควบคุมการเรียกบันทึกในระดับรัฐ

ความยินยอมเป็นทั้งโดยนัยหรือให้โดยตรง

ปัจจุบัน FCC กำหนดวิธีการยินยอมที่ยอมรับได้ดังนี้:

• ความยินยอมด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มการบันทึก
• การแจ้งเตือนด้วยวาจาก่อนเริ่มการบันทึก
• โทนเสียงที่ทำซ้ำตามช่วงเวลาที่กำหนดตลอดการสนทนาที่บันทึกไว้

ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณโทรไปที่ศูนย์บริการลูกค้า คุณจะได้ยินวลีที่คุ้นเคย “การโทรนี้อาจถูกตรวจสอบหรือบันทึกเพื่อการประกันคุณภาพและวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรม”

หากคุณเลือกที่จะอยู่ในสายหลังจากประกาศนี้ แสดงว่าคุณยินยอมตามกฎหมายให้บันทึก นี่เป็นตัวอย่างความยินยอมโดยการแจ้งเท่านั้น คุณไม่เคยตกลงอย่างชัดแจ้งที่จะถูกบันทึก แต่โดยอยู่ในโทรศัพท์ แสดงว่าคุณได้แจ้งว่าคุณยินยอมให้บันทึก

ก่อนที่คุณจะโทรเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ คุณอาจถูกขอให้กดหมายเลขบนโทรศัพท์หากคุณยินยอมให้บันทึก หรือในกรณีที่เข้มงวดกว่านั้น คุณยังได้รับแบบฟอร์มยินยอมให้ลงชื่อในอีเมลทางอีเมลอีกด้วย สถานการณ์ทั้งสองนี้เป็นตัวอย่างของ “ข้อตกลง” ที่ชัดเจน ซึ่งต่างจากการแจ้งให้ทราบและการยินยอมโดยนัย

ดังนั้นใครสามารถให้ความยินยอมในการบันทึกได้?

ความยินยอมฝ่ายเดียวหมายความว่าบุคคลหนึ่งคน ไม่ว่าจะเป็นผู้โทรหรือผู้รับสาย ต้องได้รับแจ้งและยินยอมให้มีการบันทึกการโทร รัฐส่วนใหญ่เป็นรัฐที่ยินยอมโดยฝ่ายเดียวภายใต้มาตรา 18 USC § 2511(2)(d) แห่งพระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้รับการตรวจสอบโดยศาลฎีกา

นอกเหนือจากการอธิบายกฎหมายความยินยอมของฝ่ายแล้ว ECPA ยังครอบคลุมถึงกฎหมายความเป็นส่วนตัวที่ห้ามการดักฟังการสนทนาทางโทรศัพท์ส่วนตัว การดักฟัง และการใช้อุปกรณ์บันทึกที่ไม่เปิดเผย

สถานะความยินยอมของฝ่ายเดียวรวมถึง:

• เนวาดา
• นิวเจอร์ซี
• วิสคอนซิน
• โคโลราโด
• อาร์คันซอ
• ไวโอมิง
• District of Columbia
• เซาท์แคโรไลนา
• นิวยอร์ก
• จอร์เจีย
• นอร์ทแคโรไลนา
• เวสต์เวอร์จิเนีย
• นอร์ทดาโคตา
• โรดไอแลนด์
• หลุยเซียน่า
• มินนิโซตา
• นิวเม็กซิโก
• เทนเนสซี
• เนบราสก้า
• อินดีแอนา
• ยูทาห์
• เมน
• ไอดาโฮ
• อลาสก้า
• ไอโอวา
• แอริโซนา
• มิสซิสซิปปี้
• มิสซูรี
• โอไฮโอ
• โอคลาโฮมา
• เท็กซัส

ความยินยอมของทั้งสองฝ่ายตามกฎหมายกำหนดให้ทั้งสองฝ่ายได้รับการแจ้งเตือนอย่างเหมาะสมและยินยอมให้มีการบันทึกการสนทนา ต้องปฏิบัติตามข้อบังคับเหล่านี้เมื่อบันทึกการสนทนาในสถานะสองฝ่ายระหว่างบุคคลหลายคน เช่น ในการประชุมทางโทรศัพท์

โปรดทราบว่าความยินยอม "สองฝ่าย" จะเหมือนกับความยินยอม "ทุกฝ่าย" ซึ่งหมายความว่าหากคุณวางแผนที่จะบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ที่ใหญ่ขึ้นโดยมีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก คุณจะต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบถึงข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขาจะถูกบันทึกไว้ก่อนที่คุณจะเริ่ม

สถานะความยินยอมของทั้งสองฝ่ายคือ:

• แคลิฟอร์เนีย
• คอนเนตทิคัต
• ฟลอริดา
• ฮาวาย
• อิลลินอยส์
• แมริแลนด์
• แมสซาชูเซตส์
• มิชิแกน
• มอนทานา
• นิวแฮมป์เชียร์
• ออริกอน
• เพนซิลเวเนีย
• เวอร์มอนต์
• วอชิงตัน

บางรัฐมีกฎหมายการบันทึกที่ซับซ้อนกว่ากฎหมายอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์และของบุคคลที่สาม โครงการกฎหมายสื่อดิจิทัลให้ภาพรวมของกฎหมายการบันทึกแบบแต่ละรัฐที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

สุดท้าย โปรดทราบว่าเฉพาะผู้ที่มีส่วนร่วมในการสนทนาเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้บันทึกได้ ยกเว้นการสอบสวนทางอาญา หากคุณบันทึกการสนทนาที่คุณไม่ได้มีส่วนร่วม ถือว่าคุณละเมิดกฎหมายว่าด้วยการดักฟังโทรศัพท์โดยตรง

โทรระหว่างรัฐ

กฎหมายบันทึกการโทรระหว่างรัฐนั้นซับซ้อนกว่าเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีคนจากรัฐฝ่ายเดียววางแผนที่จะบันทึกผู้อยู่อาศัยในรัฐสองฝ่าย

จะเกิดอะไรขึ้น ตัวอย่างเช่น หากมีคนจากนิวเจอร์ซีย์ ซึ่งเป็นรัฐที่ได้รับความยินยอมจากฝ่ายเดียว โทรหาใครบางคนจากมิชิแกน ว่าเป็นรัฐที่ให้ความยินยอมแบบสองฝ่าย

ในกรณีส่วนใหญ่ กฎหมายจะผิดนัดกับกฎหมายของรัฐภายในพื้นที่ที่อุปกรณ์บันทึกตั้งอยู่ ดังนั้น ในตัวอย่างข้างต้น หากอุปกรณ์บันทึกอยู่ในมิชิแกนและไม่ใช่ในรัฐนิวเจอร์ซีย์ จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากทั้งสองฝ่าย หากอุปกรณ์บันทึกอยู่ในรัฐนิวเจอร์ซีย์ จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากฝ่ายเดียว

อย่างไรก็ตาม สิ่งต่างๆ จะซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย เมื่อพิจารณาว่าการบันทึกเหล่านี้อยู่ภายใต้กฎหมายของรัฐหรือกฎหมายท้องถิ่น

เพื่อความปลอดภัย ให้ตั้งค่าเริ่มต้นที่ตัวเลือกที่เข้มงวดกว่าเสมอเพื่อปกป้องตัวคุณเองและบริษัทของคุณจากการถูกฟ้องร้อง ดีขึ้นยัง? ครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณและได้รับความยินยอมจากทุกคนที่เกี่ยวข้องในการโทร

ในกรณีนี้ กฎหมายจะผิดนัดกับตัวเลือกที่เข้มงวดกว่าเสมอ ซึ่งหมายความว่าทั้งสองฝ่ายจะต้องยินยอมให้มีการบันทึก

หากทั้งผู้โทรและผู้รับสายอยู่ในรัฐเดียวกัน กฎหมายบันทึกการโทรของรัฐจะมีความสำคัญเหนือกว่ากฎหมายของรัฐบาลกลาง ซึ่งหมายความว่าหากรัฐเป็นรัฐที่ให้ความยินยอมแบบสองฝ่าย ทุกฝ่ายจะต้องยินยอมให้มีการบันทึก

วิธีแจ้งการบันทึกการโทร

(ที่มาของภาพ)

มีหลายวิธีในการแจ้งให้ทั้งพนักงานและลูกค้าทราบว่าการสนทนาของพวกเขาจะถูกบันทึกไว้

เมื่อได้รับการว่าจ้าง สมาชิกในทีมควรลงนามในข้อตกลงนายจ้างเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนว่าอาจมีการบันทึกการโทรของพวกเขา บันทึกของข้อตกลงที่ลงนามเหล่านี้ควรเก็บไว้ในมือตลอดเวลา

การประกาศแจ้งการบันทึกการโทรที่เราอ้างถึงข้างต้นเป็นวิธีที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด แต่บริษัทต่างๆ ต้องแน่ใจว่าได้ประเมินเส้นทางการโทรเฉพาะของตนเพื่อให้แน่ใจว่าผู้โทรทั้งหมดได้ยินอย่างครบถ้วนก่อนที่จะพูดคุยกับตัวแทนโดยตรง

เสียงบี๊บที่ได้ยินเป็นเวลาอย่างน้อย .17-.25 วินาทีและเล่นทุก 12-15 วินาทีเป็นอีกวิธีหนึ่งในการแจ้งเตือนผู้โทรว่ากำลังถูกบันทึก อย่างไรก็ตาม วิธีนี้มักจะเสียสมาธิกับผู้ที่อยู่ในสาย ดังนั้นจึงไม่แนะนำ

เมื่อโทรออก เจ้าหน้าที่สามารถแสดงทักษะการบริการลูกค้าโดยแจ้งบุคคลทางโทรศัพท์โดยตรงว่ากำลังถูกบันทึกโดยใส่ลงในสคริปต์การโทร วลีเช่น “สวัสดี นี่คือ Jess จากตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ Waxhaw โทรหาคุณในสายที่บันทึกไว้” ก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม พึงระวังว่าเจ้าหน้าที่จะต้องส่งการแจ้งเตือนซ้ำหากโทรศัพท์ถูกส่งต่อไปยังบุคคลอื่น

เคล็ดลับมารยาทในการบันทึกการโทร

นอกเหนือจากความถูกต้องตามกฎหมายของการบันทึกการโทรแล้ว การกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานบางประการของบริษัทเกี่ยวกับการบันทึกการโทรถือเป็นแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่ดี

แม้ว่าคุณจะมีการบันทึกการแจ้งเตือนอัตโนมัติ แจ้งเตือนลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานแบบเรียลไทม์ก่อนเริ่มการสนทนา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคนในการโทรระบุตัวตนอย่างชัดเจนเมื่อเริ่มการสนทนา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้เวลากับคนที่คุณกำลังพูดถึงมากพอ และอย่าตัดขาดจากเขาระหว่างการสนทนา

ไม่เพียงแต่จะสุภาพเท่านั้น แต่การสนทนาที่เร่งรีบซึ่งทุกคนกำลังพูดคุยกันนั้นยากที่จะเข้าใจเมื่อทบทวนการบันทึกในภายหลัง หากคุณไม่เข้าใจบางสิ่งที่อีกฝ่ายพูด ก็ขอให้พวกเขาพูดซ้ำ อย่าทึกทักเอาเองว่าการบันทึกเทปจะง่ายกว่า

ตรวจสอบและบำรุงรักษาหูฟังและไมโครโฟนของคุณเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าคำพูดมีความชัดเจน และอัปเดตอุปกรณ์ที่ล้าสมัยหรือคุณภาพต่ำ

คุณอาจต้องการลงทุนในฮาร์ดแวร์บันทึกเสียงแบบตัดเสียงรบกวน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณอาศัยอยู่ในเขตเมืองหรือทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดัง หลีกเลี่ยงพื้นที่ให้บริการที่ไม่ดี กระดาษส่งเสียงดัง หมากฝรั่ง และเหนือสิ่งอื่นใดคือการรับประทานอาหารระหว่างการสนทนา

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัยในการบันทึกการโทรตามอุตสาหกรรม

แม้ว่าการบันทึกการโทรเป็นหนึ่งในคุณลักษณะของศูนย์ติดต่อที่ดีที่สุด แต่ก็มีบางอุตสาหกรรมที่กฎระเบียบด้านการปฏิบัติตามข้อบังคับกำหนดให้มีการบันทึกการโทรอย่างจริงจัง

อุตสาหกรรมเหล่านี้รวมถึงการดูแลสุขภาพและการปฏิบัติตาม HIPAA/HITECH การบัญชี/การเงิน และการตลาดทางโทรศัพท์

นอกเหนือจากกฎหมายเฉพาะอุตสาหกรรมเกี่ยวกับการบันทึกแล้ว มักจำเป็นต้องมีข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวทางกฎหมายและข้อควรระวัง

กฎระเบียบอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน

ระเบียบข้อบังคับด้านการปฏิบัติตาม PCI และ DSS ช่วยป้องกันการโจรกรรมข้อมูลประจำตัว และเก็บข้อมูลธนาคาร/บัตรเครดิตไว้ในเครื่องมือบันทึกเสียงโอเพนซอร์สอย่างปลอดภัย

บริษัทใดๆ ที่จัดเก็บ ส่ง หรือประมวลผลข้อมูลการชำระเงินจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้

แม้ว่าลูกค้าส่วนใหญ่ในปัจจุบันจะชำระเงินทางออนไลน์ ข้อมูลการชำระเงินใดๆ ที่รวบรวมทางโทรศัพท์จะต้องได้รับการปกป้องโดยนโยบายความเป็นส่วนตัวที่เป็นลายลักษณ์อักษร การทดสอบระบบความปลอดภัยบ่อยครั้ง และโดยการให้การเข้าถึงข้อมูลผู้ถือบัตรบนพื้นฐานที่จำเป็นอย่างยิ่ง

การบันทึกการโทรอาจถูกจัดเก็บและใช้เพื่อพิสูจน์การปฏิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้

ภาคการเงิน

พระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley Act ปี 2545 เป็นข้อบังคับของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับการกำกับดูแลการบัญชีขององค์กร

บริษัทใดๆ ที่ต้องส่งรายงานไปยัง ก.ล.ต. สามารถใช้ซอฟต์แวร์บันทึกการโทรเพื่อแสดงให้เห็นว่าพวกเขากำลังดำเนินการตามข้อกำหนดของพระราชบัญญัติ ซึ่งรวมถึง:

• ใบรับรอง CEO/CFO ของรายงานทางการเงิน
• ขาดการซื้อขายโดยใช้ข้อมูลภายใน
• การเปิดเผยประมวลจริยธรรม
• การขาดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ของผู้สอบบัญชี

FINRA และสำนักงาน ก.ล.ต. อาจตรวจสอบหรือตรวจสอบบันทึกการโทรเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมาย

กฎการขายการตลาดทางโทรศัพท์

TSR ได้รับการแก้ไขครั้งล่าสุดในปี 2546 และมีไว้เพื่อป้องกันการฉ้อโกงของผู้บริโภคและการละเมิดความเป็นส่วนตัวในการตลาดทางโทรศัพท์

กล่าวโดยย่อ กฎนี้ช่วยให้แน่ใจว่าลูกค้าได้รับข้อมูลทั้งหมดที่ช่วยให้พวกเขาสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขายได้

บริษัทที่ต้องปฏิบัติตาม TSR ส่วนใหญ่ใช้การบันทึกเสียงเพื่อพิสูจน์ว่าพวกเขาปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ซึ่งรวมถึงการเปิดเผยข้อมูลต่อไปนี้

• ราคาและลักษณะของสินค้า/บริการ
• นโยบายการคืนเงิน
• นโยบายคุ้มครองการสูญหายของบัตรเครดิต
• ตัวตนของผู้ขายและความตั้งใจที่จะขาย

บทลงโทษสำหรับการละเมิดกฎหมายการบันทึกการโทรในสหรัฐอเมริกา

ใครก็ตามที่ฝ่าฝืนกฎหมาย Federal Wiretap Act สามารถถูกจำคุกสูงสุดห้าปีและ/หรือปรับสูงสุด $500

เช่นเดียวกับการได้รับความยินยอม บทลงโทษเพิ่มเติมสำหรับการละเมิดกฎหมายการบันทึกเสียงและวิดีโอจะแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ และเป็นการดีที่สุดที่จะจ้างทนายความท้องถิ่นจากรัฐที่คุณอาศัยอยู่

ในรัฐอย่างแอละแบมา เดลาแวร์ และแคนซัส การบันทึกโดยไม่ได้รับความยินยอมอย่างเหมาะสมถือเป็นความผิดทางอาญา ในรัฐต่างๆ เช่น ฮาวาย คอนเนตทิคัต และเคนตักกี้ การละเมิดบางอย่างสามารถจัดเป็นความผิดทางอาญาได้

บทลงโทษอาจส่งผลให้ถูกปรับ ฟ้องร้อง จำคุก และสูญเสียใบอนุญาตประกอบธุรกิจ

ค่าปรับสำหรับการละเมิดเหล่านี้อาจมีตั้งแต่ 2,500 ถึง 10,000 ดอลลาร์และมากกว่านั้นขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม กฎหมายของรัฐ และกฎหมายการบันทึกเคยละเมิดหรือไม่

ฝ่ายพลเรือนในหลายรัฐสามารถฟ้องบริษัทที่ละเมิดกฎหมายได้ถึงสามเท่าของมูลค่าความเสียหายที่เกิดขึ้น หรือ 5,000 ดอลลาร์ต่อการละเมิดหนึ่งครั้ง แล้วแต่จำนวนใดจะมากกว่า นอกจากนี้ บางครั้งนายจ้างอาจต้องรับผิดชอบทางกฎหมายและทางการเงิน หากพนักงานของตนละเมิดกฎหมายการบันทึกของรัฐ

ทำความเข้าใจกฎหมายบันทึกการโทรระหว่างประเทศ

ตรงกันข้ามกับกฎหมายบันทึกทางโทรศัพท์ของอเมริกา ประชาคมระหว่างประเทศส่วนใหญ่ต้องการความยินยอมจากทุกฝ่ายก่อนที่จะดำเนินการบันทึก

เราได้สรุปกฎหมายในสหภาพยุโรป สหราชอาณาจักร แคนาดา และออสเตรเลียไว้ด้านล่าง

สหภาพยุโรป

เนื่องจาก GDPR มีผลบังคับใช้ในปี 2018 ใครก็ตามที่ต้องการบันทึกการโทรใน/ไปยังสหภาพยุโรปต้องพิสูจน์ว่าพวกเขาทำเช่นนั้นด้วยเหตุผลข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:

• คุณได้รับความยินยอมจากทุกฝ่ายในการบันทึก
• จำเป็นต้องมีการบันทึกตามสัญญาที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมการโทร
• ภาระผูกพันทางกฎหมายของผู้บันทึกการโทรมอบอำนาจให้บันทึกการสนทนา
• การบันทึกการโทรปกป้องผลประโยชน์ของผู้เข้าร่วม
• การบันทึกได้รับอนุญาตตามกฎหมายหรือเป็นสาธารณประโยชน์
• การบันทึกเป็นประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายต่อผู้บันทึก

นอกจากนี้ วิธีการที่ใช้ในการบันทึกการโทร ที่เก็บบันทึกการโทร และเวลาที่บันทึกการโทรนั้น จะต้องเปิดเผยตามกฎหมาย

โปรดทราบว่าบางประเทศในสหภาพยุโรปอาจมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการบันทึกการสนทนาทางโทรศัพท์ด้วยซอฟต์แวร์คอลเซ็นเตอร์

สหราชอาณาจักร

ในสหราชอาณาจักร ทุกฝ่ายต้องได้รับแจ้งและให้ความยินยอมเกี่ยวกับการบันทึก

ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือหากบุคคลที่ทำการบันทึกสามารถรับประกันได้ว่าจะไม่แชร์กับบุคคลที่สาม และจะถูกบันทึกไว้เพื่อรวบรวมหลักฐาน/ป้องกันอาชญากรรมที่อาจเกิดขึ้นหรือเพื่อพิสูจน์การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

แคนาดา

แคนาดายังต้องได้รับความยินยอมจากทุกฝ่ายในการบันทึก

นอกเหนือจากการได้รับความยินยอมแล้ว ผู้บันทึกจะต้องระบุวัตถุประสงค์เฉพาะที่จะใช้บันทึกการโทร

ออสเตรเลีย

แม้ว่าทุกฝ่ายจะต้องยินยอมให้มีการบันทึก แต่เครื่องบันทึกไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าการบันทึกนั้นจะใช้ทำอะไร

ในรัฐควีนส์แลนด์ ผู้เข้าร่วมบันทึกการสนทนานั้นไม่ผิดกฎหมาย

กฎหมายเกี่ยวกับการจัดเก็บการโทรที่บันทึกไว้

(ที่มาของภาพ)

ข้อบังคับการจัดการบันทึกอาจต้องการการจัดเก็บบันทึกการโทรแบบยาวหรือระยะสั้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมหรือสถานการณ์เฉพาะ

ตัวอย่างเช่น ในอุตสาหกรรมการเงิน บันทึกการโทรต้องถูกเก็บไว้อย่างถูกกฎหมายเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปีหลังจากวันที่โทร

อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อมูลการบันทึกการโทรจะถูกเก็บไว้ที่ใดก็ได้ตั้งแต่ 30 วันถึง 6 เดือนก่อนที่จะถ่ายโอนไปยังเซิร์ฟเวอร์หรือถูกลบ

โปรดทราบว่าเนื่องจากการโทรศัพท์ไม่ถือเป็นสาธารณสมบัติ จึงมักเป็นเรื่องยากสำหรับผู้เข้าร่วมการโทรที่ไม่มีบันทึกการโทรจะได้รับสำเนาโดยไม่มีหมายเรียก

ในสหภาพยุโรป การบันทึกการโทรจะถูกเก็บไว้ตามระยะเวลาที่จำเป็นเท่านั้นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการบันทึกการโทร

การบันทึกเหล่านี้ต้องได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัย และต้องมีหลักฐานว่ามีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ความเสี่ยงตามปกติของภัยคุกคามด้านความปลอดภัยต่อการบันทึกเหล่านี้ด้วย

คุณสมบัติการบันทึกการโทรเพื่อค้นหา

คุณสมบัติการบันทึกการโทรที่สำคัญที่สุดไม่ได้เป็นเพียงปริมาณพื้นที่จัดเก็บหรือคุณภาพเสียงโดยรวมที่ซอฟต์แวร์มีให้เท่านั้น

เมื่อประเมินเครื่องมือบันทึกการโทร ควรพิจารณาคุณลักษณะต่างๆ เช่น การบันทึกตามคำขอและอัตโนมัติ การประเมินการโทร การวิเคราะห์คำพูด และความสามารถในการเข้ารหัส

ผู้ให้บริการรายใดเสนอคุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้และอื่น ๆ อีก?

ใช้รายละเอียดของตัวเลือกซอฟต์แวร์บันทึกการโทรในตลาดวันนี้เพื่อค้นหา

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: ข้อมูลที่ให้ไว้บนเว็บไซต์นี้ไม่ได้และไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย แทน ข้อมูล เนื้อหา และวัสดุทั้งหมดที่มีอยู่บนเว็บไซต์นี้มีขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูลทั่วไปเท่านั้น