วิธีตรวจสอบประวัติการแก้ไขใน Google ชีต
เผยแพร่แล้ว: 2020-12-30
หากคุณทำงานเป็นทีม สิ่งสำคัญคือต้องติดตามว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ นั่นเป็นสาเหตุที่ฟังก์ชันประวัติการแก้ไขใน Google ชีตมีความสำคัญมาก
อ่านต่อเพื่อดูวิธีตรวจสอบประวัติการแก้ไขในโปรแกรมสเปรดชีตยอดนิยมนี้ และเรียนรู้ขั้นตอนการตั้งชื่อเวอร์ชันเอกสารต่างๆ นอกจากนี้ เราจะแจ้งให้คุณทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกู้คืนเอกสารเวอร์ชันเก่า รวมถึงวิธีรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแม้เพียงเล็กน้อย
วิธีตรวจสอบประวัติการแก้ไข Google ชีตบนพีซี Windows, Mac หรือ Chromebook
ลิงค์ด่วน
สิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงคือคุณจะต้องได้รับสิทธิ์ในการแก้ไขเอกสารก่อนที่จะเข้าถึงประวัติการแก้ไข เมื่อคุณดำเนินการดังกล่าวแล้ว ต่อไปนี้เป็นวิธีดูข้อมูลที่เกี่ยวข้อง:
- เปิดเบราว์เซอร์และ Google ชีตของคุณ
- เปิดเอกสารและที่มุมซ้ายบน ให้เลือก "ไฟล์" และ "ประวัติเวอร์ชัน"
- คลิกที่ "ดูประวัติเวอร์ชัน" และตัดสินใจว่าคุณต้องการดูเวอร์ชันใดจากแผงทางด้านขวา
- จากที่นั่น คุณจะสามารถดูได้ว่าใครแก้ไขไฟล์และเมื่อใด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่พวกเขาทำ
วิธีดูการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีตบน iPhone และโทรศัพท์ Android
ขออภัย สำหรับผู้ที่ต้องการใช้โทรศัพท์เพื่อทำงานใน Google ชีต ตัวเลือกนี้ไม่สามารถใช้ได้ หากคุณต้องการเข้าถึงประวัติการแก้ไข คุณจะต้องดำเนินการจาก Windows, Mac หรือ PC
วิธีคืนค่าเวอร์ชันของ Google ชีต
หากคุณต้องการกู้คืนเอกสาร Google ชีตเวอร์ชันก่อนหน้าบางเวอร์ชัน คุณสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดเบราว์เซอร์และสเปรดชีตที่คุณต้องการกู้คืน
- ที่มุมซ้ายบน คลิก "ไฟล์" "ประวัติเวอร์ชัน" และ "ดูประวัติเวอร์ชัน"
- คุณจะเห็นแผงพร้อมรายการเวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมดทางด้านขวาของหน้าจอ
- เลือกเวอร์ชันเอกสารที่คุณต้องการใช้
- ที่ด้านบนของหน้าจอ คลิก "กู้คืนเวอร์ชันนี้" และยืนยันด้วย "กู้คืน"
วิธีตั้งชื่อ Google ชีตเวอร์ชันก่อนหน้า
เมื่อมีผู้ทำงานร่วมกันจำนวนมากในโปรเจ็กต์เดียวกัน การบันทึกเวอร์ชันก่อนหน้าด้วยการตั้งชื่อให้ถูกต้องถือเป็นเรื่องดี หลังจากนั้น คุณสามารถแก้ไขเวอร์ชันเหล่านั้น เก็บไว้เป็นการเตือนความจำ หรือให้ผู้ทำงานร่วมกันคนอื่นดำเนินการแก้ไขได้ หากคุณสนใจที่จะใช้ตัวเลือกนี้ วิธีการทำงานมีดังนี้:
- เปิดเบราว์เซอร์และ Google ชีตของคุณ
- เปิดเอกสารและที่มุมซ้ายบน ให้เลือก "ไฟล์" และ "ประวัติเวอร์ชัน"
- คลิกที่ "ดูประวัติเวอร์ชัน" และตัดสินใจว่าคุณต้องการดูเวอร์ชันใดในแผงควบคุม
- จากที่นั่น คุณจะสามารถดูได้ว่าใครแก้ไขไฟล์และเมื่อใด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่พวกเขาทำ
- คลิกที่ไอคอนสามจุดและ "ตั้งชื่อเวอร์ชันนี้"
คุณสามารถมีเวอร์ชันที่มีชื่อได้สูงสุด 15 เวอร์ชันต่อสเปรดชีต ทำให้คุณมีพื้นที่เพียงพอที่จะบันทึกทุกสิ่งที่สำคัญไว้ในที่เดียว
วิธีดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเซลล์เฉพาะ
เมื่อคุณทำงานกับสเปรดชีตขนาดใหญ่และข้อมูลที่น้อยที่สุดหรือจำนวนการแก้ไข จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด หากคุณต้องการทราบว่าใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงในเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง ให้ทำดังนี้:
- เปิดสเปรดชีตของคุณใน Google ชีต
- เลือกเซลล์และคลิกขวาที่เซลล์
- จากเมนูป๊อปอัป คลิกที่ "แสดงประวัติการแก้ไข"
โปรดทราบว่าการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในแผ่นงานอาจไม่ปรากฏให้เห็น หากมีคนเพิ่มหรือลบแถวและคอลัมน์หรือเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ คุณจะไม่สามารถเข้าถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ตัวเลือก "ประวัติเวอร์ชัน" และค้นหาข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้
คำถามที่พบบ่อยเพิ่มเติม
ฉันจะดูประวัติเซลล์ใน Google ชีตได้อย่างไร
คุณสามารถเข้าถึงประวัติการเปลี่ยนแปลงของทุกๆ เซลล์ได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
• เปิดสเปรดชีตของคุณใน Google ชีต
• เลือกเซลล์และคลิกขวาที่เซลล์
• จากเมนูป๊อปอัป คลิก "แสดงประวัติการแก้ไข"
คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีตได้หรือไม่
ไม่ คุณไม่สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในลักษณะเดียวกับใน Google เอกสาร ไม่ว่าคุณจะสามารถเข้าถึงประวัติของสเปรดชีตและติดตามทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในเอกสารของคุณได้
เมื่อเปิดใช้กฎการแจ้งเตือนใน Google ชีต คุณจะได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีตของคุณเสมอ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการรับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีคนทำการเปลี่ยนแปลง หรือรับรายงานรายวันโดยสรุปการแก้ไขทั้งหมด
จะเปิดใช้งานกฎการแจ้งเตือนได้อย่างไร?
หากคุณไม่ต้องการรับอีเมลจำนวนมากเกี่ยวกับสเปรดชีตเดียว คุณสามารถเปิดใช้งานกฎการแจ้งเตือนได้ในขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน:
• เปิด Google ชีตและสเปรดชีต
• คลิกที่ "เครื่องมือ" ในเมนูด้านบน
• ในเมนูแบบเลื่อนลง คลิกที่ "กฎการแจ้งเตือน"
• คลิกที่ "มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ"
• ในส่วน “แจ้งเตือนฉัน” ให้เลือก “อีเมล – สรุปรายวัน” หรือ “อีเมล – ทันที”
ฉันจะดูว่าใครแก้ไข Google ชีตได้อย่างไร
การใช้ตัวเลือก "ประวัติเวอร์ชัน" คุณจะสามารถเข้าถึงชีตเวอร์ชันก่อนหน้าและดูว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงและที่ไหน หากคุณต้องการดูว่าใครแก้ไขเอกสารของคุณ คุณสามารถทำได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน:
• เปิดเบราว์เซอร์และ Google ชีต
• เปิดเอกสาร และที่มุมซ้ายบน ให้เลือก "ไฟล์" และ "ประวัติเวอร์ชัน"
• คลิกที่ "ดูประวัติเวอร์ชัน" และตัดสินใจว่าคุณต้องการดูเวอร์ชันใดในแผงควบคุม
• จากที่นั่น คุณจะสามารถดูได้ว่าใครแก้ไขไฟล์และเมื่อใด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่พวกเขาทำ
ธุรกิจทั้งหมดในสเปรดชีต
การใช้ Google ชีตนั้นง่ายและตรงไปตรงมา แต่คุณอาจต้องทำความคุ้นเคยกับตัวเลือกบางอย่างอีกครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้ใช้ทุกวัน
เมื่อคุณทราบแล้วว่า "ประวัติเวอร์ชัน" คืออะไร คุณจะสามารถใช้งานได้ในระดับสูง และทราบอยู่เสมอว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ในทีมของคุณ การใช้การตั้งค่าขั้นสูงจะช่วยคุณในขั้นตอนการทำงาน และทุกคนในทีมจะรู้ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อเกิดข้อผิดพลาด
คุณเคยใช้ "ประวัติเวอร์ชัน" มาก่อนหรือไม่? คุณคิดว่ามันจะมีประโยชน์สำหรับโครงการของคุณหรือไม่ เพราะเหตุใด แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง