การเลือกพันธมิตรเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูลที่ดีที่สุด
เผยแพร่แล้ว: 2021-04-02เนื่องจากข้อมูลกลายเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดสำหรับธุรกิจจำนวนมาก การป้อนข้อมูลจึงกลายเป็นการดำเนินการที่สำคัญสำหรับธุรกิจต่างๆ ในอุตสาหกรรมต่างๆ ดังนั้น ความจำเป็นในการเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูลจึงเพิ่มขึ้นทั่วโลกอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อนด้วยปริมาณข้อมูลสูงที่สร้างขึ้นในเกือบทุกอุตสาหกรรม
การจัดการงานการป้อนข้อมูลภายในองค์กรอาจเป็นงานที่ท้าทายอย่างมากสำหรับธุรกิจจำนวนมาก การจ้างพนักงานในบริษัทหรือแม้กระทั่งการสร้างทีมประมวลผลข้อมูลในองค์กรของคุณอาจมีราคาแพง และการป้อนข้อมูลเป็นกระบวนการที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน พนักงานที่มีค่าของคุณไม่สามารถใช้เวลาของพวกเขาเพื่อมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญมากขึ้นที่สามารถช่วยได้ องค์กรของคุณเติบโต
นี่คือที่มาของการเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูล
การเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูลคืออะไร?
การป้อนข้อมูลโดยสังเขปคือกระบวนการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งสามารถถอดความเอกสารที่เขียนเป็นดิจิทัล แบบฟอร์มที่แก้ไขได้ สแกนเอกสารเป็น PDF ดิจิทัล และอื่นๆ
ดังนั้น เจ้าหน้าที่ป้อนข้อมูลจึงป้อนข้อมูลที่จำเป็นผ่านวิธีการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างข้อมูลด้วยตนเอง (เช่น การสร้างบันทึกการประชุม) การคัดลอกข้อมูลจากเอกสารที่มีอยู่ หรือการสแกน วัตถุประสงค์ของการป้อนข้อมูลคือเพื่อถ่ายโอน แปลง หรือเพิ่มรูปแบบข้อมูลที่จัดเก็บและสามารถแก้ไขได้ลงในฐานข้อมูล
จากที่กล่าวมา การเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูลคือการมอบหมายงานการป้อนข้อมูลให้กับบุคคลที่สามซึ่งเป็นผู้ให้บริการการป้อนข้อมูล ผู้ให้บริการเหล่านี้จำนวนมากจ้างพนักงานจากประเทศโลกที่สามซึ่งให้บริการคุณภาพสูงแต่ในอัตราที่ต่ำกว่ามากเมื่อเทียบกับสหรัฐอเมริกา ทำให้สามารถดำเนินงานการป้อนข้อมูลของคุณได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้น
โดยการจ้างงานการป้อนข้อมูลของคุณ จะช่วยประหยัดทั้งเวลาและเงิน: คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยพนักงานที่มีประสบการณ์ซึ่งจัดหาให้โดยบริการเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูล ในขณะเดียวกันคุณก็สามารถอนุญาตให้ทีมของคุณ เพื่อมุ่งเน้นการดำเนินธุรกิจหลักของคุณ
ข้อดีและข้อกังวลเกี่ยวกับการเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูลของคุณ
การเอาท์ซอร์สการดำเนินการป้อนข้อมูลของคุณเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่? เราได้แสดงรายการประโยชน์หลักบางประการที่คุณจะได้รับเมื่อคุณจ้างการป้อนข้อมูลจากภายนอก รวมถึงข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการที่คุณควรมี ซึ่งจะช่วยให้คุณทราบได้ว่าการเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูลของคุณเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับคุณหรือไม่
ข้อดีของการเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูล
- ความแม่นยำ: หากคุณจ้างการป้อนข้อมูลของคุณไปยังผู้ให้บริการ BPO ที่มีประสบการณ์ คุณจะได้รับความช่วยเหลือจากพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเข้มงวดก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ โดยปกติพวกเขาจะเสนอผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมคุณภาพเพื่อตรวจสอบผลลัพธ์ของกระบวนการป้อนข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
- การจัดส่งที่รวดเร็ว: ด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลที่มีประสบการณ์และเชี่ยวชาญในทีม คุณจะได้รับเวลาตอบสนองที่รวดเร็วยิ่งขึ้น และคุณยังสามารถกำหนดเส้นตายที่ยืดหยุ่นสำหรับตัวแทนแต่ละรายได้ตามความต้องการของคุณ
- คุ้มค่า: คุณไม่จำเป็นต้องสร้างโครงสร้างพื้นฐานของคุณเอง และไม่ต้องจ่ายเพิ่มสำหรับพื้นที่สำนักงาน เครื่องมือ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น อัตราค่าแรงในจุดหมายปลายทางนอกชายฝั่งก็ต่ำกว่าเช่นกัน ช่วยให้ดำเนินการป้อนข้อมูลได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้น
- ประสิทธิภาพและประสิทธิผล: โดยจ้างบริการป้อนข้อมูลจากภายนอก พนักงานของคุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่การดำเนินธุรกิจหลักเพื่อให้บริษัทของคุณเติบโตและบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร
ข้อกังวลทั่วไปของการเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูล
อย่างไรก็ตาม มีข้อกังวลทั่วไปบางประการที่อาจป้องกันไม่ให้ธุรกิจจ้างบริการป้อนข้อมูลโดยเฉพาะอย่างยิ่ง:
- ปัญหาด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: อีกครั้ง เนื่องจากข้อมูลเป็นทรัพย์สินที่มีค่ามากสำหรับธุรกิจจำนวนมาก เป็นที่เข้าใจได้ว่าธุรกิจจำนวนมากไม่เต็มใจที่จะแบ่งปันข้อมูลของตนกับผู้ให้บริการบุคคลที่สาม เห็นได้ชัดว่าการรั่วไหลของข้อมูลเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น หากผู้ให้บริการที่เป็นอันตรายจงใจรั่วไหลข้อมูลที่สำคัญของคุณไปยังคู่แข่งของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการที่คุณเลือกมีมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลระดับสากล เช่น PCI DSS, ISO 27001 เป็นต้น
- ควบคุมน้อยลง: เห็นได้ชัดว่าคุณควบคุมข้อมูลและการดำเนินการป้อนข้อมูลได้มากขึ้นเมื่อคุณดำเนินการตามกระบวนการภายในองค์กร เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องมีระบบการสื่อสารที่ชัดเจนกับผู้ให้บริการการป้อนข้อมูลของคุณ หากคุณตัดสินใจที่จะจ้างภายนอกกระบวนการป้อนข้อมูล
- คุณภาพบริการที่น่าผิดหวัง: หากคุณเลือกผู้ให้บริการที่ไม่ถูกต้องสำหรับบริการป้อนข้อมูล ผลลัพธ์คุณภาพต่ำอาจเป็นไปได้ และแทนที่จะประหยัดค่าใช้จ่าย คุณอาจต้องใช้จ่ายมากขึ้น
อย่างไรก็ตาม หากเราเจาะลึกลงไป ประโยชน์ที่เราจะได้รับจากการเอาท์ซอร์สบริการป้อนข้อมูลจะมีมากกว่าข้อกังวลเหล่านี้ อย่างที่คุณเห็น หากคุณเลือกบริการเอาท์ซอร์สการป้อนข้อมูลที่ ถูกต้อง ข้อกังวลเหล่านี้ไม่ควรเป็นปัญหาใหญ่ และด้านล่างเราจะพูดถึงวิธีการ
วิธีการเลือกบริการคีย์ข้อมูลที่เหมาะสม?
นี่คือรายการตรวจสอบที่จำเป็นที่ควรพิจารณาก่อนที่คุณจะเลือกระหว่างผู้ให้บริการการป้อนข้อมูลจากภายนอก:
- ประสบการณ์
ตรวจสอบว่าบริษัทมีประสบการณ์เพียงพอในการบริการป้อนข้อมูลหรือไม่ ตรวจสอบลูกค้าเก่า โครงการที่ประสบความสำเร็จ และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น Oworkers ได้จัดการบริการป้อนข้อมูลมาตั้งแต่ปี 2013 และสามารถจัดการการดำเนินการเอาท์ซอร์สข้อมูลในมากกว่า 20 ภาษากับลูกค้ารายก่อน ๆ รวมถึง Xerox, Walmart และ PWC เป็นต้น
- ความรู้เกี่ยวกับสาขาของคุณ
เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับบริการป้อนข้อมูลเพื่อทำความเข้าใจธุรกิจและเฉพาะของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ไม่เพียงพอสำหรับตัวแทนของพวกเขาที่จะทำงานอย่างรวดเร็ว: หากพวกเขาไม่ทราบบริบทของข้อมูลของคุณ ก็อาจนำไปสู่ความไม่ถูกต้องต่างๆ
- โครงสร้างพื้นฐาน
ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการป้อนข้อมูลที่คุณต้องการมีโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีที่ตอบสนองความต้องการของคุณหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากพวกเขาต้องการประมวลผลเอกสารที่พิมพ์จำนวนมาก อาจจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ OCR
- มาตรการรักษาความปลอดภัย
ตรวจสอบว่าบริษัทที่ต้องการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณจากแฮกเกอร์และไวรัส ตรวจสอบนโยบายเกี่ยวกับการรักษาความลับและให้แน่ใจว่าพวกเขาผ่านข้อตกลงระดับบริการของคุณ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความสมบูรณ์และความปลอดภัยของข้อมูลของคุณ
บทสรุป
การเอาท์ซอร์สกระบวนการป้อนข้อมูลของคุณสามารถให้ประโยชน์ที่สำคัญสำหรับองค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประหยัดเวลาและเงินมากขึ้น การเอาต์ซอร์ซกระบวนการป้อนข้อมูลของคุณไปยังผู้ให้บริการที่เหมาะสมสามารถเพิ่มเวลาอันมีค่าให้กับทีมของคุณได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่งานหลักที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา