Cloud Cost Savings Framework สำหรับ CIOs
เผยแพร่แล้ว: 2021-01-18ในฐานะเจ้าของหรือผู้นำธุรกิจ มีปัจจัยบางอย่างที่คุณต้องพิจารณาและนำมาใช้เพื่อให้การดำเนินธุรกิจในแต่ละวันของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น ปัจจัยเหล่านี้บางส่วน ได้แก่ ความสะดวกในการเข้าถึงคนเดินเท้าและยานพาหนะ คุณภาพและปริมาณของผลิตภัณฑ์และ/หรือบริการของคุณ คำขอและการตรวจสอบของลูกค้า ความปลอดภัยของสภาพแวดล้อมของคุณ และข้อมูลของลูกค้า รวมถึงปัจจัยอื่นๆ อีกหลายประการ
อย่างไรก็ตาม มีประเด็นสำคัญประการหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจมักละเลย และนี่คือกรอบการกำกับดูแลต้นทุนและการประหยัดต้นทุนซึ่งเป็นแนวทางในการใช้จ่ายขององค์กร สิ่งนี้อธิบายได้ว่าทำไมองค์กรจำนวนมากจึงใช้เงินเป็นจำนวนมากในการสมัครรับข้อมูลและเครื่องมือที่ไม่จำเป็น และต่อมาก็ไม่มีอะไรจะใช้จ่ายหรือลงทุนเมื่อมีความจำเป็นที่สำคัญกว่าเกิดขึ้น
ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชี้นำหรือควบคุมต้นทุน โดยพื้นฐานแล้วพวกเขาใช้ระบบ "ใช้จ่ายตามใจชอบ" เหตุผลที่พวกเขาละเลย Cost Governance เพราะพวกเขาไม่มีความรู้ตรงประเด็นเกี่ยวกับประโยชน์มากมายของมัน และถ้าคุณเป็นคนที่อ่านบทความนี้อยู่ตอนนี้ แสดงว่าคุณมาถูกที่แล้ว ตั้งสติในขณะที่เรานำคุณผ่านความสำคัญของมันทีละขั้นตอนในคำพูดของการ์ทเนอร์
เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจที่ CIO ปฏิบัติตามกรอบการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน ซึ่งจะช่วยกำหนดพื้นที่ที่จำเป็นในการลดค่าใช้จ่ายด้านไอทีและธุรกิจอันเนื่องมาจากผลกระทบทางเศรษฐกิจที่เกิดจากการระบาดใหญ่ในปี 2020 Gartner กล่าว
Gartner ผู้สร้างการวิเคราะห์นี้สรุปว่าการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ได้เพิ่มแรงกดดันให้กับ CIO เป็นประจำ 50% ให้ทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้สิ่งเล็กน้อยที่พวกเขามีและตัดสินใจได้ยาก
Cesar Lozada นักวิเคราะห์วิจัยหลักอาวุโสของ Gartner ระบุไว้ในบทความเกี่ยวกับกรอบการทำงานหกขั้นตอน(1) ว่า “โดยทั่วไปแล้วแนวคิดการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนมักจะชั่งน้ำหนักเกือบทั้งหมดเกี่ยวกับการประหยัดต้นทุนที่อาจเกิดขึ้น โดยไม่พิจารณาถึงผลกระทบที่การประหยัดต้นทุนที่เสนอนั้นอาจมี เกี่ยวกับธุรกิจ” และนี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่
เขากล่าวและเราอ้างว่า:- “สิ่งนี้เทียบเท่ากับการจัดลำดับความสำคัญของความคิดริเริ่มใหม่โดยพิจารณาจากผลประโยชน์ที่เป็นไปได้เท่านั้นโดยไม่ต้องกังวลกับผลกระทบ การใช้ผลประโยชน์ที่เป็นไปได้เป็นเกณฑ์ในการตัดสินใจเพียงอย่างเดียวอาจส่งผลให้มีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการริเริ่มที่สามารถประหยัดได้ แต่อาจมีความเสี่ยง มีผลกระทบด้านลบต่อธุรกิจ หรืออาจล้มเหลวได้มากที่สุด”
Chris Ganly ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยอาวุโสของ Gartner ยังกล่าวด้วยว่า "เพื่อให้บริษัทต่างๆ บรรลุผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ยั่งยืนที่สุด(2) ผู้บริหารต้องมั่นใจว่าการจัดการต้นทุนทำได้มากกว่าแค่การลดต้นทุน การหยุดใช้จ่าย หรือการลดพนักงาน เนื่องจากเป็นเช่นนี้ โดยปกติแล้วจะเป็นการคิดระยะสั้น” เขากล่าวเพิ่มเติมว่า “องค์กรต่างๆ ควรเข้าหาการจัดการต้นทุนเป็นความพยายามอย่างกว้างขวางที่สามารถมีความสำคัญในทันทีและในระยะยาวต่อผลการดำเนินธุรกิจ การจัดการต้นทุนต้องการการผสมผสานระหว่างแนวทางและการปรับปรุงที่เข้าถึงทุกส่วนขององค์กร หากต้องการให้บริการองค์กรอย่างแท้จริง”
Gartner ได้แนะนำว่า CIO และผู้นำด้านไอทีจำเป็นต้องให้ความสำคัญและมุ่งเน้นไปที่หกประเด็นหลักเมื่อใดก็ตามที่จำเป็นต้องประเมินต้นทุน ผลประโยชน์ ประสิทธิภาพ และความเป็นไปได้ของการริเริ่มการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนที่แตกต่างกัน ปัจจัยทั้ง 6 ประการนี้คือเหตุผลที่คุณควรสร้างและรักษากรอบงานสำหรับการกำกับดูแลต้นทุนของคุณ
(อ่านเพิ่มเติม: คลาวด์คอมพิวติ้ง | สุดยอดคู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น )
ทำไมคุณควรสร้างกรอบการกำกับดูแลต้นทุน
ผลประโยชน์ทางการเงินที่อาจเกิดขึ้น
คุณต้องพิจารณาว่าโครงการริเริ่มด้านต้นทุนขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ และแง่บวกหรือลบนั้น จะส่งผลต่อผลกำไรในระดับใด CEO และผู้บริหารคาดว่าจะถามคำถามที่สำคัญเช่น:
- องค์กรจะประหยัดได้มากน้อยเพียงใดหากการดำเนินการถูกนำไปใช้
- การดำเนินการดังกล่าวส่งผลต่อกระแสเงินสดขององค์กรอย่างไร
- หากดำเนินการตามนี้ บริษัทจะลงทุนได้มากน้อยเพียงใด?
ผลกระทบทางธุรกิจ
จะช่วยคุณกำหนดระดับของผลกระทบ (ไม่ว่าจะเล็ก กลาง หรือใหญ่) ที่ความคิดริเริ่มจะมีต่อพนักงานทั้งหมดของคุณและกิจกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน ดังนั้นโดยพื้นฐานแล้วคุณอยู่ในการเดิมพันเพื่อดูว่าความคิดริเริ่มนั้นจะมีผลกระทบด้านลบหรือเชิงบวกต่อผลผลิตหรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือไม่
ความต้องการด้านเวลา
สิ่งดีๆมักต้องใช้เวลาและการบริหารต้นทุนด้วยเช่นกัน พึงระลึกไว้เสมอว่าบริษัทต้องใช้เวลาในการตระหนักถึงการประหยัดต้นทุนและปรับปรุงมูลค่าทางธุรกิจจากการริเริ่มการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนโดยไม่คำนึงถึงวิธีการที่ใช้ คำถามสำคัญที่ CIO ต้องถามคือกรอบเวลานั้นเป็นอย่างไร (สัปดาห์ เดือน หรือแม้แต่ข้ามปี)
แม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่จะชอบเดือนกว่า แต่ก็ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ากรอบเวลาที่เกี่ยวข้องกับปีมักจะนำมาซึ่งผลกำไรและผลประโยชน์ในระยะยาวมากกว่า
ระดับความเสี่ยงขององค์กร
คุณรู้หรือไม่ว่าประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของการคิดริเริ่มการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถของทีมในการเปลี่ยนแปลงและปรับให้เข้ากับความเป็นจริงใหม่บางส่วน หากฝ่ายบริหารของบริษัทสามารถระบุประโยชน์ของการคิดริเริ่มการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนที่มั่นคงโดยมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการขององค์กรเพียงเล็กน้อย พวกเขาก็จะสามารถแสดงให้เห็นว่าผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ส่งผลกระทบนั้นเป็นอย่างไรและเป็นรากฐานสำหรับความสำเร็จ
ระดับความเสี่ยงทางเทคนิค
แล้วความเสี่ยงทางเทคนิคที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ล่ะ? ความเสี่ยงแม้ในรูปแบบที่เล็กที่สุดจะอยู่ที่นั่นเสมอ แต่เพื่อลดความเสี่ยงทางเทคนิค CIO จะต้องทำให้เป็นจุดสำคัญในการประเมินว่าการริเริ่มการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนจะรวมเข้ากับการดำเนินงานปัจจุบันและสถาปัตยกรรมองค์กรได้อย่างไร
ความล่าช้าใดๆ ที่เกิดจากหรือเกิดจากความคิดริเริ่มอาจส่งผลให้สูญเสียการให้บริการ การบริการลูกค้าที่ไม่ดี หรือผลผลิตและประสิทธิผลที่แย่มาก
เงื่อนไขการลงทุน
ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการหรือความคิดริเริ่มในการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน คณะกรรมการบริหารต้องนั่งลง พูดคุย สนับสนุน และตกลงที่จะให้ทุน ซีไอโอต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขานำเสนอกรณีธุรกิจที่แสดงให้เห็นว่าการคิดริเริ่มการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนจะช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ประสิทธิภาพการทำงาน เวลาในการออกสู่ตลาด และอื่นๆ ในลักษณะเดียวกันได้อย่างไร เมื่อเทียบกับการดำเนินการในสถานะที่เป็นอยู่ตามปกติ
สิ่งสำคัญคือต้องประเมินระดับการลงทุนที่จำเป็นก่อนที่จะสามารถประหยัดได้จริง
(อ่านเพิ่มเติม: 4 เทรนด์ที่ต้องพิจารณาในคลาวด์คอมพิวติ้ง )
ความคิดสุดท้าย
สำหรับธุรกิจใดๆ ที่เต็มใจ ไม่เพียงแต่เพื่อความอยู่รอด แต่เจริญเติบโตในช่วงวิกฤตเศรษฐกิจที่ยึดครองโลกทั้งใบ ปัจจัยทั้งหกนี้ต้องอยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการเมื่อพวกเขากำลังพิจารณาสร้างกรอบการกำกับดูแลต้นทุน
แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ:
ประโยชน์สูงสุด 14 ประการของการประมวลผลแบบคลาวด์สำหรับธุรกิจของคุณในปี 2020
การบัญชีบนคลาวด์: คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น
เครื่องมือย้ายระบบคลาวด์ 15 อันดับแรกในปี 2020
15 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่สำคัญสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล