Cloud Mistakes: 3 ข้อผิดพลาดครั้งใหญ่ที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อใช้งาน Cloud

เผยแพร่แล้ว: 2017-06-23

ง่ายมากที่จะเห็น Cloud เป็นคำตอบสำหรับปัญหาด้านไอทีของธุรกิจของคุณ ท้ายที่สุด เมื่อพูดถึงบริการโทรศัพท์ VoIP ของธุรกิจและบริการโฮสต์อื่นๆ ผู้ให้บริการจะจัดการเรื่องยกของหนักทั้งหมด ในฐานะผู้ใช้ปลายทาง ธุรกิจของคุณจะได้รับเว็บพอร์ทัลที่ดีในการปรับแต่งทุกอย่าง คุณลักษณะมากมาย และแม้แต่การประหยัดต้นทุน แต่ในท้ายที่สุด Cloud อาจไม่ใช่ทุกสิ่งและเป็นจุดสิ้นสุดของทุกๆ สถานการณ์

ครั้งแล้วครั้งเล่า ธุรกิจต่างๆ มักค้นหาข้อผิดพลาดของคลาวด์ ส่งผลให้เกิดปัญหามากกว่าวิธีแก้ไข ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะใส่ไข่ทั้งหมดลงในตะกร้าใบเดียวหรือทำการเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วนโดยไม่ได้วางแผนอย่างเหมาะสม มีข้อผิดพลาดเกี่ยวกับคลาวด์จำนวนนับไม่ถ้วนที่ใครๆ ก็ทำได้ เราต้องการช่วยเน้นย้ำข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านั้น และวิธีที่ธุรกิจของคุณสามารถทำงานได้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ ในบทนำ ให้เน้นที่ข้อผิดพลาดพื้นฐานบางประการของคลาวด์ซึ่งมักเกิดขึ้นในระหว่างการแนะนำโซลูชันคลาวด์ของธุรกิจ

1. สมมติว่าแพลตฟอร์มคลาวด์ทั้งหมดเหมือนกัน

ตอนนี้ หนึ่งในแง่มุมที่น่ากลัวที่สุดของการเปลี่ยนผ่านของคลาวด์ลดลงเหลือเพียงตัวเลือกที่มีอยู่มากมาย มุ่งเน้นที่ VoIP ทางธุรกิจเพียงอย่างเดียว — ธุรกิจสามารถคงอยู่กับโซลูชันภายในองค์กร ปรับใช้โซลูชันที่โฮสต์บนคลาวด์โดยเฉพาะ หรือแม้แต่สร้างไฮบริดของทั้งสอง สำหรับแต่ละตัวเลือกขององค์กร มีตัวเลือกเพิ่มเติมให้เลือกเมื่อมันมาถึงผู้ให้บริการ ถึงอย่างนั้น ผู้ให้บริการต่าง ๆ ก็เสนอบริการระดับต่าง ๆ โดยมีข้อจำกัดต่างกัน

ราคา Nextiva

เป็นเรื่องง่ายหากจะถือว่าผู้ให้บริการคลาวด์ทั้งหมดเหมือนกัน — โดยทั่วไปแล้วพวกเขามีคุณสมบัติและประเภทของบริการที่เหมือนกัน แต่อย่างที่คุณสามารถบอกได้ในภาพรวมผู้ให้บริการบางส่วนและการเปรียบเทียบแบบตัวต่อตัว ผู้ให้บริการที่แตกต่างกันเสนอแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันอย่างมากมาย สิ่งนี้ยังขยายไปไกลกว่ารายการคุณสมบัติทั่วไปหรือข้อจำกัดของบริการที่คุณจะพบได้ในราคาที่แตกต่างกัน ผู้ให้บริการจะแตกต่างกันในด้านที่สำคัญมากบางประการ:

  • ความพร้อมให้บริการ — สำหรับ VoIP โดยเฉพาะ สิ่งนี้สำคัญมาก ผู้ให้บริการหลายรายสามารถเสนอหมายเลขโทรศัพท์จากสถานที่ต่างๆ หรือขยายบริการไปต่างประเทศได้ คนอื่นไม่ได้เข้าถึงระดับชาติหรือระดับนานาชาติเสมอไป ผู้ให้บริการในพื้นที่อาจเหมาะสำหรับธุรกิจในท้องถิ่น แต่ไม่เหมาะสำหรับการขายนอกรัฐ
  • คุณลักษณะและข้อจำกัด — แน่นอนว่าความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งคือแผนราคาและระดับที่มี ระดับและแผนเหล่านี้โดยทั่วไปมีข้อจำกัดที่แตกต่างกัน แม้ว่าผู้ให้บริการรายหนึ่งอาจอนุญาตให้โทรฟรีได้ไม่จำกัดนาทีสำหรับแผนราคาถูกที่สุด แต่ผู้ให้บริการรายอื่นอาจต้องการให้ธุรกิจอัปเกรดแผนของตนก่อน สมมติว่าผู้ให้บริการทั้งหมดเสนอบริการเดียวกันในราคาเดียวกันเป็นวิธีที่ง่ายในการพบกับความผิดหวัง ตัวอย่างเช่น หากคุณดูรายการทางเลือก Nextiva ของเรา คุณจะสังเกตเห็นว่าโดยทั่วไปผู้ให้บริการต่างๆ เสนอจุดสนใจที่แตกต่างกัน
  • โครงสร้างพื้นฐานเครือข่าย — คล้ายกับความพร้อมในการให้บริการคือโครงสร้างพื้นฐานเครือข่ายที่ผู้ให้บริการสร้างแพลตฟอร์มของตน โดยทั่วไปแล้ว ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะสนับสนุนศูนย์ข้อมูลมากกว่าหนึ่งแห่งสำหรับความซ้ำซ้อนเป็นอย่างน้อย แต่สถานที่ต่างกันสามารถให้บริการในระดับที่แตกต่างกันได้ หากธุรกิจของคุณอยู่บนชายฝั่งตะวันออก และเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการทั้งหมดอยู่บนชายฝั่งตะวันตก คุณภาพอาจลดลงเล็กน้อย
  • บริการลูกค้า — สำหรับบางคน สิ่งสำคัญที่สุดคือการบริการลูกค้า ผู้ให้บริการระบบคลาวด์บางรายเป็นที่รู้จักโดยเฉพาะในด้านบริการลูกค้าและมุ่งมั่นที่จะให้บริการที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตัวแทนฝ่ายสนับสนุนในสหรัฐฯ กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น แต่ก็ยังไม่ใช่มาตรฐาน หากโซลูชันของคุณโฮสต์เท่านั้น บริการลูกค้าคือสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง สิ่งต่างๆ ไม่ควรผิดพลาด แต่เมื่อเกิดขึ้น ธุรกิจของคุณต้องการการสนับสนุนที่พวกเขาวางใจได้
  • ตัวแพลตฟอร์มเอง — โดยทั่วไปแล้ว โซลูชันบนคลาวด์นั้นสร้างขึ้นจากแอปพลิเคชันเว็บเบราว์เซอร์ จากที่นี่ ผู้ใช้สามารถโต้ตอบกับแพลตฟอร์ม ใช้คุณสมบัติ หรือปรับแต่งและกำหนดค่าการตั้งค่า ตัวแพลตฟอร์มเองคือสิ่งสำคัญในท้ายที่สุด หากแอปสร้างความสับสนหรือใช้งานยาก หรือมีฟีเจอร์ที่ไม่จำเป็นและอินเทอร์เฟซที่บวม จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและนำไปสู่ปัญหามากขึ้น ทำไมต้องจ่ายในสิ่งที่ไม่มีใครจะใช้?

ไม่ว่าคุณจะเปรียบเทียบคุณลักษณะ การรองรับการผสานการทำงาน แผนการกำหนดราคา ที่ตั้งศูนย์ข้อมูล ความพร้อมใช้งานทั่วโลก หรือเพียงแค่การบริการลูกค้าแบบเก่า แพลตฟอร์มเหล่านี้ก็ไม่เหมือนกัน การทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณต้องการอะไรจะช่วยผลักดันการตัดสินใจของคุณไปสู่แพลตฟอร์มที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด — ไม่ทำให้คุณสมบัติที่ไม่ได้ใช้ยุ่งยากและน่าผิดหวัง

2. การทดสอบไม่เพียงพอ

สมมติว่าธุรกิจของคุณเข้าใจความแตกต่างระหว่างผู้ให้บริการแล้ว และได้จำกัดตัวเลือกของพวกเขาให้แคบลงเหลือสองหรือสามแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน การตระหนักถึงความแตกต่างในผู้ให้บริการเหล่านี้จะช่วยชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างที่เปิดเผย ตัวอย่างเช่น หากผู้ให้บริการรายหนึ่งจำกัดการประชุมทางวิดีโอไว้ที่ผู้ใช้สามคน แต่ธุรกิจของคุณต้องการผู้ใช้ห้าราย คุณสามารถข้ามผู้ให้บริการรายนั้นออกจากรายชื่อของคุณได้ แต่ความแตกต่างที่ชัดเจนยิ่งขึ้นนั้นไม่ชัดเจนในการเปรียบเทียบพื้นผิว

RingCentral vs โวเนจ

ในระหว่างการเปรียบเทียบแบบตัวต่อตัว เราพยายามทำมากกว่าแสดงคุณลักษณะต่างๆ ในท้ายที่สุด ไม่ใช่วิธีแก้ไขปัญหาทั้งหมดที่จะเปรียบเทียบแอปเปิ้ลกับแอปเปิ้ล และเรามักจะแนะนำผู้ให้บริการที่แตกต่างกันด้วยเหตุผลที่แตกต่างกัน การเปรียบเทียบแบบตัวต่อตัวระหว่าง RingCentral กับ Vonage เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของสิ่งนี้: ผู้ให้บริการที่เทียบเคียงได้สองรายเสนอบริการที่มีจุดเน้นที่แตกต่างกันอย่างมาก เมื่อพูดถึงแอปแชทต่างๆ เช่น Slack ที่ได้รับความนิยม เราเจาะลึกลงไปในโซลูชันและทดสอบคุณลักษณะเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมด นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากในกระบวนการโยกย้ายระบบคลาวด์ที่มักถูกมองข้าม ธุรกิจอาจมองว่าผู้ให้บริการเป็นสิ่งที่เหมาะสมที่สุดบนกระดาษ แต่ในทางปฏิบัติ การแก้ปัญหานั้นใช้ไม่ได้ผล และมีเพียงวิธีเดียวที่จะทราบว่ารองเท้านั้นเหมาะสมหรือไม่ ท้ายที่สุด เราไม่ซื้อรถโดยไม่ได้ทดลองขับ

เมื่อพูดถึงแพลตฟอร์มคลาวด์ ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะเสนอช่วงทดลองใช้งานบางรูปแบบ นี่อาจเป็นการทดลองใช้ 14 วันอย่างโจ่งแจ้งหรือการรับประกันคืนเงินภายใน 30 วัน เราสนับสนุนให้ธุรกิจของคุณใช้ประโยชน์จากโอกาสเหล่านี้อย่างเต็มที่ เมื่อใช้งานช่วงทดลองใช้งานสำหรับแพลตฟอร์มระบบคลาวด์ ควรเน้นที่จุดสองสามจุด:

  • จดบันทึกทุกคุณสมบัติที่ทีมของคุณใช้ และระดับที่มันพึ่งพาได้
  • อะไรหรือกี่คุณลักษณะที่ทีมของคุณไม่สนใจ?
  • ประสบการณ์ของผู้ใช้เพียงพอ เรียบง่าย และต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพหรือไม่ หรือมันทำให้สับสนและใช้เวลานาน?
  • แพลตฟอร์มช่วยแก้ปัญหาที่ทีมของคุณเคยประสบมาก่อนใช้โซลูชันระบบคลาวด์หรือไม่

คำถามเหล่านี้เป็นคำถามที่คุณสามารถตอบได้หลังจากใช้งานแพลตฟอร์มจริงเท่านั้น รายการคุณสมบัติขนาดใหญ่สามารถฟังดูดีบนกระดาษ แต่ถ้าทีมของคุณใช้แพลตฟอร์มเพื่อเสริมกรณีการใช้งานเฉพาะเพียงอย่างเดียว การลงทุนอาจไม่คุ้มค่า หรือในบางกรณี การบังคับให้พนักงานของคุณใช้โซลูชันเฉพาะอาจทำให้งานช้าลง โดยต้องใช้ขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในกระบวนการที่ราบรื่น ทำไมใครๆ ก็ไม่กล้าใช้การประชุมทางวิดีโอในที่ทำงานเดียวกัน เป็นต้น

3. การปรับแต่งมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

ทุกสิ่งในชีวิตเกี่ยวกับความสมดุล และสิ่งนี้ขยายไปถึงแพลตฟอร์มคลาวด์ของคุณเช่นกัน ส่วนหนึ่งของความสวยงามของโซลูชันระบบคลาวด์คือช่วยให้สามารถปรับแต่งได้เองอย่างเข้มข้น ด้วยเว็บแอปและพอร์ทัลออนไลน์ แพลตฟอร์มเหล่านี้ทำให้การควบคุมและการปรับแต่งทั้งหมดอยู่ที่ปลายนิ้วของธุรกิจ แทนที่จะโทรหาผู้ให้บริการเพื่อมาติดตั้งสายโทรศัพท์ใหม่ หรือสร้าง SIP trunk ใหม่ หรือเปิดการบันทึกการโทร ผู้ใช้สามารถจัดการสิ่งทั้งหมดนี้ได้ภายในแพลตฟอร์มคลาวด์เอง

สำหรับโซลูชันศูนย์การติดต่อบนคลาวด์ โดยทั่วไปแล้วผู้จัดการสามารถกำหนดค่า IVR ทั้งหมดและระบบการกำหนดเส้นทางเชิงลึกได้โดยตรงในแอปคลาวด์ การปรับแต่งระดับนี้เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมอย่างยิ่งที่จะมี แต่ในขณะเดียวกัน มันก็อาจเป็นความหายนะด้วยเหตุผลหลักประการหนึ่ง นั่นคือ การขาดความสมดุล หากธุรกิจของคุณทำเต็มที่ และเปิดทุกอย่าง และสร้างโครงสร้างองค์กรที่สับสน การทำเช่นนี้อาจทำให้ผู้ใช้ชะงักงัน

กระบวนการตั้งค่าระบบคลาวด์

คุณลักษณะที่ไม่จำเป็นดังที่กล่าวไว้ข้างต้นอาจส่งผลเสียต่อ ROI ของโซลูชัน และยิ่งทำให้ผู้ใช้สับสนสับสนกับแพลตฟอร์ม ทำไมต้องซื้อเฟอร์รารี ถ้าคุณขับรถไปสถานีรถไฟทุกวัน การปรับแต่งมากเกินไปอาจนำไปสู่การโอเวอร์โหลดของฟีเจอร์ ซึ่งจะมีผลกระทบในทางลบ

ในทางกลับกัน การปรับแต่งที่น้อยเกินไปอาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงักได้ในเวลาเดียวกัน หากไม่มีรูปแบบการปรับแต่งหรือการกำหนดค่าใดๆ ธุรกิจของคุณอาจพลาดแพ็กเกจทั้งหมดโดยรวม ตัวอย่างเช่น การสมัครใช้งาน VoIP ของธุรกิจ RingCentral ให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันในทีมของพวกเขา นั่นคือ Glip แต่ถ้าทีมของคุณไม่เปิดหรือใช้ Glip เลย พวกเขาจะพลาดส่วนสำคัญของแพลตฟอร์ม RingCentral ซึ่งช่วยยกระดับให้เหนือคู่แข่งอื่นๆ ในท้ายที่สุด ทั้งสองสถานการณ์สามารถนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของ Shadow IT โดยที่ทีมใช้โซลูชันของตนเองเพื่อเติมเต็มช่องว่าง

วางแผนล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดแต่เนิ่นๆ

คุณอาจสังเกตเห็นหัวข้อทั่วไปอย่างหนึ่งในการอภิปรายคือการวางแผนล่วงหน้า ให้ความรู้แก่ตนเองและผู้มีอำนาจตัดสินใจในธุรกิจของคุณเพื่อให้ได้ทางออกที่ดีที่สุด การเตรียมธุรกิจของคุณด้วยความเข้าใจในสิ่งที่ทำให้ผู้ให้บริการและแพลตฟอร์มแตกต่างกัน ความรู้ในสิ่งที่ทีมของคุณทำและไม่ต้องการ รวมถึงการใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะเหล่านี้เป็นขั้นตอนสำคัญในการค้นหาโซลูชันที่เหมาะสม

เพียงแค่ดำน้ำในหัวก่อน ค้นหาผู้ให้บริการที่ถูกที่สุด สมัครใช้งานและดำเนินการกับผู้ให้บริการดังกล่าว โดยทั่วไปแล้วจะนำไปสู่ความผิดหวังในการแก้ปัญหา เช่นเดียวกับการซื้อใด ๆ หนึ่งควรได้รับการศึกษาเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังซื้อ การปฏิบัติตามแนวทางการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานและการรวบรวมความรู้เป็นขั้นตอนแรกในการหลีกเลี่ยงความผิดพลาดครั้งใหญ่ของคลาวด์หรือความปวดหัวที่มาพร้อมกับสิ่งเหล่านี้ การเปลี่ยนไปใช้ระบบคลาวด์ควรเป็นเรื่องง่าย และจะต้องมีการวางแผนอย่างเหมาะสม