ช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดในปี 2022 [+ ช่องทางไหนที่ใช่สำหรับความต้องการของคุณ]

เมื่อบริหารบริษัท ไม่ว่าจะในสำนักงานหรือทางไกล การสื่อสารถือเป็นหนึ่งในหลักการสำคัญของความสำเร็จและประสิทธิภาพการทำงาน ธุรกิจจะประสบความสำเร็จได้เมื่อทำงานร่วมกันภายใน จัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อพนักงานแบ่งปันทักษะและความรู้ซึ่งกันและกัน

การส่งข้อความภายในบริษัทนั้นสำคัญ แต่ช่องทางการสื่อสารก็สำคัญพอๆ กับข้อความ คุณเลือกที่จะสื่อสารกับพนักงานและเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างไร? การเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมสามารถสร้างหรือทำลายการสื่อสารที่มีประสิทธิผลได้ ดังนั้น อย่าลืมรู้ว่าแต่ละวิธีมีความเหมาะสมเมื่อใด

สารบัญ

• ช่องทางการสื่อสารคืออะไร
• พิธีการของการสื่อสาร
• ประเภทของช่องทางการสื่อสาร
• ช่องทางการสื่อสาร 5 อันดับแรกสำหรับทีม
• ช่องทางการสื่อสาร 5 อันดับแรกสำหรับการบริการลูกค้า
• วิธีการเลือกช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของฉัน?
• วิธีการใช้ช่องทางการสื่อสารในธุรกิจของคุณ

ช่องทางการสื่อสารคืออะไร?

โดยทั่วไปแล้ว ช่องทางการสื่อสารคือวิธีการที่คุณโต้ตอบหรือสื่อสารกับบุคคลหนึ่งคนขึ้นไป สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรในบริบทของธุรกิจของคุณ คือมีหลายวิธีในการสื่อสารผ่านสื่อและแบบตัวต่อตัว ดังนั้นการเชื่อมต่อช่องทางที่เหมาะสมกับข้อความที่คุณพยายามจะสื่อจะสร้างความแตกต่างในการรับข้อความนั้น

ไม่ว่าคุณจะนำเสนอข้อมูลใหม่ให้กับทั้งองค์กรของคุณหรือกำลังหารือเกี่ยวกับงานกับเพื่อนร่วมงานเพียงคนเดียว การรู้ว่าช่องทางการสื่อสารประเภทใดที่เหมาะสมที่สุดจะมีผลกระทบสำคัญต่อผลลัพธ์

พิธีการของการสื่อสาร

มีระดับความเป็นทางการที่ใช้ในการสื่อสารที่แตกต่างกันซึ่งต้องพิจารณาเมื่อเลือกช่องทางที่เหมาะสม ระดับพิธีการที่สำคัญสามระดับคือการสื่อสารที่เป็นทางการ ไม่เป็นทางการ และไม่เป็นทางการ

การสื่อสารอย่างเป็นทางการ

การสื่อสารที่เป็นทางการมักประกอบด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น นโยบายและกลยุทธ์ของบริษัท

ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ แผนธุรกิจ รายงานประจำปี กลยุทธ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร สัญญา การติดต่อสื่อสารทั่วทั้งบริษัท แนวทางด้านความปลอดภัย การนำเสนอ และอื่นๆ

การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ

ช่องทางการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการยังใช้สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ แต่มักจะนำเสนอในลักษณะที่เป็นกันเอง

ตัวอย่างของการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ ได้แก่ การสนทนากับเพื่อนร่วมงาน การขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานหรืองาน และการทำงานร่วมกันในทีมอย่างต่อเนื่อง

การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ

การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการเป็นสิ่งผิดปกติในสามประการ ซึ่งส่วนใหญ่เกิดขึ้นภายนอกที่ทำงานทั้งหมดและเป็นแบบไม่เป็นทางการทั้งหมดและไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการทำงาน

ตัวอย่างของการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ ได้แก่ การพูดคุยเกี่ยวกับทีมกีฬาที่คุณชื่นชอบขณะพัก หรือการออกไปดื่มกาแฟเพื่อพูดคุยถึงการพักร้อนครั้งล่าสุดของคุณ

ประเภทของช่องทางการสื่อสาร

ช่องทางการสื่อสาร แต่ละ ประเภทมีข้อดีและข้อเสียต่างกันไป ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องเข้าใจแต่ละประเภทและนำความรู้นั้นไปใช้กับการติดต่อสื่อสารระหว่างคุณกับเพื่อนร่วมงาน พนักงาน และลูกค้าของคุณ

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ช่องทางการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีที่เป็นทางการที่สุด แต่ยังเป็นวิธีการสื่อสารที่เร่งด่วนน้อยที่สุดด้วย โดยทั่วไปแล้วการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะใช้สำหรับสัญญา คำบอกกล่าว และเอกสารอื่นๆ ทั่วทั้งบริษัทที่ต้องมีการนำเสนอหรือลายเซ็นที่เป็นทางการมากขึ้น วิธีการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรรวมถึง:

• บันทึกช่วยจำ
• สัญญา
• รายงาน
• คู่มือ
• ไกด์
• สิ่งพิมพ์และโบรชัวร์
• จดหมาย
• แฟกซ์
• จดหมายเขียนโดยตรง

การกล่าวถึงอย่างมีเกียรติในที่นี้จะอยู่ภายใต้ความเป็นทางการในระดับเดียวกันแต่ไม่ได้ "เป็นลายลักษณ์อักษร" อย่างแน่นอน จะเป็นการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน เช่น การประชุมคณะกรรมการและการทบทวนผลการปฏิบัติงาน

การสื่อสารดิจิทัล

ช่องทางการสื่อสารดิจิทัลสามารถใช้ได้ทั้งการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ และสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตั้งแต่เร่งด่วนไปจนถึงไม่เลย ขึ้นอยู่กับบริบทและวิธีการ ช่องทางดิจิทัลมักใช้สำหรับการติดต่อกลับไปกลับมา การส่งข้อความสาธารณะ การจัดการงาน คำขอภายใน และการโฆษณา วิธีการสื่อสารดิจิทัลรวมถึงช่องทางการสื่อสารด้วยวาจาและอวัจนภาษา เช่น

• อีเมล
• แอพส่งข้อความ
• แอพจัดการโครงการ
• ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ
• อินทราเน็ต
• บล็อก
• สื่อสังคม
• แชทสด
• แชทบอท
• ข่าวประชาสัมพันธ์
• โฆษณาแบบดิสเพลย์

การสื่อสารเคลื่อนที่

ช่องทางการสื่อสารเคลื่อนที่เป็นการสื่อสารแบบดิจิทัลอีกรูปแบบหนึ่ง แต่ถูกจัดกลุ่มตามอุปกรณ์เคลื่อนที่โดยเฉพาะ ตัวอย่าง ได้แก่

• โทรศัพท์เคลื่อนที่
• ข้อความ SMS
• แอพส่งข้อความ
• แฮงเอาท์วิดีโอบนแอพมือถือ

ช่องทางการสื่อสาร 5 อันดับแรกสำหรับทีม

การเลือกวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นสื่อกลาง เป็นทางการ หรือทั้งสองอย่าง สำหรับช่องทางการสื่อสารภายในทีมเป็นขั้นตอนสำคัญในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณได้รับและประมวลผล

การใช้สื่อกลางในการสื่อสารทุกอย่าง เช่น อีเมล อาจทำให้พนักงานและเพื่อนร่วมงานของคุณเหนื่อยล้าจากจำนวนข้อความสื่อเดียว และปฏิบัติต่อพวกเขาด้วยลำดับความสำคัญและความสำคัญที่เหมือนกันทั้งหมด การกระจายช่องทางการสื่อสารของคุณให้เหมาะกับความต้องการของคุณจะส่งผลให้การรับข้อความของคุณดีขึ้น

อีเมล

อีเมลไม่ได้เป็นเพียงรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารทั่วไปในที่ทำงานสมัยใหม่ แต่ยังเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งอีกด้วย นอกจากนี้ แพลตฟอร์มอีเมลมักจะทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์อื่นๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอและแพลตฟอร์มการจัดการงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดกำหนดการกิจกรรมและงานในอีเมลของคุณได้

• ข้อดี: ราคาถูก เชื่อถือได้ รองรับไฟล์แนบและการผสานรวม ช่องทางทั่วไปสำหรับข้อความทางธุรกิจและข้อความสำคัญอื่นๆ
• ข้อเสีย: เวลาตอบสนองช้าลง การสื่อสารแบบเปิดช่วยให้หน่วยงานภายนอกสามารถติดต่อผ่านอีเมล
• ดีที่สุดสำหรับ: การสื่อสารดิจิทัลที่เป็นทางการที่สุด, ข้อความที่มีความเร่งด่วนในการตอบกลับต่ำกว่า, ข้อความพร้อมไฟล์แนบ

ประจันหน้า

การสื่อสารแบบเห็นหน้าเป็นวิธีที่เก่าแก่ที่สุดในหนังสือ และยังคงเป็นสื่อกลางในการสื่อสารที่น่าเชื่อถือที่สุด มีระดับความเป็นทางการที่แตกต่างกันในการสื่อสารด้วยใบหน้า ตั้งแต่การสนทนาผ่านๆ ไปจนถึงการนำเสนอ ไปจนถึงการประชุมหรือการประชุมที่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ หากคุณวางแผนที่จะจัดการประชุมแบบตัวต่อตัว โดยมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการประชุมที่ชัดเจน และคุณทำงานต่อไปได้ เนื่องจาก ผู้จัดการประมาณ 71% มองว่าการประชุมไม่เป็นผล เมื่อเกณฑ์เหล่านี้ ไม่เจอ.

• ข้อดี: พื้นที่น้อยลงสำหรับการตีความผิด ช่วยให้สื่อสารได้มากกว่าแค่คำพูดด้วยภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้า เพิ่มพลังงานและประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน
• ข้อเสีย: ถูกหักหลังได้ ไม่ใช่ทุกคนที่เป็นนักพูดที่ดีโดยไม่มีการฝึกฝน
• เหมาะสำหรับ: ประกาศ การนำเสนอ การประชุมร่วมกัน

การประชุมทางวิดีโอ

หากคุณเป็นทีมจากระยะไกลโดยสมบูรณ์หรือมีพนักงานที่อยู่ห่างไกลเป็นส่วนหนึ่งของทีมแบบไฮบริด การประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเลียนแบบการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมในการประชุมและส่งเสริมการทำงานร่วมกัน นอกเหนือจากการประชุมทางไกล บางครั้งคุณอาจต้องการการประชุมทางวิดีโอกับลูกค้าแทนที่จะเพียงแค่โทรหาพวกเขาเพื่อเผชิญหน้ากับเสียง

• ข้อดี: การสื่อสารแบบตัวต่อตัวในรูปแบบดิจิทัลสามารถสื่อสารด้วยวาจาได้ชัดเจนกว่าการโทร ส่งเสริมการมีส่วนร่วมโดยไม่ต้องการเวลามากเกินไป ช่วยให้สามารถสื่อสารรอง เช่น การแสดงออกทางสีหน้าหรือน้ำเสียง
• ข้อเสีย: ทำงานร่วมกันได้ยาก และป้องกันการพูดคุยกัน คุณภาพของกล้องที่ต่างกันทำให้ประสิทธิภาพในการสื่อสารต่างกันไป
• ดีที่สุดสำหรับ: ทีมไฮบริดจากระยะไกลและระยะไกล การประชุมกับลูกค้า การประชุมทีม

แอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

แอปข้อความโต้ตอบแบบทันทีเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดต่อกับทีมและ/หรือลูกค้าของคุณในการสื่อสารแบบปิดที่สามารถใช้ได้โดยตรง แอปอย่าง Slack และ Discord สามารถใช้เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันไปมา หรือเพียงแค่ส่งข้อความสั้นๆ หรือเตือนความจำสำหรับเรื่องที่ละเอียดอ่อนด้านเวลา

• ข้อดี: รวดเร็วและไม่เป็นทางการ ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นโดยไม่ต้องมีแฮงเอาท์วิดีโอหรือการประชุมแบบตัวต่อตัว กล่องโต้ตอบแบบเรียลไทม์ การแจ้งเตือน
• ข้อเสีย: ขนาดไฟล์แนบอาจถูกจำกัด บริบทและโทนเสียงอาจตีความผิดได้
• ดีที่สุดสำหรับ: การสื่อสารที่รวดเร็ว การทำงานร่วมกันแบบไปมา

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

แอปอย่าง Asana และ Monday.com ช่วยให้ทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมดิจิทัลได้ง่ายกว่าที่เคย โดยการจัดหาแพลตฟอร์มสำหรับการติดตามงานและรายละเอียดทั้งหมดที่มาพร้อมกับแอป การใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการจะช่วยให้ทีมของคุณทำงานตามวันครบกำหนด บันทึกย่อ และงานย่อยที่ได้รับมอบหมาย ปรับปรุงการจัดการงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

• ข้อดี: เพิ่มความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีม จัดระเบียบโครงการให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งเสริมการตัดสินใจร่วมกัน การแจ้งเตือนงาน แชร์ข้อมูลได้ง่าย
• ข้อเสีย: เวลาตอบสนองอาจช้ากว่าการสื่อสารโดยตรงหรือแชท
• ดีที่สุดสำหรับ: งานเฉพาะและการจัดการโครงการ, กลยุทธ์องค์กรของพนักงาน

5 ช่องทางการสื่อสารทั่วไปสำหรับการบริการลูกค้า

นอกเหนือจากการสื่อสารภายในแล้ว การเลือกสื่อที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสารกับลูกค้าและลูกค้าของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้า มีน้ำเสียงและแรงจูงใจที่แตกต่างกันเบื้องหลังช่องทางการสื่อสารต่างๆ ที่มุ่งเป้าไปที่ลูกค้าของคุณ และการเลือกช่องทางที่เหมาะสมที่สุดสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในการเข้าถึงผู้ชมและประสบการณ์ของพวกเขากับธุรกิจของคุณ

เว็บไซต์ของคุณ

เว็บไซต์ของคุณเป็นที่ที่คุณต้องการเป็นผู้นำลูกค้า แต่เมื่อพวกเขาไปถึงที่นั่นแล้ว การรักษาการสื่อสารที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นผ่านแบนเนอร์โฆษณาหรือโปรโมชั่น หรือการสนับสนุนผ่านการแชทสดและแชทบอท การสื่อสารกับลูกค้าของคุณบนไซต์ของคุณจะปรับปรุงประสบการณ์ของพวกเขาและเพิ่มโอกาสในการรักษาพวกเขาไว้

• ข้อดี: โดยทั่วไปแล้วจะเป็นคุณลักษณะดั้งเดิมของธุรกิจของคุณ ง่ายต่อการควบคุมสิ่งที่ลูกค้ามองเห็นจากคุณได้ตลอดเวลา สร้างความมั่นใจในแบรนด์และการรับรู้
• ข้อเสีย: ทิศทางเดียว ต้องใช้วิธีการสื่อสารอื่นเพื่อให้ลูกค้าติดต่อคุณได้
• ดีที่สุดสำหรับ: การส่งเสริมการขาย การโฆษณา การส่งข้อความกว้างถึงลูกค้าและลูกค้าของคุณ

สื่อสังคม

โซเชียลมีเดียเป็นส่วนสำคัญของปริศนาธุรกิจดิจิทัล และสามารถทำสิ่งมหัศจรรย์สำหรับการมีส่วนร่วมของลูกค้าและการรับรู้ถึงแบรนด์ของคุณ เช่นเดียวกับเว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถโปรโมตและโฆษณาผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณได้ แต่โซเชียลมีเดียก้าวไปอีกขั้นโดยอนุญาตให้ลูกค้าตอบกลับโพสต์ของคุณและติดต่อคุณโดยตรงด้วยแอพส่งข้อความและข้อความส่วนตัว

• ข้อดี: ช่วยให้ลูกค้ามีส่วนร่วมกับโพสต์ของคุณ ช่องส่งเสริมการขายที่ใช้งานง่าย เป็นสื่อสำหรับเนื้อหาที่คุณอาจไม่ได้โพสต์บนเว็บไซต์ของคุณ
• ข้อเสีย: การจัดการหลายข้อความอาจทำได้ยาก เนื่องจากมีผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถใช้งานบัญชีได้ในแต่ละครั้ง
• ดีที่สุดสำหรับ: การสื่อสารสาธารณะกึ่งทางการ การส่งเสริมการขาย การประชาสัมพันธ์

แชทสด

ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว หรืออาจเป็นกระบวนการที่ยาวนานซึ่งต้องใช้การกลับไปกลับมาเป็นจำนวนมาก บางครั้งลูกค้ามีปัญหาง่ายๆ ที่ข้อความหนึ่งหรือสองข้อความสามารถแก้ไขได้ เช่น การติดตามคำสั่งซื้อ และในบางครั้งอาจต้องใช้การสื่อสารเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยโดยไม่จำเป็นต้องใช้โทรศัพท์ที่อาจอุดตันศูนย์บริการของคุณ ซอฟต์แวร์แชทสดที่ใช้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดึงดูดลูกค้าของคุณให้ตอบสนองความต้องการของพวกเขาในลักษณะที่เป็นกันเองและมีประสิทธิภาพ หรือแม้แต่ติดต่อพวกเขาในเชิงรุกเพื่อให้ความช่วยเหลือหรือผลิตภัณฑ์/บริการที่เกี่ยวข้อง

• ข้อดี: ปรับแต่งได้สูง ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าโดยไม่ต้องโทรออกมาก ดึงดูดลูกค้า ช่วยให้ตัวแทนรายหนึ่งส่งคำขอหลายรายการพร้อมกันได้
• ข้อเสีย: การสื่อสารแบบข้อความอาจตีความผิดได้ ไม่ค่อยรองรับไฟล์แนบ
• ดีที่สุดสำหรับ: คำขอและปัญหาการบริการลูกค้าทั่วไป การมีส่วนร่วมและการส่งเสริมการขายในเชิงรุกของลูกค้า ทีมบริการลูกค้าขนาดเล็ก

แชทบอท

เช่นเดียวกับแชทสด Chatbot สามารถตอบสนองความต้องการการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของลูกค้าโดยใช้ AI การสนทนาเพื่ออำนวยความสะดวกในคำขอพื้นฐานและปัญหาทั่วไป Chatbots นั้นมีประสิทธิภาพ เนื่องจากไม่ต้องการให้ตัวแทนคอยตรวจสอบ และปรับแต่งได้เพื่อนำลูกค้าไปสู่เส้นทางการซื้อที่เฉพาะเจาะจงหรือสายการสอบถามการบริการลูกค้า

• ข้อดี: บริการและโปรโมชั่นอัตโนมัติ ดึงดูดลูกค้าโดยไม่ต้องให้เวลาทีมบริการลูกค้า
• จุดด้อย: สามารถรู้สึกไม่สุภาพหรือน่ารำคาญกับลูกค้าที่รู้ว่ากำลังหาอะไร ไม่ละเอียดเท่าตัวแทนสดหรือช่องทางการบริการลูกค้าอื่นๆ
• ดีที่สุดสำหรับ: ธุรกิจขนาดเล็ก, ความต้องการการบริการลูกค้าที่เรียบง่าย

อีเมล

เมื่อพูดถึงการบริการลูกค้า บางครั้งไม่สามารถระบุถึงความแตกต่างของกรณีเฉพาะได้ผ่านการแชทสด บริการแชทบอท หรือแม้แต่การโทรศัพท์ การติดต่อทางอีเมลช่วยให้ลูกค้าของคุณสามารถส่งภาพถ่ายและภาพหน้าจอเพื่อเพิ่มรายละเอียดในการสอบถามของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น และจะช่วยแก้ไขหลายกรณีพร้อมกันในขณะที่ทีมบริการลูกค้าจะจัดการกับพวกเขาเป็นกรณีไป

• ข้อดี: อนุญาตให้แนบไฟล์และรูปถ่าย การสื่อสารในเชิงลึก การติดต่อระยะยาวเพื่อให้การอัปเดตและข้อเสนอแนะ
• ข้อเสีย: ช้ากว่าแชทสดหรือการโทร อาจเป็นเรื่องยากสำหรับทีมของคุณในการติดตามและจัดระเบียบ
• ดีที่สุดสำหรับ: บริการลูกค้าในเชิงลึกและทั่วถึง ใช้ไฟล์แนบและรูปถ่าย ธุรกิจขนาดเล็กที่มีความสามารถในการบริการลูกค้าต่ำ

การเลือกช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณสามารถปรับปรุงการสื่อสารภายในและภายนอกได้อย่างมาก คุณจะเลือกช่องที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณได้อย่างไร? ในการตัดสินใจเลือกที่ถูกต้อง ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อร่างกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ:

ปรับช่องของคุณให้เข้ากับผู้ชมของคุณ

ประเมินว่าคุณจำเป็นต้องปรับปรุงช่องทางการสื่อสารภายใน ภายนอก หรือทั้งสองช่องทางเพื่อตัดสินใจว่าช่องว่างของคุณอยู่ที่ไหน ทีมของคุณไม่ได้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเท่าที่คุณต้องการใช่หรือไม่ ลูกค้าของคุณประสบปัญหาในการรับบริการที่พวกเขาคาดหวังหรือไม่?

พิจารณาด้วยว่าคุณกำลังใช้ช่องทางการสื่อสารใหม่สำหรับการทำงานร่วมกัน การตลาด หรือการบริการลูกค้าเพื่อกำหนดว่าคุณควรส่งข้อความของคุณอย่างไร การทำการตลาดผ่านอีเมลเท่านั้นยังคงให้ผลลัพธ์ แต่การใช้ช่องทางสาธารณะและคงที่มากขึ้น เช่น เว็บไซต์หรือโซเชียลมีเดียของคุณอาจประสบความสำเร็จในระยะยาวมากกว่า

สุดท้ายนี้ ให้พิจารณาลักษณะธุรกิจของคุณ หากคุณอยู่ต่อหน้า การประชุมทางวิดีโออาจไม่ค่อยมีประโยชน์ หากคุณเป็นทีมที่อยู่ห่างไกลหรือแบบผสม คุณอาจต้องการใช้ช่องข้อความและวิดีโอร่วมกันเพื่อทำงานร่วมกันและสื่อสารกับทีมของคุณ

พิจารณาข้อเสีย

ช่องทางการสื่อสารส่วนใหญ่มีข้อเสีย และมีความสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกวิธีสื่อสารกับผู้ชมของคุณ การใช้แอปแชทและการรับส่งข้อความอาจเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการส่งข้อความหรืองาน แต่จะไม่ถูกติดตามและอาจถูกฝังอยู่ในการสนทนา การรู้ว่าเมื่อใดควรใช้แต่ละช่องโดยพิจารณาจากข้อเสียจะช่วยป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องหรือในอนาคต

ตั้งเป้าหมายและ KPI

เมื่อคุณได้เลือกช่องทางการสื่อสารใหม่สำหรับธุรกิจของคุณแล้ว ให้กำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักเพื่อติดตามประสิทธิภาพและความแตกต่างที่เกิดขึ้น หากคุณพบว่าคุณมักได้รับรีวิวเชิงลบ ให้ติดตามว่ารีวิวนั้นเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงการติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าของคุณ ติดตามลูกค้าเป้าหมาย งานที่เสร็จสิ้นภายในทีมของคุณ และตัวชี้วัดประสิทธิภาพอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับวิธีที่คุณสื่อสารกับทีมของคุณ

วิธีการใช้ช่องทางการสื่อสารในธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนแรกของการใช้ช่องทางการสื่อสารใหม่คือการเตรียมทีมและธุรกิจของคุณให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็นการฝึกอบรมพวกเขาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการงานใหม่ หรือการแนะนำพวกเขาไปยังหน้าโซเชียลมีเดียใหม่เพื่อติดตามและติดตาม การเตรียมทีมของคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลงคือก้าวแรกสู่ความสำเร็จ

ถัดไป ประเมินข้อกำหนดด้านเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์สำหรับการผสานรวมหรือคุณสมบัติใหม่ เช่น การปรับแต่งแชทบอทของคุณหรือเปลี่ยนอินเทอร์เฟซผู้ใช้ในกล่องแชทสดเพื่อให้เข้ากับความสวยงามของเว็บไซต์ของคุณ

สุดท้าย ให้ข้อเสนอแนะแก่ทีมของคุณและยอมรับคำติชมจากพวกเขาเพื่อเป็นการตอบแทนว่าช่องทางต่างๆ มีการดำเนินการอย่างไร หากคุณเลือกที่จะสื่อสารบ่อยขึ้นด้วยแอปการประชุมทางวิดีโอหรือการส่งข้อความ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมและลูกค้าของคุณเปิดรับสิ่งนี้ก่อนที่จะดำเนินการตามเส้นทางที่อาจขัดขวางการมีส่วนร่วมและความสำเร็จ

โดยรวมแล้ว ช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมสามารถปรับปรุงวิธีการรับรู้และโต้ตอบการสื่อสารของคุณได้อย่างมาก ใช้ขั้นตอนและข้อมูลในคำแนะนำของเราในการพิจารณาว่าอะไรจะดีที่สุดสำหรับคุณ และดำเนินการแก้ไขเพื่อควบคุมการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกต่อไป