คู่มือผู้ซื้อเครื่องมือจัดตารางเวลาห้องประชุม

เวลาในการทำงานส่วนใหญ่ของเราถูกใช้ในการประชุมและห้องประชุม เพื่อทำงานร่วมกันและทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ ลักษณะของห้องประชุมทำให้มีพื้นที่เปิดโล่งสำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างกลุ่มทุกขนาด แต่ทีมของคุณเคยจองการประชุมสองครั้งในห้องเดียวกันโดยไม่ได้ตั้งใจโดยที่ไม่รู้ว่าใครจะอยู่ที่ไหนและเมื่อไหร่? หรือการประชุมของคุณถูกขัดจังหวะด้วยการเคาะประตูบ้านสงสัยว่าทีมของคุณจะใช้เวลานานเท่าไหร่ – หรือแม้กระทั่งสะดุดกับห้องประชุมที่ "ถูกยึดครอง" โดยไม่มีใครอยู่ในนั้น?

หากไม่มีกำหนดการที่ชัดเจนและการจัดระเบียบ ก็อาจเกิดข้อขัดแย้งด้านกำหนดการที่น่าอึดอัดได้ง่าย แน่นอนว่าทั้งหมดนี้สามารถทำได้บนกระดาษ หรือผ่านเครือข่ายอีเมล หรือห้อง Slack ที่มีไว้สำหรับการจัดกำหนดการห้องประชุมโดยเฉพาะ แต่ถ้ามีวิธีแก้ไข วิธีที่ได้ผลเหมือนกับแอปการทำงานร่วมกันในทีมอื่นๆ ของคุณล่ะ โชคดีที่มีโซลูชั่นบนคลาวด์เพิ่มขึ้น ดูเหมือนว่าทุกโอกาสในการใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อมต่ออยู่เสมอจะบรรลุผล แม้กระทั่งสำหรับการจัดตารางการประชุมในห้องประชุม

แล้วมันคืออะไร?

เครื่องมือจัดกำหนดการประชุมค่อนข้างมาก นั่นคือแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ยืดหยุ่นสำหรับทีมของคุณในการจอง กำหนดเวลา ยกเลิก อัปเดตหรือติดตามความพร้อมใช้งานและการจัดกำหนดการของห้องประชุม โดยทั่วไปแล้ว โซลูชันเหล่านี้รวมถึงแอป "โฮมเบส" ที่ป้อนข้อมูล เช่น ห้องประชุมใดอยู่ในอาคาร ซึ่งใช้สำหรับการประชุมใดและนานเท่าใด

การจัดตารางเวลาทำได้ง่าย
เนื่องจากทำงานบนคลาวด์ แอปเหล่านี้จึงสามารถเข้าถึงได้จากโทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ตของคุณได้ตลอดเวลา ตราบใดที่อุปกรณ์เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต คุณยังดูข้อมูลเดียวกันได้อย่างแม่นยำไม่ว่าคุณจะเปิดแอปบนแพลตฟอร์มใดหรือช่วงเวลาใดของวัน แอป "โฮมเบส" เหล่านี้ยังช่วยให้สามารถผสานรวมกับแอปปฏิทินยอดนิยมจำนวนมาก เพื่อให้ทีมของคุณสามารถติดตามได้อย่างแท้จริงและไม่พลาดการประชุมที่สำคัญหรือการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถจัดกำหนดการห้องได้โดยตรงบนปฏิทินของคุณเมื่อสร้างกิจกรรม และจะอัปเดตโซลูชันการจัดกำหนดการห้องประชุมของคุณเพื่อแสดงข้อมูลเวลาและสถานที่ที่ถูกต้อง

แปลงเป็นสำนักงานอัจฉริยะด้วยห้องประชุมอัจฉริยะ
แต่นอกเหนือจากการติดตั้งแอปบนคอมพิวเตอร์ที่ทำงานหรือโทรศัพท์มือถือของคุณ มุมมองที่สองของเครื่องมือจัดกำหนดการห้องประชุมก็คือความสามารถในการผสานรวมกับจอแสดงผลฮาร์ดแวร์นอกห้องประชุมแต่ละห้อง

ด้วยการลงทุนเริ่มต้น ทีมของคุณสามารถตกแต่งห้องประชุมแต่ละห้องในสำนักงานด้วยแท็บเล็ต iPad หรือ Android เพื่อแสดงข้อมูลการจัดกำหนดการทั้งหมดของคุณที่กำหนดค่าในแอปของคุณ เช่น ตารางทั้งวันของการประชุมที่จะอยู่ในห้องนั้น อะไรในปัจจุบัน การประชุมกำลังดำเนินอยู่ หรือข้อมูลอื่นๆ เกือบทั้งหมดที่ทีมของคุณพบว่ามีความเกี่ยวข้อง นั่นคือพลังของคลาวด์ที่ปรากฏขึ้นอีกครั้ง โดยอุปกรณ์แสดงผลทั้งหมดของคุณเชื่อมต่อกับเครือข่ายและโซลูชันการจัดกำหนดการห้องประชุม ข้อมูลจะอัปเดตทันทีและจากระยะไกล แม้ว่าคุณจะติดอยู่ที่บ้านหรือในรถไฟใต้ดินที่ทำงาน ช้า. ด้วยวิธีนี้ ใครก็ตามที่เดินขึ้นไปถึงประตูห้องประชุมของคุณสามารถมองที่จอแสดงผลที่ติดตั้งอยู่และค้นหาได้อย่างรวดเร็วว่าห้องนั้นถูกใช้งานอยู่หรือไม่ และจะว่างเมื่อใด

ประโยชน์คืออะไร?

1. จัดตารางห้องประชุมได้ง่าย

ด้วยแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ที่ผสานรวมโดยตรงและเรียบร้อยกับปฏิทินที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้ว เครื่องมือเหล่านี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อทำให้กระบวนการจัดกำหนดการ และรักษาตามกำหนดการได้ค่อนข้างง่าย ไม่มีเวลาตามล่าหาห้องว่าง หรือการรบกวนที่น่ารำคาญกวนใจทีมของคุณอีกต่อไปด้วยจอแสดงผลติดผนังนอกห้องประชุมแต่ละห้อง ด้วยวิธีแก้ปัญหาบางอย่าง ผู้ใช้ยังสามารถเช็คอินเพื่อประกาศการเข้าร่วมของพวกเขา หรือหากทีมของคุณทำเสร็จก่อนกำหนด แอปสามารถอัปเดตได้ทันทีเพื่อแสดงห้องว่าง และแน่นอน เนื่องจากระบบคลาวด์ทั้งหมดเป็นพื้นฐาน คุณจึงสามารถติดตามข้อมูลล่าสุดได้จากทุกที่ แม้กระทั่งจากระยะไกล

2. การเพิ่มผลผลิต

ประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการผลิต การลดเวลาหยุดทำงานและการขจัดข้อจำกัดหรืออาการปวดหัวที่พยายามแย่งชิงข้อมูลที่สูญหายเป็นการเสียเวลาอย่างแท้จริง ด้วยโซลูชันเดียวในการจัดการข้อมูลการจัดกำหนดการห้องประชุมทั้งหมดของคุณในระบบคลาวด์ ทีมของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกอย่างเป็นปัจจุบันและถูกต้อง จอแสดงผลที่ติดตั้งไว้ทำให้ง่ายต่อการค้นหาตารางเวลาของวันหรือค้นหาห้องว่างอย่างรวดเร็ว และการหยุดชะงักน้อยลงหมายถึงการรบกวนและเวลาว่าง โซลูชันซอฟต์แวร์บางอย่างยังอนุญาตให้ผู้ใช้อัปเดต เปลี่ยนแปลง หรือจองห้องประชุมได้โดยตรงจากจอแสดงผลติดผนัง และสมาชิกในทีมสามารถเช็คอินได้เมื่อพวกเขามาถึง เพื่อให้คุณรู้ว่าใครหายไปก่อนที่คุณจะเริ่มการประชุม

3. การใช้ประโยชน์จากคลาวด์

เช่นเดียวกับแอปบนระบบคลาวด์ทั้งหมด โซลูชันการจัดกำหนดการห้องประชุมเหล่านี้ใช้ประโยชน์จากเครือข่ายคลาวด์ที่พวกเขาใช้อย่างเต็มที่ ทำให้สามารถรับข้อมูลได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าคุณจะเชื่อมต่อที่ไหนหรืออย่างไร ตราบใดที่อุปกรณ์ของคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณจะสามารถเข้าสู่ระบบและดูกำหนดการล่าสุด หรือทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น หากทีมของคุณตัดสินใจที่จะใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่และรวมเข้ากับจอแสดงผลฮาร์ดแวร์นอกห้องประชุม การใช้เครือข่ายคลาวด์ถือเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้ระบบประเภทนี้ทำงานได้ แม้แต่ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลของคุณก็ยังรับรู้ และผู้ดูแลระบบสามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับการแสดงผลฮาร์ดแวร์จากระยะไกลได้ ต้องขอบคุณระบบคลาวด์ หากการประชุมสั้นและห้องเปิดได้ เพียงอัปเดตข้อมูลบนจอแสดงผลหรือโทรศัพท์ของคุณ แล้วคนอื่นๆ ในเครือข่ายของคุณจะทราบทันที

ระบุความต้องการของคุณ

แน่นอนว่าในแต่ละโซลูชันจะมีกรณีการใช้งานหรือสถานการณ์เฉพาะที่พยายามแก้ไข อย่างไรก็ตาม ในกรณีของเครื่องมือการจัดกำหนดการห้องประชุม เกือบทุกทีมที่อาศัยการประชุมและมีห้องจำนวนมากที่อาจได้รับประโยชน์จากการจัดการและการจัดกำหนดการที่เหมาะสมสามารถใช้ประโยชน์ได้เต็มที่ แน่นอน หากทีมของคุณมีขนาดเล็ก และสำนักงานของคุณมีห้องประชุมเพียงหนึ่งหรือสองห้อง ซอฟต์แวร์นี้อาจดูเหมือนไม่จำเป็นสักหน่อย อย่างไรก็ตาม ฉันจะเถียงว่าแม้ว่าคุณจะเป็นทีมเล็กๆ ที่มีห้องประชุมเพียงห้องเดียว วิธีแก้ปัญหาในลักษณะนี้จะเป็นประโยชน์ต่อสำนักงานของคุณ วิธีนี้ทำให้หลายทีมไม่ต้องแข่งขันกันหรือกังวลว่าใครอยู่ในห้อง

กรณีการใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับโซลูชันการจัดตารางเวลาห้องประชุมน่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีทีมขนาดใหญ่ ไม่ว่าสำนักงานของคุณจะมีห้องประชุมเพียง 5 หรือ 100 ห้อง เครื่องมือใดๆ ที่บริษัทของคุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้ทั้งสำนักงานมีระเบียบและสอดคล้องกัน จะช่วยลดการหยุดทำงานอย่างมาก หากคุณมีคนจำนวนมากและมีห้องไม่มากนัก วิธีแก้ปัญหาเหล่านี้สามารถช่วยลดสิ่งรบกวนหรือขัดขวางการเปิดในนาทีสุดท้ายในห้องประชุม B หากทีมของคุณมีขนาดใหญ่ และคุณมีพนักงานจำนวนมาก ห้องประชุม โซลูชันเหล่านี้จะช่วยให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลล่าสุดและรู้ว่าควรอยู่ที่ไหนและเมื่อใด

สิ่งที่มองหาเมื่อช้อปปิ้ง?

1. ความเข้ากันได้ของอุปกรณ์

แน่นอนว่าด้วยโซลูชันระบบคลาวด์ จะเป็นการดีที่สุดที่จะนำโซลูชันที่มีในอุปกรณ์จำนวนมากที่สุดมาใช้ ไม่ว่าจะเป็นแท็บเล็ต (ทั้ง Apple และ Android) คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปทั้งพีซีและ Mac รวมถึงโทรศัพท์ Android และ Apple คุณคงไม่อยากแยกพนักงานส่วนที่ดีของคุณออกจากการใช้โซลูชันใหม่ สำนักงานที่มีลักษณะเป็น BYoD จะพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชันที่พวกเขาเลือกนั้นพร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มจำนวนมากที่สุด

2. รองรับการแสดงผลฮาร์ดแวร์

แม้ว่าโซลูชันเหล่านี้จะนำเสนอแอปพลิเคชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการตั้งเวลาและการจัดระเบียบข้อมูลในระบบคลาวด์และระหว่างเดินทาง พลังที่แท้จริงมาจากการติดตั้งห้องประชุมของคุณด้วยจอแสดงผลฮาร์ดแวร์เหล่านี้ เช่นเดียวกับการรองรับอุปกรณ์ รายการนั้นควรอยู่ในอันดับต้นๆ เพื่อค้นหาโซลูชันที่รองรับ Hardware Displays เหล่านี้ และรุ่นที่รองรับจอแสดงผลจำนวนมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็น iPads รุ่นต่างๆ หรือแท็บเล็ต Android สไตล์ต่างๆ

3. รวมฮาร์ดแวร์

นี้อาจซับซ้อนกว่าเล็กน้อย แต่โซลูชันบางอย่างอาจเสนอชุดฮาร์ดแวร์พร้อมซอฟต์แวร์เพื่อให้การนำไปใช้เป็นกระบวนการเดียว ราคาของการซื้อ iPad ใหม่เอี่ยม 20 เครื่องอาจมีราคาแพงด้วยตัวมันเอง ไม่ต้องพูดถึงฮาร์ดแวร์สำหรับติดตั้งหรือเคสใดๆ ที่จำเป็นในการวางตำแหน่งจอแสดงผลนอกห้องประชุมแต่ละห้องอย่างเหมาะสม ผู้ให้บริการบางรายอาจยินดีเสนอชุดฮาร์ดแวร์พร้อมการสมัครใช้บริการของตน

4. การรายงานการวิเคราะห์ขั้นสูง

การรวบรวมข้อมูลเป็นทรัพยากรที่ทรงพลังที่สามารถนำไปใช้ในการปรับปรุง หรือขจัดปัญหาหรือจุดอ่อนใดๆ บางแพลตฟอร์มจะใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากข้อมูลที่คุณทิ้งลงในโซลูชัน เช่น เวลาการจัดกำหนดการ ห้องที่ใช้บ่อยที่สุด ระยะเวลาการประชุมทั่วไป และให้การเข้าถึงข้อมูลนี้เพื่อกำหนดแนวคิดที่ชัดเจนขึ้นว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดเวลาหยุดทำงานได้อย่างไร

5. จอแสดงผลและการตั้งค่าที่ปรับแต่งได้

หากจอแสดงผลฮาร์ดแวร์ทั้งหมดเหล่านี้แสดงเพียงชื่อห้องประชุม เวลา และไม่ว่าห้องนั้นจะว่างหรือไม่ งานเดียวกันก็อาจสำเร็จลุล่วงด้วยโซลูชันที่เข้มข้นน้อยกว่ามาก อย่างไรก็ตาม หากจอแสดงผลของคุณสามารถปรับแต่งและกำหนดค่าได้อย่างเต็มที่ จะเป็นการเปิดโลกใหม่ของความเป็นไปได้ – แสดงกำหนดการทั้งวัน ผู้เข้าร่วมประชุม คำบรรยายสั้นๆ เกี่ยวกับการอภิปราย ทุกสิ่งที่ทีมของคุณอาจรู้สึกว่าเกี่ยวข้อง โซลูชันบางอย่างยังช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถล็อกฟังก์ชันต่างๆ บนหน้าจอแท็บเล็ตเหล่านี้ได้ ดังนั้นจึงไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงโดยบังเอิญ

6. การรวมปฏิทินบุคคลที่สาม

ด้วยความสามารถในการรวมเข้ากับแอปปฏิทินยอดนิยมได้โดยตรง โซลูชันการจัดตารางเวลาห้องประชุมจะเข้ามาในชีวิตการทำงานประจำวันของคุณผ่านการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่น โดยให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่ทีมของคุณในจุดที่ถูกต้อง ดังนั้น Todd จึงไม่ พลาดการประชุมครั้งนั้นเพราะเขาลืมตรวจสอบปฏิทินที่สองของเขากำหนดเวลา