จุดข้อมูลที่สำคัญในการประเมินรายงานการโทรผ่าน VoIP ของธุรกิจของคุณ

ผู้ให้บริการ Business VoIP แทบทุกรายในทุกวันนี้ทำให้การปรับแต่งและปรับแต่งสายโทรศัพท์ของคุณเป็นเรื่องง่ายผ่านพอร์ทัลการจัดการออนไลน์ เมื่อผู้จัดการและผู้ดูแลระบบยุ่งมากและจมอยู่กับความรับผิดชอบอื่นๆ การเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในสำนักงาน และแม้กระทั่งเมื่ออยู่นอกสำนักงานจะเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ

ด้วยการใช้พอร์ทัลการจัดการออนไลน์เหล่านี้ ผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือวางสาย เปลี่ยนส่วนขยาย เล่นด้วยคุณสมบัติที่แตกต่างกัน และที่สำคัญกว่านั้นคือเข้าถึงการวิเคราะห์การโทรและบันทึกการรายงานที่มีรายละเอียดมาก บันทึกรายงานการโทรเหล่านี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูกิจกรรมการโทรสำหรับธุรกิจ ทำความเข้าใจทิศทางของธุรกิจ หรือในระดับที่เล็กกว่าเพื่อทำความเข้าใจว่าสายโทรศัพท์ใดมีปริมาณมากกว่าสายอื่นๆ

พลังของการติดตามข้อมูลของคุณ

ด้วยบันทึกรายงานการโทรเหล่านี้ ผู้ใช้สามารถรับข้อมูลมากมายเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์ของตนและวิธีการใช้ทั้งในและนอกสำนักงานได้อย่างรวดเร็ว ผู้จัดการสามารถติดตามตัวชี้วัด เช่น จำนวนการโทรเข้าและโทรออก ทั้งจากช่วงวันที่ที่ระบุหรือโดยรวม ระยะเวลาของการโทรแต่ละครั้ง จำนวนที่รับหรือไม่ได้รับ ข้อความเสียงที่เหลืออยู่ในระบบของคุณ จำนวนแฟกซ์ออนไลน์ ถูกส่งหรือรับและไปที่ใด รวมทั้งเข้าถึงบันทึกของการโทรแต่ละครั้งในพอร์ทัลออนไลน์เดียวกัน

ด้วยข้อมูลจำนวนมหาศาลเกี่ยวกับระบบของคุณและวิธีการใช้งาน ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ด้วยการคลิกปุ่ม การทำความเข้าใจวิธีใช้ประโยชน์จากข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงผลกำไรของคุณจะเป็นตัวเปลี่ยนเกมอย่างแท้จริง บันทึกรายงานการโทรเหล่านี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูกิจกรรมการโทรสำหรับธุรกิจ ทำความเข้าใจทิศทางของธุรกิจ หรือในระดับที่เล็กกว่าเพื่อทำความเข้าใจว่าสายโทรศัพท์ใดมีปริมาณมากกว่าสายอื่นๆ บันทึกการโทรยังสามารถใช้เพื่อวัดความคืบหน้าและประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้จัดการทราบเมื่ออาจจำเป็นต้องเติบโตหรือลดขนาดทีม

ข้อมูลสำคัญที่ต้องจับตามอง

บันทึกรายงานการโทรส่วนใหญ่จะรวบรวมข้อมูลการโทรที่คล้ายคลึงกันและตรงไปตรงมาและเสนอจุดข้อมูลที่คล้ายคลึงกันเพื่อติดตาม จุดข้อมูลอาจแตกต่างกันเล็กน้อย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการของคุณหรือแผนบริการเฉพาะ แต่ควรรวมข้อมูลส่วนใหญ่ที่สำคัญกว่าไว้ทั้งหมด หากไม่ใช่ทั้งหมด ตัวอย่างเช่น หากบริการของคุณไม่มีการส่งแฟกซ์ออนไลน์ บันทึกของคุณก็จะแสดงสิ่งนั้น

• บันทึกการโทร: แน่นอน บันทึกเหล่านี้จะรวมรายการที่สมบูรณ์ของการโทรทั้งหมดที่ใช้ระบบโทรศัพท์ของคุณ บันทึกเหล่านี้จะติดตามไม่เฉพาะการโทรเข้าและโทรออกเท่านั้น แต่บางครั้งอาจไม่ได้รับหรือรับสายด้วย ผู้ใช้สามารถดูรายการการโทรทั้งหมดที่เคยโทร หรือเลือกช่วงวันที่เฉพาะเพื่อจำกัดผลลัพธ์ให้แคบลง
• วิธีการติดต่อ: เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน ส่วนใหญ่ถ้าไม่ใช่ทุกบันทึกรายงานการโทรจะรวมรายการโดยรวมของธุรกรรมที่ทำในระบบของคุณและวิธีการทำ รายงานเหล่านี้จะบันทึกการโทร แฟกซ์ การสื่อสารระหว่างประเทศ และข้อความทางธุรกิจทั้งหมด หากมี
• ใครกำลังถูกติดต่อ: นอกเหนือจากการโทรและแฟกซ์ บันทึกเหล่านี้มักจะมีข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นเพื่อแสดงหมายเลขโทรศัพท์ที่โทรเข้า หรือระบบของคุณถูกเรียกออก หากบริการของคุณรวมถึงการส่งแฟกซ์ออนไลน์ ผู้ใช้ยังสามารถตรวจสอบได้ว่าจะส่งและรับแฟกซ์จากที่ใด
• ติดตามกิจกรรมทางโทรศัพท์ทั้งหมด : ผู้ใช้สามารถจำกัดรายงานการโทรเหล่านี้ให้แคบลงไปยังสายโทรศัพท์ใดสายหนึ่ง และดูข้อมูลในเชิงลึกว่าสายโทรศัพท์ของคุณกำลังโทรไปที่หมายเลขใด หมายเลขโทรศัพท์ใดกำลังโทรเข้า ความยาวของการโทรแต่ละครั้ง และ แม้แต่ปริมาณการโทรเพื่อทำความเข้าใจว่าสายใดโทรออกหรือรับสายมากที่สุดในช่วงเวลาที่กำหนด
• จัดการและฟังการโทรที่บันทึกไว้: อีกครั้งขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและระดับของบริการของคุณ การบันทึกการโทรมักจะเปิดหรือปิดจากพอร์ทัลการจัดการออนไลน์เหล่านี้ และบันทึกการรายงานการโทรจะอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงการบันทึกของการโทรแต่ละครั้งได้จาก บันทึกตัวเอง หากคุณสังเกตเห็นว่าเจ้าหน้าที่มีการโทรที่ยาวหรือสั้นอย่างไม่น่าเชื่อ คุณสามารถฟังการบันทึกเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้น

นอกจากนี้ ผู้ให้บริการบางรายตั้งเป้าที่จะทำให้การโทรระหว่างประเทศเป็นเรื่องง่ายและรวมถึงแผนระหว่างประเทศแบบไม่จำกัด ในขณะที่ผู้ให้บริการรายอื่นๆ จะคิดค่าบริการต่อนาทีตามอัตราเฉพาะสำหรับแต่ละประเทศ อัตราและนาทีที่ใช้เหล่านี้อาจแสดงในบันทึกการรายงานการโทรตามระดับบริการที่ธุรกิจของคุณใช้ บันทึกการรายงานออนไลน์จำนวนมากยังอนุญาตให้ผู้ใช้ติดตามการเรียกเก็บเงิน จัดการคุณสมบัติและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ทีมของคุณจะใช้ประโยชน์จากข้อมูลใหม่นี้ได้อย่างไร

บันทึกรายงานการโทรจะมีประโยชน์อย่างมากสำหรับบริษัทใดๆ ที่ใช้ระบบโทรศัพท์ของตนในการสื่อสารเป็นจำนวนมาก หลายบริษัทดำเนินการบนพื้นฐานของการสื่อสารกับลูกค้า ลูกค้า และผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่ต้องให้ความสนใจอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับธุรกิจและกรณีการใช้งานเฉพาะของคุณ ไม่ว่าคุณจะเรียกใช้คอนแทคเซ็นเตอร์หรือคอลเซ็นเตอร์ พลังที่แท้จริงของรายงานการโทรเหล่านี้คือการเฝ้าระวังการใช้โทรศัพท์ของคุณ

ฝ่ายขาย:

หากบริษัทของคุณมุ่งเน้นที่การขาย การใช้บันทึกการรายงานจำนวนการโทรเข้าที่เหมาะสมคือการติดตามความถี่ของการโทร จำนวนการโทรในหนึ่งวัน เวลาหยุดทำงานระหว่างการโทร และระยะเวลาของการโทรแต่ละครั้ง หากคุณสังเกตเห็นว่าตัวแทนทำการโทรหากันเป็นจำนวนมากต่อวัน แต่การโทรแต่ละครั้งใช้เวลาเพียง 30 วินาทีเท่านั้น การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าตัวแทนนั้นกำลังเตรียมการล่วงหน้าอย่างไร

การใช้ประโยชน์จากข้อมูลเพื่อทำความเข้าใจว่าพนักงานของคุณมีการเตรียมรูปแบบอย่างไรจะช่วยให้ธุรกิจปรับแนวทางปฏิบัติให้เหมาะสมที่สุดเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ หากการโทรออกและปริมาณมากเป็นสิ่งสำคัญ การติดตามระบบของคุณสามารถบันทึกการโทรเป็นวิธีที่มีประโยชน์มากในการติดตามประสิทธิภาพการทำงานและจัดการโควตาเพื่อกำหนดเป้าหมายที่สมจริงยิ่งขึ้น

บริการลูกค้า:

ในลักษณะเดียวกันกับการขาย การใช้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกิจกรรมการโทรของตัวแทนจะช่วยให้ธุรกิจของคุณปรับแต่งแนวทางปฏิบัติเพื่อเตรียมการที่ระดับประสิทธิภาพสูงสุด อีกครั้งจะขึ้นอยู่กับกรณีการใช้งานเฉพาะของคุณ เนื่องจากปริมาณไม่ได้เท่ากับคุณภาพเสมอไป แต่ด้วยความสามารถในการติดตามกิจกรรมของสายโทรศัพท์แต่ละสาย คุณสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลนั้นเพื่อปรับปรุงผลกำไร

หากตัวแทนอยู่ในสายโทรศัพท์ในช่วงเวลาสั้น ๆ โดยไม่คาดคิดสำหรับการโทรแต่ละครั้ง และหมายเลขเหล่านั้นโทรเข้ามาอีกครั้งเพื่อพูดคุยกับตัวแทนอื่น ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อช่วยปรับปรุงการฝึกอบรมหรือทำงานร่วมกับบุคคล ตัวแทนในการปรับปรุงประสิทธิภาพ

การใช้งานทั่วไป :

ถ้าธุรกิจของคุณไม่พึ่งพาการสื่อสารภายนอก ขาเข้าหรือขาออก เช่น การขายและการบริการลูกค้า ทีมของคุณยังคงได้รับประโยชน์อย่างมากจากการทำความเข้าใจและการใช้ข้อมูลที่รวบรวมโดยบันทึกการรายงานการโทรเหล่านี้ แน่นอนว่าไม่มีใครชอบการจัดการแบบไมโครและคอยจับตาดู แต่ด้วยรายงานการโทร ผู้จัดการสามารถเจาะลึกถึงกิจกรรมของพนักงานของพวกเขา และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้โทรศัพท์ของพวกเขา หากพนักงานคุยโทรศัพท์ครั้งละหลายชั่วโมงด้วยการโทรส่วนตัว ประสิทธิภาพการทำงานจะได้รับผลกระทบอย่างชัดเจน และพลังของบันทึกการรายงานเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถพิจารณากิจกรรมเฉพาะนี้ได้อย่างละเอียดยิ่งขึ้น

นอกเหนือจากสถิติการโทรแล้ว ผู้ใช้ยังสามารถดูการเรียกเก็บเงิน นาทีที่ใช้ คุณลักษณะที่ใช้บ่อยที่สุด ตลอดจนค่าใช้จ่ายอื่นๆ ได้อีกด้วย แม้กระทั่งจำนวนแฟกซ์ที่ส่งและที่ หากธุรกิจของคุณมีการโทรระหว่างประเทศเป็นจำนวนมาก บันทึกการรายงานเหล่านี้จะช่วยให้มีความเข้าใจมากขึ้นว่าประเทศใดได้รับการติดต่อมากที่สุด และติดตามอัตราค่าบริการส่วนบุคคลหากผู้ให้บริการของคุณไม่ได้รวมการโทรระหว่างประเทศไว้ในแพ็คเกจง่ายๆ

ด้วยบันทึกการโทร ผู้จัดการสามารถ:

วางแผนเชิงกลยุทธ์และปรับแต่งทีมของคุณ

ติดตามธุรกรรม การโทร แฟกซ์ และค่าใช้จ่าย การเรียกเก็บเงิน และตัวชี้วัดทางธุรกิจโดยรวมทั้งหมดของคุณ ด้วยการตรวจสอบรายงานการโทรของคุณอย่างใกล้ชิด ทำให้ง่ายต่อการติดตามการไหลของธุรกิจของคุณ และรักษาความคาดหวัง และรับประกันประสิทธิภาพในระดับสูงสุด

อยู่เหนือข้อมูลของคุณทุกที่ทุกเวลา

ด้วยความสามารถในการเข้าสู่ระบบพอร์ทัลบนเว็บจากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แม้ว่าคุณจะอยู่นอกสำนักงานหรืออยู่อีกฟากหนึ่งของประเทศ ผู้จัดการก็สามารถติดตามธุรกิจและกิจกรรมของทีมได้อย่างจับตามอง

บันทึกการโทรจำนวนมากอนุญาตให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อมูลในรูปแบบ Microsoft Excel fire และบางครั้งกำหนดเวลาส่งอีเมลของบันทึกการโทรเหล่านี้เพื่อการเข้าถึงแบบออฟไลน์และการวิเคราะห์ที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

จัดเรียงบันทึกตามความต้องการของคุณ

ผู้ใช้สามารถจัดเรียงบันทึกตามเวลา ช่วงวันที่ หรือสายโทรศัพท์เฉพาะได้ ด้วยความสามารถในการรับมุมมองโดยรวมที่กว้าง หรือขยายช่วงเมตริกที่เฉพาะเจาะจงอย่างเหลือเชื่อ ผู้จัดการสามารถใช้ข้อมูลนี้ในระดับบริษัทที่กว้าง หรือช่วยจัดการทีมเดียวหรือตัวแทนเฉพาะ ปรับปรุงผลกำไรของคุณด้วยความสามารถในการเจาะลึกว่าการกระแทกของถนนแบบใดจะต้องได้รับการปรับให้เรียบ

แหล่งข้อมูลเดียวของคุณสำหรับทุกความต้องการในการโทรของคุณ

ด้วยพอร์ทัลการจัดการออนไลน์และการเข้าถึงบันทึกการรายงานการโทรออนไลน์ ผู้ใช้สามารถใช้แพลตฟอร์มนี้เพื่อไม่เพียงแต่รวบรวมและดูสถิติของพวกเขาให้ละเอียดยิ่งขึ้นเท่านั้น แต่ยังดำเนินการกับพวกเขาด้วย ด้วยความสามารถในการโทรกลับหรือโทรออกได้โดยตรงจากเว็บด้วยซอฟต์โฟน การโทรสั้นหรือตัดการเชื่อมต่อใดๆ สามารถกู้คืนได้โดยตรงจากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ การบันทึกการโทรนั้นเข้าถึงได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อเช่นกัน ภายในบริบทของบันทึกการโทรของคุณด้วยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่มีในทันที