ทิ้งเครื่องแฟกซ์: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการแฟกซ์ออนไลน์

ใช่ในปี 2560 ผู้คนยังคงแฟกซ์ ที่น่าตกใจกว่านั้นคือมันยังคงมีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานในแต่ละวันของธุรกิจจำนวนมาก เอกสารทางกฎหมาย เอกสารทางการแพทย์ และสิ่งใดก็ตามที่ต้องมีลายเซ็นควรแฟกซ์ อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีมาไกล ทำให้ธุรกิจมีวิธีการใหม่ในการแฟกซ์ที่ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ธุรกิจของคุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องแฟกซ์ทั่วไปในการส่งและรับเอกสารสำคัญที่ต้องใช้ลายเซ็นอีกต่อไป และการแฟกซ์ก็ไม่ต้องใช้หมายเลขโทรออกอีกต่อไป ไม่ว่าจะมีหรือไม่มีรหัสพื้นที่ก็ตาม ถูกตัอง! ตอนนี้คุณสามารถส่งแฟกซ์เหมือนส่งอีเมลผ่านอินเทอร์เน็ต

การส่งแฟกซ์ออนไลน์คืออะไร?

การส่งแฟกซ์ออนไลน์เป็นแฟกซ์ปกติรุ่นปรับปรุงใหม่ การส่งแฟกซ์ออนไลน์จะส่งแฟกซ์ในรูปแบบดิจิทัลผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตจากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือของคุณ ในขณะที่การส่งแฟกซ์ปกติต้องใช้สายโทรศัพท์และมีคนยืนอยู่เหนือเครื่องแฟกซ์ของตัวเองเพื่อรอข้อความของคุณ — บางที — จะถูกพิมพ์ออกมา

พูดง่ายๆ คือ ใช้งานสะดวกกว่ามาก ทำให้เป็นอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับธุรกิจทุกประเภท นอกจากนี้ยังมีผู้ให้บริการหลายรายให้เลือก

ประโยชน์ของการส่งแฟกซ์ออนไลน์

มีประโยชน์มากมายในการใช้การส่งแฟกซ์ออนไลน์แทนการส่งแฟกซ์ปกติ ดังนั้นเราจะแยกย่อยสิ่งที่อาจดูเหมือนชัดเจน แต่ต้องมีการกล่าวถึง

ไม่มีฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์แบบสแตนด์อโลน:
การส่งแฟกซ์ออนไลน์ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีเครื่องแฟกซ์ที่มีสายโทรศัพท์เฉพาะของตัวเอง ฮาร์ดแวร์ที่น้อยลงหมายถึงปัญหาน้อยลง ปัญหาน้อยลงหมายถึงเวลาและเงินที่ใช้ในการแก้ไขน้อยลง

ค่าโทรศัพท์ลดลง:
ค่าโทรศัพท์จะลดลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากไม่ต้องพึ่งพาเครื่องแฟกซ์ที่มีสายโทรศัพท์เฉพาะอีกต่อไป ค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียวนอกเหนือจากการสมัครรายเดือนของคุณคือค่าบริการอินเทอร์เน็ตซึ่งคุณควรมีอยู่แล้ว อันที่จริง ผู้ให้บริการ Business VoIP จำนวนมากเสนอบริการแฟกซ์เสมือนเป็นส่วนเสริมหรือเป็นส่วนหนึ่งของบริการของตน ดูผู้ให้บริการ PBX ที่โฮสต์สิบอันดับแรกที่นี่

เพิ่มการรักษาความลับ:
แฟกซ์ออนไลน์สามารถส่งโดยตรงไปยังอีเมลของคุณ แทนที่จะเป็นเครื่องแฟกซ์ของสำนักงานที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ แฟกซ์จำนวนมากมีเอกสารทางกฎหมายที่มีรายละเอียดละเอียดอ่อนซึ่งจำเป็นต้องเก็บเป็นความลับ การส่งแฟกซ์ไปยังอีเมลของคุณโดยตรงจะช่วยขจัดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปกป้องเครือข่าย VoIP ของคุณ คลิกที่นี่

อีเมลที่เน้น:
การส่งแฟกซ์ออนไลน์ช่วยรักษาความเป็นส่วนตัว จัดระเบียบ และลดต้นทุนกระดาษ แฟกซ์สามารถทำได้ผ่านอีเมล สิ่งที่คุณต้องทำคือส่งอีเมลพร้อมหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับและชื่อโดเมนที่ระบุในบรรทัดที่อยู่ ต่อไปนี้คือคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการส่งแฟกซ์โดยตรงผ่าน Gmail

แฟกซ์ระหว่างประเทศ:
เนื่องจากการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์ไม่จำเป็นต้องใช้สายโทรศัพท์เฉพาะ ข้อมูลของคุณจะไม่ถ่ายโอนผ่าน PSTN ดังนั้นจึงไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือเรื่องน่าปวดหัว เช่นเดียวกับอีเมล แฟกซ์ออนไลน์สามารถส่งได้ทุกที่ทุกเวลา อย่าลืมตรวจสอบบริการแฟกซ์ออนไลน์ที่ดีที่สุดของปี 2560 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

รายละเอียดคุณสมบัติ

การรับส่งแฟกซ์ออนไลน์มาพร้อมกับคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากมายที่ธุรกิจสามารถใช้ประโยชน์ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ นี่คือคุณสมบัติสำคัญบางส่วนที่คุณไม่อยากพลาดจริงๆ:

การจัดส่งแบบกลุ่ม:
การจัดส่งแบบกลุ่มจะนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานอย่างมีนัยสำคัญ โดยอนุญาตให้ธุรกิจต่างๆ ส่งแฟกซ์ไปยังที่อยู่ที่แตกต่างกัน 20 แห่งพร้อมกัน ผู้รับจะได้รับข้อความในกล่องจดหมายของตน

ความคล่องตัว:
ความสามารถในการกำหนดเวลา ส่ง และรับแฟกซ์นอกสำนักงานช่วยให้มีความคล่องตัวสูง ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณสามารถส่งและรับแฟกซ์ได้ หากพนักงานกำลังเดินทางหรือกำลังเดินทาง คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการค้นหาเครื่องแฟกซ์อีกต่อไปเพื่อส่งหรือรับเอกสารเพียงชุดเดียว คุณยังสามารถส่งแฟกซ์จากโทรศัพท์ของคุณ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์:
เนื่องจากแฟกซ์ยังคงถูกใช้เป็นวิธีหลักในการแลกเปลี่ยนเอกสารหรือสัญญาทางกฎหมายและมีผลผูกพัน จำเป็นต้องมีฟังก์ชันในการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในแบบฟอร์มใดๆ ที่คุณอาจต้องส่งหรือรับ ด้วยการส่งแฟกซ์ออนไลน์ ผู้ใช้สามารถเซ็นชื่อแบบดิจิทัลหรือนำเข้าลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือได้อย่างง่ายดาย

การคัดกรองแฟกซ์ขยะ:
ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะใช้อะไรเป็นหลัก ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ อีเมล หรือแฟกซ์ สแปมจะทำให้เป็นที่ทราบอยู่เสมอ การส่งแฟกซ์ออนไลน์ช่วยขจัดปัญหาโดยทำให้ธุรกิจของคุณสามารถกรองที่อยู่ที่ดีจากที่อยู่ที่ไม่ดีโดยใช้ฟังก์ชันไวท์ลิสต์หรือบัญชีดำ

การแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่:
เมื่อธุรกิจของคุณใช้อีเมลอย่างเคร่งครัดในการส่งไฟล์ คุณอาจพบว่าไม่สามารถส่งไฟล์เกินขนาดที่กำหนดได้ การส่งแฟกซ์ออนไลน์ทำให้สามารถส่งไฟล์ที่มีความยาวมากกว่า 100 หน้าได้ เช่นเดียวกับวิดีโอ รูปภาพความละเอียดสูง ไฟล์เสียง และสเปรดชีต เมื่อรวมกับการจัดส่งแบบกลุ่มแล้ว ก็สามารถส่งไปยังหลายคนได้โดยมีความยากลำบากเพียงเล็กน้อย

สำหรับการวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับคุณลักษณะการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์ โปรดดูบทความนี้ซึ่งแสดงรายการคุณลักษณะการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพสิบประการ

รายชื่อผู้ให้บริการ

เพื่อดูว่าธุรกิจของคุณมีตัวเลือกอะไรบ้าง เราจะแจกแจงรายละเอียดข้อเสนอของผู้ให้บริการแต่ละราย เพื่อให้คุณสามารถระบุได้ว่าสิ่งใดที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณมากที่สุด

ผู้ให้บริการ
ค่าใช้จ่ายรายเดือนของแผนที่ถูกที่สุด	$4.95	$7.99	$6.63	$9.17	$14.13
ค่าติดตั้ง	ไม่มี	ไม่มี	ไม่มี	ไม่มี	ไม่มี
ขีดจำกัดการส่งและรับแฟกซ์	แชร์ 500 เพจ	แชร์ 500 เพจ	แชร์ 500 เพจ	รับ 200 – 100 ส่งแล้ว	รับ 150 – 150 ส่งแล้ว
ค่าธรรมเนียมเกินขีดจำกัดต่อแฟกซ์	0.03/เซ็นต์/หน้า	0.06/เซ็นต์/หน้า	0.03/เซ็นต์/หน้า	0.10/เซ็นต์/หน้า	0.10/เซ็นต์/หน้า
ความยาวของการจัดเก็บ	ไม่ จำกัด	ไม่ จำกัด	ไม่ จำกัด	ไม่ จำกัด	ไม่ จำกัด
ทดลองฟรี	30 วัน	30 วัน	30 วัน	30 วัน	30 วัน
ตัวเลือกเดือนต่อเดือน	ใช่	ไม่	ใช่	ใช่	ใช่
ส่วนลดการชำระล่วงหน้ารายปี	ไม่	ใช่	ใช่ บันทึก $15	ใช่ ฟรี 1 เดือน	ใช่ ฟรี 2 เดือน
แอพมือถือ	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
แอพเดสก์ท็อป	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
การเข้าถึงเว็บเบราว์เซอร์	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
หมายเลขแฟกซ์ฟรี	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
กำหนดการจัดส่ง	ใช่	ใช่	ไม่	ใช่	ใช่
ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์	ไม่	ใช่	ใช่	ไม่	ใช่
การรวมอีเมล	ใช่	ใช่	ไม่	ใช่	ใช่
ข้อมูลเพิ่มเติม	Nextiva VFax	RingCentral โทรสาร	เมโทรแฟกซ์	MyFax	eFax

อย่างที่คุณเห็น ผู้ให้บริการเหล่านี้ส่วนใหญ่มีคุณลักษณะหลายอย่างที่เหมือนกัน อย่างไรก็ตาม ไม่มีผู้ให้บริการรายใดเสนอทุกสิ่งที่คุณอาจต้องการ มีการแลกเปลี่ยนเสมอ ขอย้ำอีกครั้งว่าเจ้าของธุรกิจเป็นผู้ตัดสินใจว่าสิ่งใดดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ

เทคของเรา

ณ จุดนี้ ไม่มีเหตุผลที่จะใช้เครื่องแฟกซ์ปกติต่อไป ผู้ให้บริการที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ไม่มีค่าใช้จ่ายในการตั้งค่าแฟกซ์ออนไลน์ และแผนที่ถูกที่สุดคือไม่เกิน 15 เหรียญต่อเดือน ผู้ให้บริการบางรายยังอนุญาตให้ลูกค้าเพิ่มแฟกซ์ออนไลน์ไปยังบริการ UC ที่มีอยู่ได้

หากธุรกิจของคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย คุณก็อาจเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์ได้เช่นกัน เทคโนโลยีใหม่เปิดประตูรับภัยคุกคามรูปแบบใหม่ แต่ผู้ให้บริการ VoIP ก็ยังอยู่เหนือการคุกคามดังกล่าว หากนี่เป็นข้อกังวลเกี่ยวกับเอกสารสำคัญของคุณ โปรดอ่านบทความนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงานกลางปี ​​2560 ของ Cisco เกี่ยวกับความปลอดภัยทางไซเบอร์

ประโยชน์ทั้งหมดไม่มีข้อเสีย

คุณกำลังประหยัดเวลา ความเป็นส่วนตัวของคุณยังคงไม่เปลี่ยนแปลง คุณจ่ายน้อยลง และคุณสามารถแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่กับคนหลายคนพร้อมกันได้ ซึ่งอีเมลอาจไม่สามารถจัดการได้

เครื่องแฟกซ์ใช้พื้นที่ เสียค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซม ไม่กรองสแปม ต้องมีใครสักคนคอยดูแลเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับจะได้รับแฟกซ์ และคุณสามารถแฟกซ์เอกสารได้ครั้งละหนึ่งฉบับเท่านั้น ทั้งหมดนี้จะถูกกำจัด หากธุรกิจของคุณเต็มใจที่จะออนไลน์

ดูเหมือนว่าเหตุผลเดียวที่ผู้คนยังคงใช้แฟกซ์ปกติก็คือพวกเขาไม่รู้ว่าการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์เป็นเรื่องหนึ่ง ฉันไม่เห็นประโยชน์ที่แท้จริงที่จะมีเครื่องแฟกซ์เฉพาะในสำนักงาน ค้นหาผู้ให้บริการที่เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทของคุณมากที่สุด และใช้ประโยชน์จากบริการแฟกซ์ออนไลน์ที่มีให้ และคุณจะไม่ต้องหันหลังกลับ

เมื่อคุณอ่านบทความนี้เสร็จแล้ว โปรดอ่านคำแนะนำห้าขั้นตอนของเราสำหรับการส่งแฟกซ์จาก Gmail คุณจะเห็นว่าการส่งแฟกซ์ออนไลน์ทำได้ง่ายเพียงใด และคุณจะต้องไม่เปลี่ยนให้เร็วกว่านี้

การอ่านเพิ่มเติม:

Nextiva โทรสาร