7 เครื่องมือการทำงานร่วมกันเอกสารแบบเรียลไทม์ที่ดีที่สุดในปี 2022

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Basecamp และ Asana ช่วยให้สมาชิกในทีมสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ รับการมอบหมายโครงการ และแสดงความคิดเห็นในไฟล์ที่อัปโหลด

แม้จะใช้เครื่องมือข้างต้นแล้วก็ตาม ผลการศึกษาล่าสุดของ Nintex พบว่า 39% ของพนักงานยังคงประสบปัญหาในการทำงานร่วมกันและการแก้ไขไฟล์แบบสด

เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนเอกสารยอดนิยมในปี 2020 ช่วยให้สมาชิกในทีมหลายคนสามารถเขียนและแก้ไขฉบับร่างได้แบบเรียลไทม์ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้กระบวนการสร้างเอกสารรวดเร็วและคล่องตัวยิ่งขึ้น

คุณลักษณะสำคัญที่ควรมองหา

นอกเหนือจากการแก้ไขในบรรทัดแบบเรียลไทม์แล้ว ให้มองหาฟีเจอร์เครื่องมือการทำงานร่วมกันของไฟล์ เช่น:

• บันทึกอัตโนมัติ
• ประวัติเวอร์ชัน
• การควบคุมเวอร์ชัน
• ติดตามการเปลี่ยนแปลง
• การแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงใหม่
• ไฟล์ได้หลายรูปแบบ
• แสดงความคิดเห็น
• การแท็กผู้ใช้
• แชทข้อความโต้ตอบแบบทันที
• เทมเพลตไฟล์ที่สร้างไว้ล่วงหน้า
• การรวมแอพ
• การเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่
• การควบคุมการเข้าถึงไฟล์
• การเข้าถึงออนไลน์และออฟไลน์
• พื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่ปรับขนาดได้

เครื่องมือการทำงานร่วมกันเอกสารยอดนิยม

เครื่องมือการจัดการเอกสารด้านล่างมีคุณสมบัติด้านบนและมีรีวิวผู้ใช้ที่ดีที่สุดในปี 2020

Google Docs

ด้วยผู้ใช้งานทั่วโลกกว่า 800 ล้านคน Google เอกสารจึงเป็นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเอกสารที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดในรายการนี้

อย่างไรก็ตาม หลายคนไม่ทราบว่า นอกเหนือจากการเพิ่มความคิดเห็นและการแก้ไขร่างที่เสร็จสิ้นแล้ว การทำงานร่วมกันออนไลน์แบบเรียลไทม์ด้วยเอกสารยังสามารถทำได้

สามารถดูเอกสารพร้อมกันได้ถึง 200 คน และผู้ใช้ 10 คนสามารถแก้ไขแบบเรียลไทม์ได้พร้อมกัน

การแก้ไขทั้งหมดจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในเอกสารหลักฉบับเดียวกันและบันทึกไว้ในระบบคลาวด์ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสารใหม่สำหรับทุกฉบับร่าง คุณลักษณะการควบคุมเวอร์ชันนี้จะป้องกันไม่ให้ทีมแก้ไขฉบับร่างที่ล้าสมัย

มีการแชร์เอกสารผ่านอีเมลหรือผ่าน URL และหัวหน้าทีมสามารถเลือกพนักงานที่ต้องการแก้ไข แนะนำแก้ไข หรือเข้าถึงแบบดูอย่างเดียวได้โดยตรง

ฟีเจอร์ “Live Edits” จะแสดงการอัปเดตตามเวลาจริงที่มีรหัสสีซึ่งมีผู้ใช้หลายคนทำกับไฟล์ ผู้ใช้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อดูไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงใหม่ อนุมัติหรือปฏิเสธการแก้ไข พวกเขายังสามารถแสดงความคิดเห็นในแถบด้านข้าง แท็กกันในความคิดเห็นเหล่านี้ หรือสื่อสารผ่านข้อความแชท

เอกสารยังให้ผู้ใช้บันทึกไฟล์ในหลายรูปแบบ รวมถึง PDF, ข้อความธรรมดา, หน้าเว็บ และ Rich Text เป็นทางเลือกที่ชาญฉลาดสำหรับทีมที่เน้นที่ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่าย หรือสำหรับบริษัทขนาดเล็กที่ต้องการเครื่องมือแก้ไขฟรี

ราคาและแผน

คุณสามารถซื้อ Google เอกสารโดยเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจผลิตภัณฑ์ G Suite หรือซื้อแยกต่างหาก ตารางด้านล่างเปรียบเทียบราคาและแผนของแผนบริการส่วนบุคคลของ Google เอกสารฟรีและแผนธุรกิจ Google เอกสารแบบชำระเงิน

Microsoft 365

Microsoft 365 (เดิมคือ Microsoft Office 365) อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและแก้ไขเอกสารพร้อมกันผ่าน SharePoint Online และ OneDrive for Business

เมื่อสร้างและบันทึกเอกสารลงในระบบคลาวด์แล้ว ผู้ใช้สามารถเชิญสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ให้ทำงานร่วมกับพวกเขาได้โดยส่งลิงก์ไปยังไฟล์หรือทางอีเมล

เช่นเดียวกับใน Google เอกสาร ผู้ใช้แต่ละคนมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เฉพาะสำหรับการเข้าถึงฐานความรู้ ซึ่งกำหนดโดยผู้สร้างไฟล์ สามารถควบคุมการเข้าถึงได้ผ่าน 365 Groups ซึ่งแบ่งผู้ใช้ทั้งหมดออกเป็นทีม แต่ละทีมสามารถได้รับหรือปฏิเสธการเข้าถึงเอกสารเฉพาะ เร่งกระบวนการทำงานร่วมกัน

การเปลี่ยนแปลงเอกสารใหม่จะซิงค์โดยอัตโนมัติและสามารถแสดงในบรรทัดหรือในแถบด้านข้าง ผู้ตรวจทานสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยพนักงานบางคนเท่านั้น หรือดูสรุปการเปลี่ยนแปลงใหม่ทั้งหมดที่ทีมทำ ดูตัวอย่างมาร์กอัปได้ก่อนที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำ และผู้ตรวจสอบสามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดหรือทีละรายการได้

นอกเหนือจากการแก้ไขแบบเรียลไทม์โดยตรงแล้ว ผู้เขียนสามารถสื่อสารซึ่งกันและกันผ่านการแสดงความคิดเห็น การแท็กผู้ใช้ และข้อความแชทในแอป Microsoft Teams เหนือสิ่งอื่นใด เนื่องจากมาพร้อมกับ Microsoft Teams จึงเป็นหนึ่งในเครื่องมือไม่กี่อย่างที่ช่วยให้การประชุมทางวิดีโอในขณะที่แก้ไขไฟล์

Microsoft 365 อนุญาตให้มีตัวแก้ไขพร้อมกันสูงสุด 99 ตัวต่อเอกสาร

เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องการสลับไปใช้การอัปเดต Microsoft Teams จาก Skype และเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ และสำหรับผู้ที่ต้องการแบ่งทีมขนาดใหญ่ออกเป็นกลุ่มแก้ไขที่เล็กลง

ราคาและแผน

Microsoft 365 มีแผนธุรกิจแบบชำระเงินสามแผน ซึ่งสามารถเรียกเก็บเงินแบบรายปีหรือรายเดือน ดังที่แสดงด้านล่าง ความแตกต่างที่แท้จริงเพียงอย่างเดียวระหว่างแผนทั้งสามนั้นเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยและพื้นที่เก็บข้อมูล ดังนั้นบริษัทส่วนใหญ่จึงสามารถใช้เวอร์ชัน Business Basic ได้

Zoho WorkDrive

Writer ของ Zoho WorkDrive คือแพลตฟอร์มการสร้างและแก้ไขเอกสารออนไลน์แบบเรียลไทม์ที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีไฟล์จำนวนมากที่ต้องการการทำงานร่วมกันในอุปกรณ์ต่างๆ บ่อยครั้ง

อินเทอร์เฟซ "หน้าว่าง" ออกแบบมาเพื่อขจัดสิ่งรบกวนสมาธิขณะเขียนหรือแก้ไข สำหรับผู้ตรวจทานที่ต้องดำเนินการแก้ไขโดยละเอียดโดยเฉพาะ "โหมดโฟกัส" ของเครื่องมือจะไฮไลต์ข้อความเพียงบรรทัดเดียวในแต่ละครั้ง

Zoho ยังมาพร้อมกับผู้ช่วยเขียนเสมือน Zia ที่สแกนเอกสารเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และความสามารถในการอ่าน

ทำงานร่วมกับ Microsoft Word และ WordPress และมาพร้อมกับไลบรารีเทมเพลตสำหรับการร่างเอกสาร เช่น นโยบาย HR และคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม Zoho WorkDrive มีฟีเจอร์ “Content Mask” ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถซ่อนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือบางส่วนของเอกสารจากผู้ตรวจสอบที่เลือก “ล็อคเนื้อหา” ช่วยให้ผู้สร้างเอกสารเลือกได้ว่าส่วนใดของข้อความที่พวกเขาไม่ต้องการเปลี่ยน

คุณสมบัติเพิ่มเติมของ Zoho WorkDrive ได้แก่:

• เครื่องมือส่งข้อความแชทด่วน
• เคอร์เซอร์สด
• แก้ไขออฟไลน์
• เข้าถึงใบเสร็จรับเงินของผู้ทำงานร่วมกัน
• ความคิดเห็นและการแท็กผู้ใช้
• ติดตามการเปลี่ยนแปลง
• การรวมเอกสาร
• ลายเซ็นดิจิทัล

ราคาและแผน

Zoho WorkDrive เสนอแผนแบบชำระเงินสามแผนซึ่งสามารถชำระเป็นรายเดือนหรือรายปี สามารถซื้อพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมได้

กล่อง

Box คือเครื่องมือการแชร์เอกสารที่ปลอดภัยและทำงานร่วมกันโดยบริษัทชั้นนำอย่าง Coca-Cola, General Electric และ Olympus

ในอดีต Box เป็นเพียงระบบแชร์ไฟล์และพื้นที่จัดเก็บเท่านั้น แต่ปัจจุบันช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไขเอกสารใน Microsoft 365 และ Google Docs ได้พร้อมกัน

ให้การแก้ไขเอกสารทั้งภายในและภายนอก ไม่มีจำนวนผู้ใช้สูงสุด และให้พื้นที่จัดเก็บเอกสารไม่จำกัดใน Box Drive การแก้ไขจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ และผู้แก้ไขแต่ละคนจะมีสัญลักษณ์และความคิดเห็นเป็นรหัสสี

เมื่อเปรียบเทียบกับเครื่องมืออื่นๆ ในรายการนี้ Box มีการรวมแอพของบุคคลที่สามสูงสุด

ทำงานร่วมกับ Salesforce, Zoom, ทางเลือก Zoom ยอดนิยม, Slack, Microsoft 365 และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันในทีมอีกกว่า 1,400 แห่ง ทำให้เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมที่ต้องการสื่อสารผ่านวิดีโอหรือแชร์หน้าจอเมื่อทำการแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ยังเป็นหนึ่งในเครื่องมือไม่กี่อย่างในรายการนี้ที่สามารถโทรผ่านวิดีโอเมื่อรวมเข้ากับ Zoom

คุณสมบัติเพิ่มเติม ได้แก่ :

• แถบค้นหาไฟล์และไดรฟ์
• การล็อกและปลดล็อกไฟล์
• การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร
• การแก้ไขและการเข้าถึงเอกสารออฟไลน์
• การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย
• สอดคล้องกับไฮเทคและ HIPAA

ราคาและแผน

Box มีแผนธุรกิจแบบชำระเงินสี่แผน โดยแต่ละแผนจะจ่ายเป็นรายปีหรือรายเดือน บริษัทส่วนใหญ่จะให้บริการแผน Business Plus ได้ดีที่สุด

กระดาษดรอปบ็อกซ์

Dropbox Paper นั้นคล้ายกับระบบการทำงานร่วมกันของ Box ซึ่งในอดีต Dropbox เป็นเพียงเครื่องมือในการจัดเก็บและแชร์ไฟล์เท่านั้น

Dropbox Paper เป็นเครื่องมือแก้ไขเอกสารฟรีที่ช่วยให้ผู้ใช้แก้ไขและแนะนำได้แบบเรียลไทม์ เช่นเดียวกับ Zoho WorkDrive อินเทอร์เฟซของ Dropbox Paper จะไม่กระจัดกระจายและปราศจากสิ่งรบกวน เช่น เมนูและแถบเครื่องมือ ซึ่งจะใช้ได้เฉพาะเมื่อมีการเน้นข้อความเฉพาะ

นอกเหนือจากการแก้ไขบรรทัดแบบสดแล้ว ผู้ใช้ยังสามารถใช้คุณลักษณะความคิดเห็นและการแท็กเพื่อให้คำแนะนำในแถบด้านข้าง พวกเขายังสามารถทำเครื่องหมายความคิดเห็นว่ายังไม่ได้อ่าน และแก้ไขและลบความคิดเห็นที่ผ่านมา ประวัติความคิดเห็นก็มีให้เช่นกัน

ในขณะที่เครื่องมือแก้ไขไฟล์โดยหลักแล้ว Dropbox Paper ยังมีไทม์ไลน์ของโครงการอีกด้วย ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการกำหนดเวลา ใช้คุณลักษณะการจัดการงาน และกำหนดเหตุการณ์สำคัญของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าความรับผิดชอบมีความชัดเจน

เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจที่ต้องการโครงร่างเอกสารเฉพาะ มีผู้คนจำนวนมากที่ทำงานร่วมกันในไฟล์ และผู้ที่ต้องใช้รูปภาพและ URL อย่างมากในการสร้างเนื้อหา

คุณสมบัติเพิ่มเติมของ Dropbox ได้แก่:

• การแจ้งเตือนความคิดเห็นแบบเรียลไทม์
• แถบค้นหา
• ไลบรารีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า
• แป้นพิมพ์ลัดสำหรับการจัดรูปแบบเอกสาร
• การแสดงความเห็นอิโมจิ
• การแทรกรูปภาพแบบลากและวาง
• การสร้างคลังภาพอัตโนมัติ
• การฝังลิงค์
• ความสามารถในการเชื่อมต่อเอกสารหลายฉบับ

กระดาษใช้งานได้ฟรี 100%

Bit.ai

Bit.ai เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบ end-to-end กับผู้ใช้ในกว่า 100 ประเทศรวมถึงบริษัทที่มีชื่อเสียงเช่น Canon, MIT และ Accenture

นอกเหนือจากการแก้ไขแบบเรียลไทม์แล้ว Integrated Smart Documents ของ Bit.ai ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มเนื้อหาจาก Google Drive, ไฟล์ระบบคลาวด์, เว็บลิงก์, SharePoint, Box และอื่นๆ เอกสารบิตเข้ากันได้กับไฟล์หลายประเภท รวมทั้ง PowerPoints, Excel, Word และอื่นๆ

ผู้ใช้ยังสามารถเชื่อมโยงเอกสารเพื่อการจัดระเบียบไฟล์ที่ดีขึ้น และเข้าถึงการติดตามเอกสารอัจฉริยะในระหว่างกระบวนการตรวจสอบ ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับระดับการมีส่วนร่วมจากผู้ทำงานร่วมกันภายนอก เพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ผู้ใช้สามารถกำหนดวันหมดอายุสำหรับไฟล์ภายในและภายนอกได้

ไฟล์ถูกจัดระเบียบตามพื้นที่ทำงานและจัดเรียงในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย หน้า Wiki ทำให้การค้นหาเนื้อหาที่ผ่านมาและการตอบคำถามทั่วไปเป็นเรื่องง่าย ประวัติเวอร์ชันเอกสารไม่ จำกัด และการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามก็มีให้เช่นกัน

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่ามันไม่มีเครื่องมือส่งข้อความแชท เช่น ทางเลือกของ Slack เช่น Chanty และ Twist

Bit.ai ทำงานได้ดีสำหรับทีมที่มักใช้ซ้ำและนำเนื้อหาในอดีตมาใช้ซ้ำ เช่นเดียวกับธุรกิจที่มักทำงานร่วมกับบรรณาธิการภายนอกองค์กร

คุณสมบัติเพิ่มเติม ได้แก่ :

• ร่วมเขียน
• แก้ไขไลน์สด
• การผสานรวมกับ Github, Miro และแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย
• ไลบรารีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า
• อัปโหลดเนื้อหาที่ผ่านมาไปยังเอกสารใหม่
• การแจ้งเตือนการแก้ไขรหัสสี
• กล่าวถึง
• คุณสมบัติการแสดงความคิดเห็น

ราคาและแผน

ความคิด

Notion เป็นแอปการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ออกแบบมาเพื่อแทนที่เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ยอดนิยมต่างๆ เช่น Trello, Confluence และ Asana

มีอินเทอร์เฟซที่ปรับแต่งได้มากที่สุดของเครื่องมือใดๆ ในรายการนี้ ให้ผู้ใช้สร้างระบบจัดระเบียบไฟล์ในแถบด้านข้าง เพิ่มรายการการดำเนินการ และสร้างแท็กและป้ายกำกับสำหรับไฟล์

นอกเหนือจากคุณสมบัติมาตรฐาน เช่น การเขียนร่วมและการแก้ไขแบบสดแล้ว Notion ยังมีประวัติเวอร์ชัน สมาชิกในทีมเข้าถึงเอกสารได้ไม่จำกัด และตัวเลือกมุมมองที่หลากหลาย

เหมาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องการรวมจำนวนโปรแกรมซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่พวกเขากำลังใช้อยู่ แต่ยังต้องการคุณลักษณะการทำงานร่วมกันของโครงการ

คุณสมบัติเพิ่มเติมของ Notion ได้แก่ :

• อินเทอร์เฟซที่ปราศจากสิ่งรบกวน
• เวอร์ชันมือถือและเดสก์ท็อป
• แป้นพิมพ์ลัด
• การแท็กผู้ใช้
• คุณสมบัติการแสดงความคิดเห็น
• วันที่ครบกำหนด
• การแจ้งเตือน
• การจัดระเบียบเนื้อหาแบบลากและวาง
• รูปแบบกระดานคัมบังและรายการสิ่งที่ต้องทำ
• ไลบรารีเทมเพลต

ราคาและแผน

Notion เสนอแผนบริการฟรีหนึ่งแผนและแผนชำระเงินสามแผน โดยเรียกเก็บเงินรายเดือนหรือรายปี เครื่องมือการทำงานร่วมกันในไฟล์ที่สำคัญที่สุดมาพร้อมกับแผนทีมหรือองค์กร

การใช้ซอฟต์แวร์วิดีโอเพื่อแก้ไขตามเวลาจริง

นอกจากเครื่องมือในการทำงานร่วมกันของเอกสารข้างต้นแล้ว ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บยังสามารถใช้เพื่อแก้ไขไฟล์แบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย

คุณสมบัติต่างๆ เช่น การแชร์หน้าจอ เครื่องมือไวท์บอร์ด และการควบคุมเดสก์ท็อประยะไกลช่วยให้พนักงานหลายสิบคนสามารถเข้าถึงและแก้ไขไฟล์ได้พร้อมๆ กัน โดยใช้ประโยชน์จากการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน

การเปรียบเทียบเครื่องมือยอดนิยมอย่าง Zoom กับ WebEx แบบเทียบเคียงกันช่วยให้ประเมินว่าเครื่องมือวิดีโอคอลใดที่เหมาะกับทีมของคุณได้ง่ายขึ้น