ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและคุณประโยชน์

ข้อมูลเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจของคุณในทุกธุรกิจ หมดยุคแล้วที่บริษัทต่างๆ เคยบันทึกข้อมูลลงในหนังสือ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีฐานข้อมูลที่ปลอดภัยสำหรับจัดเก็บเอกสารของคุณ

ทุกๆ วัน มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมากในบริษัท นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องการซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ นี่คือรายการซอฟต์แวร์การจัดการที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูลที่เหมาะกับบริษัทของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมาย

สำนักงานกฎหมายไม่ได้อยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ทนายความสามารถจัดเก็บเอกสารของตนให้เป็นระเบียบและค้นหาได้ง่ายโดยใช้ LexWorkplace ผลิตภัณฑ์บนคลาวด์นี้ช่วยให้สำนักงานกฎหมายมีเอกสารต่างๆ

สำนักงานกฎหมายทุกแห่งควรมีเพราะว่า

• มันนำเสนอโซลูชั่นที่ดีกว่าโฟลเดอร์หน้าต่าง
• เป็นระบบที่ดีกว่าสำหรับสำนักงานกฎหมายในการจัดการเอกสารมากกว่า S: Drive
• ให้บริการโซลูชั่นการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ได้รับการอัพเกรด
• เหมาะสำหรับสำนักงานกฎหมายทุกขนาด

M-ไฟล์

M-Files เป็นเครื่องมือ DMS ที่ผสมผสานความปลอดภัย ระบบอัตโนมัติ และประสิทธิภาพเข้าด้วยกัน โดยจะรวมไฟล์ธุรกิจของคุณทั้งหมดจากแผนกต่างๆ ไว้ในคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อันเดียว ทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลจากแผนกใด ๆ ได้อย่างง่ายดายทันที

ซอฟต์แวร์จะจัดเก็บเอกสารที่ทันสมัยที่สุดเพื่อให้มั่นใจว่าสามารถเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องมากที่สุดได้ นอกจากนี้ยังช่วยปรับใช้การเข้าถึงและการเข้ารหัสขั้นสูงเพื่อควบคุมไฟล์ที่ละเอียดอ่อนที่สุด

แม้ว่าจะซับซ้อน แต่ก็ยอดเยี่ยมสำหรับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถแชร์และแก้ไขและตรวจสอบเอกสารเพื่อขออนุมัติตามหลักเกณฑ์ในที่ทำงานของคุณ

เทมเพลต

Templafy ไม่เพียงแต่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็น DMS ที่มีประสิทธิภาพมากอีกด้วย โดยจะจัดเก็บไฟล์ของบริษัทไว้ในไลบรารีที่เชื่อมโยงกันซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมติดตามการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์

ด้วย Templafy คุณสามารถสร้างเอกสารทางธุรกิจต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยใช้เทมเพลตที่กำหนดเอง เครื่องมือนี้สร้างไฟล์สำคัญโดยอัตโนมัติ เช่น สัญญา HR, NDA และอีเมลบริการ

ซอฟต์แวร์นี้ยังชาญฉลาดเนื่องจากสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการสร้างทั้งหมดโดยใช้เครื่องมือและคุณสมบัติการปรับแต่ง สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกันในไฟล์และแก้ไขโดยอัตโนมัติโดยให้ผู้ใช้ดำเนินการ

บันทึกกระดาษ

Papersave เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่เป็นนวัตกรรมและใช้งานง่ายที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ไม่ว่าจะมีขนาดเท่าใด ก็สามารถจัดการไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซอฟต์แวร์ยังสามารถบันทึกคุณสมบัติเอกสารได้ตลอดเวลา

เหมาะที่สุดในโซลูชัน ERP และ CRM เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้สามารถจับไฟล์จากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ ด้วยฟังก์ชันการค้นหาที่ใช้งานง่าย คุณจึงสามารถเรียกดูเอกสารที่คุณต้องการได้

เนื่องจากการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่แข็งแกร่ง คุณสามารถติดตามไฟล์และติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ดำเนินการกับไฟล์ในขณะเดียวกันก็ให้อำนาจคุณในการมอบหมายสิทธิ์เฉพาะให้กับทีมของคุณ

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาก่อนเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

มีหลายสิ่งที่คุณต้องพิจารณาก่อนเลือก DMD;

• การใช้งาน : อันดับแรก คุณต้องพิจารณาว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์อย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายซึ่งง่ายต่อการใช้งานและเข้าใจ
• คุณสมบัติ : เครื่องมือเหล่านี้ส่วนใหญ่นำเสนอคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมแก่ผู้ใช้ เช่น การแชร์ไฟล์ นี่เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมเนื่องจากช่วยให้ทีมสามารถดูไฟล์พร้อมกัน แก้ไขและทำงานร่วมกันได้
• ติดตามการเปลี่ยนแปลง : ซอฟต์แวร์ที่ดีจะช่วยให้คุณสามารถติดตามไฟล์ได้แบบเรียลไทม์ ซอฟต์แวร์ควรเก็บถาวรเอกสารเวอร์ชันเก่าเพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันเก่าได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง : คุณสามารถแปลงไฟล์เป็นดิจิทัลได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายเมื่อใช้ OCR ซอฟต์แวร์ควรช่วยให้สแกนไฟล์ได้ง่าย

ข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารในบริษัทของคุณ

การลงทุนใน DMS นั้นคุ้มค่าเนื่องจากเป็นรากฐานของบริษัทที่ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มผลผลิตทางธุรกิจอีกด้วย นี่คือประโยชน์หลักของ DMS ในธุรกิจของคุณ

ลดพื้นที่จัดเก็บ

สถานที่ประกอบธุรกิจเชิงพาณิชย์มีค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้นการมีที่เก็บเอกสารของคุณอาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า เครื่องมือ DMS มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากจะช่วยลดพื้นที่ที่คุณจะใช้ในการซ่อมตู้เก็บเอกสาร ดังนั้น DMS เหล่านี้จึงเป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดเก็บข้อมูล และจะช่วยประหยัดพื้นที่ในสำนักงานของคุณ หากบริษัทของคุณต้องมีฉบับพิมพ์ คุณสามารถเก็บไว้ในสถานที่อื่นที่ราคาถูกกว่าได้ เช่น ห้องนิรภัย

เพิ่มความปลอดภัย

การรักษาความปลอดภัยของเอกสารถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทใดๆ เนื่องจากข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำเป็นต้องมีการปกป้อง เมื่อเปรียบเทียบกับฉบับพิมพ์ DMS ให้การรักษาความปลอดภัยที่ดีกว่าสำหรับไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน เนื่องจากคุณสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารดังกล่าวได้

นอกจากนี้ DMS ยังทิ้งร่องรอยว่าใครดูไฟล์ เมื่อตรวจสอบ และหากมีการแก้ไขหรือไม่ คุณยังสามารถแท็กการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับเอกสารที่ละเอียดอ่อนได้

ง่ายต่อการดึงเอกสาร

การค้นหาและการเรียกค้นไฟล์อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังค้นหาไฟล์จำนวนมาก พนักงานส่วนใหญ่ใช้เวลาค้นหาและจัดระเบียบเอกสารที่พิมพ์ออกมาอย่างเหมาะสม สิ่งนี้ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและจำกัดการเติบโต เนื่องจากพนักงานอาจพลาดเอกสารที่วางผิดที่

อย่างไรก็ตาม ด้วย DMS คุณอาจไม่ต้องกังวลว่าเอกสารสูญหายหรือวางผิดที่ ซอฟต์แวร์ช่วยคุณประหยัดเวลาเนื่องจากต้องใช้คำสั่งในการดึงไฟล์ คุณยังสามารถเข้าถึงเอกสารจากระยะไกลได้หากคุณมีการเชื่อมต่อเครือข่าย

การสำรองข้อมูลที่ดีกว่าในกรณีเกิดภัยพิบัติ

DMS ส่วนใหญ่มีแผนสำรองและกู้คืนข้อมูลในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ ด้วยการสำรองข้อมูลแบบดิจิทัล เอกสารของคุณจะปลอดภัยจากไฟไหม้ น้ำท่วม หรือภัยพิบัติอื่นๆ คุณสามารถติดตามเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายเมื่อใช้เครื่องมือการจัดการเอกสาร ด้วยคุณสมบัติการติดตามเอกสาร จึงไม่มีโอกาสที่จะสูญหายหรือวางเอกสารสำคัญผิดที่หลังจากการดู

เพิ่มผลผลิต

คุณจะประหยัดเวลาได้มากด้วย DMS ซึ่งแปลเป็นการเพิ่มผลผลิต เนื่องจากการติดตามเอกสารเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย คุณจะเพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงานและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า DMS จะมอบสิทธิประโยชน์เหล่านี้ให้กับธุรกิจของคุณ

• ความสามารถในการแข่งขัน
• ความสงบจิตสงบใจ
• ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีขึ้น
• ความยืดหยุ่น

บทสรุป

คุณควรได้รับ DMS ที่ปรับแต่งสำหรับธุรกิจของคุณเพื่อช่วยให้การจัดการไฟล์ในธุรกิจของคุณง่ายขึ้น หากคุณต้องการเพิ่มผลผลิต เพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงาน และรักษาความสามารถในการแข่งขัน รับโซลูชันการจัดการเอกสารที่คุ้มค่าซึ่งเหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ มันจะช่วยปรับปรุงความต้องการทางธุรกิจของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณจะยังคงมีประสิทธิผลและผลกำไร