ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการปรับใช้ RPA ประสบความสำเร็จด้วยเคล็ดลับเหล่านี้

องค์กรต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี Robotic Process Automation (RPA) เพื่อทำให้งานที่น่าเบื่อและซ้ำซากจำเจดำเนินการโดยมนุษย์โดยอัตโนมัติ การทำเช่นนั้นสามารถส่งผลให้ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน และเพิ่มผลผลิต อย่างไรก็ตาม การวางแผน การดำเนินการ และการกำกับดูแลที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อการบรรลุผลประโยชน์เหล่านี้ผ่านการปรับใช้ RPA ที่ประสบความสำเร็จ

หากองค์กรของคุณกำลังพิจารณาการนำ RPA ไปใช้ คุณอาจขอคำแนะนำจากบริษัทที่ปรึกษา เช่น บริการให้คำปรึกษา RPA จาก 1Rivet บริการให้คำปรึกษาเหล่านี้สามารถให้คำแนะนำ คำแนะนำ และการสนับสนุนอย่างมืออาชีพเพื่อช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จในการปรับใช้ RPA

หากคุณพร้อมที่จะก้าวไปข้างหน้ากับ RPA โปรดอ่านต่อเพื่อให้แน่ใจว่าการติดตั้งของคุณจะประสบความสำเร็จ

• ทำการวิเคราะห์กระบวนการอย่างถี่ถ้วน

เพื่อให้แน่ใจว่าการริเริ่ม RPA ประสบความสำเร็จ การดำเนินการวิเคราะห์กระบวนการอย่างถี่ถ้วนก่อนเริ่มต้นเป็นสิ่งที่จำเป็น ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการระบุกระบวนการที่เหมาะสมสำหรับ ระบบอัตโนมัติ และการประเมินความเหมาะสมสำหรับ RPA เมื่อทำเช่นนี้ บริษัทต่างๆ สามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขากำลังมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานที่สามารถก่อให้เกิดประโยชน์ที่สำคัญที่สุดจากระบบอัตโนมัติ

เมื่อทำการวิเคราะห์กระบวนการอย่างถี่ถ้วน ให้ระบุกระบวนการที่ทำซ้ำ ปริมาณมาก และตามกฎ กระบวนการดังกล่าวมักเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับระบบอัตโนมัติ และสามารถให้ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ได้มาก เมื่อระบุกระบวนการที่เป็นไปได้แล้ว ให้ตรวจสอบความเหมาะสมสำหรับ RPA โดยชั่งน้ำหนักปัจจัยต่างๆ เช่น ความซับซ้อนของกระบวนการ ความหลากหลายของข้อมูล และการจัดการข้อยกเว้น เพื่อยืนยันว่า RPA เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมหรือไม่

หลังจากระบุกระบวนการที่เหมาะสมแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทำแผนที่อย่างถูกต้อง มันเกี่ยวข้องกับการบันทึกแต่ละขั้นตอนในกระบวนการ รวมถึงจุดตัดสินใจและการจัดการข้อยกเว้น ด้วยการทำเช่นนี้ บริษัทสามารถรับประกันความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการและระบุจุดที่สามารถนำระบบอัตโนมัติไปใช้ได้

• กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปรับใช้ RPA ที่ประสบความสำเร็จ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้ ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัท และกำหนดเมตริกประสิทธิภาพสำหรับการวัดความสำเร็จ

แนวคิดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติบนตู้เครือข่ายเบลอๆ โครงการใหม่ 2020

เมื่อกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้ บริษัทต่างๆ จะต้องระบุงานหรือกระบวนการที่บอท RPA จะทำโดยอัตโนมัติและกำหนดเป้าหมายเพื่อประโยชน์ที่คาดหวัง จำเป็นต้องระบุวัตถุประสงค์เหล่านี้ให้ชัดเจนด้วยเงื่อนไขที่สามารถวัดผลได้ เช่น การลดเวลาดำเนินการลงเป็นเปอร์เซ็นต์หรือเพิ่มระดับความแม่นยำ ยิ่งไปกว่านั้น การตรวจสอบความสอดคล้องของวัตถุประสงค์ RPA เหล่านี้กับเป้าหมายทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการทำให้มั่นใจว่าการนำ RPA ไปใช้สนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้นขององค์กร เช่น การลดต้นทุน การปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน หรือการเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า

เมื่อสร้างเมตริกประสิทธิภาพเพื่อ วัดความสำเร็จ บริษัทต่างๆ ควรระบุตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่พวกเขาจะใช้วัดประสิทธิภาพของบอต RPA พวกเขาควรจัดเมตริกเหล่านี้ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้และได้รับการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าการนำ RPA ไปใช้นั้นให้ประโยชน์ตามที่คาดหวังไว้

• เลือกเครื่องมือ RPA และผู้ขายที่เหมาะสม

หลังจากกำหนดวัตถุประสงค์และวิเคราะห์กระบวนการแล้ว ขั้นตอนต่อมาเกี่ยวข้องกับการเลือกเครื่องมือ RPA และผู้ขายที่เหมาะสม กล่าวคือ เมื่อเลือกเครื่องมือ RPA ที่เหมาะสม ให้ประเมินคุณลักษณะและฟังก์ชันของเครื่องมือที่สามารถตอบสนองความต้องการและข้อกำหนดเฉพาะของบริษัทได้

การประเมินความสามารถ ประสบการณ์ และบริการสนับสนุนของผู้จำหน่าย RPA ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ขั้นตอนนี้รวมถึงการตรวจสอบความเชี่ยวชาญทางเทคนิคของผู้ขาย วิธีการดำเนินการ และบริการสนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถนำเสนอการนำ RPA ไปใช้ได้อย่างประสบความสำเร็จ

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มประสิทธิภาพการลงทุน RPA โดยการเจรจาเงื่อนไขและค่าใช้จ่ายด้านสิทธิ์การใช้งานที่เหมาะสม อาจเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจรูปแบบการให้สิทธิ์การใช้งาน การต่อรองราคา และการสรุปเงื่อนไขของสัญญา

• สร้างรูปแบบการกำกับดูแลที่เข้มแข็ง

เช่นเดียวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ การสร้างโมเดลการกำกับดูแลที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปรับใช้ RPA ที่ประสบความสำเร็จ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ บริษัทต่างๆ ต้องพัฒนากรอบการกำกับดูแลซึ่งระบุผู้รับผิดชอบในการพัฒนา ปรับใช้ และบำรุงรักษาเทคโนโลยี RPA

จำเป็นต้องระบุหน้าที่และความรับผิดชอบสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายที่เข้าร่วมในกระบวนการ RPA ซึ่งรวมถึงนักพัฒนา RPA นักวิเคราะห์ธุรกิจ และผู้เชี่ยวชาญด้านไอที ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้ต้องทราบงานและความรับผิดชอบเฉพาะของตนเพื่อให้แน่ใจว่าการนำ RPA ไปใช้เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากการกำหนดบทบาทแล้ว บริษัทต่างๆ ยังต้องใช้การควบคุมที่รัดกุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัย ขั้นตอนนี้สามารถเกี่ยวข้องกับการสร้างนโยบายและโปรโตคอลเพื่อตรวจสอบและควบคุมการรับเข้าระบบ RPA และแนะนำมาตรการเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

• สร้างทีม RPA ที่มีทักษะ

บริษัทต่างๆ สามารถมั่นใจได้ว่าความคิดริเริ่ม RPA ของพวกเขาได้รับการสนับสนุนอย่างเหมาะสม และสามารถบรรลุศักยภาพสูงสุดได้โดยการสร้างทีม RPA ที่มีทักษะ ทีมงานที่มีความสามารถยังสามารถช่วยระบุโอกาสใหม่ ๆ ของระบบอัตโนมัติและผลักดันการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในกระบวนการ RPA ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการผสมผสานระหว่างความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคและธุรกิจเพื่อสร้างทีม RPA ที่ประสบความสำเร็จ

ทีมงานที่มีทักษะอาจรวมถึงนักพัฒนา RPA นักวิเคราะห์ธุรกิจ และบุคลากรสนับสนุนที่มีทักษะในการวิเคราะห์กระบวนการ ระบบอัตโนมัติ และการพัฒนาซอฟต์แวร์ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องจ้างหรือฝึกอบรมบุคคลที่คุ้นเคยกับกระบวนการของบริษัท ซึ่งสามารถทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจเพื่อระบุโอกาสสำหรับระบบอัตโนมัติ

นอกจากการจ้างคนที่เหมาะสมแล้ว การเรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่องสำหรับทีมก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน การทำเช่นนี้อาจรวมถึงการให้สิทธิ์เข้าถึงโปรแกรมการฝึกอบรมและการรับรอง และเสนอโอกาสในการมีส่วนร่วมในโครงการที่กระตุ้นและรับประสบการณ์ตรงด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย

บทสรุป

โดยรวมแล้ว RPA ให้ประโยชน์มากมายสำหรับบริษัทที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของตน หากคุณวางแผนที่จะใช้ RPA ในธุรกิจของคุณ ให้ทำตามคำแนะนำด้านบนเพื่อให้แน่ใจว่าการปรับใช้ RPA จะประสบความสำเร็จ