สุดยอดเคล็ดลับและเทคนิค Evernote ในการใช้งานอย่างมืออาชีพ

Evernote เป็นแอปจดบันทึกและจัดการงานยอดนิยมที่มีผู้ใช้หลายล้านคนทั่วโลก มันสามารถช่วยให้คุณจดจำสิ่งต่างๆ สร้างสิ่งที่ต้องทำสำหรับงานสำคัญ บันทึกหน้าเว็บสำหรับใช้ในภายหลัง สแกนเอกสารสำคัญเพื่อให้สะดวกเมื่อคุณต้องการ และอื่นๆ

นอกจากนี้ Evernote ยังรองรับการทำงานร่วมกับแอพและบริการของบุคคลที่สามและนำเสนอคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายที่ขยายการทำงานเพิ่มเติม ด้วยเหตุนี้ การรู้จักคุณลักษณะเหล่านี้และวิธีใช้งานจึงสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์มากและมีประโยชน์หากคุณใช้ Evernote เป็นประจำ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและลูกเล่น Evernote ทั้งหมดที่คุณต้องรู้เพื่อให้เชี่ยวชาญ Evernote และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล คุณลักษณะและเคล็ดลับบางอย่างเหล่านี้ใช้ได้กับทั้งเวอร์ชันเดสก์ท็อปและเวอร์ชันมือถือของ Evernote ในขณะที่คุณสมบัติอื่น ๆ จะจำกัดเฉพาะเวอร์ชันเว็บเท่านั้น

1. ใช้ Evernote Web Clipper เพื่อบันทึกสิ่งต่างๆ ลงในบัญชี Evernote ของคุณ

หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Evernote คือความสามารถในการบันทึกสิ่งต่างๆ จากอินเทอร์เน็ตโดยตรงไปยังบัญชี Evernote ของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณใช้ Evernote เป็นแอปแบบอ่านทีหลังได้ ซึ่งคุณสามารถบันทึกทุกอย่างตั้งแต่หน้าเว็บไปจนถึงบทความและ PDF ได้ด้วยการคลิกง่ายๆ

สิ่งที่คุณต้องใช้คุณสมบัตินี้คือ Evernote Web Clipper ดาวน์โหลดและติดตั้งส่วนขยายเบราว์เซอร์ Web Clipper ลงในเบราว์เซอร์ของคุณ จากนั้น เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการบันทึกสิ่งที่น่าสนใจบนอินเทอร์เน็ต เพียงคลิกที่ไอคอนส่วนขยายและกดบันทึก

Web Clipper ยังให้คุณถ่ายภาพหน้าจอ คุณจึงไม่พลาดทุกสิ่งที่สำคัญ เมื่อจับภาพแล้ว คุณยังสามารถใส่คำอธิบายประกอบภาพหน้าจอและบันทึกได้

2. ค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้การค้นหาขั้นสูง

ในส่วนบนของแอพ Evernote คุณมีแถบค้นหาที่คุณสามารถกำหนดและเพิ่มตัวกรองในการค้นหาของคุณได้ หากคุณเขียนคำว่า "tag : ," หน้าการค้นหาของคุณ ข้อความนั้นจะแสดงเฉพาะโน้ตที่มีแท็กเฉพาะนั้น และถ้าคุณนำหน้าด้วยเครื่องหมายลบ ("-tag:") ก็จะไม่รวมการค้นพบที่เข้ากันได้ทั้งหมด .

นอกจากนี้ยังใช้อักขระเครื่องหมายดอกจัน (“*”) เป็นสัญลักษณ์แทน ตัวอย่างเช่น หากคุณค้นหา “แท็ก:*” ก็จะพบโน้ตที่คุณแท็กทั้งหมด ต้องการตรวจสอบบันทึกจาก 30 วันล่าสุดหรือไม่ เพียงพิมพ์ “created: day-30” ในแถบค้นหา เท่านี้คุณก็จะได้

ตัวดำเนินการอื่นๆ บางตัวที่คุณสามารถใช้ได้ ได้แก่:

• intitle: ค้นหาภายในชื่อเรื่องของโน้ต
• อัปเดต: ค้นหาบันทึกย่อที่อัปเดตในหรือหลังวันที่ที่ระบุ
• สิ่งที่ต้องทำ: ค้นหาโน้ตที่มีช่องทำเครื่องหมายตั้งแต่หนึ่งช่องขึ้นไป
• ประกอบด้วย: ค้นหาบันทึกย่อตามประเภทของเนื้อหาที่มี

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Evernote ขั้นสูงที่นี่

3. รวมโน้ตหลายโน้ตเป็นโน้ตเดียว

หากคุณมีโน้ตที่คล้ายกันจำนวนมากในสมุดบันทึก Evernote ของคุณ คุณสามารถรวมเป็นโน้ตเดียวได้ การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่นำโน้ตที่คล้ายกันมารวมกันเท่านั้น แต่ยังทำให้โน้ตบุ๊กของคุณเป็นระเบียบอีกด้วย ซึ่งทำให้การจัดการง่ายขึ้น

Evernote รองรับคุณสมบัติการผสานในเวอร์ชันเดสก์ท็อป และการรวมบันทึกย่อของคุณทำได้ค่อนข้างง่าย เลือกบันทึกย่อสองรายการขึ้นไปที่คุณต้องการผสาน แล้วแตะปุ่มผสาน (ไอคอนลูกศรรวมกัน) ในกล่องสีน้ำเงินที่ด้านล่างของหน้า

ตอนนี้ ในเมนูป๊อปอัป ให้คลิกที่จุดจับลาก (ทางด้านซ้ายของโน้ต) แล้วลากและวางโน้ตตามลำดับที่คุณต้องการให้โน้ตปรากฏ ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก Keep a copy of original notes และเลือก Merge notes

4. สร้างงาน

นอกเหนือจากการใช้ Evernote เพื่อจดบันทึกสิ่งต่าง ๆ แล้ว คุณยังสามารถใช้เพื่อติดตามสิ่งที่ต้องทำของคุณได้อีกด้วย หากคุณกำลังมองหาโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับความต้องการในการจดบันทึกและการจัดการงานทั้งหมดของคุณ นี่คือวิธีที่สมบูรณ์แบบในการดำเนินการ

Evernote ให้คุณสร้างงานในแอพทั้งหมดรวมถึงเว็บ ในการเพิ่มงานใหม่ ให้เปิดบันทึกย่อใหม่หรือบันทึกที่มีอยู่ แล้วคลิกที่ปุ่ม แทรก เลือก งาน และกรอกข้อมูลอย่างเหมาะสม

หรือคุณสามารถกดปุ่มใหม่ เลือก งาน จากตัวเลือก และป้อนรายละเอียดของงานเพื่อสร้างงาน

5. ใช้เทมเพลตเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เทมเพลตเป็นบันทึกย่อที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งช่วยให้คุณสร้างบันทึกได้ทันที คุณจึงเริ่มเพิ่มเนื้อหาลงในบันทึกได้ทันที Evernote เสนอคอลเลกชันของเทมเพลตบันทึกสำหรับกรณีการใช้งานต่างๆ ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ตามความต้องการของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการวางแผนกำหนดการเดินทาง มีเทมเพลตสำหรับปฏิทินการเดินทางที่มีประโยชน์ ในทำนองเดียวกัน Evernote ยังมีเทมเพลตสำหรับภาพรวมโครงการ วาระการประชุม และการทำงานให้เสร็จ รวมถึงหมวดหมู่อื่นๆ ที่คุณสามารถลองใช้ได้

6. บันทึกอีเมลไปยัง Evernote

เช่นเดียวกับการบันทึกรายการจากเว็บ คุณยังสามารถใช้ Evernote เพื่อบันทึกอีเมลที่สำคัญ เช่น อีเมลสำหรับการจองการเดินทาง ประกาศ หรืออื่นๆ ที่คุณได้รับในอีเมลของคุณ เพื่อเข้าถึงได้อย่างสะดวกจากทุกที่ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าคุณต้องสมัครสมาชิก Evernote แบบชำระเงินเพื่อใช้คุณสมบัตินี้

การบันทึกอีเมลใน Evernote จะเกี่ยวข้องกับที่อยู่อีเมล Evernote ของคุณ ซึ่งคุณจะพบได้ในการตั้งค่าบัญชีของคุณ ขีดจำกัดการบันทึกอีเมลปัจจุบันของ Evernote อยู่ที่ 200 (รายวัน)

เมื่อคุณพบที่อยู่อีเมล Evernote แล้ว ให้เปิดอีเมลที่คุณต้องการบันทึกและส่งต่อไปยังที่อยู่ Evernote ของคุณ หลังจากบันทึกแล้ว คุณจะพบว่าเป็นโน้ตใหม่ที่มีหัวเรื่องอีเมลเป็นชื่อเรื่อง คุณยังสามารถใช้ส่วนขยายบางอย่างที่ส่วนท้ายของบรรทัดเรื่องเพื่อระบุสมุดบันทึกที่คุณต้องการบันทึกอีเมล

• !Reminder: เพื่อตั้งค่าการเตือนสำหรับอีเมล
• @ชื่อสมุดบันทึก: เพื่อบันทึกอีเมลไปยังสมุดบันทึกเฉพาะ

7. สร้าง Notebook Stack

สแต็กใน Evernote คือชุดของสมุดบันทึกที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบสมุดบันทึกของคุณ หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างสแต็กตามหมวดหมู่ เช่น วัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างสแต็คสำหรับบันทึกส่วนตัว บันทึกการทำงาน วารสาร หรือแม้แต่บล็อก

หากต้องการสร้างกลุ่มสมุดบันทึก ให้เปิดสมุดบันทึก คลิกที่ปุ่ม การทำงานเพิ่มเติม ถัดจากสมุดบันทึกที่คุณต้องการเพิ่มลงในกองซ้อน แล้วเลือก เพิ่มไปยังกองซ้อน จากเมนู เลือก New stack เพื่อสร้าง stack ใหม่และตั้งชื่อที่เหมาะสม จากนั้น คุณสามารถเพิ่มสมุดบันทึกใหม่ลงในสแต็กได้โดยเลือก การทำงานเพิ่มเติม และเลือก เพิ่มในสแต็ ก จากตัวเลือก

8. ส่งออกบันทึกย่อเป็น PDF

ในบางครั้ง อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการบันทึกโน้ตลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ—บางทีเพื่อแบ่งปันกับผู้อื่นหรือเปิดให้เข้าถึงได้ง่ายแม้ในขณะออฟไลน์ ด้วย Evernote คุณสามารถทำได้โดยส่งออกบันทึกย่อของคุณเป็น PDF

ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการส่งออกโน้ตเดียวหรือหลายโน้ต เปิด เปิดโน้ต หรือเลือกตามลำดับ คลิกปุ่ม การทำงานเพิ่มเติม ถัดจากโน้ต แล้วเลือก ส่งออกเป็น PDF เลือกตัวเลือกหน้าตามความต้องการของคุณ แล้วคลิก ส่งออก

9. ดูประวัติโน้ต

ประวัติโน้ตเป็นคุณสมบัติที่มีให้สำหรับผู้ใช้ Evernote ระดับพรีเมียมเท่านั้น ถ่ายภาพบันทึกย่อและคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัย มีประโยชน์มากเพราะโดยปกติแล้ว หากคุณอัปโหลดโน้ตเวอร์ชันใหม่กว่า คุณจะเข้าถึงได้เฉพาะเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น ในขณะเดียวกัน ด้วยคุณสมบัตินี้ คุณจะสามารถเข้าถึงเวอร์ชันที่ผ่านมาทั้งหมดได้อย่างไม่จำกัด

คุณลักษณะประวัติโน้ตจะตรวจสอบบัญชี Evernote หลายครั้งต่อวัน หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ก็จะอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ โปรดทราบว่าสิ่งนี้จะไม่บันทึกเอกสารโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง

หากคุณมีสมุดบันทึกที่แชร์ นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ผู้อื่นทำ คุณจะสามารถเข้าถึงเวอร์ชันก่อนหน้าเพื่อดูว่าโน้ตมีความคืบหน้าอย่างไร และหากคุณตัดสินใจที่จะลบโน้ตอย่างถาวร โปรดจำไว้ว่าเวอร์ชันต่างๆ จะถูกลบด้วย

10. รวมเนื้อหาของบัญชี Evernote สองบัญชีเข้าด้วยกัน

เป็นไปไม่ได้ที่จะรวมบัญชีต่างๆ เข้าด้วยกัน แต่สามารถส่งออกสมุดบันทึกจากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่งได้ เลือกสมุดบันทึกที่ต้องการแล้วคลิกขวา เลือก ส่งออกบันทึก เมื่อเมนูปรากฏขึ้น

ตอนนี้ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกและประเภทการส่งออก ยิ่งไปกว่านั้น การเลือกประเภทไฟล์ ENEX สำหรับโน้ตบุ๊กที่ส่งออกเป็นสิ่งสำคัญมาก เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่มีปัญหาอีกต่อไป

สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือนำเข้าไฟล์เหล่านี้ไปยังบัญชีอื่น อีกครั้ง มันเป็นกระบวนการที่ง่ายมาก เพียงเข้าสู่ระบบแล้วคลิก ไฟล์ แล้วเลือก นำเข้าบันทึก เรียกดูตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ ENEX แล้วเลือกไฟล์ที่ต้องการ Evernote จะสร้างสมุดบันทึกใหม่ที่ชื่อว่า Imported Notes ด้วยไฟล์เหล่านี้โดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถจัดระเบียบและย้ายไปยังตำแหน่งที่ต้องการได้

11. บันทึกโน้ตของคุณ

สำหรับเวลาที่คุณไม่อยากพิมพ์ Evernote ให้ความสามารถในการบันทึกและจัดเก็บไฟล์บันทึกเสียงในบัญชี Evernote ของคุณ หากคุณใช้บัญชีฟรี คุณสามารถบันทึกได้สูงสุด 25MB ต่อโน้ต ในขณะที่บัญชี Evernote แบบชำระเงินจะให้คุณบันทึกได้สูงสุด 500 MB

หากต้องการเพิ่มบันทึกเสียง ให้เปิดโน้ตใหม่ คลิกปุ่ม แทรก แล้วเลือก การบันทึกเสียง บันทึกโน้ตของคุณและกดปุ่ม หยุด เมื่อเสร็จสิ้น จากนั้น Evernote จะบันทึกโน้ตและบันทึกลงในสมุดบันทึกของคุณ

12. แบ่งปันบันทึกกับใครบางคน

Evernote ช่วยให้คุณแบ่งปันบันทึกย่อกับใครบางคนอย่างรวดเร็วและง่ายดาย เพื่อให้พวกเขาคิดตรงกันหรือให้พวกเขาทำงานร่วมกัน วิธีนี้ใช้ได้แม้เมื่อคุณต้องการแชร์โน้ตกับคนที่ไม่ได้อยู่ใน Evernote เนื่องจากแต่ละโน้ตใน Evernote จะมีลิงก์ของตัวเอง

สำหรับการแชร์โน้ตกับผู้อื่น ให้เปิดโน้ตที่คุณต้องการแชร์แล้วกดปุ่ม แชร์ ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแบ่งปันบันทึกย่อ/นำมาเพื่อทำงานร่วมกัน และกด ส่งคำเชิญ

อีกทางหนึ่ง หากคุณต้องการแบ่งปันบันทึกย่อกับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ Evernote ให้คลิกปุ่มเปิด/ปิดถัดจาก ลิงก์ที่แชร์ ได้เพื่อเปิดใช้งานลิงก์ จากนั้นคลิก คัดลอกลิงก์ เพื่อคัดลอกลิงก์แล้วส่งผ่านแอพส่งข้อความหรืออีเมล

13. ลดความซับซ้อนของการโต้ตอบด้วยแป้นพิมพ์ลัด

หากคุณรีบร้อนอยู่เสมอหรือต้องการเรียกใช้ Evernote อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถใช้ประโยชน์จากแป้นพิมพ์ลัดบางปุ่มได้ ทางลัดเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและประหยัดเวลาด้วยการใช้แป้นพิมพ์ แป้นพิมพ์ลัดที่พบบ่อยที่สุดสำหรับคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac คือ:

• สร้างโน้ตใหม่: Ctrl + N / Command + N
• สมุดบันทึกใหม่: Ctrl + Shift + N / CMD + Shift + N
• แท็กใหม่: Ctrl + Shift + T / Control + Command + N
• ส่งบันทึกทางอีเมล: Ctrl + Shift + E
• ใส่วันที่และเวลา: Alt + Shift + D / Control + Command + D
• ซิงค์: F9 / ควบคุม + คำสั่ง + S
• ข้ามไปที่แถบค้นหา: Ctrl + Alt + F / Command + Option + F

หากคุณไม่สามารถจัดการกับทางลัดเริ่มต้นได้ Evernote ให้คุณกำหนดค่าทางลัดของคุณเองได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเข้าไปในแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปแล้วเลือก Help > Keyboard Shortcuts ดับเบิลคลิกที่ทางลัดที่คุณต้องการปรับแต่งแล้วพิมพ์ชุดค่าผสมใหม่

เคล็ดลับและคำแนะนำเกี่ยวกับ Evernote ทำให้ Evernote มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

ดังที่คุณได้เห็นข้างต้น การรู้เคล็ดลับและลูกเล่นของ Evernote และทำความคุ้นเคยกับคุณลักษณะที่มีประโยชน์บางอย่างของ Evernote สามารถช่วยให้คุณใช้ Evernote ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากขึ้น ดังนั้นไม่ว่าคุณจะใช้มันเพื่อจดบันทึก จัดการงานต่างๆ เป็นแอปอ่านภายหลัง หรือเพื่อสิ่งอื่นใด คุณก็สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หมายเหตุ: บทความนี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนเมษายน 2013 โดย Alex Serban และเผยแพร่ซ้ำโดย Yash Wate ในเดือนพฤศจิกายน 2022