10 เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับปี 2022

แม้ว่า coronavirus อาจทำให้พนักงานทางไกลพุ่งสูงขึ้นอย่างกะทันหันในปี 2020 แต่การทำงานจากที่บ้านก็เพิ่มขึ้นประมาณ 44% ระหว่างปี 2558 ถึง 2563

อย่างไรก็ตาม การระบาดใหญ่ได้บีบให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้จัดการโครงการต้องพิจารณาใหม่ว่าซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันในทีมปัจจุบันของพวกเขาตอบสนองความต้องการของพนักงานได้อย่างแท้จริงหรือไม่ ไม่ว่าจะอยู่ไกลจากระยะไกลหรือภายในองค์กร

เนื่องจากแรงงานชาวอเมริกันมีการทำงานร่วมกันมากขึ้น มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ฟรีมากมายที่ออกแบบมาเพื่อจำลองประสบการณ์ในสำนักงานให้ดีขึ้นจากทุกที่

อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทั้งหมดที่สร้างขึ้นอย่างเท่าเทียมกัน

ด้านล่างนี้ เราจะแจกแจงแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเป็นทีมฟรียอดนิยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

สารบัญ

• คุณลักษณะเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบทีมมาตรฐานคืออะไร
• เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมฟรี 10 อันดับแรก
• เครื่องมือทางธุรกิจเพิ่มเติมสำหรับทีมระยะไกล
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีม

คุณลักษณะเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบทีมมาตรฐานคืออะไร

ก่อนที่เราจะสำรวจผู้ให้บริการเครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอันดับต้นๆ เรามาพูดถึงคุณสมบัติมาตรฐานที่คุณควรมองหาเมื่อเลือกโซลูชันสำหรับทีมของคุณก่อน

การบูรณาการกับบุคคลที่สาม

เครื่องมือใดๆ ที่คุณเลือกจะต้องรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นที่มีอยู่ เช่น เครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ หรือแพลตฟอร์มการส่งข้อความแชท

แม้ว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมจะนำเสนอคุณลักษณะบางอย่างข้างต้น แต่การผสานรวมจะป้องกันไม่ให้พนักงานของคุณต้องเรียนรู้ซอฟต์แวร์ใหม่ทั้งหมด

ด้วยการผสานการทำงาน สมาชิกในทีมสามารถใช้แอปพลิเคชันที่ต้องการภายในอินเทอร์เฟซเดียวกันกับที่พวกเขาใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีม

การผสานการทำงานในระดับสูงกับเครื่องมือแบบเสียเงินและฟรียอดนิยม เช่น Salesforce, Slack, Skype, Microsoft Office 365, Google ชีต, Dropbox และ Outlook หรือ Gmail ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์ในสำนักงาน

โปรดจำไว้ว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันเวอร์ชันฟรีอาจมีคุณลักษณะไม่มากเท่ากับตัวเลือกที่ต้องชำระเงิน การผสานรวมเหล่านี้ช่วยเติมเต็มช่องว่างการทำงาน

การประชุมทางวิดีโอ

เนื่องจากฐานผู้ใช้ของ Zoom เพิ่มขึ้นจาก 10 ล้านเป็น 200 ล้านในช่วง 3 เดือนแรกของปี 2020 ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจึงมองว่าการประชุมทางวิดีโอเป็นฟีเจอร์หรือการผสานรวมที่สำคัญที่สุดเมื่อเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่เหมาะสม

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่มีความหลากหลายทางภูมิศาสตร์ ทีมที่อยู่ห่างไกลทั้งหมด หรือทีมที่มีทั้งพนักงานในสำนักงานและพนักงานที่อยู่ห่างไกล

เมื่อประเมินความสามารถในการแฮงเอาท์วิดีโอของโซลูชันการทำงานร่วมกัน ให้พิจารณาระยะเวลาการประชุมสูงสุด จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม และจำนวนหน้าจอผู้เข้าร่วมพร้อมกันที่สามารถแสดงได้

มองหาโซลูชันที่มีเสียงและวิดีโอระดับ HD ความสามารถในการประชุมทางโทรศัพท์ และการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (เพิ่มเติมในอีกสักครู่)

คุณสมบัติการประชุมผ่านเว็บที่สำคัญอื่นๆ ได้แก่:

• การควบคุมโฮสต์ (การแชร์หน้าจอ ปิด/เปิดเสียงผู้ใช้)
• หน้าจอพื้นหลัง
• เสมือนการยกมือ
• ความสามารถในการสตรีมสด/การสัมมนาผ่านเว็บ
• ความปลอดภัย (การเข้ารหัส, การป้องกันด้วยรหัสผ่าน, ห้องรอ, การลบ/บล็อกผู้ใช้)

การแชร์ไฟล์และการแก้ไข

การแก้ไขไฟล์ร่วมกันแบบเรียลไทม์ด้วยการซิงค์อัตโนมัติและการควบคุมเวอร์ชันเป็นอีกแง่มุมที่สำคัญของโซลูชันการทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จ

สมาชิกในทีมต้องสามารถดู แก้ไข แสดงความคิดเห็น แท็กผู้ใช้รายอื่น และเน้นข้อความโดยไม่ต้องกังวลว่าพวกเขากำลังทำงานกับเอกสารเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่

นอกจากนี้ แอปสำหรับการทำงานร่วมกันควรมีที่เก็บไฟล์ดั้งเดิมของตนเอง หรือผสานรวมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Google Docs หรือ Microsoft Word

เครื่องมือเหล่านี้ยังต้องนำเสนอพื้นที่จัดเก็บไฟล์ โฟลเดอร์ไฟล์ที่ค้นหาได้ และการควบคุมการเข้าถึงไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณกำลังพิจารณาใช้งานได้กับไฟล์รูปแบบต่างๆ

การแชร์หน้าจอ

ความสามารถในการแชร์หน้าจอช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทางวิดีโอสามารถแชร์หน้าจอทั้งหมดของตนหรือเลือกแอปพลิเคชันกับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ

นอกเหนือจากการแชร์หน้าจอเพียงอย่างเดียว สมาชิกในทีมยังสามารถแก้ไข/ทำเครื่องหมายไฟล์ในแบบเรียลไทม์ นำเสนอสไลด์ และแม้กระทั่งใช้การควบคุมหน้าจอระยะไกลเพื่อช่วยแก้ปัญหาหรือสาธิตวิธีการทำงานของเครื่องมือ

ฟีเจอร์ไวท์บอร์ดช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ วาด และจดบันทึกในหน้าเปล่า งานนำเสนอ และหน้าเว็บได้เหมือนกับที่ทำในการประชุมในสำนักงานแบบเดิมๆ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการประชุมระดมความคิดและโครงการที่ต้องใช้การทำงานเป็นทีมเป็นจำนวนมาก สามารถบันทึกไวท์บอร์ดเพื่ออ้างอิงในอนาคต

เพื่อป้องกันปัญหาต่างๆ เช่น Zoombombing หรือช่วงเวลาที่น่าอับอายที่พนักงานอาจไม่ทราบว่าหน้าจอของตนปรากฏแก่ทุกคน ให้มองหาการควบคุมโฮสต์การแชร์หน้าจอที่เข้มงวดซึ่งอนุญาตให้โฮสต์ปิดความสามารถในการแชร์หน้าจอของผู้เข้าร่วม หรือจำกัดสมาชิกในทีมที่สามารถแชร์หน้าจอได้

ความสามารถในการจัดการงาน

ฟีเจอร์การจัดการโครงการและงานคือสิ่งที่แยกแอปการทำงานร่วมกันในทีมออกจากซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอมาตรฐาน

พวกเขาอนุญาตให้ผู้จัดการโครงการสร้างและมอบหมายงานและงานย่อยของพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าแม้ในขณะที่ทำงานจากระยะไกล ทุกคนมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบและกำหนดเวลาของพวกเขา

ผู้จัดการสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของงานหลายงานพร้อมกัน จัดการกับกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ ดูไทม์ไลน์สำหรับโครงการระยะยาว และแม้กระทั่งตรวจสอบงบประมาณรายเดือน

สมาชิกในทีมสามารถแท็กกันและกันในโครงการ อัปเดตสถานะงาน แชร์ลิงก์/ไฟล์ ตั้งค่าการพึ่งพางาน และแสดงความคิดเห็นในงานที่มีคำถามใดๆ

ผู้ใช้ควรสามารถผสานรวม Google ปฏิทินและปฏิทิน Outlook เพื่ออัปเดตกำหนดการ ยอมรับ/ปฏิเสธคำเชิญ และแจ้งให้สมาชิกทีมคนอื่นๆ ทราบเมื่อพร้อมที่จะประชุม

สุดท้าย เครื่องมือการจัดการงานจำนวนมากจะนำเสนอมุมมองที่หลากหลาย รวมถึงแผนภูมิแกนต์ มุมมองรายการ มุมมองบอร์ด Kanban และอื่นๆ

การจัดการงานช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารระหว่างแผนก ช่วยให้หัวหน้าทีมสามารถติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานและระดับผลิตภาพ และทำให้ขั้นตอนการสร้างรายงานง่ายขึ้นสำหรับตำแหน่งที่สูงขึ้น

เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมฟรี 10 อันดับแรก

10 เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ที่ดีที่สุดที่แสดงในที่นี้ประกอบด้วยคุณสมบัติหลักที่กล่าวถึงข้างต้น นอกเหนือจากตัวเลือกอินเทอร์เฟซเฉพาะ ระบบอัตโนมัติของงาน การแก้ไขไฟล์ในแอป และอื่นๆ อีกมากมาย

โปรดทราบว่าแม้ว่าข้อมูลที่สรุปไว้ในโพสต์นี้จะครอบคลุมเฉพาะแผนบริการฟรีที่แต่ละเครื่องมือนำเสนอ แต่หลายๆ แผนยังมีแผนการชำระเงินที่มีฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่งกว่าด้วย

ตารางเปรียบเทียบด้านล่างแสดงภาพรวมคร่าวๆ ของเครื่องมือแต่ละอย่าง

Wrike

Wrike เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันในทีมบนเดสก์ท็อปและมือถือ iOS/Android ที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างแผนก ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และชี้แจงงานและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีม

แผนบริการฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 5 ราย รวมถึงการสร้างงานพื้นฐาน การอัปเดตความคืบหน้าแบบเรียลไทม์และการสตรีมกิจกรรม มุมมองบอร์ดและสเปรดชีต และเทมเพลต/แดชบอร์ดโอเพนซอร์สที่ปรับแต่งได้

ผู้ใช้สามารถลากบอร์ดเพื่อจัดลำดับงานเฉพาะใหม่ตามไทม์ไลน์หรือลำดับความสำคัญ และสตรีมกิจกรรมได้รับการออกแบบเพื่อเลียนแบบฟีดโซเชียลมีเดียเพื่อความสะดวกในการใช้งาน ผู้ใช้สามารถสร้างตัวกรองสตรีมกิจกรรมเฉพาะเพื่อหลีกเลี่ยงการค้นหาข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องเพื่อค้นหาบันทึก/อัปเดตเกี่ยวกับโครงการที่ได้รับมอบหมาย

แม้ว่า Wrike จะทำงานร่วมกับ Google Hangouts, Slack, Microsoft Teams และ Zoom ในขณะที่เขียนบทความนี้ แต่ไม่มีฟีเจอร์การโทรผ่านวิดีโอหรือเครื่องมือแชท (แม้ว่าผู้ใช้สามารถแสดงความคิดเห็นและแท็กเพื่อนร่วมงานบนกระดาน Wrike ได้) ใน เพื่อโทรผ่านวิดีโอ แชร์หน้าจอกับผู้อื่น หรือใช้คุณสมบัติการแชท ผู้ใช้จะต้องเชื่อมต่อเครื่องมือที่ต้องการกับ Wrike

Wrike ยังมีคุณสมบัติเสริมที่ต้องชำระเงินหลายอย่าง เช่น Wrike Integrate และ Wrike Resource

WRike เวอร์ชันฟรียังรวมถึง:

• จัดกิจกรรมเป็นงาน โฟลเดอร์ หรือโครงการ
• งาน โฟลเดอร์ และการแสดงความคิดเห็นโครงการ/การแท็กผู้ใช้
• การแชร์ไฟล์และพื้นที่จัดเก็บไฟล์สูงสุด 2GB
• โปรแกรมแก้ไขสดแบบเรียลไทม์
• การดำเนินการจำนวนมากสำหรับงาน (อัปเดตสถานะงานจำนวนมาก)
• ตัวกรองงานตามสถานะ, ผู้รับมอบหมาย, วันครบกำหนด
• มุมมองตาราง (สเปรดชีต)
• การรวมระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์
• อินบ็อกซ์ผู้ใช้สำหรับการแจ้งเตือน
• การผสานการทำงานกับ Google Drive, Outlook, Office 365, Dropbox

ดีที่สุดสำหรับ: Wrike ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น/ธุรกิจขนาดเล็กที่มีงานประจำวันเล็กๆ จำนวนมาก ซึ่งโดยทั่วไปไม่ต้องการการทำงานร่วมกันจำนวนมาก แต่นั่นก็ขึ้นอยู่กับสถานะงานของโครงการของสมาชิกในทีมคนอื่นๆ กรณีการใช้งานที่ได้รับความนิยม ได้แก่ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การวางแผนงาน ฝ่ายการตลาด และทีมไอที

อาสนะ

Asana เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารของทีมที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากถูกสร้างขึ้นโดยหนึ่งในผู้ก่อตั้ง Facebook อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายช่วยให้มองเห็นงานและโครงการที่กำลังจะเกิดขึ้นในมุมสูง ความคืบหน้าแบบเรียลไทม์และการอัปเดตสถานะ ไฟล์สำคัญ และทีมเฉพาะ

มันมีมุมมองงานที่หลากหลาย รวมถึงมุมมองรายการสิ่งที่ต้องทำ มุมมองปฏิทิน และมุมมองไฟล์ ผู้ใช้สามารถจัดเรียงงานตามลำดับความสำคัญ วันที่กำหนด วันครบกำหนด และอื่นๆ Asana ยังอนุญาตให้ผู้ใช้อัปเดตคำอธิบายงาน สร้างงานย่อย ตั้งค่าการพึ่งพางาน มอบหมายประเภทงาน และอัปเดตความคืบหน้าของงาน

โปรดทราบว่าสามารถมอบหมายงานได้เพียงคนเดียว แต่สามารถเพิ่มผู้ใช้หลายคนเป็นผู้ทำงานร่วมกันได้ ผู้ใช้สามารถสร้างบันทึกงาน อัปโหลดไฟล์ และแท็กสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ได้

เช่นเดียวกับ Wrike ในการโทรวิดีโอ ใช้คุณสมบัติ Messenger หรือแชร์หน้าจอกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์ ผู้ใช้จำเป็นต้องรวมเครื่องมือที่มีความสามารถเหล่านั้นเข้ากับ Asana Asana ทำงานร่วมกับโปรแกรมการประชุมทางวิดีโอมากมาย เช่น GoToMeeting, Zoom และ Microsoft Teams นอกจากนี้ยังรวมเข้ากับเครื่องมือสื่อสารยอดนิยมอื่นๆ เช่น Slack, Office 365, G Suite, Adobe Creative Cloud และไฟล์ PDF และ Dropbox

คุณสมบัติของเวอร์ชันฟรีของ Asana ได้แก่:

• ผู้ใช้สูงสุด 15 คน
• รายการงานและมุมมองของคณะกรรมการ
• การสร้างงานและการมอบหมาย
• คุณสมบัติปฏิทิน
• คุณสมบัติการจัดตารางเวลา
• แม่แบบโครงการ
• กล่องจดหมายของผู้ใช้
• การสร้างทีม
• ติดดาว/ปักหมุดงานบางอย่าง
• รายงานงาน/ผู้ใช้พื้นฐาน
• ความคิดเห็นในแอปและการแท็กผู้ใช้
• เวอร์ชันมือถือและเดสก์ท็อป Android และ Mac

แผนการชำระเงินของ Asana นำเสนอคุณลักษณะเพิ่มเติม เช่น ไทม์ไลน์ของโครงการ แบบฟอร์ม Asana การสร้างรายงาน การวิเคราะห์ปริมาณงาน การทำงานอัตโนมัติ และอื่นๆ

ดีที่สุดสำหรับ: อาสนะเหมาะที่สุดสำหรับทีมระยะไกลซึ่งมีผู้ใช้หลายคนทำงานในโครงการเดียว ดังนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างงานย่อย แสดงความคิดเห็นในงาน และหากจำเป็น ให้ปรับกำหนดเวลา นอกจากนี้ยังเป็นที่นิยมโดยเฉพาะในหมู่นักการศึกษาและนักเรียนในการติดตามการบ้าน การเตรียมโครงงาน การนำเสนอในกลุ่มย่อย และอื่นๆ นักการตลาดเนื้อหาใช้ Asana เพื่อมอบหมายงาน ตรวจสอบเนื้อหา กำหนดเวลาการโพสต์ และอื่นๆ

หย่อน

ไม่เหมือนกับตัวเลือกอื่น ๆ ในรายการนี้ Slack มีคุณสมบัติการโทรด้วยเสียง/วิดีโอในตัวแบบ 1:1 และโปรแกรมส่งข้อความแชท ทำให้เป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบทีมสำหรับผู้ใช้งานมากกว่า 10 ล้านคนต่อวัน

แม้ว่าจะใช้เป็นแอปส่งข้อความแชทเป็นหลัก แต่ Slack ทั้งเวอร์ชันฟรีและจ่ายเงินก็มีคุณสมบัติและการผสานรวมแอปมากมาย ซึ่งสามารถแปลงให้เป็นเครื่องมือสื่อสารและติดตามงานที่ปรับแต่งได้อย่างรวดเร็ว

ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มสาธารณะและส่วนตัว และกำหนดช่องทางการส่งข้อความแชทตามหัวข้อ แผนก โครงการ และอื่นๆ ภายในการสนทนาเหล่านั้น ผู้ใช้สามารถแท็กกันและกัน อัปโหลดไฟล์ในหลายรูปแบบ โต้ตอบด้วยอีโมจิ และตอบกลับข้อความโดยตรงในชุดข้อความ

ผู้ใช้ยังสามารถอัปโหลดโพลเพื่อแชท สร้างทางลัด ตั้งระบบเตือนความจำ และอัปเดตสถานะใน Slack การปิดเสียงและติดดาวข้อความทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบข้อความทั้งหมดโดยไม่ถูกรบกวนเมื่อจำเป็น

แผนฟรีของ Slack ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ:

• สร้างช่องได้ไม่จำกัด
• บูรณาการได้ถึง 10 แอพ
• จัดเก็บ/ค้นหา 10,000 ข้อความที่ผ่านมา
• เปิดใช้งานการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย
• แชร์ไฟล์และจัดเก็บได้ถึง 5 GB

ในการเขียนนี้ การแชร์หน้าจอและคำอธิบายประกอบใน Slack ทำได้เฉพาะกับแผนชำระเงินเท่านั้น แต่ฟีเจอร์ทั้งสองนั้นมีอยู่ในตัวแอปเอง รายการทางเลือก Slack ของเรามีตัวเลือกที่เสนอการแชร์หน้าจอและคำอธิบายประกอบในเวอร์ชันฟรี ในการแชร์หน้าจอในเวอร์ชันฟรี ผู้ใช้จะต้องรวมเครื่องมือต่างๆ เช่น Zoom หรือ Microsoft Teams

ดีที่สุดสำหรับ: Slack ดีที่สุดสำหรับทีมระยะไกลหรือภายในองค์กรที่สื่อสารผ่านการส่งข้อความแชทเป็นหลักและสร้างช่องทางตามแผนก ทีม หรือแม้แต่โครงการเป็นหลัก ทีมที่ทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันเป็นหลัก ซึ่งจำเป็นต้องสามารถสื่อสารกันได้ทันที แต่ไม่มีอีเมล ก็จะเพลิดเพลินกับ Slack เช่นกัน

ฝูง

Flock คือแพลตฟอร์มการส่งข้อความในทีมและการทำงานร่วมกันข้ามกลุ่ม โดยมีเวอร์ชันฟรีที่ให้แฮงเอาท์วิดีโอแบบตัวต่อตัว ช่องทางการสื่อสารผ่านแชท และความสามารถในการจัดการงาน

โปรดทราบว่าแม้ว่าอินเทอร์เฟซจะคล้ายกับของ Slack แต่เวอร์ชันฟรีของ Flock อนุญาตให้ใช้เฉพาะช่องข้อความแชทสาธารณะเท่านั้น

หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Flock คือมันจะแสดงข้อความใหม่ทั้งหมดที่ผู้ใช้ถูกแท็กเมื่อพวกเขากลับมาที่ Flock หลังจากก้าวออกไป สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องค้นหาข้อความเก่าเพื่อค้นหาข้อมูลที่สำคัญ

เมื่อเร็ว ๆ นี้ Flock ได้เพิ่มคุณสมบัติ Voice Notes ซึ่งผู้ใช้มือถือสามารถส่งข้อความเสียงที่บันทึกไว้ถึงกัน

ความสามารถในการจัดการงานรวมถึงรายการสิ่งที่ต้องทำที่มีการแท็กผู้ใช้และการมอบหมายงาน สิ่งที่ต้องทำร่วมกับการแจ้งเตือนอัตโนมัติ การตั้งค่าตัวเตือน วันที่ครบกำหนด และการจัดลำดับความสำคัญของงาน

แม้ว่าแผนบริการฟรีของ Flock จะมีคุณลักษณะการโทรผ่านวิดีโอ แต่ผู้ใช้จะถูกจำกัดการสนทนาแบบตัวต่อตัวได้สูงสุด 20 นาที นอกจากนี้ การแชร์หน้าจอจะใช้ได้เฉพาะกับแผน Flock แบบชำระเงินเท่านั้น และทำให้ผู้ใช้ค้นหาแอปแชร์หน้าจอที่ผสานการทำงานฟรีได้ยากขึ้น

ที่ถูกกล่าวว่า Flock ยังคงทำงานร่วมกับ Jira, GitHub, ToDoist, Asana, Trello และ Zapier และอื่น ๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างแอพที่กำหนดเองและรวมเข้ากับแดชบอร์ด Flock ของคุณ

แผนฟรีของ Flock ยังรวมถึง:

• มากถึง 10 ช่องสาธารณะ
• เสาที่กำหนดเอง
• การปิดเสียงช่อง
• เพิ่มงานในปฏิทินแบบบูรณาการ
• 1 ช่องเข้าร่วมอัตโนมัติ
• ช่องทางประกาศ
• การรวมบุคคลที่สามไม่ จำกัด
• การแชร์ไฟล์และพื้นที่เก็บข้อมูล 5 GB
• แอพจดบันทึก
• ปักหมุดแชท
• โทรด้วยเสียงและวิดีโอคอลไม่จำกัด 1-1
• แอดมินทีม
• ข้อความกลุ่มไม่จำกัด
• ข้อความที่ค้นหาได้มากถึง 10,000 ข้อความ

ดีที่สุดสำหรับ: Flock เหมาะที่สุดสำหรับ SMB ที่ใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารและการทำงานร่วมกันของบุคคลที่สามมากมาย รวมถึงธุรกิจที่ต้องการรวมความสามารถในการจัดการงานภายในแพลตฟอร์มการส่งข้อความแชท นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับผู้ใช้ที่เน้นอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นหลักอีกด้วย

Samepage

บริษัทที่กำลังมองหาเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมฟรีที่สมบูรณ์ที่สุด — หรือผู้ที่มีความต้องการด้านการสื่อสารมากกว่าบริษัทอื่นๆ — ควรพิจารณา Samepage อย่างจริงจัง

นอกจากการโทรด้วยเสียงและวิดีโอฟรีพร้อมคุณสมบัติการแชร์หน้าจอแล้ว คุณสมบัติซอฟต์แวร์การจัดการงานดั้งเดิมของ Samepage ยังช่วยให้หัวหน้าทีมสามารถกำหนดเวลาและติดตามความคืบหน้าของหลายโครงการพร้อมกันได้

นอกจากนี้ยังมีการผสานรวมที่ยอดเยี่ยมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Salesforce, Slack, Google Drive และแม้แต่การรวมโซเชียลมีเดียผ่าน Facebook และ Twitter

ด้วยแผนบริการฟรีที่ครอบคลุมนี้ บริษัทส่วนใหญ่มักจะไม่ต้องจ่ายเงินสำหรับแผน SamePage แม้ว่าจะมีตัวเลือกแบบชำระเงินให้เลือกใช้ก็ตาม

แผนฟรีของ Samepage ประกอบด้วย:

• ประวัติการค้นหาการแชทและข้อความไม่ จำกัด
• ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้และแขก
• การแชร์หน้าจอ
• การแชร์ไฟล์และการแก้ไข
• การโทรด้วยเสียงและวิดีโอแบบกลุ่ม
• ส่งข้อความกลุ่ม
• พื้นที่เก็บข้อมูลสูงสุด 2 GB
• ไม่จำกัดหน้าและโฟลเดอร์
• แบบสำรวจ
• ปฏิทิน
• ความสามารถในการสร้าง/มอบหมายงาน

ดีที่สุดสำหรับ: Samepage ดีที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็กที่ต้องการโซลูชันการทำงานร่วมกันในทีมฟรีพร้อมฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งพวกเขาอาจหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการอัปเกรดเป็นแผนฟรี และทีมที่มีความต้องการการทำงานร่วมกันเกือบตลอดเวลา

Trello

หากทีมของคุณมีสมาธิกับการมองเห็นมากขึ้น Trello ก็อาจเหมาะสม

Trello มีคุณลักษณะเฉพาะบางอย่าง รวมถึง "การ์ด Trello" ซึ่งผู้ใช้สามารถแนบไฟล์ เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ มอบหมายงาน/งานย่อย อัปเดตความคืบหน้าของงาน และเพิ่มความคิดเห็น ผู้ใช้ Trello สามารถปักหมุดการ์ดของตนกับบอร์ดโครงการโดยรวมที่แชร์ได้ จากนั้นคุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ในกระดานทีมเพื่อดู แก้ไข อัปเดต และแชร์ไฟล์บนการ์ดแต่ละใบ

การ์ดสามารถประกอบด้วยการมอบหมายงาน การอัปเดตงาน วันครบกำหนด เอกสารแนบ และแม้แต่การสนทนา คิดว่าการ์ดแต่ละใบเป็นระบบนิเวศของโครงการของตัวเอง นอกจากนี้ Trello ยังมีไลบรารีเทมเพลตบอร์ดขนาดใหญ่สำหรับการจัดการโครงการ งานทางไกล การตลาด ห้องเรียน และอื่นๆ

ฟีเจอร์ "Command Run" ของแอปนี้สะดวกเป็นพิเศษ ช่วยให้ผู้ใช้ทำงานอัตโนมัติได้ เช่น การตั้งวันที่ครบกำหนด กำหนดการ และเพิ่มสมาชิกในทีมลงในการ์ด

แม้ว่า Trello จะไม่มีเครื่องมือสำหรับการประชุมทางวิดีโอแบบเนทีฟหรือการแชร์หน้าจอ แต่ก็รวมเข้ากับทางเลือกอื่นของ Google Hangouts, Zoom และ Zoom นอกจากนี้ยังทำงานร่วมกับ Slack, Yammer, Flock, Glip, Asana และเครื่องมือสื่อสารอื่นๆ

Trello เรียกการรวมระบบว่า "เพิ่มพลัง" และแผนบริการฟรีอนุญาตให้เพิ่มพลังหนึ่งครั้งต่อบอร์ด

แผนฟรีของ Trello ประกอบด้วย:

• ไม่จำกัดรายการ การ์ด กระดานส่วนตัว
• มุมมองไทม์ไลน์และปฏิทิน
• สูงสุด 10 บอร์ดทีม
• ระบบอัตโนมัติขั้นพื้นฐาน
• รันคำสั่งรายเดือน 50 ครั้ง
• การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย
• การเข้าถึงแอพมือถือ Apple และ Android

ดีที่สุดสำหรับ: Trello ดีที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็กที่มีงานประจำวันพื้นฐานจำนวนมากที่พวกเขาจำเป็นต้องทำให้เป็นอัตโนมัติ เช่นเดียวกับทีมที่ต้องการจัดระเบียบงานด้วยภาพแต่ไม่ได้วางแผนที่จะใช้การผสานรวมของบุคคลที่สามจำนวนมาก

Microsoft Teams

Microsoft Teams คือแพลตฟอร์มการสื่อสารและการทำงานร่วมกันทางธุรกิจที่เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft 365

ผู้ใช้สามารถประชุมผ่านวิดีโอ แชท และแชร์ไฟล์ผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที สื่อสารผ่านการโทรด้วยเสียง เขียนร่วมและจัดเก็บไฟล์ภายในพื้นที่ทำงาน Microsoft 365 (PowerPoint, Excel, Word ฯลฯ) การประชุมทางวิดีโอสามารถโฮสต์ผู้เข้าร่วมได้มากถึง 100 คน สูงสุด 60 นาที การแชร์หน้าจอ การจัดตารางการประชุม และการส่งข้อความแชทแบบไม่จำกัดก็มีให้เช่นกัน

หากเราต้องเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมฟรี Microsoft Teams น่าจะเป็นผู้ชนะสำหรับบริษัทที่จัดลำดับความสำคัญของการโทรผ่านวิดีโอและเสียง

อย่างไรก็ตาม Teams ขาดคุณสมบัติการจัดการงานขั้นพื้นฐาน แม้ว่าตัวเลือกอื่นๆ ในรายการนี้จะรวมเครื่องมือการจัดการงานดั้งเดิมไว้อย่างน้อย แต่ Teams เวอร์ชันที่ต้องชำระเงินเท่านั้นที่มีฟีเจอร์การจัดการโครงการ

เช่นเดียวกับที่หัวหน้าทีมต้องรวมเครื่องมือการทำงานร่วมกันบางอย่างที่กล่าวถึงในที่นี้กับซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอเพื่อแชร์หน้าจอและพบปะกันแบบเห็นหน้ากัน Microsoft Teams ต้องการการรวมแอปหรือการชำระเงินเพื่อเข้าถึงคุณลักษณะเครื่องมือการจัดการโครงการ

Microsoft Teams เวอร์ชันฟรีประกอบด้วย:

• การโทรด้วยเสียง
• พื้นหลังเบลอ
• พื้นหลังที่กำหนดเอง
• แชทเมสเซนเจอร์
• ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้
• ประวัติการแชทกลุ่มไม่ จำกัด และค้นหาได้
• การแชร์ไฟล์ (สูงสุด 2 GB ต่อผู้ใช้ 10 GB ต่อทีม)
• การรวมแอพมากกว่า 250 รายการ
• ไฟล์สัญกรณ์/การแก้ไข

ดีที่สุดสำหรับ: Microsoft Teams เหมาะที่สุดสำหรับบริษัทที่สื่อสารผ่านการสื่อสารทางวิดีโอเป็นหลัก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องสามารถแชร์หน้าจอ เข้าถึงข้อความแชทในวิดีโอ และแชร์/แก้ไขไฟล์ภายในแฮงเอาท์วิดีโอ นอกจากนี้ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ทำงานอยู่ในจักรวาลของ Microsoft 365

โต๊ะแอร์

Airtable เป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ให้ผู้ใช้สร้าง ปรับแต่ง และแบ่งปันฐานข้อมูลของตนเอง

เป็นที่รู้จักกันดีที่สุดสำหรับมุมมองสเปรดชีต (Grid) แม้ว่าแต่ละรายการอาจดูเหมือนเป็นบรรทัดธรรมดาในสเปรดชีต Excel แต่บรรทัดเหล่านี้สามารถโต้ตอบได้อย่างไม่น่าเชื่อ ผู้ใช้สามารถสร้างงาน ใช้เครื่องมือลากและวางเพื่อจัดลำดับงานใหม่ อัปโหลดข้อมูลที่เกี่ยวข้อง กำหนดเส้นตาย ร่างประเด็นหลักในการติดต่อ แชร์บันทึก และอัปโหลดรูปภาพ/เอกสารไปยังแต่ละบรรทัด

กริด/ตารางที่เกี่ยวข้องสามารถรวบรวมไว้ในฐาน Airtable ตัวอย่างเช่น ฐานความพึงพอใจของลูกค้าอาจประกอบด้วยกริด เช่น ตั๋วการสนับสนุนที่มีอยู่ ปัญหาปัจจุบัน ประวัติการสนทนาของตัวแทนฝ่ายสนับสนุน หรือลูกค้าแต่ละราย

หากไม่ต้องการใช้มุมมองกริด ให้เลื่อนไปมาระหว่างมุมมองหลายมุมมองเมื่อใดก็ได้ ซึ่งรวมถึงมุมมอง Kanban, Gantt, Gallery และ Form

Airtable ยังนำเสนอความสามารถอัตโนมัติที่กว้างขวาง ให้ผู้ใช้แชร์และดึงข้อมูลจากกริดอื่น และแบ่งปันกริดระหว่างทีม

แผน Airtable ฟรีประกอบด้วยฐานไม่จำกัดด้วยข้อมูลสูงสุด 1,200 รายการต่อฐาน และพื้นที่เก็บข้อมูล 2GB ต่อพื้นที่

คุณสมบัติแผนฟรีเพิ่มเติม ได้แก่ :

• 100 รันอัตโนมัติ/เดือน
• ประวัติการวิ่ง 2 สัปดาห์
• แอพ Airtable ที่สร้างไว้ล่วงหน้ามากกว่า 50 รายการ
• 1 ซิงค์ตารางด้วยตนเอง/ฐาน
• แอพมือถือ iOS และ Android
• ประเภทของฟิลด์รวมถึงช่องทำเครื่องหมาย รายการแบบหล่นลง ไฟล์แนบ และอื่นๆ

ดีที่สุดสำหรับ: Airtable ดีที่สุดสำหรับทีมที่ต้องการแอปที่ปรับแต่งได้สูงสำหรับการจัดระเบียบข้อมูล การแชร์ และการจัดการงาน ทีมที่มีประสบการณ์การเขียนโค้ดอย่างน้อยบางส่วนหรือการเข้าถึงนักพัฒนา/แผนกไอทีจะได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Airtable

ฟลีป

Fleep คือแพลตฟอร์มการส่งข้อความแชท การแชร์ไฟล์ และการจัดการงานที่จัดระเบียบช่องต่างๆ ตามการสนทนา

การสนทนาแต่ละรายการมี Pinboard ที่ไม่ซ้ำกันซึ่งผู้ใช้สามารถเน้นการอัปเดตที่สำคัญ ไฟล์ ลิงก์ หรือบันทึกย่อที่พวกเขาต้องการให้ทุกคนในทีมดูและแก้ไขได้ โปรดทราบว่าคุณสามารถค้นหาผู้ใช้ภายนอกในฐานข้อมูล Fleep และเพิ่มไปยังพื้นที่ทำงานของคุณโดยอัตโนมัติ

Fleep มีคุณสมบัติการแชทขั้นสูง ซึ่งรวมถึงไม่เพียงแต่การแสดงตนของผู้ใช้ แต่ยังรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่พวกเขาออนไลน์ครั้งล่าสุดและใบตอบรับการอ่านเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้อยู่เสมอว่าใครได้รับและไม่ได้รับข้อความของคุณ Fleep มีตัวบ่งชี้การเขียนด้วย

ผู้ใช้สามารถสร้างงานตามรายการ มอบหมายงาน และอัปโหลดไฟล์ที่เกี่ยวข้องไปยังงาน File Drawer เน้นงานที่สำคัญ และตรวจสอบความคืบหน้าของงาน นอกจากนี้ยังมีรายงานความคืบหน้ารายสัปดาห์ของ Fleep ซึ่งให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับงาน โครงการที่เสร็จสมบูรณ์ และโครงการที่จะเกิดขึ้น

คุณสมบัติแผนเพิ่มเติมของ Fleep ฟรี ได้แก่:

• อัพเดตสถานะผู้ใช้
• ประวัติการแชท
• การผสานรวมกับ Zapier, Slack, Google Drive, JIRA และอื่นๆ
• พื้นที่เก็บข้อมูล 10 GB
• ค้นหาประวัติการแชทโดยผู้ใช้
• ประวัติข้อความแบบเต็ม
• ไม่จำกัด 1:1 บทสนทนา
• การรวมวิดีโอ
• สูงสุด 3 การสนทนา

ดีที่สุดสำหรับ: Fleep ดีที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็กที่มักทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกตลอดจนทีมที่มีความต้องการการจัดการงานขั้นสูง

nTask

nTask คือซอฟต์แวร์การจัดการงานและการประชุมออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อลดความยุ่งยากในการจัดการโครงการ การติดตามเวลา การจัดทำงบประมาณและการจัดสรรทรัพยากร และการสื่อสารในทีม

คุณลักษณะการจัดการงานให้งบประมาณโครงการโดยประมาณโดยให้ผู้ใช้กำหนดวิธีการเรียกเก็บเงินตามต้นทุนคงที่และรายชั่วโมง ต้นทุนต่องาน และต้นทุนของทรัพยากรและวัสดุ

ผู้ใช้ยังสามารถกำหนดเส้นตายของงาน งานย่อย และการขึ้นต่อกัน สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ และประเมินระยะเวลาที่แต่ละงานจะใช้เวลา ผู้ใช้หลายคนสามารถกำหนดให้กับงานเดียว ผู้ได้รับมอบหมายจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์สำหรับความคิดเห็นและการอัปเดตงาน อีกทั้งยังสามารถแชร์เอกสารและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย งานสามารถจัดประเภทและติดแท็ก กำหนดระดับความสำคัญ และผู้ใช้สามารถอัปเดตสถานะงาน

โปรดทราบว่าผู้ใช้จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับบัญชี Zoom เพื่อเข้าถึงการประชุมทางวิดีโอ

แผน nTask ฟรีประกอบด้วย:

• พื้นที่เก็บข้อมูล 100 MB
• แผนภูมิแกนต์
• ตั้งค่างานที่เกิดซ้ำ
  งานนำเข้าและส่งออกไปยังไฟล์ .csv
• มุมมองปฏิทิน รายการ Kanban หรือตาราง
• เป้าหมายของงาน
• สมาชิกทีมละ 5 คน
• งานและพื้นที่ทำงานไม่ จำกัด
• ติดตามปัญหา
• ตารางเวลา
• ประชุม

ดีที่สุดสำหรับ: nTask ดีที่สุดสำหรับ nTask เป็นโซลูชันในอุดมคติสำหรับทีมที่ต้องการวิธีที่ดีกว่าในการติดตามไทม์ชีต ประมาณการไทม์ไลน์ของโครงการ และการออกแบบ/จัดการงบประมาณ

เครื่องมือทางธุรกิจเพิ่มเติมสำหรับทีมระยะไกล

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากพนักงานของบริษัทกำลังปรับตัวเพื่อทำงานทางไกลเป็นครั้งแรก การใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมเพียงอย่างเดียวคงไม่เพียงพอที่จะรักษามาตรฐานทางธุรกิจแบบเดียวกันนอกสำนักงานตามที่คาดหวังไว้ภายในสำนักงาน

ถึงเวลาที่จะเริ่มคิดเกี่ยวกับวิธีใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเพื่อใช้ประโยชน์จากการสื่อสารในทุกสถานการณ์

ดูตารางเปรียบเทียบเชิงโต้ตอบของราคาซอฟต์แวร์การประชุมทางเว็บและแผนสำหรับ SMB และบริษัทระดับองค์กร เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือที่เหมาะสมที่จะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อกับลูกค้าและกันและกัน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีม

เราได้สรุปคำถามที่พบบ่อยบางส่วนเกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันในทีมไว้ด้านล่าง