เทคนิคและเคล็ดลับของ Google ชีตที่คุณควรรู้

เผยแพร่แล้ว: 2021-06-14

Google ชีตเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดที่เคยสร้างมาเพื่อการใช้งานส่วนตัวและเพื่อธุรกิจ ซอฟต์แวร์ที่เรียบง่ายนี้ให้บริการที่หลากหลาย เช่น การรวมจดหมาย สูตรที่ซับซ้อน และอื่นๆ อีกมากมาย ตราบใดที่คุณรู้เกี่ยวกับรายละเอียดทั้งหมดของโปรแกรม คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้อย่างเต็มที่

Google ชีตเป็นหนึ่งในโปรแกรมที่หลากหลายที่สุด คุณสามารถทำเกือบทุกอย่างที่คุณต้องการทำนอกเหนือจากการสร้างแผ่นงานต่อตัว การคำนวณและรายงานสามารถสร้าง แชร์ และแก้ไขได้โดยเจ้าของไฟล์จำนวนมาก

หากคุณกำลังทำงานร่วมกับทีมจากภูมิภาคต่างๆ ทั่วโลก คุณจะสามารถเข้าถึงและดู Google สเปรดชีตได้ตลอดเวลา อย่างง่ายดาย เมื่อคุณพบแอปใหม่ที่น่าสนใจ เช่น Google สเปรดชีต คุณต้องการทราบเคล็ดลับและลูกเล่นต่างๆ มากมายเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากประสบการณ์นี้ ดังนั้น ยิ่งคุณเรียนรู้กลเม็ดและเคล็ดลับเหล่านี้ได้เร็วเท่าไร ประสบการณ์ของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

Google ชีตมีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายและรองรับการใช้งานได้มากมาย ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้รูปแบบใด ง่ายต่อการเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม มีงานมากมายที่คุณสามารถทำได้กับข้อมูล ในขณะที่คุณเรียนรู้คุณลักษณะและฟังก์ชันเพิ่มเติมของแอปพลิเคชันที่น่าทึ่งนี้ต่อไป

จากประโยชน์มากมายที่ Google สเปรดชีตสามารถนำมาได้ คุณคงสนใจที่จะรู้วิธีใช้สเปรดชีตให้เป็นประโยชน์ มิฉะนั้น คุณจะพลาดข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดที่จะนำมาสู่คุณและธุรกิจของคุณในภาพรวม

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและเคล็ดลับบางประการของ Google สเปรดชีตที่ดีที่สุดที่คุณควรรู้

ส่งอีเมลผ่านการแสดงความคิดเห็น

ใน Google สเปรดชีต คุณสามารถไฮไลต์เซลล์ที่ต้องการและแทรกความคิดเห็นของคุณลงในเซลล์ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งอีเมลโดยอัตโนมัติผ่านความคิดเห็นนี้

Google สเปรดชีตจึงนำเสนอคุณลักษณะที่ดีที่สุดประการหนึ่งสำหรับการทำงานร่วมกันกับทั้งทีมของคุณ ด้วยคุณลักษณะอีเมลอัตโนมัตินี้ คุณสามารถอัปเดตผู้รับได้แบบเรียลไทม์

ในการส่งอีเมลผ่านความคิดเห็น นี่คือทั้งหมดที่คุณต้องทำ:

คลิกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มความคิดเห็น แล้วเลือกตัวเลือกเพิ่มความคิดเห็น
เมื่อช่องแสดงความคิดเห็นปรากฏขึ้น ให้ใส่เครื่องหมายบวก (+) ตามด้วยที่อยู่อีเมลของผู้รับ
เมื่อคุณเพิ่มความคิดเห็น ผู้รับจะได้รับอีเมลทันทีเช่นกัน

จัดกลุ่มเซลล์ตามลำดับเฉพาะ

คุณสามารถจัดกลุ่มเซลล์ใน Google Spreadsheets ได้หลายวิธี โดยทั่วไป อาจขึ้นอยู่กับฟังก์ชันเฉพาะของสเปรดชีตที่สร้างขึ้น หรือความชอบส่วนตัวของคุณ ที่นี่ หนึ่งในเทคนิคที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้ได้คือการใช้ ARRAYFORMULA()

เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น อาร์เรย์หมายถึงตารางค่า เมื่อมีการใช้ ARRAYFORMULA กับข้อมูลของคุณ ข้อมูลของคุณจะถูกประมวลผลในชุดเดียวด้วย ด้วยการใช้สูตรนี้ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีในที่เดียว จากนั้นการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะนำไปใช้กับช่วงข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

สร้างแผนที่ความร้อน

แผนที่ความหนาแน่นเป็นคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถดึงความสนใจไปยังส่วนสำคัญบางอย่างของตารางของคุณได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานกับข้อมูลขนาดใหญ่ แผ่นงานขนาดใหญ่ และหลายตาราง จะทำให้ผู้อ่านสับสนอย่างมากในการชี้ประเด็นสำคัญๆ ที่น่าสนใจในทันที นอกเหนือจากการไฮไลต์แล้ว แผนที่ความหนาแน่นยังเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างเลเยอร์ที่มีความสำคัญบนชีตของคุณ

ตัวอย่างเช่น ไฮไลท์สีแดงที่สว่างกว่ามีไว้สำหรับข้อมูลที่มีความสำคัญน้อยกว่า ไฮไลท์สีแดงตรงกลางเป็นข้อมูลที่ค่อนข้างสำคัญ อย่างไรก็ตาม สีแดงที่เข้มเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดซึ่งอาจต้องให้ความสนใจมากที่สุด

ในการสร้างแผนที่ความหนาแน่น คุณสามารถใช้คุณลักษณะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีต โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการใช้กฎรูปแบบ
คลิก รูปแบบ จากนั้น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
สร้างกฎโดยใช้คุณสมบัติมาตราส่วนสี

ใช้ตารางเดือย

ตาราง Pivot บน Google สเปรดชีตมีประโยชน์อย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานกับชุดข้อมูลจำนวนมากที่คุณต้องการสรุป

ด้วยคุณสมบัติตารางเดือย ตารางสองมิติของคุณสามารถหมุนได้ ช่วยให้คุณสร้างมิติที่สามของตารางของคุณได้ คุณลักษณะประเภทนี้จะช่วยคุณในการตอบคำถามดังต่อไปนี้:

แต่ละร้านหรือสาขาขายร็อคเกอร์ได้กี่ตัว ในไตรมาสที่สี่ของปี 2019
ตัวแทนฝ่ายขายรายใดที่ทำรายได้สูงสุดในเดือนพฤษภาคม

ต่อจากนี้ไป เพื่อสร้างตารางสาระสำคัญ คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

เน้นเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการใช้สำหรับข้อมูลของคุณ
ที่เมนูด้านบน ให้คลิกข้อมูล จากนั้นเลือกตัวเลือก Pivot Table
สร้างตารางเดือยแบบกำหนดเองได้ตามที่คุณต้องการ

ใช้ตัวกรองต่างๆ

ได้ ตัวกรองสามารถใช้กับเอกสาร Google สเปรดชีตของคุณได้ และตัวกรองเหล่านี้มีอยู่แล้ว เพื่อให้คุณสามารถเข้าใจและวิเคราะห์กลุ่มข้อมูลบางกลุ่มจากชีตของคุณได้ดียิ่งขึ้น

เมื่อใช้ตัวกรอง คุณสามารถดูเฉพาะแถวหรือคอลัมน์ในแผ่นงานที่คุณสนใจเป็นพิเศษได้ เคล็ดลับนี้อาจมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้สเปรดชีตของคุณในขณะทำรายงาน

หากต้องการใช้ตัวกรองในสเปรดชีต ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

เลือกไอคอนตัวกรองหรือปุ่ม
เลือกค่าที่คุณต้องการรวมไว้ในตัวกรองของคุณ

ใช้ฟังก์ชันตรวจสอบข้อมูล

ฟังก์ชันอื่นที่ทำให้ Google สเปรดชีตของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือฟังก์ชันตรวจสอบข้อมูล ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณสามารถจำกัดค่าทั้งหมดที่ป้อนในเวิร์กชีตของคุณ

ในการใช้ฟังก์ชันการตรวจสอบข้อมูล ให้คำนึงถึงขั้นตอนต่อไปนี้:

เลือก “ข้อมูล” จากเมนูด้านบน
คลิก “ตรวจสอบข้อมูล”
หลังจากนั้น คุณสามารถเลือก “รายการจากช่วง” หรือ “รายการของรายการ”

ด้วยวิธีนี้ เมื่อป้อนข้อมูลที่ไม่ตรงกับรายการใด ๆ ในรายการที่คุณทำ คำเตือนจะปรากฏขึ้น ด้วยฟังก์ชันนี้ คุณสามารถจำกัดผู้คนได้ โดยที่ใครก็ตามที่ดูหรือเข้าถึงชีตของคุณจะสามารถป้อนเฉพาะรายการที่มาจากรายการของคุณเท่านั้น

ปกป้องข้อมูลในชีตของคุณ

เทคนิคนี้มีประโยชน์มากเมื่อมีผู้ใช้เอกสาร Google Spreadsheet เดียวกันจำนวนมาก เมื่อมีข้อมูลที่ต้องสิ้นสุด โดยเฉพาะข้อมูลที่สำคัญมาก คุณอาจต้องการล็อกเซลล์เหล่านี้ ในการทำเช่นนั้น ข้อมูลภายในเซลล์ที่คุณล็อกไว้จะไม่เปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ

ซึ่งสามารถทำได้โดยเข้าไปที่แท็บ "สิทธิ์ในการแก้ไขช่วง" จากนั้นเลือกตัวเลือก "คุณเท่านั้น"

คำพูดสุดท้าย

แผ่นข้อมูล Google ชี ต นี้ ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มยูทิลิตี้และฟังก์ชันของ Google สเปรดชีตได้สูงสุด โดยทั่วไป เป้าหมายคือการได้รับประโยชน์จาก Google สเปรดชีตอย่างดีที่สุด ใช่ อาจต้องใช้เวลาและความพยายามในส่วนของคุณเพื่อให้เชี่ยวชาญเทคนิคเหล่านี้ แต่เมื่อคุณเข้าใจแล้ว คุณจะรู้ว่าจริงๆ แล้วคุณพลาดอะไรไปมากเพียงเพราะคุณยังไม่ได้ใช้ Google ชีตให้เกิดประโยชน์ ตอนนี้ไปข้างหน้าและเริ่มใช้เทคนิคเหล่านี้

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

วิธีสร้างตารางเดือยใน Google ชีต
แป้นพิมพ์ลัดใหม่ของ Google เอกสาร ชีต และสไลด์จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้ 2 วินาที
ทางเลือก 5 อันดับแรกสำหรับ Google Chrome
แอพ Lookout ของ Google ใช้ AR และ AI เพื่อนำทางผู้พิการทางสายตา