Ho-Ho…สวัสดี!: 5 วิธีในการเติมคำทักทายข้อความเสียงสำหรับวันหยุดของบริษัทของคุณ

มีคนไม่มากที่พิจารณาเรื่องนี้ แต่คำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจของคุณอาจมีความสำคัญมากกว่าที่คุณคิด ตอนนี้เราทุกคนคงเกลียดการบันทึกข้อความเสียงทักทายทั่วไปที่บ้านหรือบนโทรศัพท์มือถือของเรา แต่เมื่อพูดถึงธุรกิจของเรา การทักทายแบบหุ่นยนต์ที่ไร้ชีวิตชีวาธรรมดาๆ อาจจะไม่ช่วยอะไร และด้วยซอฟต์แวร์ที่มาพร้อมกับโซลูชัน VoIP ของธุรกิจของคุณ การเปลี่ยนคำทักทายในทันทีจึงง่ายกว่าที่เคย

หากคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน คำทักทายข้อความเสียงจะทำหน้าที่เป็นบรรทัดแรกในการสื่อสารระหว่างคุณกับลูกค้าหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า แน่นอนว่านี่อาจเป็นโอกาสที่ดีในการเพิ่มบุคลิกภาพ ในขณะที่ยังคงมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถสนุกกับมันได้!

กระจายความรื่นเริงในวันหยุด

เมื่อใกล้ถึงเทศกาลวันหยุด คำทักทายข้อความเสียงในสำนักงานของคุณควรแจ้งให้ผู้โทรทราบอย่างรวดเร็วถึงการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในชั่วโมง วัน หรือความพร้อมให้บริการ โอ้ และจะมีวิธีใดที่ดีไปกว่าในการแพร่กระจายความปรารถนาในวันหยุดด้วยคำทักทายที่เป็นส่วนตัวและเป็นปัจจุบัน – แน่นอนว่าในขณะเดียวกันก็รักษาลูกค้าและผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณอยู่เสมอว่าคุณจะอยู่ที่ไหนและเมื่อไหร่

ไม่ใช่ทุกคนที่จะสังเกตวันหยุดเดียวกัน และไม่ใช่ว่าทุกธุรกิจหรือแม้แต่สมาชิกในทีมของคุณจะอยู่ในช่วงเวลาเดียวกันหรือเป็นวันเดียวกัน นอกจากนี้ยังเป็นไปได้อย่างยิ่งที่ธุรกิจของคุณจะยังคงเปิดอยู่ แต่ปรับเวลาทำการ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การบันทึกคำทักทายในวันหยุดที่เป็นส่วนตัวสำหรับธุรกิจของคุณสามารถช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้เป็นอย่างดี

สรุปสั้นๆ: ปรับแต่งคำทักทายข้อความเสียงของคุณ

ในอดีต เราได้ครอบคลุมหัวข้อนี้ไปบ้างแล้ว ด้วยวิธีการที่ชัดเจนในการมีส่วนร่วมกับผู้โทรด้วยคำทักทายข้อความเสียงธุรกิจของคุณ ยังคงเป็นพื้นฐานที่มั่นคงสำหรับการสร้างคำทักทายข้อความเสียงใหม่ของคุณ เราจะสรุปประเด็นที่สำคัญที่สุดของคำทักทายข้อความเสียงสำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยโดยย่อ

• ใส่อารมณ์ขันเล็กน้อย

ทำให้มันตลก! ตอนนี้ไม่ใช่ทุกคนที่จะเป็นนักแสดงตลกที่ตลกที่สุด และคราวนี้มาฝึกกิจวัตรประจำวันแบบยืนขึ้น ไม่มีใครอยากเข้าถึงวอยซ์เมลของคุณเพียงเพื่อรับเรื่องตลก 15 เรื่อง แต่คุณสามารถเพิ่มอารมณ์ขัน ทำให้น้ำเสียงสว่างขึ้นเล็กน้อย และพยายามยิ้มให้คนอื่นได้ แน่นอน ทำให้มันสว่าง – ไม่มีอารมณ์ขันมืดที่นี่

• ให้กรอบเวลาของผู้โทรเมื่อคุณตรวจสอบข้อความเสียง

แน่นอน โทรศัพท์ของคุณดังขึ้นเพราะมีคนต้องการติดต่อ พวกเขาได้รับข้อความเสียงของคุณเนื่องจากคุณไม่ว่างหรือไม่อยู่ที่นั่น หากคุณแยกส่วนออกจากช่วงหนึ่งวันของคุณเพื่อตรวจสอบข้อความเสียง แจ้งให้ผู้โทรทราบเพื่อที่พวกเขาจะได้มีเวลาให้คุณโทรกลับ ผู้คนจะฝากรายละเอียดเพิ่มเติมหากรู้ว่ามีคนจะตรวจสอบในภายหลัง

• ใช้คำให้น้อยลง แทนที่จะใช้หลายคำ

ให้เรียบง่าย รัดกุม และตรงประเด็น ผู้โทรจะไม่ต้องการเรื่องราวชีวิตของคุณ และไม่ต้องการรอประมาณ 2 นาทีเพื่อสิ้นสุดการทักทาย พวกเขาจึงสามารถฝากข้อความไว้ได้ อย่าปิดบังรายละเอียด บอกพวกเขาว่าคุณจะอยู่ที่ไหน คุณจะอยู่ที่นั่นเมื่อไหร่ หรือจะไม่อยู่ที่นั่นเมื่อใด และจะติดต่ออย่างไร

• เสนอตัวเลือกการสื่อสารอื่น ๆ สำหรับผู้โทร

หากวิธีนี้ใช้ได้ผลดีกว่าสำหรับคุณ ให้ตัวเลือกแก่ผู้โทรในการส่งอีเมลถึงคุณ หรือแม้แต่ส่งข้อความไปยังแอปส่งข้อความ VoIP หรือแม้แต่หมายเลขส่วนตัวของคุณหากคุณไม่รังเกียจ หลายคนจะชอบความสามารถในการส่งข้อความหรืออีเมลอย่างรวดเร็ว และผู้โทรจะประทับใจกับระดับการบริการที่เพิ่มขึ้น

• สร้างสมดุลระหว่างความรู้สึกส่วนตัวกับความต้องการความเป็นมืออาชีพ

มันสำคัญมากที่จะต้องสร้างสมดุลระหว่างการทำตัวเย็นชาเกินไป อนุรักษ์นิยม และไม่มีตัวตน กับการส่งข้อความของคุณออกไป ยาวเกินไปหรือนอกรีต หากคุณสามารถสร้างสิ่งที่น่าจดจำได้ มันจะช่วยให้ผู้โทรติดต่อหรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าได้มีส่วนร่วม ไปให้ไกลเกินไปจากส่วนลึกสุดและคุณจะทำให้พวกเขากลัว

แค่ไอเดียบางอย่างที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

ในท้ายที่สุด คุณหรือทีมของคุณจะบันทึกและปรับแต่งคำทักทายส่วนตัวของพวกเขาเอง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมโดยรวมและเอกลักษณ์ของธุรกิจของคุณ คุณควรมีส่วนร่วมกับลูกค้าด้วยคำทักทายในวันหยุดที่เป็นมิตร อบอุ่น และสนุกสนาน ในขณะที่คนอื่นๆ อาจได้รับประโยชน์มากขึ้นจากการตัดที่สะอาด ไปจนถึงคำอธิบายทางธุรกิจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ เพื่อให้คุณเริ่มต้นได้ ต่อไปนี้คือเทมเพลตสั้นๆ บางส่วนที่คุณควรสร้าง รู้สึกอิสระที่จะปรับแต่ง เปลี่ยนแปลง ปรับแต่งหรือเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด! สิ่งเหล่านี้สามารถใช้สำหรับคำทักทายในสำนักงานของคุณเองหรือคำทักทายของทั้งบริษัทก็ได้

เริ่มต้นด้วยด้านที่จริงจัง:

1. สวัสดีและขอขอบคุณที่โทรหา GetVoIP! วันนี้ปิดทำการในวันหยุด และจะกลับมาที่สำนักงานในวันพรุ่งนี้ วันพฤหัสบดีที่ 14 เราขออภัยในความไม่สะดวกที่อาจเกิดขึ้น แต่คาดว่าจะได้รับการตอบกลับจากเราในทันทีในวันพรุ่งนี้! สุขสันต์วันหยุดและมีวันที่ดี

2. สวัสดีคุณมาถึง Matt Grech แล้ว ฉันจะลางานในอีกไม่กี่วันข้างหน้าเนื่องจากเป็นวันหยุด โปรดฝากข้อความไว้ หรือส่งอีเมลหาเราได้ที่ Matt@GetVoIP หากมีอะไรเร่งด่วนปรากฏขึ้น ฉันจะติดต่อกลับหาคุณทันทีที่กลับถึงสำนักงาน สุขสันต์วันหยุด!

3. ขอขอบคุณที่โทรหา GetVoIP ขณะนี้เราไม่อยู่เนื่องจากเป็นวันหยุด และสำนักงานจะปิดตั้งแต่วันจันทร์ที่ 12 ถึงวันศุกร์ที่ 16 เราขออภัยในความไม่สะดวกและหวังว่าจะได้ให้บริการคุณเมื่อเรากลับมา โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา GetVoIP.com เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมว่าเราสามารถช่วยได้อย่างไร

หรือถ้าคุณต้องการอะไรสนุกๆ มากกว่านี้:

4. สวัสดี ขอบคุณที่โทรหา GetVoIP เรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณในทุก ๆ ทางที่เราสามารถทำได้ แต่วันหยุดเหล่านี้ทำให้เราไม่สามารถทำอะไรได้สำเร็จ! เราจะกลับไปที่สำนักงานหลังปีใหม่ในวันที่ 2 มกราคม แต่อย่าลังเลที่จะไปที่เว็บไซต์ของเรา GetVoIP.com เพื่อเรียนรู้สิ่งที่คุณสามารถทำได้ สุขสันต์วันหยุด!

5. สุขสันต์วันหยุดจาก GetVoIP! ขออภัย เราไม่พบผู้ฝึกงานรายใดรายหนึ่งที่จะรับสายของคุณ เราทุกคนพยายามอย่างเต็มที่ที่จะยุติการจัดหา Eggnog นี้ก่อนสิ้นปี รู้สึกอิสระที่จะตรวจสอบเว็บไซต์ของเราหรือแม้กระทั่งฝากข้อความ เราจะกลับไปที่สำนักงานหลังปีใหม่ในวันที่ 2 มกราคม และเราจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด

ขอให้สนุกกับมัน!

ไม่ว่าข้อความเสียงในวันหยุดสำหรับธุรกิจที่คุณตัดสินใจสร้างสำหรับสำนักงานของคุณจะตกอยู่กับบุคลิกภาพ รสนิยม และสิ่งแวดล้อมของคุณเองอย่างแน่นอน เพียงจำไว้ว่าต้องทำตามกฎง่ายๆ และรักษาความเป็นมืออาชีพ คุณจะไม่ต้องการให้ผู้โทรหวาดกลัวโดยที่ไม่มีโอกาสได้พูดคุยกับพวกเขาโดยตรง! วันหยุดเสนอโอกาสพิเศษที่จะขยายความสามารถของบุคคลในการทักทายของเราให้ดียิ่งขึ้น และคุณไม่มีทางรู้ อาจช่วยให้คุณได้รับข้อตกลงครั้งต่อไป

เครดิตรูปภาพจาก Far Reach Inc. http://www.farreachinc.com/blog/far-reach/2015/01/08/ho-ho-oh-how-to-create-unforgettable-corporate-holiday-greetings