ธุรกิจสามารถให้พนักงานระยะไกลมีส่วนร่วมได้อย่างไร?

“มันไม่ตรงไปตรงมาเสมอไปที่จะให้พนักงานมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์ของบริษัทของคุณ” เจมี่ จอห์นสัน ซีอีโอของ FJP Investment กล่าว “แน่นอน” เจมี่กล่าวต่อ “มันยากกว่ามากเมื่อคุณต้องรับมือกับปัญหาเดียวกันในสถานที่ห่างไกล บริษัทต่างๆ พยายามหาวิธีรักษาพนักงานใหม่ที่อยู่ห่างไกลให้เข้ามามีส่วนร่วม ในขณะที่คนทั้งโลกตกอยู่ในภาวะล็อกดาวน์อย่างกะทันหัน ระดับการมีส่วนร่วมลดลงอย่างมากด้วยเหตุนี้”

เมื่อโลกยังคงฟื้นตัวจากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 เป็นที่เข้าใจกันว่าการทำงานทางไกลนั้นส่วนใหญ่เป็นแฟชั่นชั่วคราว แต่จากการศึกษาพบว่า คนงานมากกว่าครึ่งต้องการทำงานจากที่บ้านอย่างน้อย 3 วันต่อสัปดาห์หลังการระบาดใหญ่ และเกือบหนึ่งในสามต้องการทำงานเต็มเวลาจากทางไกล การสนับสนุนจากนายจ้างสำหรับการลาออกครั้งใหญ่หรือที่เรียกว่า Big Quit หมายความว่าการทำงานทางไกลหรือการทำงานทางไกลบางอย่างเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในที่ทำงานในปีต่อ ๆ ไป

บางคนมองว่าความผูกพันของพนักงานเป็นความภักดี ความทุ่มเท และการเชื่อมโยงทางอารมณ์กับงาน พนักงานที่มีส่วนร่วมจะทำงานได้ดีขึ้น มีความพึงพอใจในการทำงานมากขึ้น และมีแนวโน้มที่จะทำผลงานได้ดีเหนือกว่าสิ่งอื่นใด

ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ยุคใหม่ต้องหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานจากระยะไกล แม้ว่าโลกจะเริ่มฟื้นตัวอย่างช้าๆ โดยมีพนักงาน (และองค์กร) จำนวนมากเลือกที่จะทำงานจากที่บ้านเป็นเวลานาน ต่อไปนี้คือวิธีง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพอย่างเหลือเชื่อในการทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณมีความสุขและมีประสิทธิผล

เคล็ดลับที่หนึ่ง: ให้พนักงานมีอิสระมากขึ้นและใช้การจัดการขนาดเล็กน้อยลง

ผู้จัดการมักจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการจัดการกับการจ้างงานทางไกล แม้ว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลจะพลาดโอกาสในการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน แต่พวกเขาก็ยังต้องรับประกันว่าระดับการผลิตจะคงที่

สำหรับผู้จัดการหลายคน การแพร่ระบาดทำให้เกิดความท้าทายใหม่สำหรับพวกเขาในการปรับตัวให้เข้ากับกระบวนทัศน์การทำงานใหม่อย่างรวดเร็ว และหลายคนพบว่าพวกเขาพยายามปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพนักงาน และทำให้แย่ลงในบางกรณี อันที่จริง การวิจัยได้แสดงให้เห็นว่าผู้จัดการหลายคนมีปัญหาในการเชื่อว่าลูกน้องของตนทำงานหนัก แต่อาจหย่อนยานได้เนื่องจากไม่อยู่ในสายตาตลอดเวลา นี่เป็นความเชื่อที่ผิด ผู้จัดการหลายคนใช้การจัดการระดับจุลภาค ซึ่งแสดงให้เห็นว่าเป็นหนึ่งในสิ่งที่เลวร้ายที่สุดสำหรับผลิตภาพและขวัญกำลังใจ

อาจเป็นสัญชาตญาณสำหรับผู้จัดการที่จะจัดการเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้พนักงานของตนได้รับการมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ แต่สิ่งนี้อาจส่งผลให้เกิดผลเสียในระยะยาวและพิสูจน์ได้ว่าเป็นผลดีต่อการมีส่วนร่วมของพนักงาน แน่นอน พนักงานยังต้องได้รับการจัดการ แต่วิธีการที่ให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดคือวิธีที่ยั่งยืนโดยไม่ต้องคอยจับตาดูทุกรายละเอียด วิธีการดังกล่าวรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น

มีความยืดหยุ่นในการวัดประสิทธิภาพ ไม่จำเป็นต้องกดดันพนักงานเพื่อให้งานเสร็จ นี้มักจะทำให้เกิดความขุ่นเคืองและเป็นปฏิปักษ์ วิธีที่ดีกว่าคือการวางระบบที่พนักงานมีความรับผิดชอบต่อเป้าหมายของตนเอง เป้าหมายมีความสำคัญมากในการบรรลุเป้าหมาย และยิ่งเป้าหมายชัดเจนมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น โครงสร้างการกำหนดเป้าหมายที่ช่วยให้มีอิสระมากขึ้นจึงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการดึงดูดพนักงาน เช่น การกำหนดเป้าหมาย SMART และ KPI

การตั้งเป้าหมาย SMART คืออะไร? เพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณชัดเจนและเข้าถึงได้ แต่ละเป้าหมายควรเป็น:

• เฉพาะเจาะจง (ง่าย สมเหตุสมผล สำคัญ)
• วัดได้ (ความหมาย, แรงจูงใจ)
• ทำได้ (ตกลง, บรรลุได้)
• เกี่ยวข้อง (สมเหตุสมผล มีเหตุผล และมีทรัพยากร ตามผลลัพธ์)
• ขอบเขตเวลา (ตามเวลา, จำกัดเวลา, เวลา/จำกัดค่าใช้จ่าย, ทันเวลา, คำนึงถึงเวลา)

กำหนดความคาดหวังของคุณให้ชัดเจน การสนทนานี้โดยเร็วที่สุดจะช่วยให้คุณสร้างขีดจำกัดขอบเขตกับคนทำงานระยะไกลของคุณก่อนที่จะมีนิสัยแย่ๆ เกิดขึ้น ตัดสินใจเลือกชั่วโมงทำงาน ช่วงพัก และความคาดหวังสำหรับทั้งคุณและพนักงาน

เคล็ดลับ 2: จงเปิดกว้างและซื่อสัตย์

เวิร์กโฟลว์ไม่เพียงอาจได้รับประโยชน์จากความโปร่งใส เพื่อที่จะปลูกฝังการปฏิบัติประจำวันนี้ในทีมของพวกเขา ผู้นำที่มีประสิทธิภาพสูงต้องสร้างช่องทางการสื่อสารแบบเปิดภายในองค์กรของตนเองก่อน ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อเผชิญกับวิกฤต เมื่อผู้คนเสี่ยงต่อความโลดโผนและการคาดเดา

อนาคตของทุกบริษัทมีความไม่แน่นอนมากขึ้นเนื่องจากปัญหาการแพร่ระบาดที่เพิ่มขึ้น ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดความเหนื่อยหน่าย ความวิตกกังวล และความเครียดของพนักงานคือการไม่สามารถทำงานได้ดีที่สุดภายใต้แรงกดดัน ผู้บริหารและผู้จัดการควรมีความชัดเจนมากว่าบริษัทกำลังจะไปที่ใด และพนักงานจะได้รับผลกระทบอย่างไรในบางสถานการณ์ เพื่อบรรเทาความกลัวที่เหลืออยู่

การมีความเห็นอกเห็นใจต่อพนักงานของคุณเป็นทักษะการเป็นผู้นำที่มีคุณค่าซึ่งมักถูกมองข้าม การเอาใจใส่ไม่ใช่จุดอ่อน ถือเป็นจุดแข็งที่พนักงานจะได้รับการสนับสนุนและชื่นชม การสร้างช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์สามารถช่วยให้คุณรับรู้และเข้าใจปัญหาเฉพาะที่พนักงานของคุณที่ทำงานจากที่บ้านกำลังประสบอยู่

ในทางกลับกัน ผู้นำต้องซื่อสัตย์เกี่ยวกับข้อบกพร่องของตนเอง พนักงานจะขอบคุณหากข่าวร้ายมาจากคุณโดยตรงมากกว่าที่จะส่งผ่านบุคคลที่สาม ด้วยเหตุนี้ พนักงานจึงมีแนวโน้มที่จะรู้สึกว่าตนเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทและมีความรู้สึกภักดีต่อบริษัทมากขึ้น

เคล็ดลับ 3: แสดงความขอบคุณต่อพนักงานของคุณโดยใช้ระบบการให้รางวัลและการยกย่อง

ในขณะที่บริษัทต่างๆ ต่อสู้กับปัญหาของพนักงานเสมือนหรือไฮบริด เป็นที่เข้าใจได้ว่าการยอมรับความสำเร็จของพนักงานทางไกลได้ลดลงข้างทาง อย่างไรก็ตาม การดำเนินการแก้ไขนี้เป็นความคิดที่ดีมาก

ผู้เชี่ยวชาญรายหนึ่งระบุว่า ในช่วงเวลาหนึ่งในช่วงเวลาที่ยากลำบาก พนักงานต้องการการยอมรับเพิ่มขึ้น 30% รูปแบบการมีส่วนร่วมในเชิงบวกเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพนักงานต้องเผชิญกับวิกฤตใหม่หรือปรับเปลี่ยนการจัดเตรียมงานใหม่

โปรแกรมการให้รางวัลและการยกย่องเสมือนจริงจำนวนมากประสบปัญหาเนื่องจากขาดการวางแผน การจัดองค์กร และการนำไปปฏิบัติ ดังนั้นกระบวนการทั้งหมดของการจดจำคนงานที่ทำงานจากระยะไกลจึงกลายเป็นความผิดปกติ มีความไม่แน่นอนมากมายเกี่ยวกับเวลา อะไร และใครที่จะได้รับคำชมสำหรับการทำงานพิเศษจากเพื่อนร่วมงานของพวกเขา

ไม่จำเป็นต้องทำให้ความเรียบง่ายซับซ้อน การมีส่วนร่วมกับพนักงานทางไกลอาจดูเหมือนเป็นงานยากลำบาก แม้จะมีราคาแพงและใช้เวลานาน แต่คุณสามารถลดความซับซ้อนของสิ่งต่างๆ ได้ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนั้น ด้านล่างนี้คือแนวคิดบางประการในการทำให้รางวัลดิจิทัลและการจดจำเป็นเรื่องง่าย

ให้แน่ใจว่าทุกคนรู้เรื่อง นี้ แม้ว่าจะเป็นเสมือน การยอมรับจากสาธารณชนก็มีความสำคัญ สิ่งนี้บรรลุวัตถุประสงค์สองประการ ประการแรก เป็นการรับประกันว่าการยอมรับไม่ใช่แค่ระหว่างเจ้านายและพนักงาน แต่ทีมงานนอกสถานที่ทั้งหมดมีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งซึ่งกันและกัน ประโยชน์ประการที่สองคือ เป็นเครื่องเตือนใจสำหรับทุกคนที่ทำงานจากระยะไกลว่าความพยายามของพวกเขาได้รับการยอมรับและชื่นชม แท้จริงแล้ว มีบางสิ่งที่อยู่ลึกในธรรมชาติของมนุษย์ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการยอมรับสำหรับการทำงานหนักและความสำเร็จ

ให้ทันและทัน ได้รับการตบหลังสำหรับงานที่ทำได้ดีหลายเดือนหลังจากที่ข้อเท็จจริงจะไม่ส่งผลกระทบแบบเดียวกัน เมื่อพูดถึงคนงานที่ทำงานนอกสถานที่ ฝ่ายบริหารต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการยอมรับและเห็นคุณค่าสำหรับผลงานของพวกเขาอย่างรวดเร็ว ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานจะต้องรักษาสิ่งนี้ไว้และอย่ามองว่าเป็น "แฟลชในกระทะ" เพื่อจัดการและกระตุ้นพนักงาน รางวัลและการยอมรับต้องจริงใจและจริงใจ

เคล็ดลับ 4: ทำให้ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานมีความสำคัญสูงสุด

พนักงานที่มีสุขภาพร่างกายแข็งแรง (โดยเฉพาะสุขภาพจิต) ได้รับการกล่าวขานว่ามีเนื้อหาและประสิทธิผลมากกว่า นอกจากนี้ จากการศึกษาของ Gallup การมีส่วนร่วมและความเป็นอยู่ที่ดีเป็นสิ่งที่ส่งเสริมซึ่งกันและกัน กล่าวคือ แต่ละรายการมีอิทธิพลโดยตรงต่ออีกฝ่ายหนึ่ง

เป็นเรื่องมหัศจรรย์ที่บริษัทต่างๆ เริ่มให้ความสำคัญกับสวัสดิภาพของพนักงานตั้งแต่ปี 2020 เมื่อโรคระบาดรุนแรง จากรายงานแนวโน้มฉบับหนึ่ง องค์กรมากกว่า 80% เชื่อว่าสวัสดิภาพของพนักงานจะมีความสำคัญหรือสำคัญมากต่อประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาในอีก 12-18 เดือนข้างหน้า แต่มีเพียง 12% เท่านั้นที่เชื่อว่าพวกเขาพร้อมรับมือกับปัญหาดังกล่าวอย่างเพียงพอ

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าชีวิตการทำงานของบุคคลนั้นอาจได้รับผลกระทบในทางลบมากกว่าแค่สุขภาพร่างกายเท่านั้น ปัญหาสุขภาพจิตมักส่งผลให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลลดลง รวมถึงการมีส่วนร่วมลดลงด้วย

งบประมาณสำหรับความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานในที่ทำงานมักจะครอบคลุมเฉพาะพื้นฐานเท่านั้น รวมถึงการประกันสุขภาพ ฝ่ายบริหารควรให้ความสำคัญกับส่วนต่างๆ ของสถานที่ทำงานที่สามารถช่วยให้พนักงานมีสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีได้อย่างเหมาะสม เช่น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหยุดพักเป็นประจำ นอกเหนือจากการหยุดทำงานที่จำเป็นมากแล้ว ยังส่งเสริมความสัมพันธ์ในการทำงานที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นระหว่างเพื่อนร่วมงาน

ช่วยพนักงานตั้งค่าสภาพแวดล้อมโฮมออฟฟิศที่ ดี การทำงานในระยะไกลอาจทำให้ร่างกายต้องเสียภาษี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณสามารถเข้าถึงที่นั่งคุณภาพสูงสุดและการสนับสนุนเฟอร์นิเจอร์ที่เพียงพอ ราวกับว่าพวกเขาอยู่ในสำนักงานปกติ วิธีนี้จะช่วยแสดงให้พนักงานเห็นว่าคุณใส่ใจในสวัสดิภาพของพวกเขาอย่างมาก

พูดคุยเรื่องสุขภาพจิตกับพนักงานอย่างเปิดเผย ในบางกรณี มันอาจจะง่ายพอๆ กับการสัมมนาเรื่องสุขภาพจิตหรือเสนอที่ปรึกษาเพื่อพูดคุยด้วย ผู้คนมักพบว่าการแชทกับคนแปลกหน้าง่ายกว่ากับครอบครัวและเพื่อนฝูง

กำหนดขอบเขตว่าควรจะทำงาน เมื่อใด นี่เป็นเรื่องสำคัญที่นายจ้างมองข้ามบ่อยเกินไป ข้อเสียประการหนึ่งของการทำงานระยะไกลแสดงให้เห็นว่าพนักงานบางคนพบว่ามันยากที่จะปิดการทำงาน ตรวจสอบอีเมลและโทรศัพท์อย่างต่อเนื่องเพื่อหาข้อความจากเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงาน สำหรับบางคน มันเหมือนกับว่าพวกเขาอยู่ในที่ทำงานตลอดเวลาที่ตื่นอยู่ ขั้นตอนง่ายๆ อย่างหนึ่งคือห้ามพนักงานตอบอีเมลในช่วงสุดสัปดาห์หรือตอนเย็น