HR สามารถใช้ลายเซ็นอีเมลเพื่อแสดงถึงวัฒนธรรมของบริษัทได้อย่างไร

นักการตลาดกว่า 62% ใช้ลายเซ็นอีเมล ซึ่งทำหน้าที่เป็นเครื่องมืออันมีค่าที่สามารถขยายการรับรู้ถึงแบรนด์ทั่วทั้งบริษัทได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือทางการตลาดนี้เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง รวมถึงการแนบข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่ช่วยให้ผู้คนติดต่อกับบัญชีงานของคุณได้

ลายเซ็นอีเมลยังสามารถใช้เพื่อแสดงถึงวัฒนธรรมของบริษัทและส่งเสริมการสื่อสารได้อีกด้วย อันที่จริง จุดสุดท้ายของการเพิ่มความสะดวกในการสื่อสารนั้นสะท้อนไปทั่วเอเจนซีการตลาดรายใหญ่หลายแห่ง โดย 89% ของนักการตลาดใช้ลายเซ็นเพื่อรวมข้อมูลติดต่อเพิ่มเติม

ในบทความนี้ เราจะสำรวจประโยชน์ของการใช้ลายเซ็นอีเมลทั่วทั้งบริษัท ก้าวผ่านข้อดีที่สำคัญ รวมทั้งแสดงให้เห็นว่าสามารถช่วยให้ข้อมูลและพัฒนาวัฒนธรรมภายในบริษัทได้อย่างไร

มาเข้าเรื่องกันเลย

ฉันจะเพิ่มลายเซ็นอีเมลใน Outlook ได้อย่างไร

การเพิ่มลายเซ็นอีเมลใน Outlook ทำได้ง่ายดายอย่างน่าประหลาดใจ ช่วยให้คุณสร้างและอัปโหลดลายเซ็นได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที ด้วยตัวเลือกที่ปรับแต่งได้สูงและครีเอเตอร์ออนไลน์จำนวนมากที่คุณติดต่อได้ การใช้ลายเซ็นทั่วทั้งบริษัทจึงไม่ยากอย่างที่คิด

ใน Outlook มีกระบวนการเฉพาะที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้:

• การ ตั้งค่า – หลังจากเปิดบัญชีอีเมล Outlook แล้ว ให้ไปที่การตั้งค่า ซึ่งควรอยู่ในแถบหน้าต่างที่ด้านบนซ้ายของหน้าจอ
• ลายเซ็น – นำทางไปยังลายเซ็นโดยเลื่อนรายการตามตัวอักษรหรือเลือก 'ความช่วยเหลือ' จากนั้นค้นหาโดยตรง คลิกที่นี่เพื่อเปิดหน้าลายเซ็นภายใน Outlook
• แก้ไข – คลิกที่เครื่องหมายบวก (+) เพื่อเพิ่มลายเซ็นใหม่ จากนั้น คุณจะสามารถแก้ไขประเภทและชื่อลายเซ็นของคุณก่อนที่จะปรับแต่งด้วยฟิลด์และการตอบกลับในแบบของคุณ ในทำนองเดียวกัน นี่คือที่ที่คุณสามารถอัปโหลดลายเซ็นที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้โดยตรง หากคุณสร้างลายเซ็นด้วยแอปพลิเคชันหรือบริการของบุคคลที่สาม
• เผยแพร่ – หลังจากปรับแต่งลายเซ็นอีเมลของคุณแล้ว คุณจะสามารถกด Apply โดยการเปลี่ยนแปลงนั้นจะถูกเผยแพร่ไปยังบัญชีของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกลายเซ็นอีเมลแล้ว หากใช่ อีเมลถัดไปที่คุณส่งจากบัญชีของคุณจะรวมลายเซ็นอีเมลไว้ที่ด้านล่างของหน้าโดยอัตโนมัติ

ด้วยสิ่งนี้ คุณได้สร้างและรวมลายเซ็นอีเมลอย่างรวดเร็วซึ่งคุณสามารถแจกจ่ายทั่วทั้งบริษัทของคุณได้อย่างเท่าเทียมกัน

ทำไมบริษัทของฉันจึงควรใช้ลายเซ็นอีเมล

เมื่อคุณสร้างลายเซ็นอีเมลแล้ว คุณจะเริ่มรับประโยชน์จากการเพิ่มอีเมลที่มีประโยชน์นี้ โดยปกติ ลายเซ็นอีเมลมีทั้งประโยชน์ทันทีและแบบที่ต่อกันเมื่อเวลาผ่านไป ตัวอย่างเช่น ในขณะที่ลายเซ็นเหล่านี้มีประโยชน์ทันที ซึ่งเราจะพูดคุยกันในไม่ช้า การใช้ลายเซ็นนี้หมายความว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งในอนาคตจะมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมันอย่างถาวร

หากใครอ่านอีเมลของพวกเขาและย้อนดูอีเมลในอดีตเพื่อดูว่าคุณพูดอะไร ลายเซ็นอีเมลของคุณจะเป็นเครื่องเตือนใจถึงแบรนด์ของบริษัท ข้อมูลของบริษัท และรายละเอียดในอนาคตที่คุณอาจรวมไว้อย่างถาวร

ประโยชน์ของการใช้ลายเซ็นอีเมลในทันทีนั้นมีมากมาย โดยการเพิ่มง่ายๆ นี้ทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมาก ลายเซ็นอีเมลออนไลน์สามารถ:

• ปรับปรุงความเป็นมืออาชีพ – ปัจจุบัน กว่า 82% ของธุรกิจใช้ลายเซ็นอีเมลอย่างแข็งขัน สาเหตุหลักประการหนึ่งที่เป็นเช่นนี้ก็คือการส่งเสริมภาพลักษณ์ของความเป็นมืออาชีพ บริษัทต่างๆ สามารถใช้เพื่อแสดงตราสินค้า ใส่รายละเอียดเพิ่มเติม และใช้สีของบริษัทได้ ไม่เพียงแต่สะดวกเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความเป็นมืออาชีพทางออนไลน์อีกด้วย
• ปรับปรุงการติดต่อ – ประโยชน์อีกประการของการใช้ลายเซ็นอีเมลคือพนักงานสามารถรวมจุดติดต่อเพิ่มเติมได้ อีเมล ถึงแม้จะใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่ก็ยังห่างไกลจากวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุด ด้วยเหตุนี้ รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมลสำรอง หรือจุดติดต่ออื่น จะช่วยให้ผู้คนติดต่อกับบริษัทได้
• Boost Brand Recognition – การจดจำ แบรนด์เป็นส่วนสำคัญของการตลาดออนไลน์ ที่จริงแล้ว แม้แต่การรวมสีในอีเมลของคุณซึ่งสะท้อนถึงสีของบริษัท ก็สามารถปรับปรุงการจดจำแบรนด์ได้มากถึง 80% ลายเซ็นอีเมลของบริษัทคุณมอบโอกาสที่ยอดเยี่ยมในการรวมสื่อการตลาด โลโก้แบรนด์ และชื่อบริษัทของคุณ เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มโอกาสที่ผู้คนจะรับรู้และเชื่อมโยงการบริการลูกค้าในเชิงบวกกับแบรนด์ของคุณ

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นประโยชน์หลักที่คุณจะได้รับจากการใส่ลายเซ็นอีเมล แต่ก็เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น โดยนี่เป็นหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงต้นทุนต่ำที่คุณสามารถทำกับธุรกิจของคุณได้

HR สามารถใช้ลายเซ็นอีเมลเพื่อความก้าวหน้าในวัฒนธรรมองค์กรภายในได้อย่างไร

แม้ว่าเราได้พูดถึงประโยชน์ภายนอกของการแนะนำลายเซ็นอีเมลในธุรกิจของคุณแล้ว คุณยังสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ภายในได้ด้วยแผนกทรัพยากรบุคคลที่ใช้ลายเซ็นอีเมลเพื่อความก้าวหน้าในวัฒนธรรมองค์กร

อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารหลักในธุรกิจ โดยพนักงานใช้สตรีมนี้เพื่อพูดคุยกันตลอดทั้งวัน จากแบบอย่างนี้ แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถรวมข้อมูลเพิ่มเติมต่างๆ ไว้ในการสื่อสารของตนได้

ตัวอย่างเช่น HR สามารถใช้ลายเซ็นอีเมลเพื่อ

• ดำเนินการสำรวจของบริษัท – ภายในลายเซ็นอีเมลที่ส่งจากภายในแผนก HR พนักงานสามารถใส่ลิงก์ไปยังแบบสำรวจล่าสุดที่ HR กำลังทำงานอยู่ได้ ซึ่งอาจรวมถึงลิงก์ไปยังแบบสำรวจที่ไม่ระบุชื่อเกี่ยวกับเงื่อนไขของผู้ปฏิบัติงาน สถานที่ให้คำติชม หรือแบบสำรวจอื่นๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่ วิธีนี้ช่วยให้พนักงานเข้าถึงสถานที่เพื่อแบ่งปันความรู้สึกได้ง่าย โดยอยู่ในอีเมล HR ที่ช่วยประหยัดเวลาทุกคนในขณะที่ให้ตำแหน่งศูนย์กลางในการค้นหาแบบสำรวจ

• จัดกำหนดการประชุม – พนักงานหลายคนในฝ่ายทรัพยากรบุคคลกำลังใช้ลายเซ็นอีเมลของพวกเขาเป็นสถานที่ในการจัดเก็บลิงก์ 'จองการประชุม' สิ่งเหล่านี้จะนำพนักงานคนอื่น ๆ ไปยังแพลตฟอร์มออนไลน์ที่พวกเขาสามารถเลือกจากช่วงเวลาการประชุมที่มีได้ เมื่อพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องจัดกำหนดการประชุมจำนวนมาก การทำเช่นนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มากในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานสามารถหาเวลาว่างในแต่ละวันได้ นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างและแจกจ่ายการประชุมใหม่ภายในบริษัท

• ประกาศข่าว – สุดท้าย ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถกระจายข้อความและข่าวสารของบริษัทผ่านลายเซ็นอีเมลของพวกเขา ตั้งแต่ประกาศขนาดใหญ่ไปจนถึงกระดานข่าวสารรายวันที่พวกเขาสามารถแจกจ่ายได้ ลายเซ็นอีเมลเป็นสถานที่ที่ดีในการให้ผู้คนมีส่วนร่วมและอัปเดตโดยไม่ต้องเน้นให้อ่านผ่านพอร์ทัลข่าวของบริษัท ด้วยวิธีการกระจายข้อมูลแบบไม่ผูกมัดนี้ ทีม HR ของคุณสามารถสื่อสารข้อความได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องทำอะไรมาก

ลายเซ็นอีเมลเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการรวมองค์ประกอบต่างๆ ที่จะส่งเสริมวัฒนธรรมของบริษัท เนื่องจากเป็นสถานที่เดียวที่สามารถมองเห็นและเข้าถึงได้โดยใครก็ตามที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่งอีเมลถึง มักใช้งานน้อยเกินไป นี่คือการเปลี่ยนแปลงเดียวที่คุณสามารถรวมเข้ากับแผนก HR ของคุณ ซึ่งสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก

ความคิดสุดท้าย

แม้ว่าลายเซ็นอีเมลจะได้รับการกล่าวถึงอย่างกว้างขวางว่าเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อปรับแต่งการสื่อสารแบบมืออาชีพและเพิ่มการจดจำแบรนด์ได้ แต่ก็มักไม่ค่อยเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการสื่อสารภายใน นอกเหนือจากการให้พนักงานมีวิธีการที่เป็นไปได้มากขึ้นในการติดต่อตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลแล้ว ลายเซ็นอีเมลมักเป็นกระดานประกาศที่ดีสำหรับการสื่อสารเพิ่มเติม

ตั้งแต่การรวมปุ่มกำหนดเวลาการประชุมไปจนถึงการออกแบบสถานที่ที่สามารถแทรกข่าวสารของบริษัทได้ ลายเซ็นอีเมลเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความสัมพันธ์และวัฒนธรรมของบริษัทภายในสภาพแวดล้อมขององค์กร