จะเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับการจัดการบริการที่บ้านได้อย่างไร

คำถามเกี่ยวกับการจัดการบริการเกี่ยวกับบ้านจะแตกต่างกันไปอย่างมากขึ้นอยู่กับตำแหน่งและสถานการณ์ของคุณ เช่น “ฉันต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ HVAC, ประปา, การบำรุงรักษาทรัพย์สิน, ช่างทำกุญแจ, การซ่อมแซมเครื่องใช้ไฟฟ้า หรือการดำเนินการกำจัดขยะในฐานะเจ้าของบริษัท” หรือ “ฉันต้องการเสริมความแข็งแกร่งให้กับกระบวนการของฉัน” โฟลว์เป็นแผนกบริหารจัดการบริการบ้านขององค์กร ” ที่นี่เราจะอธิบายฟังก์ชันของซอฟต์แวร์บริการบ้านขั้นพื้นฐานและวิธีการตัดสินใจขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์

ซอฟต์แวร์การจัดการบริการบ้านคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการบริการเกี่ยวกับบ้านคือระบบที่จัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริการที่คุณมอบให้ ลูกค้า ผู้รับเหมา และอื่นๆ จากส่วนกลาง เช่น สิ่งอำนวยความสะดวก สถานที่ และทรัพย์สินของผู้รับเหมา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านการจัดการ

ระบบบนคลาวด์ช่วยลดต้นทุนการตั้งค่าเริ่มต้น ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลได้ทุกที่ และสามารถเริ่มต้นได้อย่างง่ายดายเพียงป้อนข้อมูลทรัพย์สินและผู้เช่าตามระบบ มีข้อดีหลายประการ เช่น มีความน่าสนใจตรงที่อัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ และคุณลักษณะใหม่ๆ จะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการบริการบ้านยังแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ดังต่อไปนี้

สำหรับบริษัทบริการเกี่ยวกับบ้านที่ดำเนินธุรกิจด้านการจัดการโซลูชันและบุคลากรเป็นหลัก: มีคุณสมบัติครบถ้วนที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินการจัดการบริการและเพิ่มการได้มาตามสัญญา

ไม่จำกัดเพียงบริษัท แต่ยังสำหรับบริษัทหรือบุคคลที่ต้องการรับบริการภายในสำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกของตน: ชุดคุณสมบัติที่ครบถ้วนเพื่อการจัดการและใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์อย่างมีประสิทธิภาพและเสริมสร้างกลยุทธ์

มีวัตถุประสงค์สองประการในการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการบริการเกี่ยวกับบ้าน

ซอฟต์แวร์การจัดการบริการบ้านแบ่งการใช้งานคร่าวๆ ได้เป็น 2 ประเภท เรามาดูประโยชน์และผลกระทบของการดำเนินการแต่ละประเภทกันดีกว่า

ประเภทการจัดการบริการบ้าน

ผู้ใช้เป้าหมาย

บริษัทและผู้จัดการที่ประกอบธุรกิจให้บริการเกี่ยวกับบ้าน

การดำเนินงานหลักที่ต้องการประสิทธิภาพ:

• เอกสารในการให้บริการ
• การจัดการการฝากและถอนเงิน เช่น การโอน
• การจัดการทั่วไปของบริการเกี่ยวกับบ้าน (ขั้นตอนการอนุมัติ การสื่อสารกับพันธมิตร การจัดเตรียมรายงานรายได้และค่าใช้จ่าย ฯลฯ)
• ความคิดริเริ่มในการปรับปรุงการได้มาซึ่งสัญญา (การโพสต์/การอัปเดตบนพอร์ทัลหลัก ฯลฯ )
• การป้องกันการแยกความรู้และปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบริการบ้านเป็นรายบุคคล

ประโยชน์ของการนำไปปฏิบัติ

จากข้อมูลที่ลงทะเบียนไว้ในระบบ สามารถค้นหาและดูข้อมูลการติดต่อ เช่น ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลผู้ให้บริการบ้าน และสร้างสมุดบัญชี เอกสารสัญญา และใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติ ป้องกันข้อผิดพลาดและประหยัดแรงงาน สิ่งนี้ได้กลายเป็นความจริงแล้ว Orcatec มีซอฟต์แวร์การจัดการบริการบ้านประเภทนี้อย่างเต็มที่ การปรับปรุงกระบวนการของคุณทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานที่มีมูลค่าสูง เช่น การสรรหาพนักงานใหม่และการกำหนดมาตรการเพื่อปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

ประเภทของกลยุทธ์องค์กร

ผู้ใช้เป้าหมาย

แผนกกำกับดูแลกิจการและผู้จัดการที่ต้องการการวางแผนเชิงกลยุทธ์เพื่อใช้บริการบ้านให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การดำเนินงานหลักที่ต้องการประสิทธิภาพ:

• การปรับปรุงความสามารถในการทำกำไรและการจัดการบริการบ้านสำหรับบุคคล
• ความคิดริเริ่มเพื่อปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า
• การจัดการอุปกรณ์และสัญญา

ประโยชน์ของการนำไปปฏิบัติ

ข้อมูลอุปกรณ์สามารถเปลี่ยนเป็นข้อมูลและจัดการได้จากส่วนกลาง ช่วยให้คุณเข้าใจสถานะของสิ่งอำนวยความสะดวกของลูกค้าทั้งหมดที่รับบริการแบบเรียลไทม์ เนื่องจากคุณสามารถแก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์ตามการประเมินตามวัตถุประสงค์โดยใช้ข้อมูล จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะตัดสินใจอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับการรวมหรือปิดสาขา หรือเพื่อดูภาพรวมการจัดการที่ซับซ้อนของร้านค้าที่แตกต่างกันตามประเภทธุรกิจ ขนาด และที่ตั้ง

หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์การจัดการบริการบ้าน

ต่อไปเรามาดูฟังก์ชันหลักและความสามารถของซอฟต์แวร์แต่ละประเภทกันดีกว่า

หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์การจัดการสำหรับประเภทแรก:

• การจัดการสัญญา: คุณสามารถจัดการข้อมูลลูกค้า (ผู้รับเหมาและผู้ค้ำประกัน) และข้อกำหนดสัญญาบริการได้จากส่วนกลาง โดยเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านี้กับข้อมูลสถานที่ตั้งและข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าและผู้รับเหมา
• การจัดการการเรียกเก็บเงิน: จัดการการชำระเงินที่เกิดขึ้นและครั้งเดียวสำหรับการให้บริการและค่าธรรมเนียมการต่ออายุ/การยกเลิก นอกจากนี้ยังมีบริการที่ระบบสามารถแจ้งเงื่อนไขการลงทะเบียนให้คุณทราบโดยอัตโนมัติ
• การจัดการเงินฝาก: คุณสามารถตรวจสอบการรับการชำระเงิน ยืนยันขั้นตอนการชำระเงิน และจัดการสถานะของการตอบกลับ ระบบอัตโนมัติยังเป็นไปได้ด้วยความช่วยเหลือของบริการที่เกี่ยวข้องกับธนาคารออนไลน์
• การจัดการรายได้และค่าใช้จ่าย: คุณสามารถจัดการรายได้และค่าใช้จ่าย เช่น เงินประกัน เงินหลัก ค่าธรรมเนียมการค้ำประกันของบริษัทค้ำประกัน และค่าธรรมเนียมการจัดการได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังมีบริการที่ช่วยให้สามารถจัดการแบบ end-to-end ทั่วไป/รายบุคคล ตลอดจนการรวมรายการรายได้และค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติตามข้อมูลที่บันทึกไว้ซึ่งสามารถสรุปเป็นกราฟและตารางสำหรับการรายงานได้
• การจัดการการติดต่อ: คุณสามารถจัดการการสื่อสารทั้งหมดกับลูกค้าและผู้รับเหมาเกี่ยวกับอุปกรณ์ การจัดการภาวะวิกฤติ ฯลฯ นอกจากนี้ยังมีบริการที่ช่วยให้คุณสร้างรายงานเกี่ยวกับรายได้การโอนเงินและรายงานรายเดือนสำหรับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย

หน้าที่หลักของซอฟต์แวร์สำหรับกลยุทธ์องค์กรประเภทที่สองคือ:

• จัดการข้อมูลเกี่ยวกับทรัพย์สินและอุปกรณ์ของผู้รับเหมา: คุณสามารถจัดการข้อมูลโดยละเอียดได้จากส่วนกลาง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ตั้งของสิ่งอำนวยความสะดวก ตลอดจนประวัติการซ่อมแซมและบริการบ้านของคุณ สามารถรวบรวมข้อมูลสินทรัพย์ได้ คุณสามารถซื้อซอฟต์แวร์สำหรับบริการเกี่ยวกับบ้านเพื่อดูการตั้งค่าราคาและตัดสินใจซ่อมแซมโดยพิจารณาจากยอดคงเหลือต้นทุนในระยะยาว
• จัดการคำขอของลูกค้า: คุณสามารถจัดการข้อมูลสัญญา การดำเนินการตามงบประมาณ จำนวนเงินที่เรียกเก็บเงิน เวิร์กโฟลว์การอนุมัติคำขอสัญญา และอื่นๆ ได้จากส่วนกลาง เนื่องจากข้อมูลสัญญาบริการ เช่น ชื่อลูกค้าและระยะเวลาสัญญาสามารถลงทะเบียนและจัดการสำหรับแต่ละทรัพย์สินได้ จึงสามารถดำเนินการจัดการบริการบ้านแบบกำหนดเองได้เช่นกัน การทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้าโดยตรงโดยไม่เกี่ยวข้องกับบริษัทจัดการยังมีประโยชน์ในการกำหนดมาตรการที่แม่นยำซึ่งจะปรับปรุงอัตราการเข้าใช้สิ่งอำนวยความสะดวกของคุณและการพัฒนาบริการเกี่ยวกับบ้านของคุณ

แม้ว่าบริการต่างๆ เช่น การบำรุงรักษา การรักษาความปลอดภัย และการทำความสะอาด จะให้บริการที่แตกต่างกันสำหรับลูกค้าแต่ละราย คุณก็สามารถคาดหวังได้ว่าสิ่งนี้จะช่วยลดความซับซ้อนในการดำเนินงานได้

บทสรุป

ข้อได้เปรียบหลักของซอฟต์แวร์บริการดูแลบ้านคือสามารถเพิ่มประสิทธิภาพโดยการจัดการข้อมูลจากส่วนกลางและย้ายงานทุกอย่างทางออนไลน์ ความเชี่ยวชาญพิเศษของ Orcatec สามารถครอบคลุมข้อตกลงการดูแลทำความสะอาดอย่างครอบคลุมตั้งแต่การจ้างงาน สัญญา การเรียกเก็บเงิน การต่ออายุ และการยกเลิก