วิธีการทำงานร่วมกันให้ดีขึ้นเมื่อทำงานจากระยะไกล

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา คนงานต้องตกลงกับการทำงานนอกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็นที่บ้านหรือร้านกาแฟในท้องถิ่น การจัดการแบบนี้มีประโยชน์ที่ชัดเจน ซึ่งรวมถึงความสามารถในการวางแผนวันของคุณให้ดีขึ้น ความเป็นอิสระที่คุณได้รับ และการกำจัดการเดินทางในแต่ละวันที่ยืดเยื้อและเครียด ยังมีข้อเสียที่ชัดเจนเช่นกัน รวมถึงการไม่มีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งมักจะนำไปสู่ความก้าวหน้าในการทำงานของคุณ เพื่อบรรเทาข้อเสียโดยเฉพาะนี้ คู่มือนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถโต้ตอบและทำงานร่วมกันทางออนไลน์ได้ดียิ่งขึ้น

ส่งข้อความด่วน

หากคุณยังไม่ได้ใช้บริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเฉพาะงาน นี่คือเวลาที่คุณต้องลงทุนกับบริการนี้ มีตัวเลือกหลักอยู่ในรูปแบบของ Slack หรือ Microsoft Teams ซึ่งทำหน้าที่ในการทำให้ทีมของคุณสื่อสารได้อย่างสมบูรณ์แบบ บ่อยครั้งที่ข้อความโต้ตอบแบบทันทีได้รับการตอบกลับเร็วกว่าอีเมล และจะช่วยให้ทีมของคุณแก้ไขปัญหาเล็กๆ ได้เร็วยิ่งขึ้น ในขณะเดียวกันก็ทำงานร่วมกันในการแชทเป็นกลุ่มด้วย

บริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีส่วนใหญ่มีฟังก์ชันการประชุมทางโทรศัพท์ที่สามารถช่วยให้ทีมของคุณอภิปรายปัญหาได้อย่างรวดเร็ว หรือพบปะเพื่อพูดคุยตอนเช้าเกี่ยวกับงานที่กำหนดไว้สำหรับวันข้างหน้า เนื่องจากการทำงานจากที่บ้านอาจทำให้ทีมของคุณรู้สึกโดดเดี่ยวหรือโดดเดี่ยว การใช้ฟังก์ชันแชทเป็นทีมไม่เพียงช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังติดต่อกันและพูดคุยกันได้ เช่นเดียวกับที่พวกเขาทำกับเครื่องทำน้ำเย็นในสำนักงาน

เอกสารความร่วมมือ

การจัดการเอกสารเป็นความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่สำหรับพนักงานของคุณในขณะที่ทำงานจากที่บ้าน ความสามารถในการทำงานร่วมกันในเอกสารเหล่านั้นเป็นสิ่งสำคัญ ความสามารถในการตรวจสอบงานของกันและกันอย่างรวดเร็ว หรือทำงานในเอกสารเดียวกันพร้อมกันทางออนไลน์ จะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้เร็วขึ้นและมีระดับความแม่นยำมากขึ้น การแบ่งปันเอกสารการทำงานร่วมกันเป็นวิธีที่คุณจะสามารถดูงานของพนักงานของคุณตลอดทั้งวัน

มีหลายแพลตฟอร์มที่ให้บริการนี้ ซึ่งบางแพลตฟอร์มให้บริการโดยยักษ์ใหญ่ด้านซอฟต์แวร์ เช่น Google และ Microsoft ในขณะที่บางแพลตฟอร์มมีไว้สำหรับธุรกิจประเภทต่างๆ มากกว่า คุณควรเลือกซอฟต์แวร์ที่คุณใช้โดยพิจารณาจากยูทิลิตี้โดยรวมสำหรับบริษัทของคุณ และวิธีการที่ง่ายสำหรับพนักงานของคุณในการรับและใช้งานโดยไม่ต้องผ่านการฝึกอบรมล่วงหน้า

การจัดการเอกสาร

นอกจากการทำงานเอกสารร่วมกันเป็นทีมแล้ว คุณยังต้องการให้ทีมของคุณเข้าถึงข้อมูล เอกสาร และทรัพยากรทั้งหมดที่พวกเขาต้องการเพื่อปฏิบัติงานด้วยทักษะและความคล่องตัว นั่นหมายถึงการใช้ตัวจัดการเอกสารบางรูปแบบเพื่อช่วยให้คุณติดตามงานทั้งหมดของคุณและค้นหาทรัพยากรได้อย่างง่ายดาย ใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลของ DAM เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ โดยเอกสารที่สำคัญที่สุดทั้งหมดของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย โดยอิงจากระบบคลาวด์ เพื่อให้พนักงานของคุณเข้าถึงได้ในเวลาที่ต้องการ

มีประโยชน์หลายประการในการใช้โปรแกรม DAM สำหรับความต้องการของแผนกต่างๆ ตัวอย่างเช่น ฝ่ายการตลาดที่สามารถเข้าถึงสื่อการตลาดก่อนหน้านี้ทั้งหมดสามารถช่วยให้พวกเขาสร้างแคมเปญใหม่ได้เร็วขึ้น ทีมการเงินสามารถเข้าถึงสมุดบันทึกทั้งหมดของคุณจากเดือนและปีก่อนหน้า การเข้าถึงข้อมูลในเรื่องต่างๆ นี่เป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อพนักงานทำงานจากที่บ้าน

ระบบ

แม้ว่าเคล็ดลับข้างต้นจะนำไปใช้ได้จริง และอาศัยคุณในการทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมในตลาด แต่ก็ยังมีระบบที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อช่วยให้พนักงานของคุณทำงานออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งรวมถึงการประชุมรายวันเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน และห้องกลุ่มย่อยแบบตัวต่อตัวหรือนัดดื่มกาแฟเพื่อช่วยให้พนักงานของคุณรู้จักกัน และเพื่อช่วยให้คุณเช็คอินกับพนักงานที่คุณอาจพบสัปดาห์ละครั้งหรือ น้อย.

สิ่งเหล่านี้อาจยังคงไม่เป็นทางการ แต่อาจเป็นประโยชน์มากกว่าสำหรับคุณในการจัดตารางการประชุมกับพนักงานของคุณเป็นประจำ และเพื่อส่งเสริมช่วงเวลาของวันที่พนักงานของคุณควรทำคือการสนทนาระหว่างกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงานหรือกิจกรรมในช่วงสุดสัปดาห์ การสนทนาเหล่านี้สามารถทำให้เกิดแนวคิดใหม่ๆ เกิดความผิดหวังในอากาศ และเป็นแพลตฟอร์มที่มีประโยชน์ในการให้คำติชมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของทีมของคุณ

สิ่งจูงใจ

เมื่อคนงานอยู่ในสำนักงาน โดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะถูกคาดหวังให้อยู่ที่โต๊ะทำงานระหว่างสองครั้ง มักจะ 9-5 โมง นั่นหมายความว่า แม้ว่าคนงานจะเสร็จงานในทางเทคนิคสำหรับวันนั้น แต่พวกเขาจะรู้สึกถูกบังคับให้นั่งเก้าอี้ในสำนักงานจนกว่าจะถึงเวลาตอกบัตรตามปกติ ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานทางไกลคือพนักงานของคุณสามารถทำงานแต่เช้าได้โดยไม่รู้สึกกดดันที่จะต้องอยู่ในสำนักงาน ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจูงใจให้ทำงานหนักขึ้นและเร็วขึ้น

วางนโยบายของบริษัทหากเป็นไปได้ ที่กำหนดเป้าหมายรายวันสำหรับพนักงานของคุณ หากพวกเขาบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น คุณควรอนุญาตให้พนักงานของคุณใช้เวลาที่เหลือของวัน ซึ่งมักจะหมายความว่าคนงานทำงานเสร็จครึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้นก่อนกำหนดเวลาตอกบัตร แต่ความยืดหยุ่นที่คุณมอบให้พวกเขาที่นี่จะได้รับการยอมรับและชื่นชมจากเจ้าหน้าที่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีครอบครัวที่ต้องเลี้ยงดูที่บ้าน

เทคนิคการจัดการ

เมื่อคุณจัดการทีมจากที่บ้าน เป็นเรื่องปกติที่จะรู้สึกเหมือนอยู่ในทะเล สิ่งที่คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับการจัดการจนถึงปัจจุบันคือทั้งหมดเกี่ยวกับการประชุมแบบเห็นหน้ากันและการดึงประโยชน์สูงสุดจากพนักงานของคุณเมื่อทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมของสำนักงาน การเปลี่ยนเทคนิคในการจัดการผู้คนในพื้นที่ออนไลน์อาจทำให้คุณรู้สึกลำบากใจ อย่างที่ผู้จัดการหลายคนเคยแชร์ไว้ในช่วงสองปีที่ผ่านมา

ยังคงเป็นไปได้อย่างแน่นอนในการจัดการทีมจากที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ คุณเพียงแค่ต้องปรับเทคนิคของคุณ ปรับเปลี่ยนวิธีการของคุณเพื่อให้คุณสามารถจูงใจพนักงานของคุณ ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพวกเขาโดยไม่ต้องพบพวกเขาในสำนักงานของคุณ อ่านเคล็ดลับออนไลน์บางส่วนจากผู้จัดการที่ดูแลทีมในพื้นที่ห่างไกลมาเป็นเวลานาน เพื่อเรียนรู้วิธีปรับแต่งแนวทางการจัดการทีมจากระยะไกล

มีอยู่แล้ว: เคล็ดลับสำคัญบางประการที่จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้เมื่อพวกเขาทำงานจากที่บ้าน