วิธีรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่โดดเด่นอย่างมีประสิทธิภาพ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กกำลังค้นหากลยุทธ์เพื่อเพิ่มผลกำไรอย่างต่อเนื่อง วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระโดยเร็วที่สุด อย่างไรก็ตาม อาจเป็นเรื่องยากสำหรับเจ้าของธุรกิจที่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญด้านคอลเลกชันมากนัก

นอกจากนี้ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่มีแผนกเรียกเก็บเงิน ซึ่งทำให้ยากต่อการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระและติดต่อลูกค้าที่ยังไม่ได้ชำระเงินอย่างรวดเร็ว

บทความนี้จะกล่าวถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการ รวบรวมใบแจ้งหนี้ เพื่อช่วยเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

1. รับสัญญา

แม้ว่าจะเป็นการดึงดูดใจให้ดำดิ่งสู่ธุรกิจ แต่คุณควรมีสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายก่อนที่จะปิดผนึกข้อตกลง มันสมเหตุสมผลทางธุรกิจที่ดีเช่นกัน

บริการที่คุณตกลงที่จะให้ และเงื่อนไขที่คุณจะได้รับการชำระเงินจะต้องอยู่ใน สัญญา ที่ มีผลผูกพันทางกฎหมาย การเขียนทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร แม้ว่าจะเป็นเพียง “ฉันจะทำ” และ “แล้วคุณจะทำอย่างนั้น” ก็ยังดีกว่าไม่มีอะไรเลย

เมื่อร่างสัญญาดังกล่าว คุณควรทำงานกับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายที่คุ้นเคยกับธุรกิจของคุณ

2. ให้ลูกค้ารู้ว่าคุณหมายถึงมัน

คุณไม่สามารถอยู่รอดได้หากไม่มีลูกค้าของคุณ แต่หากคุณมองข้ามการชำระเงินล่าช้าเป็นประจำ คุณจะทำลายชื่อเสียง สูญเสียความน่าเชื่อถือ และสูญเสียเงิน การทำเช่นนี้เท่ากับคุณกำลังเสนอการจัดหาเงินทุนแบบปลอดดอกเบี้ยให้กับลูกค้าของคุณ

หากเป็นธุรกิจที่คุณต้องการทำ คุณควรดำเนินการตามนั้น แต่ในกรณีที่เป็นไปได้ทั้งหมด นี่ไม่ใช่กรณี ดังนั้น คุณจะต้องพัฒนาขั้นตอนในการติดตามดูใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน และหากจำเป็น ให้เตือนลูกค้าเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินและสัญญาที่พวกเขาตกลงเมื่อทำธุรกิจกับคุณ

3. ระบุปัญหา

วัตถุประสงค์ของคุณคือการกำหนดสาเหตุที่ลูกค้าถือเงินของคุณไว้ และวิธีที่คุณจะได้รับเงินคืน บางทีลูกค้าของคุณอาจลืม พบกับช่วงเวลาที่ยากลำบาก หรือถูกครอบงำด้วยหน้าที่การบริหาร

เมื่อคุณได้ระบุแหล่งที่มาของปัญหาแล้ว คุณและลูกค้าสามารถหาวิธีแก้ไขที่มีเงื่อนไขการชำระเงินที่ยุติธรรมได้

หากลูกค้ากำลังเผชิญกับช่วงเวลาที่ยากลำบาก คุณอาจต้องคิดให้ออกว่าพวกเขาจะมีโอกาสได้กลับมายืนเคียงข้างพวกเขามากเพียงใด และคุณคาดหวังว่าจะได้เงินคืนเท่าไร ตัวอย่างเช่น พวกเขาไม่สามารถจ่ายได้เนื่องจากปัจจัยที่อยู่นอกเหนือการควบคุมหรือไม่?

"วิธี" ในการรับเงินตรงเวลาจะปรากฏชัดเจนเมื่อคุณสร้างช่องทางการติดต่อกับลูกหนี้แบบเปิดและเข้าใจ "สาเหตุ" ได้ดีขึ้น

ความล่าช้าในการชำระเงินสามารถแจ้งเตือนคุณถึงปัญหาเพิ่มเติมในองค์กรของคุณ เช่น การส่งมอบโครงการที่ยังไม่เสร็จ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณทราบได้ว่าลูกค้าควรค่าแก่การรักษาหรือไม่ หากคุณพบว่ามีธงสีแดง

4. ไม่ช้าก็เร็วดีกว่าในภายหลัง

ใครก็ตามในฟิลด์การเรียกเก็บเงินจะบอกคุณว่ายิ่ง คุณเริ่มใช้งาน รอบการชำระเงิน ก่อนหน้านี้ เท่าใด โอกาสที่คุณจะชดใช้เงินบางส่วนหรือทั้งหมดก็จะยิ่งสูงขึ้น

โดยปกติ สิ่งต่าง ๆ จะแย่ลงกว่าที่คาดไว้เพราะคุณรอสองสามสัปดาห์ ฟุ้งซ่านกับสิ่งอื่น รู้สึกใบ้ที่ไม่ติดตามเร็วกว่านี้ แล้วรออีกสองสามสัปดาห์

หยุดวงจรอุบาทว์นี้ก่อนที่มันจะเริ่ม วิธีหนึ่งที่จะเพิ่มโอกาสในการชำระหนี้ได้สำเร็จคือการติดตามผลอย่างเป็นระบบตั้งแต่เริ่มวงจร

5. รู้สิทธิของคุณ

คุณอาจสะดุดในความมืดเกี่ยวกับการรวบรวมใบแจ้งหนี้ หากคุณไม่มีการฝึกอบรมใดๆ เกี่ยวกับบัญชีลูกหนี้หรือการจัดเก็บหนี้

ยิ่งคุณเรียนรู้เกี่ยวกับสิทธิและการไล่เบี้ยของคุณเร็วเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น คุณจะไม่เพียงแต่ได้รับความรู้ในสิ่งที่คุณสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้ แต่คุณยังจะได้รับความมั่นใจในการจัดการลูกค้าอีกด้วย

ตัวอย่างเช่น คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถค้นหาหมายเลขประกันสังคมของใครบางคนได้ตามกฎหมายหากพวกเขาหลีกเลี่ยงความพยายามในการกู้หนี้ของคุณ

6. ทำข้อตกลงเพื่อชำระให้น้อยลง

สมมติว่าลูกค้าเป็นหนี้คุณ $20,000 และช้ากว่ากำหนด 120 วัน ในช่วงสี่เดือนที่ผ่านมา คุณพยายามทวงหนี้ที่ดูเหมือนสิ้นหวัง พยายามเจรจาต่อรองจำนวนเงินที่ลดลงกับลูกค้าก่อนตัดหนี้

แม้ว่าการชำระเงินล่าช้าจะทำให้คุณเครียด แต่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะทำให้ลูกค้าเครียดมากยิ่งขึ้น พวกเขาอาจจะนอนไม่หลับมากกว่านั้น

พวกเขาอาจกระตือรือร้นที่จะได้เงิน $5,000 จากหนังสือของพวกเขาหากคุณเข้าหาพวกเขาและบอกว่าคุณพร้อมที่จะรับมัน และเนื่องจากคุณได้เขียนสิ่งนี้ออกมาอย่างสิ้นหวัง นั่นเป็นเงินเพิ่มอีก 5,000 ดอลลาร์ในกระเป๋าของคุณ

7. อยู่ในความสงบ

เป็นมนุษย์คนเดียวที่รู้สึกไม่พอใจกับลูกค้าที่ได้รับบริการของคุณแต่ชำระเงินล่าช้า

อย่างไรก็ตาม คุณต้องหายใจเข้าลึก ๆ และทำให้เย็นลง ความโกรธจะช่วยลดโอกาสในการเก็บหนี้ได้สำเร็จ ลูกค้าจะรู้สึกโกรธ รับมันเอง และปฏิเสธที่จะร่วมมือกับคุณ

อารมณ์ของคุณมีผลอย่างมากต่อวิธีที่คุณจัดการกับลูกค้าและวิธีที่พวกเขาจัดการกับคุณ ปฏิบัติต่อทุกสายเสมือนเป็นการโทรครั้งแรกของวันอันแสนวิเศษ หากคุณโกรธในการโทรครั้งสุดท้าย ให้เวลากับตัวเองในการสงบสติอารมณ์แล้วลองอีกครั้ง

ลูกค้าจะตอบสนองต่อน้ำเสียงที่คุณตั้งไว้ ทัศนคติที่มองโลกในแง่ดีของคุณจะส่งผลต่อลูกค้าและกระตุ้นให้เกิดการตอบสนองแบบมีส่วนร่วมมากขึ้น

แม้ว่าความคงอยู่เป็นสิ่งสำคัญในการเก็บหนี้ แต่ก็มีเส้นแบ่งที่แคบระหว่างการติดตามและการรบกวน:

• การจะรังควานลูกค้าจะต้องโทรหาพวกเขาทุกเช้าเป็นเวลา 60 วันและตะโกนใส่พวกเขา
• แนวทางอย่างต่อเนื่องจะเกี่ยวข้องกับการโทรหาลูกค้าทุกๆ เจ็ดถึงสิบวันและจัดเตรียมแผนการชำระเงินหลายแบบเพื่อช่วยให้พวกเขาเริ่มชำระหนี้ได้

8. บันทึกทุกอย่าง

เอกสาร เป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดในการพยายามกู้เงินจากลูกค้า หากหนี้นำไปสู่การฟ้องร้อง การมีบันทึกอ้างอิงจะมีประโยชน์มาก

• บันทึกการสนทนาและเขียนบันทึกทุกครั้งที่คุณพูดคุยกับลูกค้าทางโทรศัพท์
• ตรวจสอบและคัดลอกจดหมายแต่ละฉบับที่คุณส่งทางไปรษณีย์
• ติดตามการเยี่ยมชมของลูกค้าไม่ว่าจะไปที่สำนักงานหรือที่บ้าน

9. รับทุกคนในทีมของคุณในหน้าเดียวกัน

กระบวนการ รวบรวมจะ ขึ้นอยู่กับข้อมูลจากทุกแผนกที่ติดต่อกับลูกค้า โดยเฉพาะฝ่ายขาย หลายบริษัทไม่ได้รวมพนักงานขายไว้ในกระบวนการเรียกเก็บเงิน เนื่องจากเข้าใจผิดคิดว่าภาระผูกพันตกอยู่ที่ฝ่ายการเงินเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม หากคุณยังคงประสบปัญหาในการรับการชำระเงินหลังจากการเตือนครั้งที่สาม คำตอบอาจอยู่ที่ทีมขายของคุณ

คุณอาจคิดว่าลูกค้ามี การจัดการทางการเงิน ที่ไม่ดี แต่ทีมขายของคุณอาจทราบอย่างอื่น อาจเป็นการร้องเรียนที่รอดำเนินการหรือปัญหาที่ไม่คาดฝันเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ความคิดสุดท้าย

การรวบรวมใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการที่น่าเบื่อหน่าย ในบางสถานการณ์ คุณอาจรู้สึกว่าคุณอ่อนโยนเกินไป และในบางสถานการณ์ คุณอาจกังวลว่าคุณกำลังแข็งแกร่งเกินไป

วัตถุประสงค์คือเพื่อสร้างสมดุลระหว่างสองขั้วสุดโต่ง เพื่อให้ลูกค้าให้ความสำคัญกับคุณอย่างจริงจังและจ่ายเงินคืนให้คุณเมื่อถึงเวลา

บางครั้งคุณจะต้องตัดหนี้เสียออก แต่ถ้าคุณปฏิบัติตามแนวทางที่กล่าวข้างต้น คุณควรเห็นการปรับปรุงบ้าง เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณได้รับความรู้มากมายเกี่ยวกับการรวบรวมใบแจ้งหนี้