วิธีจัดการประชุมเสมือนจริงในปี 2020: คำแนะนำทีละขั้นตอน

ในช่วงสองสามเดือนแรกของปี 2020 ไวรัสโคโรน่าและกฎเกณฑ์การเว้นระยะห่างทางสังคมทำให้มีงานทางไกลเพิ่มขึ้นอย่างกะทันหันและการพึ่งพาเครื่องมือทำงานระยะไกลอย่างหนัก

นอกจากนี้ยังทำให้หลายบริษัทสงสัยว่าจะจัดการประชุมเสมือนจริงอย่างไร เนื่องจากพวกเขาต้องการเปลี่ยนจากกิจกรรมแบบต่อหน้าเป็นงานออนไลน์อย่างรวดเร็ว บริษัทหลายแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ไม่แน่ใจว่าจะจัดการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จได้อย่างไรในปี 2020 ได้เลือกที่จะยกเลิกกิจกรรมเหล่านี้ทั้งหมดแทน

แต่ตอนนี้ การทำงานทางไกลและกิจกรรมออนไลน์เท่านั้นและการสัมมนาเป็นเรื่องปกติใหม่ ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องปรับตัวและเรียนรู้วิธีจัดการประชุมเสมือนจริงที่สร้างผลกระทบเช่นเดียวกับการประชุมแบบตัวต่อตัว

ตั้งแต่การเรียนรู้วิธีเลือกซอฟต์แวร์การสัมมนาผ่านเว็บที่ดีที่สุดไปจนถึงการติดตามผลกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมอย่างมีประสิทธิภาพ คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการจัดการประชุมเสมือนจริงในปี 2020 นี้มอบแผนงานตรงไปตรงมาสู่ความสำเร็จของกิจกรรมออนไลน์

ประโยชน์ของการเป็นเจ้าภาพการประชุมเสมือนจริงคืออะไร?

การเรียนรู้วิธีจัดการประชุมเสมือนจริงมีประโยชน์มากมายนอกเหนือจากการประหยัดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่จัดกิจกรรม การเดินทาง และโรงแรม

การประชุมออนไลน์ช่วยลดความยุ่งยากในการเดินทางและทำให้งานของคุณเข้าถึงผู้ชมทั่วประเทศหรือต่างประเทศได้ง่ายขึ้น เนื่องจากต้นทุนและความสะดวกในการประชุมเสมือนจริงที่ลดลง คุณจึงมีแนวโน้มที่จะมีจำนวนผู้ลงทะเบียนและผู้เข้าร่วมประชุมมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าลูกค้าเป้าหมายจะมากขึ้นสำหรับบริษัทของคุณ

เมื่อพูดถึงการสร้างลูกค้าเป้าหมาย ข้อมูลที่คุณรวบรวมจากผู้เข้าร่วมประชุมระหว่างการประชุมเสมือนผ่านสิ่งต่างๆ เช่น การโพลสดและเซสชันถาม & ตอบสามารถช่วยคุณปรับปรุงกลยุทธ์ทางการตลาด การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และกิจกรรมเสมือนจริงในอนาคตที่คุณเป็นเจ้าภาพ

การประชุมออนไลน์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทใหม่ ๆ ในการเพิ่มการรับรู้แบรนด์ในขณะเดียวกันก็สร้างรายได้ด้วยการขายผลิตภัณฑ์ระหว่างการประชุมออนไลน์หรือการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการลงทะเบียน

วิธีจัดการประชุมเสมือนจริง: กระบวนการทีละขั้นตอน

การประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จนั้นจำเป็นต้องมีการวางแผนจำนวนมาก ซึ่งไม่เพียงแค่หัวข้อการนำเสนอและวิทยากรรับเชิญเท่านั้น แต่ยังรวมถึงซอฟต์แวร์การสัมมนาทางเว็บ การรักษาความปลอดภัย และการมีส่วนร่วมของผู้ชมด้วย

กระบวนการทีละขั้นตอนด้านล่างนี้จะแบ่งย่อยวิธีการจัดการประชุมเสมือนจริงที่ได้รับผลลัพธ์อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่หนึ่ง: ฟีเจอร์ซอฟต์แวร์ Webinar ที่สำคัญที่สุดคืออะไร

แม้ว่าจะมีบางแพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บฟรี แต่ก็ไม่มีฟีเจอร์ที่จำเป็นในการโฮสต์การประชุมเสมือนจริงขนาดใหญ่ในปี 2020 วิธีที่ดีที่สุดคือใช้แพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนแบบชำระเงินซึ่งมีฟีเจอร์ทั้งหมดที่คุณต้องการ

คุณลักษณะที่สำคัญที่สุดที่ควรมองหาในซอฟต์แวร์การสัมมนาผ่านเว็บคือ:

• จำนวนผู้เข้าร่วมสูงสุด
• แบบฟอร์มลงทะเบียนแบบกำหนดเอง
• ความสามารถในการกำหนดโฮสต์/ผู้อภิปรายหลายคน
• การแจ้งเตือน/การแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติ
• เครื่องมือสร้างการมีส่วนร่วมของผู้ชม
• การแชร์หน้าจอ
• การแชร์ไฟล์
• เครื่องมือส่งข้อความแชท
• การวิเคราะห์และการรายงานผู้ชม
• บันทึกเหตุการณ์
• เนื้อหาแบบสตรีมสดและที่บันทึกไว้ล่วงหน้า
• บูรณาการกับการทำงานร่วมกันเป็นทีมและเครื่องมือทางการตลาด

ในโพสต์นี้ เราจะแชร์แพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บที่ดีที่สุดที่มีฟีเจอร์ทั้งหมดเหล่านี้

ขั้นตอนที่สอง: พิจารณาเครื่องมือการนำเสนอเพิ่มเติม

นอกเหนือจากซอฟต์แวร์การสัมมนาผ่านเว็บแล้ว ให้พิจารณาว่าเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณจะใช้เพื่อแบ่งปันข้อมูลอย่างกระชับ และทำให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม

แทนที่จะให้ผู้บรรยายแนะนำตัว ให้ใช้วิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าแทน แชร์หน้าจอของคุณในระหว่างการประชุมเพื่อแสดงจุดต่างๆ ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น หรือแนะนำผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับวิธีการใช้ซอฟต์แวร์หรือนำทางไปยังหน้า Landing Page ของเว็บไซต์ของคุณ สร้างการนำเสนอสไลด์เพื่อแสดงข้อมูลสำคัญและอินโฟกราฟิก

เรายังแนะนำให้คุณแบ่งปันเอกสารประกอบคำบรรยายและไฟล์ต่างๆ กับผู้เข้าร่วมประชุมในตอนเริ่มต้นหรือก่อนการประชุม ซึ่งอาจรวมถึงวาระการประชุม คำถามที่ต้องพิจารณา สมุดงาน สำเนาการนำเสนอ ประวัติผู้นำเสนอ และอื่นๆ

สุดท้าย อย่าลืมพิจารณาว่าฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์สามารถปรับปรุงกิจกรรมเสมือนจริงของคุณได้อย่างไร การลงทุนในเว็บแคมและการจัดแสงคุณภาพสูงสามารถสร้างโลกแห่งความแตกต่างได้

วิดีโอนี้นำเสนอเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์และรวดเร็วในการตั้งค่าแสงการประชุมทางวิดีโอแบบสดในบ้านของคุณ:

ขั้นตอนที่สาม: เลือกหัวข้อและวิทยากร

แนวทางที่ดีที่สุดในการตัดสินใจหัวข้อสำหรับเหตุการณ์เสมือนจริงคือต้องเจาะจงให้มากที่สุด

ต่อต้านการล่อลวงเพื่อครอบคลุมหัวข้อที่หลากหลาย และมุ่งเน้นไปที่เฉพาะกลุ่มที่เกี่ยวข้องซึ่งนำเสนอข้อมูลใหม่เกี่ยวกับหัวข้อยอดนิยม

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการจัดกิจกรรมออนไลน์เกี่ยวกับการใช้โซเชียลมีเดียในปี 2020 การประชุมที่มีชื่อว่า “How To Use Social Media to Leverage Sales” มีแนวโน้มที่จะมีผู้ลงทะเบียนเพียงไม่กี่คน หัวข้อการประชุมที่ดีกว่าน่าจะเป็นดังนี้: “TikTok: อย่างไรและทำไมจึงแทนที่ Instagram เป็นแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียยอดนิยมประจำปี 2020”

เมื่อเป็นเรื่องของการเลือกผู้บรรยาย เราขอแนะนำให้คุณจัดกลุ่มผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม 3-5 คน แทนที่จะให้คนเดียวเป็นเจ้าภาพจัดงานทั้งหมด

โฮสต์หลายรายจะนำผู้เข้าร่วมประเภทต่างๆ เข้ามาโดยพิจารณาจากการติดตามและหัวข้อสนทนาของตนเอง นอกจากนี้ ผู้คนจะรู้สึกราวกับว่าพวกเขากำลังได้รับคุณค่ามากขึ้นจากการประชุมออนไลน์ เนื่องจากคุณกำลังเสนอมุมมองที่หลากหลาย

ขั้นตอนที่สี่: สร้างแบบฟอร์มการลงทะเบียนการประชุมเสมือนจริง

ถัดไป สร้างแบบฟอร์มการลงทะเบียนที่อนุญาตให้ผู้คนลงทะเบียน (และชำระเงิน หากเกี่ยวข้อง) การประชุมเสมือนจริงของคุณ

คุณสามารถเลือกที่จะฝังแบบฟอร์มลงทะเบียนบนเว็บไซต์ของคุณเพื่อให้ค้นหาได้ผ่านการค้นหาของ Google คุณยังสามารถแสดงรายการบนหน้าโซเชียลมีเดียหรือส่งในลิงก์โดยตรงทางอีเมล หากเป็นไปได้ ให้เลือกลงทะเบียนด้วยคลิกเดียว

แบบฟอร์มการลงทะเบียนของคุณควรประกอบด้วย:

• ข้อมูลติดต่อผู้เข้าร่วม
• ข้อมูลผู้บรรยาย/ผู้อภิปราย
• ตารางการประชุม
• ลิงค์โซเชียลมีเดียของบริษัทคุณ
• ข้อมูลประชากรผู้เข้าร่วม (อายุ สถานที่ เพศ)
• ข้อมูลการจ้างงานผู้เข้าร่วม

อย่าเพียงแค่ใช้แบบฟอร์มเพื่อลงชื่อสมัครใช้ แต่ให้มองว่าเป็นโอกาสในการทำความรู้จักกับผู้ชมและปรับแต่งเนื้อหาของคุณ

รวมแบบสำรวจที่ถามผู้ลงทะเบียนถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการได้รับจากการประชุม หัวข้อที่พวกเขาสงสัยมากที่สุด และวิทยากรที่พวกเขารอคอยที่จะได้ยินจากมากที่สุด

ขั้นตอนที่ห้า: อะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการโปรโมตกิจกรรมเสมือนจริงของคุณ?

วิธีที่ดีที่สุดในการโปรโมตงานเสมือนขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมที่คุณจัดและสิ่งที่คุณหวังว่าจะได้ออกจากงาน

หากคุณกำลังขายการสัมมนาผ่านเว็บด้วยการเรียกเก็บเงินสำหรับการลงทะเบียน ส่งอีเมลแจ้งการตลาดไปยังลูกค้าที่มีอยู่ของคุณ และนำรายชื่ออีเมลและโพสต์เกี่ยวกับเรื่องนี้บนโซเชียลมีเดีย หากคุณกำลังพยายามเชื่อมต่อกับผู้อื่นในอุตสาหกรรมเฉพาะของคุณ ให้โพสต์ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณในกระดานสนทนาหรือติดต่อบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณโดยตรง คุณอาจต้องการพิจารณาเชื่อมต่อกับผู้มีอิทธิพลในโซเชียลมีเดียที่เกี่ยวข้องซึ่งจะแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมของคุณกับผู้ติดตามของพวกเขา

จำไว้ว่าการโปรโมตการประชุมเสมือนจริงไม่ใช่แค่การได้ผู้ลงทะเบียนจำนวนมากเท่านั้น คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณมีการลงทะเบียนที่แข็งแกร่ง: อัตราส่วนการเข้างาน

ส่งการเตือนความจำหนึ่งครั้งถึงผู้ลงทะเบียน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสัปดาห์ของการประชุม ที่สำคัญกว่านั้น ให้สร้างหน้าโซเชียลมีเดียส่วนตัวหรือฟอรัมสนทนาที่ผู้ลงทะเบียนสามารถทำความรู้จักกัน ถามคำถาม และพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาหวังว่าจะได้เรียนรู้จากการประชุม

หากคุณยังไม่เห็นจำนวนผู้ลงทะเบียนที่คุณคาดว่าจะมีในสัปดาห์ของงาน ไม่ต้องตกใจ ผู้เข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บกว่าครึ่งรอจนถึงสัปดาห์ของกิจกรรมเพื่อลงทะเบียน

ขั้นตอนที่หก: คุณจะรักษาการประชุมเสมือนของคุณให้ปลอดภัยได้อย่างไร

เนื่องจากปัญหาต่างๆ เช่น Zoombombing คุณจะต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมเสมือนจริงในปี 2020 ของคุณจะปลอดภัยและเป็นส่วนตัว

ค้นหาซอฟต์แวร์การสัมมนาผ่านเว็บที่ต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์สองปัจจัยสำหรับโฮสต์การประชุมและอนุญาตให้คุณป้องกันเหตุการณ์เสมือนด้วยรหัสผ่าน การควบคุมของผู้ดูแลระบบ เช่น ความสามารถในการปิด/เปิดเสียงผู้เข้าร่วม ตัดสินใจว่าใครสามารถแชร์เสียง/วิดีโอ และใครสามารถและไม่สามารถแชร์หน้าจอของตนได้ในระหว่างกิจกรรมก็มีความสำคัญเช่นกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัยให้กับกิจกรรมของคุณคือการเปิดใช้งานห้องรอเสมือนจริง

ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบและโฮสต์สามารถคัดกรองผู้เข้าร่วมล่วงหน้าก่อนที่จะได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมกิจกรรม หากมีคนไม่ได้ลงทะเบียนหรือดูไม่คุ้นเคย คุณไม่จำเป็นต้องให้พวกเขาเข้ามา คุณอาจเลือกที่จะล็อกกิจกรรมของคุณหลังจากที่เริ่มแล้ว ซึ่งจะทำให้คนอื่นไม่สามารถเข้าร่วมได้

ขั้นตอนที่เจ็ด: เลือกพื้นหลังของคุณ

คุณจะไม่จัดงานอีเวนต์แบบตัวต่อตัวโดยไม่ได้ตั้งเวทีเพื่อสะท้อนถึงแบรนด์ของคุณ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้ความสำคัญกับการตั้งค่าพื้นหลังเสมือนจริงของคุณในปริมาณที่เท่ากัน

คุณสามารถเลือกจากภาพพื้นหลังที่สร้างไว้ล่วงหน้าโดยซอฟต์แวร์การสัมมนาทางเว็บเพื่อให้ผู้นำเสนอมีความเป็นส่วนตัวและเพื่อซ่อนบ้านที่รก แพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บจำนวนมากยังมีพื้นหลังของแบรนด์ที่กำหนดเองซึ่งมีโลโก้ของบริษัท

วิดีโอนี้แสดงรายละเอียดง่ายๆ เกี่ยวกับวิธีปรับแต่งพื้นหลังการประชุมเสมือนจริงของคุณ

ขั้นตอนที่แปด: คุณจะเพิ่มการมีส่วนร่วมในการประชุมเสมือนจริงได้อย่างไร

การมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการประชุมเสมือนจริงของคุณ แต่เนื้อหาที่เกี่ยวข้องและน่าสนใจเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะทำให้ผู้ชมของคุณสนใจอยู่เสมอ

การทำโพลแบบสดและแบบสำรวจระหว่างกิจกรรมเสมือนจริงของคุณจะช่วยให้เจ้าภาพประเมินว่าผู้ชมมีส่วนร่วมมากแค่ไหน และเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แบ่งปันความคิดเห็นเหมือนที่พวกเขาทำในการถ่ายทอดสด มันทำให้พวกเขามีส่วนร่วมในการนำเสนอจากระยะไกล

ที่จริงแล้ว คุณมักจะพบว่าคำติชมที่คุณได้รับนั้นตรงไปตรงมาและมีรายละเอียดมากกว่าที่งานพบปะบุคคลจริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณอนุญาตให้ไม่เปิดเผยตัวตน

การประชุมเสมือนจริงทุกครั้งควรมีเครื่องมือส่งข้อความแชทของตัวเองที่อนุญาตให้ส่งข้อความทั้งแบบสาธารณะและส่วนตัว ด้วยวิธีนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถถามคำถามที่กระจ่างชัด แบ่งปันแนวคิด หรือแม้แต่แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อมูลที่แบ่งปันได้

คุณมีหลายทางเลือกในการถาม & ตอบระหว่างกิจกรรมออนไลน์ ขั้นแรก ผู้เข้าร่วมสามารถถามคำถามได้ตลอดเวลาระหว่างกิจกรรมผ่านกล่องถาม & ตอบในเครื่องมือส่งข้อความแชท หรือคุณสามารถจัดสรรเวลาโดยเฉพาะสำหรับการถาม & ตอบเมื่อสิ้นสุดกิจกรรมหรือหลังผู้บรรยายทุกคน เครื่องมือการยกมือเสมือนจริงและสปอตไลท์ของผู้ชมที่แสดงให้บุคคลที่ถามคำถามในสตรีมแบบสดของวิดีโอจำลองประสบการณ์การถามตอบแบบสดให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

สุดท้าย ให้พิจารณาแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นเซสชันกลุ่มย่อยเสมือนจริงที่มีกลุ่มละ 5-7 คน ห้องกลุ่มย่อยขนาดเล็กช่วยให้พวกเขาสร้างเครือข่าย ระดมความคิด และนำเสนอแนวคิดต่อผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ

ขั้นตอนที่เก้า: อะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามผลหลังจากการสัมมนาผ่านเว็บ?

หลังจากการประชุมเสมือนสิ้นสุดลง เครื่องมือการสัมมนาผ่านเว็บจำนวนมากจะส่งการบันทึกเหตุการณ์และข้อความถอดเสียงไปยังผู้เข้าร่วมและผู้ลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ พิจารณาว่าคุณต้องการให้บันทึกนั้นเข้าถึงได้ตลอดไปหรือเฉพาะช่วงระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น

ผู้นำเสนออาจยินดีแบ่งปันสไลด์การนำเสนอหรือวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าซึ่งแสดงในระหว่างเหตุการณ์เสมือนนอกเหนือจากการบันทึกเหล่านี้

แม้ว่าคุณจะส่งข้อเสนอในระหว่างการประชุมออนไลน์ ให้ส่งข้อเสนอเพิ่มเติมหรือคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงที่จะเกิดขึ้นทันทีหลังจากนั้น

สิ่งสำคัญที่สุดที่จะส่งออกไปหลังการประชุมเสมือนคือแบบสำรวจ ซึ่งอาจใช้การให้คะแนนหรืออยู่ในรูปแบบ Q&A สำหรับความคิดเห็นที่เจาะจงมากขึ้น เพื่อส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทำแบบสำรวจ สัญญาว่าจะอัปโหลดคำตอบบนโซเชียลมีเดีย หรือป้อนใครก็ตามที่ตอบแบบสำรวจในการจับรางวัล

โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าการประชุมเสมือนของคุณมุ่งเน้นไปที่การสร้างเครือข่าย คุณอาจต้องการเปลี่ยนจากการประชุมเป็นชั่วโมงแห่งความสุขเสมือนทันทีผ่านซอฟต์แวร์การประชุมทางเว็บ

ขั้นตอนที่สิบ: นำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ในการสัมมนาผ่านเว็บแบบออนดีมานด์

ขั้นตอนสุดท้ายในการทำความเข้าใจวิธีจัดการประชุมเสมือนจริงคือการพิจารณาว่าคุณต้องการนำเนื้อหาที่บันทึกไว้ทั้งหมดกลับมาใช้ใหม่ในหลักสูตรออนไลน์หรือการสัมมนาผ่านเว็บในอนาคตหรือไม่

พิจารณาเปลี่ยนฟุตเทจจากเซสชันสดเป็นการสัมมนาผ่านเว็บแบบออนดีมานด์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมเสมือนมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาที่ไม่เคยหยุดนิ่ง นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ลงทะเบียนที่พลาดการสัมมนาผ่านเว็บแบบสดเพื่อดูเนื้อหาได้ในอนาคต

คุณสามารถเลือกที่จะทำให้การสัมมนาผ่านเว็บแบบออนดีมานด์เหล่านี้ฟรีหรือเสียเงินก็ได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมทางเว็บที่ประสบความสำเร็จมีอะไรบ้าง

นอกจากขั้นตอนข้างต้นแล้ว ให้ทำตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับวิธีจัดการประชุมเสมือนจริงในปี 2020

การประชุมเสมือนจริงควรยาวแค่ไหน?

ขั้นแรกให้พิจารณาความยาวของเหตุการณ์

แม้ว่าการประชุมทางกายภาพตลอดทั้งวันเป็นเรื่องปกติ แต่ส่วนใหญ่ก็ใช้ในการสร้างเครือข่ายและการเข้าสังคม หากการประชุมเสมือนจริงของคุณเป็นกิจกรรมตลอดทั้งวัน ให้ลองเปลี่ยนหัวข้อบางส่วนให้เป็นเซสชันตามความต้องการที่สั้นลง หรือให้แน่ใจว่าคุณสร้างในช่วงพักมาก

การลงทะเบียนการสัมมนาผ่านเว็บเกือบ 70% มีไว้สำหรับกิจกรรมเสมือนจริงที่มีความยาวหนึ่งชั่วโมง ดังนั้นให้พิจารณาว่า "จุดที่น่าสนใจ" เมื่อพูดถึงเรื่องความยาว คุณอาจต้องการเผยแพร่การประชุมเสมือนจริงที่ยาวนานขึ้นตลอดหนึ่งสัปดาห์

อย่างไรก็ตาม หากการประชุมเสมือนจริงของคุณต้องเป็นกิจกรรมที่มีระยะเวลา 1 วัน อย่าลืมสร้างและแชร์กำหนดการของกิจกรรมกับผู้ลงทะเบียนล่วงหน้า

คุณควรสร้างวาระการประชุมเสมือนจริงหรือไม่?

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังจัดการประชุมเสมือนจริงที่มีความยาวหลายชั่วโมง การมีวาระการประชุมจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเลือกเซสชั่นและวิทยากรที่พวกเขาจะจัดลำดับความสำคัญและแสดงให้เห็นถึงมูลค่าโดยรวมของงาน

วาระการประชุมยังช่วยให้คุณสร้างเครือข่ายเสมือนโดยเฉพาะสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ตลอดทั้งวัน ซึ่งจะกระตุ้นให้พวกเขาอยู่นานขึ้น

กำหนดการมีประโยชน์ในการเรียนรู้วิธีโฮสต์เนื้อหาเสมือนจริง เนื่องจากมีโครงร่างว่าคุณจะเปลี่ยนจากหัวข้อหนึ่งหรือผู้พูดเป็นอีกเรื่องหนึ่งอย่างไร นอกจากนี้ ยังรักษาผู้พูดที่มีแนวโน้มจะใช้เวลาตามกำหนดเวลา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการใส่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในช่วงเริ่มต้นของการประชุมและบันทึกเซสชันหรือวิทยากรที่คาดว่าจะได้รับมากที่สุดไว้เป็นครั้งสุดท้าย

คุณจะฝึกฝนกิจกรรมเสมือนจริงได้อย่างไร?

เมื่อจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นครั้งแรก การเข้าถึงพื้นที่ก่อนเวลาสองสามชั่วโมงเพื่อฝึกฝนทำได้ง่าย และทำให้แน่ใจว่าอุปกรณ์และเทคโนโลยีทั้งหมดทำงานอย่างถูกต้อง

เมื่อจัดกิจกรรมออนไลน์ ให้มองหาซอฟต์แวร์การสัมมนาผ่านเว็บที่มีห้องฝึกซ้อมเสมือนจริง นี่คือห้องประชุมส่วนตัวที่ผู้แสดงสินค้าทั้งหมดแสดงผลิตภัณฑ์และวิทยากรสามารถพบปะเพื่อฝึกการนำเสนอได้ พวกเขายังสามารถมั่นใจได้ว่าสไลด์และเครื่องมือการมีส่วนร่วมอื่นๆ ทำงานอย่างถูกต้อง

ห้องเหล่านี้บันทึกการฝึกซ้อมได้ ดังนั้นเจ้าของที่พักจึงสามารถชมและปรับปรุงการนำเสนอเสมือนจริงได้

อย่างไรก็ตาม แม้จะมีการฝึกฝนมากมาย สิ่งต่างๆ ก็อาจผิดพลาดได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเจ้าหน้าที่สนับสนุนด้านเทคนิคและตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจำนวนมากในระหว่างการประชุม และสร้าง "แผน B" ในกรณีที่เกิดปัญหาทางเทคนิค

แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่ดีที่สุดคืออะไร?

คำแนะนำข้างต้นเกี่ยวกับวิธีการจัดการประชุมเสมือนจะไม่สร้างความแตกต่างใดๆ หากคุณไม่เลือกซอฟต์แวร์การสัมมนาผ่านเว็บที่เหมาะสม

ด้านล่างนี้คือตัวเลือกของเราสำหรับแพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนจริง 5 อันดับแรก

GoToWebinar

GoToWebinar ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บของ GoToMeeting สามารถโฮสต์ผู้เข้าร่วมประชุมได้มากถึง 3,000 คน และอนุญาตทั้งเนื้อหาสดและที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

คุณสมบัติเด่น ได้แก่ :

• เอกสารประกอบคำบรรยายและการแชร์ไฟล์
• โพลสดและถาม & ตอบ
• เสมือนการยกมือ
• สปอตไลท์ของผู้ชม
• ไวท์บอร์ด
• อีเมลอัตโนมัติ
• การบันทึกและการถอดเสียงออนไลน์และท้องถิ่น
• No0ดาวน์โหลดผู้เข้าร่วมประชุมเข้าถึง
• รับชำระหลายรายการ
• การวิเคราะห์และการรายงานเหตุการณ์
• แบบฟอร์มลงทะเบียนแบบกำหนดเอง
• เทมเพลตการสัมมนาผ่านเว็บ

เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมเสมือนจริงขนาดใหญ่และบริษัทที่ใช้กิจกรรมเสมือนจริงเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายหรือสร้างรายได้

GoToWebinar เสนอแผนชำระเงินสี่แผนในราคาตั้งแต่ $49/เดือน ถึง $399/เดือน

การสัมมนาผ่านเว็บJam

WebinarJam เป็นแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้มากถึง 6,000 คน ผู้นำเสนอหกคน และอนุญาตให้สัมมนาผ่านเว็บได้นานถึงสี่ชั่วโมง

คุณสมบัติที่ดีที่สุด ได้แก่ :

• แชทเมสเซนเจอร์
• ไวท์บอร์ด
• โพลสด
• การแจ้งเตือนทางอีเมล/SMS
• การแชร์ไฟล์และเอกสารประกอบคำบรรยาย
• ข้อเสนอที่ใช้งานอยู่
• คลิกเดียวลงทะเบียน
• การวิเคราะห์ประสิทธิภาพ
• ปุ่มตกใจ
• บันทึกอัตโนมัติ
• การผสานรวมกับ Mailchimp, Zapier และอื่นๆ

WebinarJam เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับการประชุมเสมือนจริงที่มีข้อเสนอแบบสดและแบบที่ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมและการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างมาก อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าให้บริการเฉพาะการสัมมนาผ่านเว็บแบบสด ไม่ใช่แบบอัตโนมัติ

WebinarJam เสนอแผนชำระเงินสามแผนในราคาตั้งแต่ $499/ปี ถึง $999/ปี อ่านบทวิจารณ์โดยละเอียดของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับราคาและคุณสมบัติ WebinarJam

EasyWebinar

EasyWebinar มีกิจกรรมเสมือนจริงทั้งแบบอัตโนมัติและที่บันทึกไว้ล่วงหน้าสำหรับผู้เข้าร่วมสูงสุด 2,000 คน

ฟีเจอร์ EasyWebinar ยอดนิยม ได้แก่:

• การสัมมนาผ่านเว็บรายเดือนไม่ จำกัด
• มากถึง 4 ผู้นำเสนอพร้อมกัน
• เครื่องมือแชทสด
• การรวม YouTube Live และ Facebook Live
• การแชร์/รวมหน้าจอ HD กับแอปแชร์หน้าจอฟรี
• บันทึกอัตโนมัติ
• ลดเสียงรบกวนเสียง VoIP
• ผ่านเครื่องมือผู้นำเสนอ
• การรายงาน/การวิเคราะห์ผู้เข้าร่วม
• ข้อเสนอแบบเรียลไทม์
• ถาม-ตอบ/ลงคะแนนเสียง
• อีเมลแจ้งเตือน/เตือนความจำ

EasyWebinar เหมาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องการใช้แพลตฟอร์มเหล่านี้เพื่อเรียนรู้วิธีสร้างการสัมมนาผ่านเว็บสำหรับการฝึกอบรมสำหรับพนักงานหรือสำหรับผู้ที่ต้องการนำการสัมมนาผ่านเว็บที่ผ่านมามาใช้ซ้ำ มีแผนชำระเงินสามแผนในราคาตั้งแต่ $78/เดือน ถึง $499/เดือน

กิจกรรมบลูยีนส์

BlueJeans Events เป็นแพลตฟอร์มการสัมมนาทางเว็บที่อนุญาตให้มีผู้เข้าร่วมสูงสุด 50,000 คน การเข้าร่วมโดยไม่ใช้อุปกรณ์ และการสตรีมหน้าจอพร้อมกันสูงสุด 100 รายการ

คุณสมบัติของมันรวมถึง:

• การแชร์หน้าจอ
• การแชร์ไฟล์
• ข้อความแชทสด
• โพลสด / ถาม & ตอบ
• แบบสำรวจสด
• การผสานรวมสำหรับ Salesforce, Marketo และอื่นๆ
• การเข้าถึงแบบโทรฟรี
• ไม่จำกัดระยะเวลาการประชุมเสมือนจริง
• บันทึกเหตุการณ์ 5 ชั่วโมง

BlueJeans Events เหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรทั่วประเทศที่ต้องการเป็นเจ้าภาพให้ผู้เข้าร่วมงานมีจำนวนมากที่สุด อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับ WebinarJam ที่ BlueJeans Events ไม่ได้นำเสนอความสามารถในการประชุมเสมือนจริงแบบอัตโนมัติที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

BlueJeans Events เสนอการสัมมนาผ่านเว็บแบบครั้งเดียวในราคา $499 หรือการสัมมนาผ่านเว็บแบบไม่จำกัดสำหรับจำนวนเงินที่ไม่เปิดเผย หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์มนี้ โปรดอ่านบทวิจารณ์การประชุมทางวิดีโอของ BlueJeans ฉบับสมบูรณ์

ซูมวิดีโอสัมมนาผ่านเว็บ

การสัมมนาผ่านเว็บของ Zoom Video รองรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงได้มากถึง 10,000 คน และมีตัวเลือกการรับชมทั้งแบบสดและแบบออนดีมานด์

คุณสมบัติเด่น ได้แก่ :

• การสร้างแบรนด์ที่กำหนดเอง
• แชทสด
• แบบสำรวจ/ถาม-ตอบ
• เสมือนการยกมือ
• ผ่านเครื่องมือผู้นำเสนอ
• การสตรีมสดไปยัง Facebook Live และ YouTube Live
• บูรณาการกับการทำงานร่วมกันเป็นทีมยอดนิยม
• เทมเพลตการลงทะเบียนแบรนด์
• การรายงานและการวิเคราะห์
• การควบคุมโฮสต์
• ตัวช่วยในการวางแผนงาน

แผนการสัมมนาทางเว็บของ Zoom ราคาเริ่มต้นที่ 40 เหรียญต่อเดือนต่อโฮสต์สำหรับผู้เข้าร่วมสูงสุด 100 คน เป็นแพลตฟอร์มในอุดมคติสำหรับบริษัทที่ต้องการเพิ่มการจดจำแบรนด์และสร้างรายได้จากการสัมมนาผ่านเว็บ

หาก Zoombombing มีความเสี่ยงสูงเกินไปสำหรับธุรกิจของคุณ หรือหากหน่วยงานกำกับดูแลอุตสาหกรรมห้ามไม่ให้ใช้ Zoom ให้พิจารณาทางเลือก Zoom เหล่านี้แทน

การประชุมเสมือนจริงสามารถมีผลกระทบเช่นเดียวกับกิจกรรมในบุคคลหรือไม่?

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาจากคุณสมบัติที่แข็งแกร่ง เครื่องมือสร้างการมีส่วนร่วมของผู้ชม และการวิเคราะห์ผู้เข้าร่วมโดยละเอียด การจัดการประชุมเสมือนจริงในปี 2020 ไม่ได้ดีแค่เพียงงานอีเวนต์แบบตัวต่อตัว แต่ยังดียิ่งกว่า

อย่างไรก็ตาม ในการวางแผนอย่างถูกต้องว่าจะจัดการประชุมเสมือนจริงอย่างไร และให้แน่ใจว่าผู้ร่วมอภิปรายและพนักงานทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน คุณจำเป็นต้องอัปเกรดซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันในทีมของคุณเพื่อปรับปรุงระบบการจัดการของคุณ

เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Monday.com และ Asana สามารถช่วยให้คุณมอบหมายงานต่างๆ เช่น การพัฒนาเนื้อหาและติดต่อวิทยากรรับเชิญให้กับสมาชิกในทีมได้อย่างชัดเจน

เครื่องมือส่งข้อความแชท เช่น Slack และทางเลือก Slack อันดับต้นๆ ช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานจะได้รับคำตอบอย่างรวดเร็วสำหรับคำถามที่มีความละเอียดอ่อนด้านเวลา และสื่อสารกับแผนกอื่นๆ เกี่ยวกับปัญหาต่างๆ เช่น ข้อผิดพลาดของหน้าการลงทะเบียน

การตรวจสอบโดยละเอียดของเราเกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมชั้นนำและคุณลักษณะที่ดีที่สุดทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะเลือกซอฟต์แวร์ที่ทำให้การวางแผนและดำเนินการการสัมมนาผ่านเว็บเป็นเรื่องง่ายและราบรื่น