วิธีเก็บรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัยและเป็นระเบียบ

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับเทคโนโลยีคือทำให้การทำงานง่ายขึ้นมาก คุณสามารถนั่งที่โต๊ะทำงานของคุณสักสองสามชั่วโมงและทำงานมากมายได้ ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือคุณมักจะสร้างเอกสารหลายร้อยฉบับต่อเดือน เอกสารนี้แปลเป็นเอกสารหลายพันฉบับต่อปี บางฉบับมีความสำคัญอย่างยิ่ง บางฉบับก็ไม่สำคัญนัก

ดังนั้น คุณอยู่ในตำแหน่งที่คุณต้องการค้นหาวิธีจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ทั้งหมด พวกเขาต้องปลอดภัย แต่เข้าถึงได้ง่าย นอกจากนี้ยังช่วยถ้าคุณจัดระเบียบให้มากที่สุด ซึ่งทำให้การค้นหาข้อมูลง่ายขึ้นมาก

โชคดีที่เราอยู่ในยุคเทคโนโลยีซึ่งมีวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้มากมายสำหรับปริศนานี้ หากคุณต้องการรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัยและเป็นระเบียบ นี่คือแนวคิดบางประการ:

ที่เก็บข้อมูลเดสก์ท็อปที่เข้ารหัส

แนวคิดแรกคือการใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่คอมพิวเตอร์ของคุณให้มา คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องมีที่จัดเก็บข้อมูลภายในในรูปแบบของฮาร์ดไดรฟ์หรือ SSD ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารของคุณที่นี่คือการเข้าถึงที่รวดเร็วและง่ายดาย เพียงเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์และใช้แอปพลิเคชันตัวจัดการไฟล์เพื่อรับสิ่งที่คุณต้องการ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับเอกสารเฉพาะ ซึ่งช่วยจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ได้มาก

ข้อเสียของตัวเลือกนี้คือ ระบบป้องกันเอกสารของคุณมีความปลอดภัยน้อยที่สุด อย่างไรก็ตาม มีวิธีที่ชาญฉลาดในการเพิ่มการป้องกันเพิ่มเติมโดยการเข้ารหัสไฟล์ของคุณ การเพิ่มการเข้ารหัสหมายความว่าข้อมูลของคุณไม่สามารถเข้าถึงได้หรืออ่านได้ เว้นแต่คุณจะให้สิทธิ์ผู้อื่นในการดำเนินการดังกล่าว เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่ายและป้องกันไม่ให้ใครก็ตามเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ของคุณและเข้าถึงไฟล์ของคุณ หากคุณมีลูกหรือคุณใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกับคนอื่น นี่เป็นเรื่องที่น่ากังวลอย่างแท้จริง

อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบพกพา

ข้อเสียเปรียบหลักของที่เก็บข้อมูลเดสก์ท็อปคือคุณไม่สามารถนำไปใช้ได้ทุกที่ เอกสารทั้งหมดของคุณยังคงอยู่ในอุปกรณ์เครื่องเดียวและสามารถเข้าถึงได้เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้อุปกรณ์นั้นเท่านั้น สิ่งนี้ทำให้เกิดปัญหาหากคุณไม่มีคอมพิวเตอร์อยู่ในมือ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีการประชุมกับใครบางคน แต่คุณไม่สามารถนำคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปของคุณไปด้วยได้ ดังนั้นเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการส่งจึงติดขัด

อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบพกพาเสนอวิธีแก้ปัญหาเฉพาะนี้ คุณสามารถใช้แท่ง USB ฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพา หรือแม้แต่การ์ดหน่วยความจำ จากที่นี่ คุณสามารถย้ายเอกสารไปยังอุปกรณ์เหล่านี้และจัดเก็บได้อย่างปลอดภัย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเสียบคอมพิวเตอร์ของคุณกับแหล่งพลังงานเสมอเมื่อบันทึกเอกสารบนอุปกรณ์พกพา ทำไม? เนื่องจากคุณสามารถทำให้ข้อมูลเสียหายได้หากพีซีของคุณปิดลงกะทันหัน คุณยังสามารถเข้ารหัสข้อมูลในอุปกรณ์พกพาของคุณได้อีกครั้งเพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับอุปกรณ์เหล่านั้น หรือคุณสามารถก้าวไปอีกขั้นหนึ่งและปกป้องอุปกรณ์ของคุณด้วยรหัสผ่าน

โดยรวมแล้ว ประโยชน์ของอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบพกพาคือให้การรักษาความปลอดภัยและการจัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเดสก์ท็อปแบบเดียวกัน แต่คุณสามารถพกเอกสารติดตัวไปด้วยได้ ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือคุณอาจสูญเสียเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดายหากคุณทำอุปกรณ์เก็บข้อมูลหาย นี่คือเหตุผลสำคัญเสมอที่จะเก็บเอกสารของคุณไว้บนแพลตฟอร์มการจัดเก็บข้อมูลมากกว่าหนึ่งแพลตฟอร์ม

เซิร์ฟเวอร์จริง

ภาพ: Unsplash

ถัดไป คุณสามารถบันทึกเอกสารของคุณบนเซิร์ฟเวอร์จริง ตอนนี้ ตัวเลือกนี้มักจะสงวนไว้สำหรับธุรกิจที่มีห้องเซิร์ฟเวอร์ โดยพื้นฐานแล้ว คุณมีเซิร์ฟเวอร์จริงในสำนักงานของคุณ ซึ่งคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องเชื่อมต่ออยู่ แทนที่จะบันทึกเอกสารในแต่ละอุปกรณ์ พวกเขาจะถูกบันทึกไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ด้วยวิธีนี้ บุคคลอื่นในสำนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้หากต้องการ สามารถช่วยแก้ไขปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างแท้จริง เนื่องจากคุณไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสาร ส่งให้ผู้อื่น และอื่นๆ

นี่ถือเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุด เนื่องจากเซิร์ฟเวอร์มีความสามารถด้านความปลอดภัยที่ดีกว่าคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์พกพา นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นและยังสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดของคุณได้ ข้อเสียที่เห็นได้ชัดคือค่าใช้จ่ายในการซื้อและตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์

การจัดเก็บเมฆ

ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อาจเป็นตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและสมบูรณ์ที่สุด แทนที่จะจัดเก็บเอกสารของคุณบนเซิร์ฟเวอร์จริง คุณจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์เสมือน ข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่ของสิ่งนี้คือคุณสามารถเข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนในโลก ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและการกวาดล้างในการเข้าถึงข้อมูล คุณก็สามารถทำได้ มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อหากคุณต้องเดินทางตลอดเวลาหรือใช้อุปกรณ์หลายเครื่องในขณะทำงาน

ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ยังสามารถเฉพาะเจาะจงมากขึ้นสำหรับแต่ละบุคคล ด้วยฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพา คุณจะได้รับสิ่งเดียวกันเสมอ เป็นอุปกรณ์ที่ให้คุณจัดเก็บเอกสารได้ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับบุคคลหรือธุรกิจเฉพาะได้อย่างง่ายดาย ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถมีระบบจัดการเอกสารของสำนักงานกฎหมายในระบบคลาวด์ หรือระบบที่ออกแบบมาสำหรับหน่วยงานด้านการตลาด หรือแม้แต่ระบบสำหรับธุรกิจด้านการดูแลสุขภาพ เลเยอร์การปรับแต่งที่เพิ่มเข้ามาทำให้คุณจัดระเบียบไฟล์และรักษาความปลอดภัยให้กับสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น บางอุตสาหกรรมมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการรักษาความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูล ดังนั้น แพลตฟอร์มระบบคลาวด์ที่ปรับแต่งเองจึงสามารถมั่นใจได้ว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดสำหรับอุตสาหกรรมของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บเอกสารคืออะไร?

หลังจากดูตัวเลือกต่างๆ แล้ว ชัดเจนว่าวิธีที่ดีที่สุดคือการผสมผสานวิธีการต่างๆ คุณควรสำรองเอกสารของคุณโดยจัดเก็บไว้ในที่ต่างๆ ซึ่งอาจหมายความว่าคุณมีไฟล์ที่บันทึกไว้ในเดสก์ท็อป แต่ระบบจะสำรองข้อมูลไว้ในระบบคลาวด์ด้วย วิธีนี้จะทำให้เอกสารของคุณปลอดภัยยิ่งขึ้นเมื่อคุณลดความเสี่ยงที่จะสูญหาย ในสถานการณ์สมมตินี้ หากคอมพิวเตอร์ของคุณเสียและคุณสูญเสียเอกสารทั้งหมด เอกสารเหล่านั้นจะยังคงอยู่ในระบบคลาวด์

คุณจะจัดระเบียบเอกสารของคุณได้อย่างไร?

คุณได้เห็นวิธีการจัดเก็บเอกสารของคุณแล้ว แล้วการจัดระเบียบล่ะ ประเด็นสำคัญประการหนึ่งได้ถูกกล่าวถึงแล้ว: โฟลเดอร์

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีการจัดเก็บแบบใด อย่าลืมสร้างโฟลเดอร์สำหรับเอกสารต่างๆ นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแยกสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องออกจากกัน ตัวอย่างเช่น มีโฟลเดอร์สำหรับเอกสารทางการเงิน และอีกโฟลเดอร์สำหรับบันทึกย่อ หากคุณต้องการค้นหาใบแจ้งยอดจากธนาคาร คุณสามารถไปที่โฟลเดอร์เอกสารทางการเงินโดยตรง แทนที่จะต้องดูบันทึกย่อทั้งหมดของคุณ

เคล็ดลับที่สองคือการดูแลเมื่อตั้งชื่อเอกสารของคุณ อย่าเพิ่งตั้งชื่อเก่าให้กับพวกเขา อย่าลืมติดป้ายกำกับให้ถูกต้อง วิธีนี้ทำให้คุณสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะเลื่อนดูโฟลเดอร์ทีละรายการ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันค้นหาและป้อนคำสำคัญบางคำได้ ย้อนกลับไปที่ตัวอย่างก่อนหน้านี้ ใบแจ้งยอดจากธนาคารอาจมีชื่อแบบสุ่มเมื่อคุณดาวน์โหลด แต่ถ้าคุณตั้งชื่อว่า 'BankStatementJune2020' คุณจะสามารถค้นหาได้ เพียงพิมพ์ 'ใบแจ้งยอดธนาคาร มิถุนายน' และนี่จะเป็นผลลัพธ์เดียวที่คุณเห็น แทนที่จะใช้เวลาค้นหาไม่กี่นาที แต่กลับใช้เวลาไม่กี่วินาที!

ในบันทึกย่อนั้น คุณได้มาถึงจุดสิ้นสุดของคู่มือนี้แล้ว ณ จุดนี้ คุณควรทราบตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลของคุณ ตอนนี้เป็นเพียงกรณีของการเลือกตัวเลือกที่เหมาะกับคุณที่สุด อย่าลืมใช้อย่างน้อยสองอย่าง เพื่อให้คุณสามารถสำรองข้อมูลของคุณได้ ปฏิบัติตามคำแนะนำง่ายๆ ด้านบนเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณได้รับการจัดระเบียบและค้นหาได้ง่าย

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• เครื่องมือ AR นี้สามารถคัดลอกรายการจากโลกแห่งความเป็นจริงและวางลงในเอกสารดิจิทัล
• วิธีแปลงเอกสาร PDF เป็น Microsoft Word อย่างง่ายดาย
• วิธีการจัดทำเอกสารการออกแบบ API
• นี่คือวิธีการใช้ประโยชน์สูงสุดจากบริการจัดเก็บเอกสารและแบ่งปัน Evernote