วิธีทำให้กระบวนการ Back-Office ของคุณราบรื่นราวกับผ้าไหม

อาจไม่มีเวลาดีกว่านี้อีกแล้วในการประเมินและละทิ้งกระบวนการและขั้นตอนที่ล้าสมัยที่ลากธุรกิจลงมา การระบาดใหญ่ของ COVID-19 ทำให้เกิดความสูญเสียมากมาย แต่ก็อนุญาตให้นายจ้างจำนวนมากทำการฮาร์ดรีเซ็ตในการดำเนินงานประจำวัน

ในขณะที่การตายที่ใกล้จะเกิดขึ้นของการตั้งค่าสำนักงานแบบเดิมมีแนวโน้มที่จะเกินความจริง การกำจัดความไร้ประสิทธิภาพจะต้องมีความสำคัญสูงสุด

สำหรับหลายๆ คน สิ่งนี้อาจแสดงถึงผลลัพธ์เชิงบวกและฟื้นฟูธุรกิจ แน่นอน แนวโน้มไปสู่ระบบอัตโนมัติได้ดำเนินมาเป็นเวลาหลายทศวรรษแล้ว ธุรกิจต่างๆ พึ่งพาทุกอย่างมากขึ้นเรื่อยๆ ตั้งแต่ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน ไปจนถึงระบบการจัดการเอกสารเพื่อจัดการงานประจำ อย่างไรก็ตาม ในปีนี้ งานทางไกลที่เพิ่มขึ้นจากการระบาดใหญ่ทำให้เกิดอุปสรรคที่ไม่จำเป็นต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ในขณะที่คุณประเมินว่ากระบวนการแบ็คออฟฟิศของคุณช่วยหรือขัดขวางลูกค้า พนักงาน และฝ่ายบริหารของคุณอย่างไร โปรดใช้ความระมัดระวัง ผู้คนจำนวนมากตกงานในปีที่แล้ว และหลายคนที่ไม่กลัวว่าจะตกงาน ในขณะที่คุณพยายามปรับปรุงขั้นตอนการทำงานส่วนหลัง พยายามให้ความมั่นใจกับพนักงานว่ายังมีงานอีกมากที่ต้องทำ เป้าหมายของคุณคือลดความน่าเบื่อหน่ายเพื่อให้พนักงานของคุณสามารถทำงานที่สำคัญกว่าได้

ในขณะที่คุณไตร่ตรองวิธีที่จะช่วยพนักงานของคุณทำงานที่มีมูลค่าสูงสุด ให้พิจารณาห้าวิธีเหล่านี้ในการปรับปรุงกระบวนการแบ็คออฟฟิศ:

1. กำจัด Paper Chase

หลังจากที่พนักงานหลายล้านคนออกจากสำนักงานและเริ่มทำงานจากที่บ้าน การรวบรวมลายเซ็นที่จำเป็นกลายเป็นเรื่องยากมากขึ้น การไม่สามารถเดินไปที่สำนักงานที่อยู่ติดกันเพื่อออกจากระบบตามปกติได้เน้นย้ำถึงความไร้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานที่อาจซ่อนเร้นมานานหลายปี เพิ่มลูกค้าที่ระวังไวรัสซึ่งไม่เต็มใจที่จะเข้าไปในสถานที่ของธุรกิจใด ๆ และความจำเป็นในการปรับปรุงให้ทันสมัยกลายเป็นเรื่องเร่งด่วน

โชคดีที่มีโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยหลายอย่างที่ธุรกิจของคุณสามารถนำมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว บริการยอดนิยมที่ควรดู ได้แก่ DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign และ Secured Signing ค่าใช้จ่ายและคุณสมบัติของข้อเสนอดังกล่าวแตกต่างกันไป แต่ทุกอย่างสามารถเชื่อถือได้เพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารที่เป็นความลับ เมื่อกำหนดราคาแพ็คเกจ ให้เปรียบเทียบต้นทุนกับค่าใช้จ่าย (และความล่าช้า) ธุรกิจของคุณจะช่วยจัดการงานเอกสารต่างๆ ในเมือง

2. เร่งกระบวนการจ้างงาน

มีหลายปัจจัยที่อาจส่งผลต่อกระบวนการจ้างงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ ปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่ การโพสต์คำบรรยายลักษณะงานที่ไม่ดี การสัมภาษณ์ผู้สมัครจำนวนมากเกินไป และการตัดสินใจนานเกินไป สมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายให้นั่งสัมภาษณ์หลายครั้งและใช้เวลานานไม่สามารถใช้เวลานั้นเพื่อทำงานหลักได้

CareerBuilder, Monster และเว็บไซต์หางานอื่น ๆ ตอนนี้เสนอบริการค้นหาเป้าหมายที่ตรงกับคำอธิบายงานและคำหลักที่เขียนอย่างดีกับโปรไฟล์ผู้ใช้ที่ผ่านการรับรองเท่านั้น ผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติสามารถปิดกั้นหรือกรองออกได้ การลงทุนในกระบวนการค้นหาที่คัดกรองผู้สมัครตามความต้องการของคุณ จะทำให้ธุรกิจของคุณดึงผู้สมัครที่มีคุณภาพสูงขึ้นได้

บ่อยครั้ง บุคคลที่ดีที่สุดสำหรับงานที่คุณหวังว่าจะสำเร็จ ไม่ได้มองหางานด้วยซ้ำ เมื่อใช้แคมเปญที่กำหนดเป้าหมาย คุณสามารถแจ้งเตือนพวกเขาได้ ซึ่งอาจจุดประกายความสนใจได้ การกำหนดเป้าหมายผู้สมัครที่เหมาะสม ไม่ว่าพวกเขาจะค้นหาหรือไม่ก็ตาม จะทำให้กระบวนการ HR ของคุณราบรื่นขึ้นมาก

3. ลดขนาดสินค้าคงคลังของคุณเมื่อคุณเพิ่มยอดขาย

อีคอมเมิร์ซยังคงเติบโตอย่างทวีคูณ แต่มีหลักฐานที่ชัดเจนว่าจะมีที่สำหรับขายปลีกอิฐและปูนเช่นกัน ผู้ค้าปลีกเพียงแค่ต้องแน่ใจว่าพวกเขากำลังสต็อกของที่ผู้คนต้องการ

ในฐานะผู้ค้าปลีก สินค้าคงคลังที่ไม่ได้ใช้แสดงถึงคำสาปแช่งสองครั้ง คุณไม่เพียงแค่จ่ายค่าผลิตภัณฑ์ที่มีฝุ่นเกาะบนจอแสดงผลเท่านั้น คุณยังต้องจ่ายค่าพื้นที่สำหรับวางจอแสดงผลด้วย ไม่ว่าสินค้าที่ขายไม่ออกของคุณจะอยู่ที่ชั้นขายหรือในคลังสินค้า คุณก็จะต้องเสียเงิน

เมื่อผู้ซื้อกลับมาที่ร้านค้าหลังเกิดโรคระบาด ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่พวกเขากำลังมองหาโดยการลงทุนในซอฟต์แวร์พยากรณ์สินค้าคงคลัง แพ็คเกจต่างๆ เช่น QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl และ Shopventory จะช่วยให้คุณติดตามเทรนด์การจัดซื้อได้ พวกเขาสามารถช่วยคุณจัดการสิ่งที่คุณมีในสต็อกและให้คำแนะนำการซื้อในอนาคตตามยอดขายจริง

4. ตั้งเวลาอัตโนมัติ

หากธุรกิจของคุณต้องอาศัยการจัดตารางนัดหมาย คุณอาจรู้อยู่แล้วว่าสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับเวลาและความยุ่งยากมากเพียงใด คุณต้องหาเวลานัดหมายที่ตกลงร่วมกัน ยืนยันล่วงหน้า จากนั้นจัดตารางใหม่หากมีข้อขัดแย้งเกิดขึ้น การนัดหมายที่ดีที่สุดคือการที่ลูกค้าจัดการเองโดยไม่ต้องให้เวลากับพนักงานในสำนักงานของคุณ

วันนี้ แพ็คเกจซอฟต์แวร์ปฏิทินหลายชุดสามารถช่วยลดเปอร์เซ็นต์ของการนัดหมายที่ไม่ได้รับ สิ่งที่ดีที่สุด ได้แก่ ปฏิทิน Setmore Google ปฏิทินและ Acuity

แอปสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลถึงลูกค้าตามเวลานัดหมายจำนวนหนึ่งได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจของคุณ การคลิกที่รายการใดรายการหนึ่งจะเป็นการส่งการยืนยันไปยังธุรกิจของคุณและจองช่วงเวลานั้นโดยอัตโนมัติ การแจ้งเตือนสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของธุรกิจของคุณและส่งทางอีเมลหรือข้อความ การจองการนัดหมายโดยอัตโนมัติเป็น win-win ที่ช่วยเพิ่มเวลาให้กับทั้งพนักงานและลูกค้าของคุณ

5. หยุดการบันทึกไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง

โซลูชันการประมวลผลบนคลาวด์มีทั้งหมด ยกเว้นความจำเป็นในการจัดเก็บไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ภายใน หรือที่แย่กว่านั้นคือเดสก์ท็อปของพนักงานแต่ละคน หากคุณเคยเล่นเกม "Who's Got the File?" ที่ชวนให้คลั่งไคล้ นาทีก่อนการนำเสนอที่สำคัญ คุณจะรู้ว่าสิ่งนี้จะมีค่าใช้จ่ายสูงเพียงใด ในขณะที่พนักงานจำนวนมากขึ้นย้ายไปทำงานทางไกล ตอนนี้เป็นเวลาที่จะนำ kibosh ในการบันทึกไฟล์ไปยังเครื่องในเครื่อง

ลดความยุ่งยากในการเปลี่ยนพนักงานของคุณไปใช้ที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์เท่านั้นโดยการเลือกโซลูชันที่เหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด ตัวเลือกยอดนิยม ได้แก่ Google Docs, Microsoft OneDrive และ Apple iCloud การย้ายที่ประสบความสำเร็จจากฟังก์ชันเดสก์ท็อปไปยังโซลูชันบนคลาวด์จะเริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการอย่างละเอียด หากคุณพลาดเกณฑ์ที่จำเป็น พนักงานจะรีบพัฒนาวิธีแก้ปัญหาที่ขัดต่อวัตถุประสงค์ของการเข้าถึงไฟล์สำคัญที่ใช้ร่วมกัน

ไปอีกขั้นหนึ่งแล้วเปลี่ยนไปใช้ Integrated Platform as a Service หรือ IPaaS IPaaS ทำงานเพื่อส่งเสริมการสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจต่างๆ ของคุณ ช่วยประหยัดเวลาให้กับพนักงานด้วยการเก็บข้อมูลและข้อมูลทั้งหมดไว้ที่ปลายนิ้วของคุณ

มองเห็นสิ่งที่คุ้นเคยด้วยมุมมองที่สดใหม่

ศัตรูตัวฉกาจของคุณในขณะที่คุณพยายามอัพเกรดกระบวนการของคุณมีแนวโน้มที่จะฝังแน่นอยู่ในตัวของคุณเอง “เราทำแบบนั้นมาโดยตลอด” สมมติฐาน พันธมิตรที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณในการพยายามปรับปรุงกระบวนการแบ็คออฟฟิศอาจเป็นตาใหม่ที่ไม่ได้รับผลกระทบจากความสำเร็จหรือความล้มเหลวในอดีตของคุณ

พนักงาน ลูกค้า และซัพพลายเออร์ต่างก็มีส่วนได้ส่วนเสียในบริษัทของคุณและนั่นก็เป็นสิ่งที่ดี อย่างไรก็ตาม เมื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่มีความหมาย ให้พิจารณาเพิ่มฝ่ายที่ไม่สนใจที่มีคุณสมบัติสูงอย่างน้อยหนึ่งคนในสมการ พยายามเปิดกว้างต่อคำถามที่ขึ้นต้นด้วย “ทำไม”