วิธีจัดลำดับความสำคัญงานของคุณโดยใช้ Eisenhower Matrix: คู่มือที่ครอบคลุม

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือที่เปลี่ยนแปลงเกมที่สามารถเปลี่ยนวิธีการของคุณในการจัดการงานและผลผลิต ในบทความนี้เราจะดำน้ำลึกเข้าไปในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์สำรวจว่าจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพลดความเครียดและเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์คืออะไร?

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์หรือที่รู้จักกันในชื่อเมทริกซ์เร่งด่วนเป็นเครื่องมือในการจัดการเวลาที่เรียบง่าย แต่ทรงพลังซึ่งตั้งชื่อตาม Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ไอเซนฮาวร์ได้พัฒนาวิธีนี้เพื่อแยกความรับผิดชอบระหว่างงานที่เร่งด่วนและสิ่งที่สำคัญ

สี่ Quadrants ของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เมทริกซ์แบ่งงานออกเป็นสี่ส่วนที่แตกต่างกัน:

1. Quadrant I: เร่งด่วนและสำคัญ
   • ตัวอย่าง: การจัดการวิกฤตกำหนดเวลาในนาทีสุดท้ายสถานการณ์ฉุกเฉิน
   • การดำเนินการ: ทำงานเหล่านี้ทันที
2. Quadrant II: ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ
   • ตัวอย่าง: การวางแผนเชิงกลยุทธ์การพัฒนาทักษะการสร้างความสัมพันธ์
   • การดำเนินการ: กำหนดเวลางานเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่ามีความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ
3. Quadrant III: เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
   • ตัวอย่าง: การหยุดชะงัก, อีเมลส่วนใหญ่, การประชุมบางอย่าง
   • การดำเนินการ: มอบหมายงานเหล่านี้เมื่อเป็นไปได้
4. Quadrant IV: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
   • ตัวอย่าง: การท่องเว็บโซเชียลมีเดียที่มากเกินไปกิจกรรมที่ไม่สำคัญ
   • การดำเนินการ: กำจัดหรือลดงานเหล่านี้ให้น้อยที่สุด

เหตุใดจึงจัดลำดับความสำคัญกับเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เพิ่มประสิทธิภาพการผลิต

โดยการจัดหมวดหมู่งานของคุณคุณสร้างแผนการที่ชัดเจนซึ่งช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง แทนที่จะติดอยู่กับงานที่ยุ่งคุณเรียนรู้ที่จะจัดสรรเวลาให้กับกิจกรรมที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อเป้าหมายของคุณ

ลดความเครียดและครอบงำ

การรู้ว่าจะจัดการอะไรเป็นครั้งแรกจะช่วยลดความยุ่งเหยิงทางจิตใจที่สามารถนำไปสู่ความเครียดได้ เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมและทำงานในงานที่สำคัญโดยไม่ต้องกดดันอย่างเร่งด่วน

การมอบหมายและการจัดการเวลาที่ดีขึ้น

เมื่อคุณแยกความแตกต่างระหว่างงานเร่งด่วนและสำคัญคุณสามารถมอบหมายหรือเลื่อนกิจกรรมที่ไม่จำเป็น วิธีการเชิงกลยุทธ์นี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานที่ไม่ได้มีส่วนร่วมอย่างมีนัยสำคัญต่อวัตถุประสงค์ระยะยาวของคุณ

ขั้นตอนในการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ในกิจวัตรประจำวันของคุณ

1. แสดงรายการงานทั้งหมดของคุณ

เริ่มต้นด้วยการจดทุกสิ่งที่คุณต้องทำ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อหรือลำดับความสำคัญในขั้นตอนนี้ - เพียงแค่จับงานทั้งหมดของคุณบนกระดาษหรือเครื่องมือดิจิตอล

2. จัดหมวดหมู่แต่ละงาน

กำหนดแต่ละงานให้กับหนึ่งในสี่ quadrants:

• เร่งด่วนและสำคัญ (ทำ)
• ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ (แผน)
• เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ (มอบหมาย)
• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (กำจัด)

พิจารณาใช้การเข้ารหัสสีหรือสัญลักษณ์เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างจตุภาค

3. กำหนดเวลาและมอบหมาย

สำหรับงานใน Quadrant II (ไม่ใช่เร่งด่วน แต่สำคัญ) จัดสรรช่วงเวลาเฉพาะในปฏิทินของคุณ สำหรับงาน Quadrant III (เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ) ระบุงานที่สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นได้ ด้วยวิธีนี้คุณทำให้เวลาของคุณเพิ่มขึ้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่ต้องมีส่วนร่วมโดยตรง

4. ตรวจสอบและปรับเป็นประจำ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไม่ใช่กิจกรรมเพียงครั้งเดียว ทบทวนรายการงานของคุณเป็นประจำเพื่อจัดหมวดหมู่และปรับลำดับความสำคัญของคุณอีกครั้ง กระบวนการตรวจสอบนี้ช่วยให้คุณอยู่ในแนวเดียวกันกับเป้าหมายของคุณเมื่องานใหม่และความท้าทายเกิดขึ้น

ตัวอย่างการปฏิบัติของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ในการดำเนินการ

ตัวอย่างที่ 1: วันมืออาชีพที่วุ่นวาย

เช้า:

• Quadrant I: เข้าร่วมการประชุมฉุกเฉินเกี่ยวกับปัญหาโครงการที่สำคัญ
• Quadrant II: บล็อกเวลาสำหรับการวางแผนการประชุมกลยุทธ์ระยะยาวกับทีม
• Quadrant III: ตอบกลับอีเมลที่ไม่สำคัญอย่างรวดเร็ว
• Quadrant IV: หลีกเลี่ยงการใช้เวลากับการอัปเดตโซเชียลมีเดียที่ไม่จำเป็น

ตอนบ่าย:

• Quadrant I: จัดการคำขอไคลเอนต์ฉับพลัน
• Quadrant II: ทำงานเกี่ยวกับการพัฒนาทักษะโดยเข้าร่วมหลักสูตรออนไลน์
• Quadrant III: มอบหมายงานบริหารตามปกติให้กับผู้ช่วย
• Quadrant IV: งดเว้นจากการเบี่ยงเบนความสนใจจากการท่องเว็บที่ไม่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างที่ 2: การจัดการเป้าหมายส่วนบุคคล

กิจวัตรตอนเช้า:

• Quadrant I: จัดการเรื่องส่วนตัวอย่างเร่งด่วนเช่นการชำระค่าใช้จ่ายหรือกำหนดเวลาการนัดหมายที่จำเป็น
• Quadrant II: อุทิศเวลาในการออกกำลังกายซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสุขภาพระยะยาว
• Quadrant III: ได้รับมอบหมายให้ไปทำธุระเมื่อเป็นไปได้ (เช่นขอความช่วยเหลือจากสมาชิกในครอบครัว)
• Quadrant IV: จำกัด เวลาในกิจกรรมที่ไม่ได้มีส่วนช่วยในการเติบโตส่วนบุคคล

การใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ด้วยวิธีนี้ไม่เพียง แต่ชี้แจงลำดับความสำคัญของคุณเท่านั้น

เคล็ดลับในการเพิ่มประโยชน์สูงสุดของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ยอมรับความยืดหยุ่น

ชีวิตไม่สามารถคาดเดาได้และลำดับความสำคัญของคุณอาจเปลี่ยนไปโดยไม่คาดคิด ในขณะที่เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ให้วิธีการที่มีโครงสร้างมีความยืดหยุ่นและปรับแผนของคุณตามต้องการ รับรู้ว่าบางครั้งงานอาจต้องย้ายจากควอดเรนต์หนึ่งไปยังอีกตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง

รวมกับเทคนิคการผลิตอื่น ๆ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ทำงานได้ดีควบคู่ไปกับวิธีการผลิตอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นการจับคู่กับเทคนิค Pomodoro สามารถช่วยให้คุณจัดการเวลาของคุณในการระเบิดที่เน้นทำให้ง่ายขึ้นในการทำงานให้เสร็จใน Quadrants I และ II ในทำนองเดียวกันการรวมเข้ากับกระบวนการตรวจสอบรายวันหรือรายสัปดาห์สามารถปรับแต่งกลยุทธ์การจัดการงานของคุณต่อไป

กำหนดเป้าหมายที่เป็นจริง

ซื่อสัตย์กับตัวเองเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในหนึ่งวัน การใช้ตารางงานของคุณมากเกินไปด้วยควอดเรนต์มากเกินไปที่ฉันงานสามารถนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย ให้ตั้งเป้าหมายสำหรับการผสมผสานที่สมดุลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาจัดสรรเวลาสำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการพัฒนาส่วนบุคคล

เรียนรู้ที่จะบอกว่าไม่

หนึ่งในแง่มุมที่ท้าทายที่สุดของการจัดการงานคือการไม่พูดถึงงานที่ไม่จำเป็น เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณทำเช่นนั้น รับรู้ว่าไม่ใช่ทุกงานที่ต้องการความสนใจของคุณ - โดยไม่ต้องทำกิจกรรม Quadrant IV คุณสร้างพื้นที่สำหรับสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง

ใช้เครื่องมือดิจิทัล

มีเครื่องมือและแอพดิจิตอลหลายตัวที่สามารถช่วยให้คุณใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ได้อย่างราบรื่น เครื่องมือเช่น Trello, Todoist หรือแม้แต่สเปรดชีตที่เรียบง่ายสามารถปรับให้เข้ากับการสร้างเมทริกซ์เวอร์ชันดิจิตอลเพื่อให้สามารถปรับและทำงานร่วมกันได้ง่ายหากคุณทำงานเป็นทีม

การเอาชนะความท้าทายทั่วไป

การผัดวันประกันพรุ่งและ "กับดักเร่งด่วน"

มันง่ายที่จะตกหลุมพรางของการมุ่งเน้นไปที่งานเร่งด่วนแม้ว่าพวกเขาจะไม่สำคัญก็ตาม เพื่อเอาชนะสิ่งนี้เตือนตัวเองอย่างมีสติถึงประโยชน์ของการวางแผนและทำงานในงาน Quadrant II โดยการจัดสรรเวลาโดยเฉพาะสำหรับกิจกรรมเชิงกลยุทธ์คุณจะค่อยๆเปลี่ยนความคิดของคุณจากงานปฏิกิริยาไปเป็นการวางแผนเชิงรุก

สร้างความสมดุลให้กับงานและชีวิตส่วนตัว

การใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไม่ได้มีไว้สำหรับการทำงาน แต่เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการจัดการชีวิตส่วนตัวของคุณเช่นกัน ไม่ว่าคุณจะเล่นกลความรับผิดชอบของครอบครัวเป้าหมายด้านสุขภาพหรือโครงการส่วนบุคคลใช้เมทริกซ์เพื่อสร้างความสมดุลให้กับงานเร่งด่วนกับผู้ที่มีส่วนร่วมในความเป็นอยู่ที่ดีในระยะยาวของคุณ

การหลีกเลี่ยงการอธิบายมากเกินไป

การมอบหมายเป็นองค์ประกอบสำคัญของเมทริกซ์ แต่สิ่งสำคัญคือการมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่คุณมอบหมายนั้นมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและให้ทรัพยากรที่จำเป็นและคำแนะนำแก่ผู้ที่รับผิดชอบต่อความรับผิดชอบเหล่านี้ ด้วยวิธีนี้คุณรักษาคุณภาพและความรับผิดชอบโดยไม่ต้องใช้ micromanaging

ประโยชน์ของการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์อย่างต่อเนื่อง

โฟกัสและทิศทางที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

เมื่อคุณจัดหมวดหมู่งานของคุณคุณจะได้รับความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการความสนใจในทันทีและสิ่งที่สามารถวางแผนไว้สำหรับอนาคต ความชัดเจนนี้ช่วยลดความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจและปรับปรุงการมุ่งเน้นโดยรวม

เพิ่มประสิทธิภาพ

ด้วยการปรับปรุงงานประจำวันของคุณคุณจะกำจัดเวลาที่สูญเปล่าไปกับกิจกรรมที่ไม่จำเป็น ประสิทธิภาพนี้ไม่เพียง แต่ช่วยเพิ่มผลผลิต แต่ยังทำให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นในการลงทุนในกิจกรรมที่บำรุงรักษาการเติบโตในระยะยาวของคุณ

ปรับปรุงการตัดสินใจ

กระบวนการจัดหมวดหมู่งานบังคับให้คุณประเมินความสำคัญที่แท้จริงของกิจกรรมของคุณ เมื่อเวลาผ่านไปการประเมินผลนี้ช่วยเพิ่มทักษะการตัดสินใจของคุณช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่ต้องพึ่งพากำหนดเวลาภายนอกเท่านั้น

ความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานที่เพิ่มขึ้น

ในที่สุดเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างความต้องการเร่งด่วนและเป้าหมายระยะยาวที่สำคัญ ด้วยการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริงคุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการจัดการความเครียดและสร้างวิถีชีวิตที่มีสุขภาพดีและสมดุลมากขึ้น

ความคิดสุดท้าย

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นมากกว่าเครื่องมือการจัดการเวลา-เป็นการเปลี่ยนความคิดที่ช่วยให้คุณควบคุมวันของคุณได้ โดยการแยกแยะระหว่างความเร่งด่วนและความสำคัญคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นลดความเครียดและปูทางไปสู่ความสำเร็จทั้งส่วนตัวและอาชีพ

การใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ในกิจวัตรประจำวันของคุณอาจต้องใช้การฝึกฝน แต่ผลประโยชน์ระยะยาวนั้นคุ้มค่ากับความพยายาม เริ่มต้นเล็ก ๆ ด้วยการจัดหมวดหมู่งานของคุณในแต่ละวันและค่อยๆรวมระบบนี้เข้ากับการวางแผนรายสัปดาห์ของคุณ เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะสังเกตเห็นการปรับปรุงที่สำคัญในการผลิตและความเป็นอยู่โดยรวมของคุณ

โปรดจำไว้ว่ากุญแจสำคัญคือความสอดคล้อง ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพที่ยุ่งอยู่กับการเล่นกลความรับผิดชอบหลายอย่างหรือคนที่ต้องการนำความสมดุลมาสู่ชีวิตของพวกเขามากขึ้น Matrix ไอเซนฮาวร์นำเสนอทางออกที่เป็นประโยชน์และมีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการงาน โอบกอดมันและดูผลผลิตของคุณทะยาน!