วิธีจัดเก็บข้อมูลธุรกิจขนาดเล็กอย่างถูกวิธี
เผยแพร่แล้ว: 2020-08-28การจัดเก็บข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทุกคนทราบเกี่ยวกับอันตรายของการละเมิดข้อมูล
แล้วคุณจะทำอย่างไร? เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กปกป้องข้อมูลธุรกิจขนาดเล็กของตนได้อย่างไร
วิธีที่ดีที่สุดคือการหาโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องการที่เก็บไฟล์ที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ คุณต้องการบริการที่สามารถรักษาความปลอดภัยให้กับไฟล์ของคุณได้
คู่มือการจัดเก็บข้อมูลธุรกิจขนาดเล็ก
สิ่งแรกที่คุณควรทำคือค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล เมื่อคุณมีวิธีแก้ปัญหาสำหรับการกู้คืนข้อมูลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กแล้ว คุณก็ดำเนินการค้นหาตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการจัดเก็บข้อมูลได้แล้ว
นี่คือสิ่งที่คุณควรพิจารณา:
ภาพ: KnowTechie
- ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
ขั้นตอนแรกคือการลงทุนในฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกสำหรับพนักงานของคุณทุกคน คุณควรกำหนดให้พนักงานของคุณสำรองไฟล์ไว้ในฮาร์ดไดรฟ์นี้ ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกนี้ควรอยู่ที่โต๊ะทำงานของพนักงาน คุณสามารถลงทุนในฮาร์ดไดรฟ์ที่มีขนาดตั้งแต่ 4 เทราไบต์ถึง 6 เทราไบต์ในราคาที่เหมาะสม
ขอให้พนักงานของคุณยืนยันอย่างสม่ำเสมอว่าเมื่อใดที่พวกเขาสำรองข้อมูลไฟล์ลงในฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกนี้ ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกควรมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน เพื่อให้แน่ใจว่าไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้หากฮาร์ดไดรฟ์ถูกขโมยหรือสูญหาย
- แฟลชไดรฟ์ USB
คุณควรลงทุนในแฟลชไดรฟ์ USB สำหรับพนักงานทุกคน เนื่องจากแฟลชไดรฟ์สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ในปริมาณที่น้อยกว่า พนักงานของคุณควรใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลเร่งด่วนที่ไม่สามารถแทนที่หรือทำซ้ำได้
อีกครั้ง แฟลชไดรฟ์ USB ควรได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านและจัดเก็บไว้ในสำนักงาน รหัสผ่านสำหรับแฟลชไดรฟ์ควรเป็นที่รู้จักสำหรับพนักงานแต่ละคนและผู้ดูแลระบบหรือหัวหน้างานเท่านั้น
- การจัดเก็บแบบดั้งเดิม
แม้ว่าอาจดูล้าสมัย แต่ก็ยังมีที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลของคุณในซีดีและดีวีดี หากคอมพิวเตอร์ของคุณมีความเป็นไปได้ที่จะใช้ซีดี/ดีวีดี คุณอาจต้องการเก็บไฟล์สองสามไฟล์ไว้ในซีดี/ดีวีดี
คุณสามารถใช้ซีดี/ดีวีดีในลักษณะเดียวกับที่คุณใช้แฟลชไดรฟ์ USB ใช้เพื่อจัดเก็บไฟล์เร่งด่วนที่ไม่สามารถแทนที่ได้อย่างง่ายดาย ถ้าพนักงานของคุณต้องแชร์ไฟล์กับพนักงานคนอื่น พวกเขาสามารถใช้ซีดี/ดีวีดีเป็นที่เก็บข้อมูลรูปแบบหนึ่งสำหรับการแชร์ไฟล์ได้
- แอปพลิเคชันการตรวจสอบ
มีแอปพลิเคชั่นตรวจสอบเช่น Prey Project ที่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์จากระยะไกลได้ โดยปกติจะทำได้หากคอมพิวเตอร์ถูกขโมย/สูญหาย คุณสามารถใช้เพื่อสำรองไฟล์ไปยังบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้ทันที
จากนั้น เมื่อสำรองไฟล์แล้ว คุณสามารถลบไฟล์ออกจากคอมพิวเตอร์ได้จากระยะไกล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าพนักงานของคุณสามารถทำงานจากระยะไกลโดยใช้แล็ปท็อปได้ เราขอแนะนำให้คุณขอให้พวกเขาติดตั้งบริการ เช่น Prey Project
- การจัดเก็บเมฆ
สุดท้าย ตัวเลือกสุดท้ายคือการใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ไฟล์เหล่านี้ถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์และสามารถเข้าถึงได้จากระยะไกล - จากภายในสำนักงานและนอกสำนักงาน
พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์มักจะฟรี โดยมีพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมโดยมีค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ข้อมูลธุรกิจของคุณผ่านบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่หลากหลาย บริการเหล่านี้จะมีความปลอดภัยเพิ่มขึ้น ทำให้แฮกเกอร์สามารถค้นหาข้อมูลของคุณได้ยาก คุณสามารถ (และควร) ป้องกันไฟล์ของคุณด้วยรหัสผ่าน
บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์บางประเภทยังอนุญาตให้คุณสร้างไฟล์ เช่น เอกสาร งานนำเสนอ และสเปรดชีต
คุณควรพิจารณาตัวเลือกที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบใด
ลองดูบางส่วน:
Google ไดรฟ์
Google ไดรฟ์ให้พื้นที่เก็บข้อมูล 15 กิกะไบต์ฟรี คุณสามารถจัดระเบียบไฟล์ของคุณในโฟลเดอร์ต่างๆ คุณยังสามารถสร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอโดยใช้ Google ไดรฟ์
คุณสามารถอัปเกรดเป็นพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมได้โดยเสียค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก คุณสามารถแบ่งปันการเข้าถึงไฟล์แต่ละไฟล์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงงบดุลบน Google ไดรฟ์แก่ผู้ทำบัญชี คุณและผู้ทำบัญชีสามารถแก้ไขไฟล์นี้ได้ตลอดเวลา
คุณยังสามารถเลือกที่จะจำกัดไฟล์บางไฟล์เพื่อให้เข้าถึงได้เฉพาะพนักงานบางคนเท่านั้น หรือคุณสามารถเปิดไฟล์บางไฟล์ต่อสาธารณะ (เช่น eBook ฟรีที่บริษัทของคุณนำเสนอ) ไฟล์จาก Google ไดรฟ์สามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลและสามารถดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ได้ตลอดเวลา
กล่อง
Box เป็นตัวเลือกที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ยอดนิยมสำหรับธุรกิจ นี่เป็นบริการแบบชำระเงินที่มีฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมมากมาย ซึ่งรวมถึงการเข้ารหัสระดับสูงสำหรับไฟล์ของคุณ นอกจากนี้ยังรวมถึงการแบ่งปันไฟล์อย่างง่ายระหว่างพนักงานของคุณ
คุณสามารถซิงค์ไฟล์ออฟไลน์ของคุณกับ “กล่อง” ของคุณ คุณยังสามารถใช้ Microsoft Office 365 เพื่อสร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอได้ Box ยังมีการสนับสนุนทางเทคนิคระดับสูงเพื่อช่วยธุรกิจของคุณในการจัดเก็บข้อมูล
ด้วยเงินเพียง 10 เหรียญต่อเดือน คุณสามารถมีพื้นที่เก็บข้อมูลได้ 100 กิกะไบต์
DropBox
นี่เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลยอดนิยมที่ให้พื้นที่ 2 กิกะไบต์ฟรีแก่คุณ คุณสามารถอัปเกรดเป็น 5 เทราไบต์ได้ในราคา $15 ต่อเดือน
DropBox ช่วยให้คุณแบ่งปันไฟล์กับพนักงานของคุณได้อย่างง่ายดาย หากคุณมีไฟล์ใดๆ ที่คุณต้องการให้ลูกค้าของคุณเข้าถึงได้ (โดยไม่ต้องแก้ไข) คุณมีตัวเลือกนั้นเช่นกัน DropBox ยังช่วยให้คุณสร้างไฟล์ตั้งแต่เริ่มต้น เนื่องจากมีเอกสาร สเปรดชีต และเครื่องมือสร้างงานนำเสนอ
DropBox ยังอนุญาตให้คุณป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่าน ทำให้แฮกเกอร์เข้าถึงได้ยากขึ้น
Microsoft OneDrive
นี่เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดเก็บบนคลาวด์ คุณได้รับ 5 กิกะไบต์ฟรี คุณยังสามารถอัปเกรดเป็น 6 เทราไบต์ได้ในราคา $9.99 ต่อเดือน นี่อาจเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการติดตั้งสำหรับพนักงานแต่ละคน สิ่งนี้สามารถเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกที่พวกเขาเก็บไว้ที่โต๊ะทำงาน
Microsoft OneDrive มีคุณสมบัติการซิงค์ข้ามและช่วยให้ค้นหาไฟล์ของคุณได้ง่าย มีแอปพลิเคชันบุคคลที่สามมากมายที่สามารถทำงานร่วมกับบริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้
รักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
เมื่อคุณรู้วิธีจัดเก็บข้อมูลธุรกิจขนาดเล็กแล้ว คุณก็มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยเสมอ เราขอแนะนำให้ใช้ตัวเลือกทั้งหมดที่กล่าวถึงในคู่มือนี้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเครียดกับการจัดเก็บข้อมูล
อย่าลืมอ่านเนื้อหาดีๆ เกี่ยวกับเทคโนโลยีบนเว็บไซต์ของเรา
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา
คำแนะนำของบรรณาธิการ:
- วิธีรักษาฐานข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยจากแฮกเกอร์
- TikTok โดนแฉ รวบรวมข้อมูลอุปกรณ์จากผู้ใช้ Android มาเกือบ 15 เดือน
- แนวทางสำคัญในการจัดระเบียบและค้นหาข้อมูลเมตาในปี 2020
- แอพ Android เก็บข้อมูลไว้ที่ใด