วิธีตัด SaaS Bloat เพื่อแนวทางไอทีแบบ Lean

เผยแพร่แล้ว: 2023-10-27

SaaS ได้รับความนิยมอย่างต่อเนื่องตลอดสองทศวรรษที่ผ่านมา ทำให้รูปแบบการให้สิทธิ์ใช้งานแบบถาวรสำหรับซอฟต์แวร์ที่ดาวน์โหลดได้ล้าสมัยไปพร้อมกับฟีเจอร์บนคลาวด์ที่ผสานรวม ใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาดและทุกประเภท อย่างไรก็ตาม การเปิดเผยโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีอย่างสมบูรณ์สำหรับองค์กรใดๆ ก็ตามอาจเป็นเรื่องท้าทาย

แม้ว่าเครื่องมือ SaaS จะมีอยู่ในทรัพย์สินขององค์กรเกือบทุกประเภท แต่สัญญาว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โดยไม่มีโครงสร้างและกรอบการจัดการที่เหมาะสม การทำซ้ำ การทับซ้อนที่ไม่จำเป็น และการอนุญาตแบบกระจัดกระจายสามารถขยายการขยายซอฟต์แวร์ได้ เจาะลึกเพื่อทำความเข้าใจไดนามิกเบื้องหลังการขยายตัวของ SaaS และกลยุทธ์ในการบรรเทาผลกระทบ โดยมุ่งเป้าไปที่ฟังก์ชันไอทีที่บางลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทำความเข้าใจ SaaS Bloat และความท้าทาย

ซอฟต์แวร์ขยายตัวในรูปแบบที่ง่ายที่สุดเกิดขึ้นเมื่อการติดตั้งโปรแกรมคอมพิวเตอร์ติดต่อกันช้าลงอย่างเห็นได้ชัด ใช้หน่วยความจำ พื้นที่ดิสก์ และพลังงานในการคำนวณมากขึ้น ในยุคที่มีระบบคลาวด์เป็นศูนย์กลาง ปัญหานี้ไม่เพียงแต่ภายในระบบเดียวเท่านั้น แต่ยังขยายทั่วทั้งองค์กรด้วยแอป SaaS ที่เพิ่มขึ้น ทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากร ภายในปี 2565 ประมาณการว่า 58% ของค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันจะถูกจัดสรรให้กับโซลูชันคลาวด์ โดยคาดว่าจะเพิ่มขึ้นเป็น 66% ภายในปี 2568 แนวโน้มนี้ขับเคลื่อนด้วยความสะดวกในการรับ นำไปใช้ และใช้งานแอปพลิเคชัน SaaS

แม้ว่าประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจะเป็นประโยชน์ แต่ความเรียบง่ายของการจัดซื้อ SaaS ก็ทำให้ฝ่ายไอทีเผชิญกับความท้าทายต่างๆ ข้อพิสูจน์ถึงการแพร่กระจายของ SaaS ก็คือหน่วยธุรกิจที่ไม่เกี่ยวข้องกับไอทีสามารถควบคุมระบบของบริษัทได้มากกว่าครึ่งหนึ่ง Shadow IT มักเป็นส่วนสำคัญของพอร์ตโฟลิโอ SaaS ของธุรกิจมาตรฐาน ด้วยเหตุนี้ ผู้บริหารด้านไอทีจึงอาจประสบปัญหาในการควบคุมการใช้จ่าย SaaS โดยไม่สามารถระบุโอกาสในการลดต้นทุนได้อย่างง่ายดาย ผลสะท้อนกลับของการขาดการมองเห็นและความเข้าใจนี้ส่งผลอย่างมากต่อองค์กรทุกขนาด ผลการวิจัยระบุว่าองค์กรโดยเฉลี่ยใช้การสมัครรับข้อมูลแอปน้อยกว่า 50% อย่างสม่ำเสมอ ส่งผลให้เกิดการสูญเปล่าอย่างมาก

จะลด SaaS Bloat ให้เหลือน้อยที่สุดได้อย่างไร เคล็ดลับการปฏิบัติสำหรับผู้จัดการฝ่ายไอที

สิ่งสำคัญคือต้องรับรู้ว่าค่าใช้จ่ายของเครื่องมือนั้นเกินกว่าค่าธรรมเนียมใบอนุญาต ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การปรับแต่ง การหยุดชะงักระหว่างการเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ และการจัดหาทรัพยากรโดยรวม ซึ่งทั้งหมดนี้อาจทำให้ทรัพยากรของทีมหมดสิ้นลง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องลดการขยายตัวของ SaaS ด้วยขั้นตอนต่างๆ เช่น:

การดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำ: ผู้นำด้านไอทีควรทำการตรวจสอบซอฟต์แวร์เป็นประจำเพื่อระบุและประเมินการใช้งานแอป SaaS ทั้งหมดอย่างมีประสิทธิผลทั่วทั้งองค์กร การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการนำซอฟต์แวร์ไปใช้ การใช้งาน และคำติชมของผู้ใช้จะช่วยพิจารณาว่าเครื่องมือใดเพิ่มมูลค่าได้อย่างแท้จริง และเครื่องมือใดซ้ำซ้อนหรือใช้งานน้อยเกินไป การประเมินนี้ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลรอบด้านเกี่ยวกับการรักษา ลด หรือยกเลิกใบอนุญาต
การทำความเข้าใจรูปแบบการใช้งาน: ผู้จัดการฝ่ายไอทีจะต้องจัดเตรียมคุณสมบัติที่เหมาะสมให้กับกลุ่มพนักงานที่เหมาะสมที่สุด และกำหนดความต้องการที่แท้จริงและความถี่ในการใช้งานภายในกลุ่มเหล่านั้น แนวทางนี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถเจรจาราคาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจำแนกการขยายตัวของเทคโนโลยีตามความเสี่ยง: การปรับปรุงสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยีและลดส่วนที่เกินให้เหลือน้อยที่สุดนั้นเกี่ยวข้องกับการประเมินความเสี่ยงขั้นพื้นฐานสามขั้นตอน: วิกฤติ จำเป็น และมีศักยภาพสูง
การใช้กระบวนการอนุญาต SaaS: เพื่อป้องกันไม่ให้ SaaS โอเวอร์โหลด โดยเฉพาะในทีมขนาดใหญ่หรือระยะไกล ให้ใช้กลไกการอนุญาตที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีขั้นตอนและขั้นตอนที่ตรงไปตรงมาในการบันทึกการอนุมัติและการปฏิเสธ
การดำเนินการตรวจสอบและการตรวจสอบผู้จำหน่ายเป็นประจำ: การประเมินผู้ให้บริการ SaaS และสัญญาปัจจุบันเป็นระยะๆ ช่วยให้มั่นใจว่าพวกเขาสอดคล้องกับข้อกำหนดขององค์กร ช่วยระบุการขยายตัวก่อนที่จะสร้างภาระให้กับองค์กรของคุณ

เหตุใดการควบคุม SaaS Bloat จึงมีความสำคัญในปี 2024

ในขณะที่บริษัทต่างๆ ยอมรับการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล แอป SaaS ที่ไม่ได้ใช้ก็กลายเป็นปัญหาสำคัญ ซึ่งเป็นปัญหาที่ต่อเนื่องของยุคการแพร่ระบาด ซึ่งได้เห็นการนำเทคโนโลยีมาใช้อย่างเร่งด่วนและบ่อยครั้งโดยไม่ได้วางแผนไว้ เมื่อการขยายตัวของ SaaS เกินเกณฑ์ที่กำหนด อาจนำไปสู่การใช้จ่ายด้านไอทีที่ไม่จำเป็น ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น และความเป็นไปได้ที่ผู้ขายจะล็อคอินได้

การใช้จ่ายด้านไอทีที่ไม่จำเป็น : การใช้จ่ายมากเกินไปในแอปพลิเคชัน SaaS อาจนำไปสู่การใช้งบประมาณเกินความจำเป็นและปัญหาทางการเงินสำหรับองค์กร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณาถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นกับพิมพ์เขียวการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลขององค์กรของคุณและการจัดสรรทรัพยากร
ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น : หากคุณไม่สามารถควบคุมการแพร่กระจายของ SaaS ได้ การใช้แอปพลิเคชันเงาในธุรกิจของคุณก็มีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้น แอปพลิเคชันที่ไม่ได้รับอนุญาตเหล่านี้อาจไม่เป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร ดังนั้นจึงเพิ่มความเสี่ยงต่อการละเมิดข้อมูล
ความเป็นไปได้ของการล็อคอินของผู้ขาย : องค์กรต่างๆ มักจะต่ออายุและผูกมัดตัวเองในข้อตกลงเพิ่มเติมกับผู้จัดจำหน่ายซึ่งน่าเสียดายที่ส่งมอบมูลค่าที่ไม่เพียงพอ สิ่งนี้ทำให้เกิดความท้าทายในการเปลี่ยนไปใช้วิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้เชิงเศรษฐกิจ แม้ว่าจะระบุปัญหาได้แล้วก็ตาม

โดยสรุป: ตัดแต่ง SaaS Bloat

แพลตฟอร์ม SaaS บนคลาวด์ซึ่งเป็นพื้นฐานของเฟรมเวิร์กเทคโนโลยีส่วนใหญ่ในปัจจุบัน ให้ข้อได้เปรียบอย่างมากเหนือรูปแบบซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์ถาวรที่ยอมรับกันโดยทั่วไป อย่างไรก็ตาม หากปราศจากความรอบคอบ คุณอาจสะสมสิทธิ์ใช้งานส่วนเกิน ซึ่งบางสิทธิ์อาจไม่จำเป็นหรือมากเกินไป แม้กระทั่งจบลงด้วยสภาพแวดล้อม SaaS ที่เต็มไปด้วยแอปพลิเคชันเงาและสิทธิ์ใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต ห้าขั้นตอนที่กล่าวถึงจะช่วยในการแบ่งส่วนผ่านการขยายซอฟต์แวร์ ทำให้สภาพแวดล้อมด้าน IT ของคุณน้อยลง มีประสิทธิภาพมากขึ้น และคุ้มต้นทุน นอกจากนี้ การหลีกเลี่ยงการซื้อผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ไม่เหมาะสมอย่างแข็งขัน ซึ่งไม่มีการบูรณาการที่เพียงพอ คุณสมบัติที่ไม่จำเป็น หรืออินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ซับซ้อน เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการเตรียมการล่วงหน้าและป้องกันไม่ให้การขยายตัวของ SaaS กลายเป็นภาระ

สำรวจกรอบงานการประหยัดต้นทุนบนคลาวด์ของเราสำหรับ CIO เพื่อรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลดการขยายตัว

บทความอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง:

การบัญชี SaaS: ประโยชน์และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทีมการเงิน

Thalapathy Vijay และ Anirudh Ravichander ทำให้เวทีลุกเป็นไฟด้วยท่าเต้นสุดมันส์ใน Leo Song Naa Ready Promo

เครื่องมือสำคัญที่สุดที่คุณต้องการเพื่อเริ่มต้นธุรกิจ SaaS ของคุณ

4 ประโยชน์ของการเอาท์ซอร์สการบัญชีสำหรับสตาร์ทอัพ SaaS